الجرد هو تقليدياً كابوس من الأوراق، والإدخال اليدوي، وأخطاء الحساب. لا يجب أن يكون الأمر كذلك. من خلال التحول إلى سير عمل رقمي، يمكنك تقليل الوقت إلى النصف والقضاء على إدخال البيانات تماماً.
يرشدك هذا الدليل خلال العملية المكونة من 7 خطوات لإجراء جرد فعلي كامل باستخدام تطبيق Mobile Inventory. يبدو الأمر كثيراً، لكن معظم الخطوات تستغرق أقل من دقيقة.
الخطوة 1: تعيين الفريق
قرر من يقوم بالعد. إذا كنت بحاجة إلى دقة 100% (على سبيل المثال، لتدقيق عالي القيمة)، فقم بتعيين فريقين مستقلين لعد نفس المنطقة. يمكنك مقارنة ملفاتهم الرقمية لاحقاً لاكتشاف التناقضات.
الخطوة 2: تحضير قاعدة البيانات الخاصة بك
ابدأ ببيانات نظيفة. قم بإعداد ملف Excel بقائمة منتجاتك الحالية (SKU، الاسم، الرمز الشريطي). يمكنك استخدام نموذجنا أو التصدير الخاص بك.
شارك هذا الملف مع العدادين عبر البريد الإلكتروني أو Dropbox أو Google Drive حتى يعمل الجميع من نفس "الحقيقة".
الخطوة 3: الحصول على الترخيص الصحيح
لإجراء عد سنوي لمرة واحدة، لا تحتاج إلى اشتراك شهري. نوصي بـ ترخيص Premium (دفع لمرة واحدة). إنه يفتح عناصر غير محدودة وإمكانيات التصدير إلى الأبد.
لا تحتاج إلى ترخيص SYNC للجرد. يمكن لكل مستخدم العد دون اتصال بالإنترنت على جهازه، ويمكنك دمج ملفات Excel في النهاية. غالباً ما يكون هذا أسرع ويتطلب تنسيقاً أقل.
الخطوة 4: تحميل المنتجات
اطلب من كل عضو في الفريق:
- إنشاء مخزون جديد باسم "عد نهاية العام" (النوع: Stock-take).
- استيراد ملف Excel من الخطوة 2.
الآن لدى الجميع قائمة المنتجات الكاملة في جيبهم، جاهزة للمسح الضوئي.
الخطوة 5: ابدأ العد
هذا هو الجزء الصعب — العمل البدني. لكن التطبيق يجعله أكثر سلاسة:
عد صندوقاً من 12، ثم كومة سائبة من 3. اكتب `12+3` ودع التطبيق يقوم بالحساب.
شاهد `القيمة الدفترية` مقابل `القيمة المعدودة` في الوقت الفعلي. إذا كان ينقصك 10 وحدات، ستعرف ذلك فوراً.
أضف علامات مثل 'تالف' أو 'صندوق مفتوح' إلى إدخالات محددة لتقارير أفضل.
الخطوة 6: تصدير البيانات
عند الانتهاء من الأرفف، لا تكتب أي شيء. اطلب من كل مستخدم النقر على تصدير وإرسال ملف Excel إلى المدير.
الخطوة 7: التجميع والتحليل
لديك الآن 5 ملفات من 5 عدادين مختلفين. لا تقم بالنسخ واللصق. استخدم أداة الدمج الخاصة بنا لدمجهم في تقرير رئيسي واحد.
مبروك. لقد انتهيت للتو من الجرد دون طباعة ورقة واحدة.