Minden készlethibának van születési helye, és ez többnyire a rakodódokk. Egy raklap késve érkezik, a csapat elfoglalt, valaki aláírja a papírokat, és a szállítmány bekerül a raktárba. Két héttel később egy ciklikus leltár hiányt talál, a beszerzés a beszállítót hibáztatja, az operáció a komissiózást, és senki nem tudja bizonyítani, mi érkezett valójában.
A raktári átvételi ellenőrzőlista ezt a lassú zűrzavart előzi meg. A bejövő készletet kontrollált kapuvá alakítja: dokumentumok ellenőrzése, áru vizsgálata, helyes mértékegység számlálása, eltérések rögzítése, és csak ezután a készlet átadása betárolásra. A cél nem a bürokrácia. A cél az, hogy rossz adat ne kerüljön a rendszerbe.
Miért az átvétel az első pontossági kontroll
A készletnyilvántartás pontatlansága egyszerűen leírható: a rendszer egy mennyiséget mutat, a polcon más van. A következmények nem egyszerűek. A készletnyilvántartási pontatlanságról és bolti teljesítményről szóló tanulmány szerint a pontatlan rekordok felesleges vagy rosszul időzített utánpótlással készlethiányt és bevételkiesést okozhatnak. Az átvételnél ez a kockázat már azelőtt elindul, hogy az árucikk tárhelyet kapna.
A hivatalos átvételi minta világos. A USPS Supplying Practices átvételi folyamata szerint az átvételi személyzet az árut beszállítói dokumentumokkal ellenőrzi, szemrevételezi a mennyiséget és minőséget, rögzíti az eltéréseket, és a sérült árut további intézkedésig visszatartja. Ez erős működési modell bármely raktárnak, kis csapatnál is.
A 7 lépéses raktári átvételi folyamat
Mindig ugyanazt a sorrendet használja. A részletek iparáganként változnak, de a kontrollpontok nem változhatnak.
Kirakodás előtt egyeztesse a fuvarozót, trailert, PO-t, ASN-t, beszállítót és fuvarlevelet. Ha a szállítmány nem várt, álljon meg és eszkaláljon.
Rögzítse a trailert, ellenőrizze a dokklemezt, tartsa távol a gyalogosokat, erősítse meg a világítást, és tartsa tisztán a kirakodósávot.
Keressen törött plombát, összenyomott kartont, nedves raklapot, elmozdult rakományt, hiányzó stretch fóliát, kevert címkéket vagy manipuláció nyomait.
Számolja a raklapokat, kartonokat, ládákat vagy case-eket, ahogy kijönnek a trailerből. Aláírás előtt rögzítse a látható többletet, hiányt és sérülést.
Ne álljon meg raklapszámlálásnál, ha a PO case, each, serial, lot vagy expiry alapján kezelt. Abban az egységben vegye át, amelyben a vállalkozás értékesít, tárol vagy kontrollál.
Ellenőrizze az állapotot, címkepontosságot, termékazonosságot, lot vagy expiry adatot, hőmérsékleti követelményeket és az itemhez szükséges mintavételes ellenőrzéseket.
Címkézze vagy szkennelje az accepted stockot staging sávba, adjon putaway taskot, erősítse meg a destination bint, és zárja az exceptions-t, mielőtt a receipt lezárul.
A purchase order azt mondja, minek kell érkeznie. A receiving azt rögzíti, mi érkezett. Ha ezt ugyanannak kezeli, a shortage láthatatlanná válik.
Számolja azt az egységet, amely hibát okozhat
A legegyszerűbb átvételi hiba a rossz szint számlálása. A raklapszám lehet helyes, miközben a case count rossz. A case count lehet helyes, miközben az each count rossz. Egy carton tartalmazhat jó SKU-t, de rossz lotot. Az átvételi lista kényszerítse a csapatot arra a szintre, ahol a kockázat van.
A barcode szerkezete itt fontos. A GS1 Application Identifiers lehetővé teszi, hogy a barcode GTIN-t, batch vagy lot számot, serial numbert és expiry date-et hordozzon. Ha a beszállítók ezt már nyomtatják, a receiving szkennelje és tárolja, ne kézzel írja be a címkéről.
Ha a címkék nem következetesek, javítsa upstream. A receiving dock rossz hely rejtélyes kódok értelmezésére időnyomás alatt. Használjon világos belső címkeszabályokat és beszállítói követelményeket, majd erősítse meg őket a csapat által követett barcode labeling best practices segítségével.
A minőség-ellenőrzés betárolás előtt kezdődik
A receiving quality control nem csak szabályozott raktáraknak kell. Minden raktárnak kell egy kis kapu, amely eldönti, hogy a stock használható, kérdéses vagy elutasított. E kapu nélkül sérült vagy rosszul címkézett stock kerül a pickable inventoryba, és az ügyfél lesz az ellenőr.
Dokumentálja az exceptions-t, amíg friss a bizonyíték
A legjobb receiving exception konkrét, fotózott és időbélyeges. A legrosszabb homályos: “box damaged” vagy “short.” A homályos jegyzet vitát teremt. A konkrét jegyzet nyomvonalat ad.
A carrier claim útmutató gyakorlatiasan mutatja ezt. A YRC Freight claims guidance arra kéri a consignees-t, hogy deliverykor ellenőrizzék a látható sérülést, pontos részleteket írjanak a delivery receiptre, shortages esetén számolják a handling units-t és aláírás előtt írják le a shortage-ot. Azt is jelzi, hogy concealed damage nehezebben bizonyítható clean receipt után. A tanulság egyszerű: ha a probléma látható, dokumentálja, mielőtt a driver elmegy.
Exception record checklist
- Shipment reference:PO, ASN, supplier, carrier, bill of lading, trailer number, seal number és delivery time.
- What was expected:releváns esetben expected SKU, unit of measure, quantity, lot, serial vagy expiry.
- What arrived:actual quantity, actual SKU, actual condition és counted unit level.
- Photo proof:pallet view, carton label, damage close-up, seal, packing slip és bármely temperature vagy handling indicator.
- Disposition:accepted, held, rejected, returned, reworked, supplier claim, carrier claim vagy purchasing review.
- Owner és deadline:az exception lezárásáért felelős személy és a határidő.
Ezen a héten válasszon egy forgalmas suppliert, és futtasson dock-to-bin auditot minden receiptre. Számolja meg, mi érkezett, fotózza az exceptions-t, confirm putaway location, majd másnap reggel hasonlítsa össze a systemmel.
