Nếu đội của bạn đối xử mọi SKU giống nhau, kiểm soát tồn kho sẽ nhanh chóng trở nên bất khả thi. Các mặt hàng giá trị cao, quay vòng nhanh bị lẫn trong cùng danh sách việc với các linh kiện tác động thấp gần như không di chuyển. Phân tích tồn kho ABC xử lý vấn đề này bằng cách chỉ ra nơi sự chú ý của bạn tạo ra lợi ích lớn nhất.
Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: một tỷ lệ nhỏ SKU thường tạo ra phần lớn giá trị tiêu thụ. Mô hình này phản ánh nguyên lý Pareto, được dùng rộng rãi trong vận hành và quản lý chất lượng. Khi bạn thấy rõ các nhóm A, B và C, việc kiểm kê chu kỳ, bổ sung hàng và quyết định mua hàng sẽ nhanh hơn và nhất quán hơn.
Phân tích ABC không phải để bỏ qua mặt hàng C. Mục tiêu là ghép mức kiểm soát phù hợp với mức rủi ro kinh doanh.
Phân tích tồn kho ABC thực sự có nghĩa là gì
Phân tích ABC xếp hạng SKU theo giá trị tiêu thụ hàng năm, thường tính bằng nhu cầu năm x đơn giá. Sau đó, hệ thống nhóm hàng thành ba lớp để bạn phân bổ nỗ lực kiểm đếm và lập kế hoạch theo tỷ lệ hợp lý.
Thường khoảng 10-20 phần trăm SKU nhưng chiếm khoảng 70-80 phần trăm giá trị năm. Sai lệch tồn kho ở nhóm này gây tổn hại doanh thu, mức phục vụ và dòng tiền rất nhanh.
Thường khoảng 20-30 phần trăm SKU và khoảng 15-25 phần trăm giá trị năm. Nhóm này cần kiểm soát có cấu trúc, nhưng không cần theo dõi hằng ngày.
Thường là 50-70 phần trăm SKU nhưng chỉ chiếm 5-10 phần trăm giá trị năm. Vẫn cần tiêu chuẩn vận hành, chỉ là tần suất đếm thấp hơn và cách rà soát đơn giản hơn.
Đừng xem các tỷ lệ này là quy tắc cứng. Chúng là khoảng khởi đầu. Cấu trúc danh mục, tính mùa vụ và biên lợi nhuận của bạn có thể làm thay đổi điểm chia.
Vì sao ABC hiệu quả trong vận hành thực tế
- Bảo vệ thời gian khan hiếm: Nhóm dành nhiều công sức kiểm đếm và rà soát hơn cho SKU tạo rủi ro tài chính lớn nhất.
- Cải thiện chiến lược kiểm kê: Mặt hàng A có thể đếm hằng tuần, trong khi mặt hàng C có thể đếm theo tháng hoặc quý tùy độ biến động.
- Nâng chất lượng bổ sung hàng: Người lập kế hoạch đặt kiểm soát điểm đặt lại chặt hơn cho A và nhẹ hơn cho C.
- Hỗ trợ ưu tiên nhà cung cấp: Thu mua có thể ưu tiên độ ổn định lead time cho nhà cung cấp nhóm A trước.
- Giảm nhiễu trong cuộc họp: Thay vì bàn 2.000 SKU như nhau, đội có thể xem trước nhóm trọng yếu.
Hướng dẫn APICS và thông lệ kho vận phổ biến đều nhấn mạnh kiểm soát có chọn lọc thay vì kiểm soát đồng đều. Tóm lại: nơi tập trung giá trị cao, cường độ quản trị cũng nên cao.
Cách tính từng bước với ví dụ nhỏ
Hãy dùng bảng tính và đi theo quy trình sau. Bạn chỉ cần SKU, nhu cầu năm và đơn giá trung bình để bắt đầu.
- Xuất danh sách SKU kèm nhu cầu năm và đơn giá trung bình.
- Tính giá trị tiêu thụ năm cho từng SKU: nhu cầu x đơn giá.
- Sắp xếp SKU theo giá trị tiêu thụ năm từ cao xuống thấp.
- Tính phần trăm giá trị lũy kế dọc theo danh sách đã sắp xếp.
- Gán A/B/C theo ngưỡng bạn định nghĩa (ví dụ 80 phần trăm và 95 phần trăm giá trị lũy kế).
- Rà soát ngoại lệ bằng bối cảnh vận hành trước khi chốt lớp.
Ví dụ mini
Giả sử có 10 SKU với tổng giá trị tiêu thụ năm là 500.000 đô la. Sau khi sắp xếp, 2 SKU đầu đóng góp 390.000 đô la (78 phần trăm), 3 SKU tiếp theo thêm 85.000 đô la (17 phần trăm), và 5 SKU cuối thêm 25.000 đô la (5 phần trăm). Trong trường hợp này, 2 SKU đầu là A, 3 SKU tiếp theo là B và 5 SKU còn lại là C.
