Інвентаризація — це традиційно кошмар із паперових аркушів, ручного введення та помилок у розрахунках. Це не повинно бути так. Перейшовши на цифровий робочий процес, ви можете скоротити час удвічі та повністю виключити введення даних.
Цей посібник проведе вас через 7-кроковий процес виконання повної фізичної інвентаризації за допомогою програми Mobile Inventory. Це виглядає як багато, але більшість кроків займають менше хвилини.
Крок 1: Призначте команду
Вирішіть, хто рахує. Якщо вам потрібна 100% точність (наприклад, для аудиту високої вартості), призначте дві незалежні команди для підрахунку однієї зони. Ви можете порівняти їхні цифрові файли пізніше, щоб виявити розбіжності.
Крок 2: Підготуйте свою базу даних
Почніть із чистих даних. Підготуйте файл Excel із вашим поточним списком продуктів (артикул, назва, штрих-код). Ви можете використовувати наш шаблон або власний експорт.
Поділіться цим файлом зі своїми обліковцями електронною поштою, через Dropbox або Google Drive, щоб усі працювали з тією самою "істиною".
Крок 3: Отримайте правильну ліцензію
Для одноразового річного підрахунку вам не потрібна щомісячна підписка. Ми рекомендуємо ліцензію Premium (одноразовий платіж). Вона відкриває необмежену кількість товарів і можливості експорту назавжди.
Вам не потрібна ліцензія SYNC для інвентаризації. Кожен користувач може рахувати офлайн на своєму пристрої, і ви можете об’єднати файли Excel у кінці. Це часто швидше і вимагає менше координації.
Крок 4: Завантажте продукти
Попросіть кожного члена команди:
- Створити нову інвентаризацію під назвою "Підрахунок на кінець року" (тип: Stock-take).
- Імпортувати файл Excel із Кроку 2.
Тепер кожен має повний список продуктів у кишені, готовий до сканування.
Крок 5: ПОЧНІТЬ РАХУВАТИ
Це важка частина — фізична робота. Але програма робить її плавнішою:
Порахуйте коробку з 12, потім розсип із 3. Введіть `12+3` і дозвольте програмі порахувати.
Дивіться `Облікова вартість` проти `Порахована вартість` у реальному часі. Якщо вам не вистачає 10 одиниць, ви дізнаєтеся про це негайно.
Додайте теги, такі як 'Пошкоджено' або 'Відкрита коробка', до конкретних записів для кращої звітності.
Крок 6: Експорт даних
Коли полиці готові, нічого не записуйте. Попросіть кожного користувача натиснути Експорт і надіслати файл Excel менеджеру.
Крок 7: Агрегування та аналіз
Тепер у вас є 5 файлів від 5 різних обліковців. Не копіюйте та не вставляйте. Використовуйте наш Інструмент об’єднання, щоб об’єднати їх в один головний звіт.
Вітаємо. Ви щойно завершили інвентаризацію, не роздрукувавши жодного аркуша паперу.