स्टॉक-टेकिंग पारंपरिक रूप से कागजी शीट, मैनुअल प्रविष्टि और गणना त्रुटियों का एक बुरा सपना है। ऐसा होना ज़रूरी नहीं है। एक डिजिटल वर्कफ़्लो पर स्विच करके, आप समय को आधा कर सकते हैं और डेटा प्रविष्टि को पूरी तरह से समाप्त कर सकते हैं।
यह गाइड आपको मोबाइल इन्वेंटरी ऐप का उपयोग करके पूर्ण भौतिक इन्वेंट्री चलाने की 7-चरणीय प्रक्रिया से परिचित कराती है। यह बहुत लगता है, लेकिन अधिकांश चरणों में एक मिनट से भी कम समय लगता है।
चरण 1: टीम असाइन करें
तय करें कि कौन गिन रहा है। यदि आपको 100% सटीकता की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, उच्च-मूल्य ऑडिट के लिए), तो उसी ज़ोन को गिनने के लिए दो स्वतंत्र टीमों को असाइन करें। विसंगतियों को खोजने के लिए आप बाद में उनकी डिजिटल फ़ाइलों की तुलना कर सकते हैं।
चरण 2: अपना डेटाबेस तैयार करें
साफ़ डेटा के साथ शुरुआत करें। अपनी वर्तमान उत्पाद सूची (SKU, नाम, बारकोड) के साथ एक एक्सेल फ़ाइल तैयार करें। आप हमारे टेम्पलेट या अपने स्वयं के निर्यात का उपयोग कर सकते हैं।
इस फ़ाइल को ईमेल, ड्रॉपबॉक्स या गूगल ड्राइव के माध्यम से अपने काउंटरों के साथ साझा करें ताकि हर कोई एक ही "सच्चाई" से काम कर रहा हो।
चरण 3: सही लाइसेंस प्राप्त करें
एक बार के वार्षिक गणना के लिए, आपको मासिक सदस्यता की आवश्यकता नहीं है। हम प्रीमियम लाइसेंस (एकमुश्त भुगतान) की अनुशंसा करते हैं। यह हमेशा के लिए असीमित आइटम और निर्यात क्षमताओं को अनलॉक करता है।
आपको स्टॉक-टेक के लिए SYNC लाइसेंस की आवश्यकता नहीं है। प्रत्येक उपयोगकर्ता अपने डिवाइस पर ऑफ़लाइन गिन सकता है, और आप अंत में एक्सेल फ़ाइलों को मर्ज कर सकते हैं। यह अक्सर तेज़ होता है और इसमें कम समन्वय की आवश्यकता होती है।
चरण 4: उत्पाद लोड करें
प्रत्येक टीम के सदस्य से करवाएं:
- "साल के अंत की गणना" (प्रकार: Stock-take) नामक एक नई इन्वेंट्री बनाएं।
- चरण 2 से एक्सेल फ़ाइल आयात करें।
अब सभी की जेब में पूरी उत्पाद सूची है, जो स्कैन करने के लिए तैयार है।
चरण 5: गिनती शुरू करें
यह कठिन हिस्सा है — शारीरिक श्रम। लेकिन ऐप इसे आसान बनाता है:
12 का एक बॉक्स गिनें, फिर 3 का एक ढीला ढेर। `12+3` टाइप करें और ऐप को गणित करने दें।
वास्तविक समय में `बुक वैल्यू` बनाम `गिना गया मान` देखें। यदि आपके पास 10 इकाइयाँ कम हैं, तो आपको तुरंत पता चल जाएगा।
बेहतर रिपोर्टिंग के लिए विशिष्ट प्रविष्टियों में 'क्षतिग्रस्त' या 'खुला बॉक्स' जैसे टैग जोड़ें।
चरण 6: डेटा निर्यात करें
जब अलमारियां हो जाएं, तो कुछ भी न लिखें। प्रत्येक उपयोगकर्ता को निर्यात टैप करने और प्रबंधक को एक्सेल फ़ाइल भेजने के लिए कहें।
चरण 7: एकत्र करें और विश्लेषण करें
अब आपके पास 5 अलग-अलग काउंटरों से 5 फ़ाइलें हैं। कॉपी-पेस्ट न करें। उन्हें एक ही मास्टर रिपोर्ट में संयोजित करने के लिए हमारे मर्ज टूल का उपयोग करें।
बधाई हो। आपने अभी-अभी एक भी कागज़ प्रिंट किए बिना अपना स्टॉक-टेकिंग पूरा किया है।