Voorraad tellen is traditioneel een nachtmerrie van papieren vellen, handmatige invoer en rekenfouten. Dat hoeft niet zo te zijn. Door over te stappen op een digitale workflow, kun je de tijd halveren en de gegevensinvoer volledig elimineren.
Deze gids leidt je door het proces van 7 stappen om een volledige fysieke inventarisatie uit te voeren met de Mobile Inventory-app. Het lijkt veel, maar de meeste stappen duren minder dan een minuut.
Stap 1: Het Team Toewijzen
Bepaal wie er telt. Als je 100% nauwkeurigheid nodig hebt (bijv. voor een audit van hoge waarde), wijs dan twee onafhankelijke teams toe om dezelfde zone te tellen. Je kunt hun digitale bestanden later vergelijken om discrepanties te ontdekken.
Stap 2: Je Database Voorbereiden
Begin met schone data. Bereid een Excel-bestand voor met je huidige productlijst (SKU, Naam, Barcode). Je kunt ons sjabloon of je eigen export gebruiken.
Deel dit bestand met je tellers via e-mail, Dropbox of Google Drive, zodat iedereen vanuit dezelfde "waarheid" werkt.
Stap 3: De Juiste Licentie Verkrijgen
Voor een eenmalige jaarlijkse telling heb je geen maandelijks abonnement nodig. We raden de Premium-licentie aan (eenmalige betaling). Het ontgrendelt onbeperkte items en exportmogelijkheden voor altijd.
Je hebt geen SYNC-licentie nodig voor een voorraadtelling. Elke gebruiker kan offline op zijn apparaat tellen, en je kunt de Excel-bestanden aan het einde samenvoegen. Het is vaak sneller en vereist minder coördinatie.
Stap 4: De Producten Laden
Laat elk teamlid:
- Een nieuwe inventaris aanmaken genaamd "Eindejaarstelling" (type: Stock-take).
- Het Excel-bestand van Stap 2 importeren.
Nu heeft iedereen de volledige productlijst in zijn zak, klaar om te scannen.
Stap 5: BEGIN MET TELLEN
Dit is het moeilijke deel — het fysieke werk. Maar de app maakt het soepeler:
Tel een doos van 12, dan een losse stapel van 3. Typ `12+3` en laat de app het rekenwerk doen.
Zie `Boekwaarde` vs `Getelde Waarde` in real-time. Als je 10 eenheden mist, weet je dat meteen.
Voeg tags zoals 'Beschadigd' of 'Open Doos' toe aan specifieke invoer voor betere rapportage.
Stap 6: De Data Exporteren
Als de schappen klaar zijn, schrijf dan niets op. Laat elke gebruiker op Exporteren tikken en het Excel-bestand naar de manager sturen.
Stap 7: Samenvoegen en Analyseren
Je hebt nu 5 bestanden van 5 verschillende tellers. Niet kopiëren en plakken. Gebruik onze Merge Tool om ze te combineren in één hoofdrapport.
Gefeliciteerd. Je hebt zojuist je voorraadtelling voltooid zonder één vel papier af te drukken.