Arriba una caixa sense ordre de compra, una devolució torna mig oberta o algú troba unitats en una ubicació que hauria d’estar buida. Si el torn continua i la caixa queda en un prestatge amb una nota de “revisar després”, l’exactitud comença a perdre. La quarantena d’inventari és l’hàbit d’aïllar stock que encara no és fiable: danys, articles desconeguts, diferències de recepció i devolucions pendents.
Per què l’estoc dubtós s’escampa
L’estoc dubtós sembla inofensiu perquè es pot veure. El problema és que el sistema no el pot usar amb confiança. Compres demana més perquè veu zero, vendes promet una unitat que no és vendible i un comptatge pot ajustar una xifra sense saber que el mateix producte és en una pila de devolucions.
Si l’article no es pot preparar, vendre, consumir, retornar, rebutjar o recepcionar amb confiança ara mateix, ha d’anar a quarantena fins que la decisió sigui clara.
Què ha d’anar a quarantena
La quarantena protegeix l’exactitud, però no ha de ser un abocador. Aïlla excepcions, no feina ajornada.
Envia aquests casos a quarantena
- Diferència de recepció:Quantitat, SKU, lot, caducitat o ordre de compra no coincideix.
- Dany o estat sospitós:Embalatge aixafat, mullat, obert o sense precintes.
- Identitat desconeguda:Sense codi llegible, sense etiqueta, etiqueta duplicada o codi que no escaneja.
- Devolució de client:Cal inspecció abans de tornar a vendre.
- Estoc trobat:Producte a la ubicació incorrecta o fora del sistema.
- Retenció de qualitat:Article bloquejat per qualitat, compliment o disputa.
Dissenya la zona de quarantena
La zona ha d’estar prou a prop de recepció i devolucions perquè s’utilitzi, però prou separada perquè ningú no en prepari articles per accident. Pot ser una gàbia, un prestatge marcat o una posició de palet bloquejada. Crea també una ubicació o estat del sistema com QUARANTENA o RETINGUT, perquè el stock existeixi però no sigui disponible.
La rutina d’entrada de 5 minuts
La quarantena falla quan els articles hi arriben sense rastre. L’entrada ha de deixar informació suficient perquè la persona següent pugui continuar sense tornar a investigar-ho tot.
- Escaneja o fotografia l’article, el codi, la caixa i els documents.
- Registra el motiu: recepció, dany, etiqueta desconeguda, devolució, trobat o qualitat.
- Anota quantitat, SKU si es coneix, referència de proveïdor o client i responsable.
- Mou el stock a la zona física i al mateix estat o ubicació del sistema.
- Assigna propietari i data límit. Més de 48 hores ha de tenir revisió.
Revisa la quarantena cada dia
La quarantena ha de moure’s. Si creix cada setmana, s’ha convertit en un segon magatzem amb regles pitjors. Revisa-la després de recepció o abans del primer pic de preparació.
L’article està identificat, inspeccionat, etiquetat i és segur per vendre o consumir.
El proveïdor ha enviat article, quantitat o estat incorrecte. Mantén-lo bloquejat amb la referència de reclamació.
Es pot corregir amb reetiquetatge, reembalatge, neteja, kit o aprovació de qualitat.
No es pot vendre, retornar ni reparar. Fes l’ajust aprovat i conserva evidència.
Mètriques que mantenen la quarantena honesta
No es tracta de buidar-la a qualsevol preu. Es tracta de fer visibles, controlades i resoltes les excepcions.
- Casos oberts: Nombre d’articles pendents per motiu.
- Edat mitjana: Temps fins a alliberar, retornar, retreballar o donar de baixa.
- Valor retingut: Valor bloquejat fora de l’estoc disponible.
- Fonts repetides: Proveïdors, SKU, clients o ubicacions que generen més casos.
Errors habituals
El primer error és tenir una quarantena física però no digital. El segon és deixar que qualsevol persona alliberi stock. El tercer és usar la zona per evitar decisions difícils. Un producte danyat o disputat no protegeix marge perquè estigui quiet, només retarda l’ajust.
Preguntes freqüents
Què és la quarantena d’inventari?
Ha de comptar com a disponible?
Quant temps hi pot estar?
Qui pot alliberar stock?
Pas següent: crea avui una ubicació de retenció
Tria una prestatgeria, gàbia o posició de palet. Crea la ubicació al sistema, dona 6 codis de motiu a l’equip i una regla: si no és fiable, no improvisis. Posa-ho en quarantena, documenta-ho i resol-ho.
