Kiểm kê kho theo truyền thống là cơn ác mộng của các tờ giấy, nhập liệu thủ công và lỗi tính toán. Nó không nhất thiết phải như vậy. Bằng cách chuyển sang quy trình làm việc kỹ thuật số, bạn có thể cắt giảm một nửa thời gian và loại bỏ hoàn toàn việc nhập dữ liệu.
Hướng dẫn này đưa bạn qua quy trình 7 bước để chạy kiểm kê kho thực tế đầy đủ bằng ứng dụng Mobile Inventory. Có vẻ như rất nhiều, nhưng hầu hết các bước mất chưa đầy một phút.
Bước 1: Phân công Đội ngũ
Quyết định ai là người đếm. Nếu bạn cần độ chính xác 100% (ví dụ: đối với kiểm toán giá trị cao), hãy phân công hai đội độc lập để đếm cùng một khu vực. Bạn có thể so sánh các tệp kỹ thuật số của họ sau đó để phát hiện sự khác biệt.
Bước 2: Chuẩn bị Cơ sở dữ liệu của bạn
Bắt đầu với dữ liệu sạch. Chuẩn bị tệp Excel với danh sách sản phẩm hiện tại của bạn (SKU, Tên, Mã vạch). Bạn có thể sử dụng mẫu của chúng tôi hoặc bản xuất của riêng bạn.
Chia sẻ tệp này với những người đếm của bạn qua email, Dropbox hoặc Google Drive để mọi người làm việc từ cùng một "sự thật".
Bước 3: Nhận Giấy phép Đúng
Đối với kiểm đếm hàng năm một lần, bạn không cần đăng ký hàng tháng. Chúng tôi khuyên dùng giấy phép Premium (thanh toán một lần). Nó mở khóa các mặt hàng không giới hạn và khả năng xuất mãi mãi.
Bạn không cần giấy phép SYNC để kiểm kê kho. Mỗi người dùng có thể đếm ngoại tuyến trên thiết bị của họ và bạn có thể hợp nhất các tệp Excel ở cuối. Nó thường nhanh hơn và cần ít sự phối hợp hơn.
Bước 4: Tải Sản phẩm
Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm:
- Tạo một kho hàng mới có tên "Kiểm đếm Cuối năm" (loại: Stock-take).
- Nhập tệp Excel từ Bước 2.
Bây giờ mọi người đều có danh sách sản phẩm đầy đủ trong túi, sẵn sàng để quét.
Bước 5: BẮT ĐẦU ĐẾM
Đây là phần khó khăn — công việc thể chất. Nhưng ứng dụng làm cho nó trơn tru hơn:
Đếm một hộp 12, sau đó một đống lẻ 3. Nhập `12+3` và để ứng dụng làm phép tính.
Xem `Giá trị Sổ sách` vs `Giá trị Đếm được` trong thời gian thực. Nếu bạn thiếu 10 đơn vị, bạn sẽ biết ngay lập tức.
Thêm các thẻ như 'Hư hỏng' hoặc 'Hộp mở' vào các mục cụ thể để báo cáo tốt hơn.
Bước 6: Xuất Dữ liệu
Khi các kệ đã xong, đừng viết bất cứ điều gì. Yêu cầu mỗi người dùng nhấn Xuất và gửi tệp Excel cho người quản lý.
Bước 7: Tổng hợp và Phân tích
Bây giờ bạn có 5 tệp từ 5 người đếm khác nhau. Đừng sao chép-dán. Sử dụng Công cụ Hợp nhất của chúng tôi để kết hợp chúng thành một báo cáo chính duy nhất.
Chúc mừng. Bạn vừa hoàn thành việc kiểm kê kho mà không cần in một tờ giấy nào.