Η απογραφή είναι παραδοσιακά ένας εφιάλτης από φύλλα χαρτιού, χειροκίνητη εισαγωγή και λάθη υπολογισμού. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Μεταβαίνοντας σε μια ψηφιακή ροή εργασίας, μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο στο μισό και να εξαλείψετε εντελώς την εισαγωγή δεδομένων.
Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία 7 βημάτων για την εκτέλεση μιας πλήρους φυσικής απογραφής χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Mobile Inventory. Φαίνεται πολύ, αλλά τα περισσότερα βήματα διαρκούν λιγότερο από ένα λεπτό.
Βήμα 1: Ανάθεση της Ομάδας
Αποφασίστε ποιος μετράει. Εάν χρειάζεστε 100% ακρίβεια (π.χ. για έλεγχο υψηλής αξίας), αναθέστε σε δύο ανεξάρτητες ομάδες να μετρήσουν την ίδια ζώνη. Μπορείτε να συγκρίνετε τα ψηφιακά τους αρχεία αργότερα για να εντοπίσετε αποκλίσεις.
Βήμα 2: Προετοιμασία της Βάσης Δεδομένων σας
Ξεκινήστε με καθαρά δεδομένα. Ετοιμάστε ένα αρχείο Excel με την τρέχουσα λίστα προϊόντων σας (Κωδικός, Όνομα, Barcode). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπό μας ή τη δική σας εξαγωγή.
Μοιραστείτε αυτό το αρχείο με τους καταμετρητές σας μέσω email, Dropbox ή Google Drive, ώστε όλοι να εργάζονται από την ίδια "αλήθεια".
Βήμα 3: Αποκτήστε τη Σωστή Άδεια
Για μια εφάπαξ ετήσια καταμέτρηση, δεν χρειάζεστε μηνιαία συνδρομή. Συνιστούμε την Άδεια Premium (εφάπαξ πληρωμή). Ξελειδώνει απεριόριστα είδη και δυνατότητες εξαγωγής για πάντα.
Δεν χρειάζεστε την άδεια SYNC για απογραφή. Κάθε χρήστης μπορεί να μετρήσει εκτός σύνδεσης στη συσκευή του και μπορείτε να συγχωνεύσετε τα αρχεία Excel στο τέλος. Είναι συχνά πιο γρήγορο και απαιτεί λιγότερο συντονισμό.
Βήμα 4: Φόρτωση των Προϊόντων
Ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας:
- Να δημιουργήσει μια νέα απογραφή με όνομα "Καταμέτρηση Τέλους Έτους" (τύπος: Stock-take).
- Να εισαγάγει το αρχείο Excel από το Βήμα 2.
Τώρα όλοι έχουν την πλήρη λίστα προϊόντων στην τσέπη τους, έτοιμη για σάρωση.
Βήμα 5: ΞΕΚΙΝΗΣΤΕ ΤΗΝ ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΣΗ
Αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι — η φυσική εργασία. Αλλά η εφαρμογή το κάνει πιο ομαλό:
Μετρήστε ένα κουτί των 12, μετά μια χαλαρή στοίβα των 3. Πληκτρολογήστε `12+3` και αφήστε την εφαρμογή να κάνει τα μαθηματικά.
Δείτε `Λογιστική Αξία` vs `Καταμετρημένη Αξία` σε πραγματικό χρόνο. Εάν σας λείπουν 10 μονάδες, το ξέρετε αμέσως.
Προσθέστε ετικέτες όπως 'Κατεστραμμένο' ή 'Ανοιχτό Κουτί' σε συγκεκριμένες εγγραφές για καλύτερη αναφορά.
Βήμα 6: Εξαγωγή των Δεδομένων
Όταν τελειώσουν τα ράφια, μην γράφετε τίποτα. Ζητήστε από κάθε χρήστη να πατήσει Εξαγωγή και να στείλει το αρχείο Excel στον διευθυντή.
Βήμα 7: Συγκέντρωση και Ανάλυση
Τώρα έχετε 5 αρχεία από 5 διαφορετικούς καταμετρητές. Μην κάνετε αντιγραφή-επικόλληση. Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο Συγχώνευσης μας για να τα συνδυάσετε σε μια ενιαία κύρια αναφορά.
Συγχαρητήρια. Μόλις ολοκληρώσατε την απογραφή σας χωρίς να εκτυπώσετε ούτε ένα φύλλο χαρτιού.