ספירת מלאי היא באופן מסורתי סיוט של דפי נייר, הזנה ידנית וטעויות חישוב. זה לא חייב להיות ככה. על ידי מעבר לזרימת עבודה דיגיטלית, אתם יכולים לקצץ את הזמן בחצי ולחסל לחלוטין את הזנת הנתונים.
המדריך הזה מוביל אתכם דרך התהליך ב-7 שלבים להרצת ספירת מלאי פיזית מלאה באמצעות אפליקציית Mobile Inventory. זה נראה כמו הרבה, אבל רוב השלבים לוקחים פחות משקה.
שלב 1: הקצאת הצוות
החליטו מי סופר. אם אתם צריכים 100% דיוק (למשל, לביקורת בעלת ערך גבוה), הקצו שני צוותים עצמאיים לספור את אותו אזור. אתם יכולים להשוות את הקבצים הדיגיטליים שלהם מאוחר יותר כדי לזהות פערים.
שלב 2: הכנת מסד הנתונים שלכם
התחילו עם נתונים נקיים. הכינו קובץ Excel עם רשימת המוצרים הנוכחית שלכם (מק"ט, שם, ברקוד). אתם יכולים להשתמש בתבנית שלנו או בייצוא משלכם.
שתפו את הקובץ הזה עם הסופרים שלכם באמצעות אימייל, Dropbox או Google Drive כדי שכולם יעבדו מאותה "אמת".
שלב 3: קבלת הרישיון הנכון
עבור ספירה שנתית חד-פעמית, אתם לא צריכים מנוי חודשי. אנו ממליצים על רישיון Premium (תשלום חד-פעמי). הוא פותח פריטים ללא הגבלה ויכולות ייצוא לתמיד.
אתם לא צריכים את רישיון SYNC לספירת מלאי. כל משתמש יכול לספור במצב לא מקוון במכשיר שלו, ואתם יכולים למזג את קבצי ה-Excel בסוף. זה לעתים קרובות מהיר יותר ודורש פחות תיאום.
שלב 4: טעינת המוצרים
בקשו מכל חבר צוות:
- ליצור מלאי חדש בשם "ספירת סוף שנה" (סוג: Stock-take).
- לייבא את קובץ ה-Excel משלב 2.
עכשיו לכולם יש את רשימת המוצרים המלאה בכיס, מוכנה לסריקה.
שלב 5: התחילו לספור
זה החלק הקשה — העבודה הפיזית. אבל האפליקציה הופכת את זה לחלק יותר:
ספרו קופסה של 12, ואז ערימה בתפזורת של 3. הקלידו `12+3` ותנו לאפליקציה לעשות את החשבון.
ראו `ערך בספרים` מול `ערך שנספר` בזמן אמת. אם חסרות לכם 10 יחידות, תדעו זאת מיד.
הוסיפו תגיות כמו 'פגום' או 'קופסה פתוחה' לרשומות ספציפיות לדיווח טוב יותר.
שלב 6: ייצוא הנתונים
כשהמדפים גמורים, אל תרשמו כלום. בקשו מכל משתמש להקיש על ייצוא ולשלוח את קובץ ה-Excel למנהל.
שלב 7: צבירה וניתוח
עכשיו יש לכם 5 קבצים מ-5 סופרים שונים. אל תעשו העתק-הדבק. השתמשו בכלי המיזוג שלנו כדי לשלב אותם לדוח ראשי אחד.
ברכות. הרגע סיימתם את ספירת המלאי שלכם בלי להדפיס דף נייר אחד.