Mục tiêu của phân loại là tạo trọng tâm. Bạn đang tạo bản đồ kiểm soát, không phải mô hình toán học hoàn hảo.
Thực hành tốt trong hoạch định vận hành
Dùng các nhóm ABC như thế nào sau khi tính toán
Bắt đầu với A hằng tuần, B hằng tháng, C hằng quý. Sau đó siết chặt hoặc nới lỏng theo tỷ lệ sai lệch quan sát được. Để có khung nhịp đầy đủ, xem hướng dẫn lịch kiểm kê chu kỳ.
Đặt điểm đặt lại chặt hơn và cửa sổ rà soát ngắn hơn cho A. Dùng kiểm soát min-max đơn giản hơn cho C khi rủi ro dịch vụ thấp hơn.
Đặt mặt hàng A ở vị trí dễ tiếp cận và dễ đếm để giảm di chuyển và lỗi lấy hàng. Chuyển mặt hàng C sang vị trí thứ cấp nếu không gian hạn chế.
Khi thiếu hụt xảy ra, hãy kiểm tra trước xem chúng có tập trung ở nhóm A hay không. Cách này nhanh chóng lộ ra điểm yếu lớn nhất trong lập kế hoạch hoặc tiếp nhận.
ABC sẽ thất bại ở đâu nếu dùng một mình
ABC rất mạnh, nhưng một chiều dữ liệu là chưa đủ cho mọi danh mục. Một số mặt hàng giá trị thấp lại cực kỳ quan trọng về vận hành, và một số mặt hàng giá trị cao quay vòng chậm.
- Vấn đề phụ tùng thiết yếu: Một gioăng rẻ tiền có thể làm dừng dây chuyền. Thêm cờ criticality để tránh kiểm soát quá lỏng.
- Điểm mù biên lợi nhuận: Giá trị doanh thu có thể che khuất sản phẩm lãi thấp. Hãy xét biên đóng góp khi có thể.
- Trôi dạt theo mùa: Một SKU có thể từ C lên A trong mùa cao điểm. Hãy phân loại lại theo quý, hoặc theo tháng với nhóm biến động cao.
- Rủi ro chất lượng dữ liệu: Sai đơn giá hoặc dữ liệu nhu cầu cũ sẽ phân loại sai SKU. Hãy kiểm tra dữ liệu nguồn trước khi tin kết quả.
- Quá phức tạp hóa: Nhiều đội xây mô hình phức tạp trước khi sửa kỷ luật tiếp nhận và kiểm đếm cơ bản. Hãy giữ đơn giản trước.
Nếu sai lệch vẫn cao sau khi triển khai ABC, hãy điều tra điểm gãy quy trình ở khâu nhận hàng, put-away và lấy hàng. Hướng dẫn chênh lệch tồn kho của chúng tôi có thể giúp xác định nguyên nhân gốc nhanh hơn.
Kế hoạch triển khai thực tế cho sáng thứ Hai
Khởi động phân tích ABC trong một tuần
- Ngày 1 - Trích xuất dữ liệu:Xuất 12 tháng nhu cầu và đơn giá trung bình cho từng SKU.
- Ngày 2 - Phân loại lần đầu:Tính giá trị năm, sắp xếp và gán A/B/C tạm thời.
- Ngày 3 - Rà soát liên phòng ban:Xác thực ngoại lệ với kho, thu mua và tài chính.
- Ngày 4 - Ánh xạ chính sách:Gắn tần suất đếm và quy tắc bổ sung cho từng lớp.
- Ngày 5 - Họp hướng dẫn nhóm:Đào tạo người đếm và người lập kế hoạch về thay đổi tuần tới.
- Ngày 6 - Bắt đầu khu vực thí điểm:Áp dụng mô hình cho một khu hoặc một nhóm hàng trước.
- Ngày 7 - Đo đường cơ sở:Theo dõi IRA, tỷ lệ điều chỉnh và thiếu hàng theo từng lớp.
Kết luận chính
Phân tích tồn kho ABC hiệu quả vì nó cho phép đội của bạn ưu tiên đúng chỗ. Không phải SKU nào cũng cần mức kiểm soát như nhau, và giả vờ ngược lại chỉ làm lãng phí thời gian. Hãy bắt đầu với phân tách theo giá trị đơn giản, gắn quy tắc vận hành rõ ràng và rà soát lớp theo nhịp cố định. Trong vòng một tháng, công sức kiểm đếm của bạn sẽ nhẹ hơn và quyết định sẽ sắc bén hơn.