Jokaisella varastovirheellä on syntypaikka, ja se on usein lastauslaituri. Lava saapuu myöhässä, tiimi on kiireinen, joku allekirjoittaa paperit ja lähetys työnnetään varastoon. Kaksi viikkoa myöhemmin kiertävä laskenta löytää puutteen, hankinta syyttää toimittajaa, operointi syyttää keräilyä, eikä kukaan pysty todistamaan, mitä oikeasti saapui.
Varaston vastaanoton tarkistuslista estää tämän hitaasti kasvavan sotkun. Se muuttaa saapuvan varaston hallituksi portiksi: tarkista asiakirjat, tarkasta tavara, laske oikea mittayksikkö, kirjaa poikkeamat ja vapauta tavara hyllytykseen vasta sen jälkeen. Tavoite ei ole byrokratia. Tavoite on estää huonon datan pääsy järjestelmään.
Miksi vastaanotto on ensimmäinen tarkkuuskontrolli
Varastokirjauksen epätarkkuus on helppo määritellä: järjestelmä näyttää yhtä määrää, hyllyssä on toinen. Seuraukset eivät ole yksinkertaisia. Tutkimus varastokirjausten epätarkkuudesta ja myymäläsuorituksesta toteaa, että epätarkat kirjaukset voivat aiheuttaa loppumisia ja liikevaihdon menetystä tarpeettoman tai huonosti ajoitetun täydennyksen kautta. Vastaanotossa riski alkaa ennen kuin tuotteella on edes varastopaikka.
Virallinen vastaanottomalli on selkeä. USPS Supplying Practices -vastaanottoprosessi sanoo, että vastaanottajat tarkistavat tavarat toimittajan asiakirjoja vasten, tarkastavat määrän ja laadun silmämääräisesti, kirjaavat erot ja pitävät vaurioituneet tavarat jatkotoimia varten. Se on vahva toimintamalli mille tahansa varastolle, myös pienelle tiimille.
7-vaiheinen varaston vastaanottovirta
Käytä samaa järjestystä joka kerta. Yksityiskohdat vaihtelevat toimialoittain, mutta kontrollipisteiden ei pitäisi muuttua.
Täsmää kuljetusyhtiö, perävaunu, ostotilaus, ASN, toimittaja ja rahtikirja ennen purkua. Jos lähetystä ei odotettu, pysäytä ja eskaloi.
Varmista perävaunu, tarkista laiturilevy, pidä jalankulkijat poissa, vahvista valaistus ja pidä purkukaista puhtaana.
Etsi rikkoutuneet sinetit, litistyneet kartongit, märät lavat, siirtynyt kuorma, puuttuva kiristekalvo, sekaisin olevat etiketit tai peukaloinnin merkit.
Laske lavat, kartongit, laatikot tai kollit, kun ne tulevat ulos perävaunusta. Kirjaa näkyvät ylitoimitukset, puutteet ja vauriot ennen allekirjoitusta.
Älä pysähdy lavamäärään, jos ostotilausta hallitaan laatikoina, kappaleina, sarjanumeroina, erinä tai vanhenemispäivinä. Vastaanota samassa yksikössä, jossa yritys myy, varastoi tai kontrolloi tuotetta.
Tarkista kunto, etiketin oikeellisuus, tuotteen tunnistus, erä- tai vanhenemistiedot, lämpötilavaatimukset ja tuotteen vaatimat näytetarkastukset.
Merkitse tai skannaa hyväksytty varasto staging-kaistalle, anna hyllytystehtävä, vahvista kohdepaikka ja sulje poikkeamat ennen vastaanoton valmistumista.
Ostotilaus kertoo, mitä pitäisi saapua. Vastaanotto kirjaa, mitä saapui. Näiden käsittely samana asiana tekee puutteista näkymättömiä.
Laske yksikkö, joka voi aiheuttaa virheen
Helpoin vastaanottovirhe on väärän tason laskeminen. Lavamäärä voi olla oikein, vaikka laatikkomäärä on väärä. Laatikkomäärä voi olla oikein, vaikka kappalemäärä on väärä. Kartongissa voi olla oikea SKU mutta väärä erä. Tarkistuslistan pitää ohjata tiimi laskemaan riskin tasolla.
Viivakoodin rakenne merkitsee tässä. GS1 Application Identifiers mahdollistavat sen, että viivakoodi kantaa GTIN-tunnuksen, erä- tai lot-numeron, sarjanumeron ja vanhenemispäivän. Jos toimittajat jo tulostavat nämä tiedot, vastaanoton pitäisi skannata ja tallentaa ne, ei kirjoittaa niitä etiketistä.
Jos etiketit ovat epäyhtenäisiä, korjaa asia ylävirrassa. Vastaanottolaituri on huono paikka tulkita arvoituksellisia koodeja aikapaineessa. Käytä selkeitä sisäisiä etikettisääntöjä ja toimittajavaatimuksia, ja vahvista niitä viivakoodietikettien parhailla käytännöillä, joita tiimi jo noudattaa.
Laadunvalvonta alkaa ennen hyllytystä
Vastaanoton laadunvalvonta ei ole vain säännellyille varastoille. Jokainen varasto tarvitsee pienen portin, joka päättää, onko varasto käyttökelpoista, epävarmaa vai hylättyä. Ilman sitä vaurioitunut tai väärin merkitty varasto päätyy kerättävään varastoon, ja asiakkaasta tulee tarkastaja.
Dokumentoi poikkeamat, kun todiste on tuore
Paras vastaanottopoikkeama on tarkka, valokuvattu ja aikaleimattu. Huonoin on epämääräinen: “box damaged” tai “short.” Epämääräiset muistiinpanot luovat riitoja. Tarkat muistiinpanot luovat jäljen.
Kuljetusvaateiden ohjeistus tekee tästä käytännöllistä. YRC Freightin claims guidance kehottaa vastaanottajia tarkistamaan näkyvät vauriot toimituksessa, kirjaamaan tarkat yksityiskohdat delivery receiptiin, laskemaan handling units puutteissa ja kuvaamaan shortages ennen allekirjoitusta. Se myös toteaa, että concealed damage on vaikeampi todistaa clean receiptin jälkeen. Opetus vastaanottotiimeille on selvä: jos ongelma näkyy, dokumentoi ennen kuin kuljettaja lähtee.
Poikkeamakirjauksen checklist
- Shipment reference:PO, ASN, supplier, carrier, bill of lading, trailer number, seal number ja delivery time.
- What was expected:tarvittaessa expected SKU, unit of measure, quantity, lot, serial tai expiry.
- What arrived:actual quantity, actual SKU, actual condition ja counted unit level.
- Photo proof:pallet view, carton label, damage close-up, seal, packing slip ja mahdollinen temperature tai handling indicator.
- Disposition:accepted, held, rejected, returned, reworked, supplier claim, carrier claim tai purchasing review.
- Owner ja deadline:henkilö, joka vastaa poikkeaman sulkemisesta, ja päivämäärä, johon mennessä se ratkaistaan.
Valitse tällä viikolla yksi kiireinen supplier ja tee dock-to-bin audit jokaiselle receiptille. Count mitä saapui, photo exceptions, confirm putaway location ja compare systemiin seuraavana aamuna.
