El recuento de existencias, o conciliación de inventarios, consiste en contar todas las materias primas de nuestro inventario. La frecuencia depende del tamaño de la empresa y de nuestros servicios. Teniendo esto en cuenta, una empresa debería hacer inventario al menos una vez al año para llevar un control de los bienes almacenados.
La preparación del inventario anual implica varios estados financieros. Es una de las razones por las que la mayoría de las empresas utilizan aplicaciones de gestión de inventarios para llevar un control de sus productos. Dependiendo de dónde se encuentre nuestra empresa, las autoridades fiscales pueden exigirnos que hagamos este inventario periódicamente.
¿Por qué la ley obliga a hacer inventario?
Al hacer inventario, no sólo calculamos cuántos productos nos quedan en stock, sino también cuánto hemos vendido. Los productos vendidos deben figurar en un formulario fiscal, ya que cada venta nos ha reportado un cierto beneficio. Este tipo de beneficio requiere el pago del impuesto sobre la renta de las empresas.
Independientemente del país, debemos registrar el valor de nuestras acciones comerciales en el momento en que comience el año de la renta. Esto nos ayudará a determinar si tenemos ingresos imponibles o no.
Si el valor de las acciones al final del año es diferente del que teníamos al principio, tenemos que registrarlo. Esto afectará a nuestros ingresos cuando hagamos la declaración de la renta. Los precios suelen variar a lo largo del año como consecuencia de los cambios económicos y la inflación. Esto significa que nuestra renta imponible puede ser diferente.
El valor de las acciones no siempre varía a lo largo del año. Pero si lo hacen, las autoridades fiscales deben saberlo. El recuento anual de existencias es un método excelente para determinarlo, aunque los pagos extraordinarios sean innecesarios.
Requisitos de las autoridades fiscales para la realización de inventarios por países
Cada país tendrá obligaciones fiscales específicas que respetar. Muy a menudo, las diferencias serán mínimas. Aun así, los requisitos específicos de elaboración de inventarios pueden ser característicos de un país concreto. En general, esto es lo que exigen algunos países comerciales importantes:
Estados Unidos
En Estados Unidos, las empresas que mantienen inventarios están obligadas por la IRS contar físicamente sus existencias cada año.
La realización de un inventario físico suele implicar tres pasos:
- En primer lugar, cuente todos los artículos de su inventario.
- A continuación, elija un método de identificación, que básicamente se refiere a cómo compara los precios de los artículos del inventario. Las técnicas estándar incluyen el Método de Identificación Específica, FIFO y LIFO, que se utiliza cuando se puede comparar el coste real de cada artículo por separado.
- El último paso consiste en valorar las existencias, lo que puede influir significativamente en la determinación de sus ingresos imponibles. El precio que se paga por la mercancía y el coste real más bajo son dos formas que se emplean con frecuencia.
En caso de auditoría por parte del IRS, el propietario de la empresa deberá proporcionar las hojas de recuento del inventario físico, las valoraciones de los artículos y una visita a las instalaciones para que el IRS pueda ver su inventario.
España
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), dependiente del Ministerio de Hacienda, es responsable de la gestión del sistema tributario español.
La gestión de algunos impuestos y el control de otros se ha delegado en las regiones españolas (principalmente, tasas y deducciones). Las entidades municipales gestionan varios impuestos locales y tienen autoridad para controlar sus impuestos municipales, normalmente dentro de un marco establecido por la legislación estatal y sujeto a restricciones específicas.
Según el sitio web oficial de Agencia Tributaria, todas las empresas que operan en España están obligadas a realizar un inventario anual y a remitir una presentación del recuento de existencias.
La finalidad de este procedimiento es facilitar a los contribuyentes la creación de un fichero electrónico con la documentación sobre el inventario que deben elaborar en las situaciones en que se inicie o finalice la aplicación de los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, según especifique la normativa reguladora de este ta
Chile
Dentro de las fronteras, los impuestos sobre bienes y servicios se calculan aplicando el principio general de territorialidad de la ley que figura en el artículo 16 del Código Civil. El sistema fiscal chileno incluye tanto los impuestos directos como los indirectos; las empresas deben pagar el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el valor añadido (IVA), entre otros impuestos.
En principio, todas las organizaciones y contribuyentes están obligados a llevar registros contables exhaustivos. El libro de caja, el libro diario, el libro mayor y el registro del balance -o sus equivalentes- son ejemplos de estos registros contables. Además, los documentos subsiguientes deben conservarse a efectos fiscales:
- Diarios de compras y ventas
- Registro de empresarios (sólo con 5 o más empleados)
- Una cuenta de retención fiscal
- Registro para inventario
- Libro de beneficios imponibles (FUT)
Chile ha adoptado plenamente las normas contables NIIF desde 2014. Además, las recientes modificaciones del código tributario han simplificado el mantenimiento de registros contables en moneda extranjera cuando se cumplen determinadas condiciones.
México
A menos que formen parte del programa IMMEX, que permite a los fabricantes extranjeros importar mercancías en México, las empresas con almacenes no están obligadas a hacer inventarios. Esto significa que sólo las empresas de países como EE.UU., que se expandieron a México, deben pagar sus cuotas al sistema fiscal mexicano.
Los empresarios necesitan mantener sistemas de control de inventario vinculados a Anexo 24. Esto incluye una variedad de materiales, productos y módulos que el dueño de un negocio puede utilizar mientras mantiene existencias en México. El sistema automatizado de control de inventarios recopilará los datos automáticamente. Además, la cantidad a pagar depende del tipo de empresa que tenga el propietario.
Brasil
El fisco brasileño exige que todas las empresas que utilicen el método del beneficio "Real" realicen un inventario físico anual. Lo ideal es que el inventario se realice al final del ejercicio fiscal. Sin embargo, si una empresa tiene un inventario permanente en Brasil, puede realizar la operación de inventario en cualquier momento.
Las empresas con almacenes en Brasil deben seguir los apartados 40.1 y 40.2 de la guía fiscal brasileña. El Gobierno brasileño exige a los empresarios que añadan información fiscal específica para cada artículo de su inventario. Tanto los artículos de almacén como los que no lo son deben valorarse durante el inventario. Para más información sobre las normas fiscales brasileñas, consulte aquí.
Francia
Las cuentas deben ser presentadas por todas las personas físicas y jurídicas que ejercen una actividad económica. Según la legislación francesa Derecho financieroLas "Comptes de Synthèses", que son las cuentas finales del ejercicio, deben presentarse en el Registro del Tribunal de Comercio.
Las empresas extranjeras con sucursales en Francia también deben presentar cuentas. El informe del auditor, las actas de la asamblea general anual de socios y estas cuentas están a disposición del público.
En general, las empresas deben registrar todos los acontecimientos que afecten históricamente a sus activos y obligaciones. También deben presentar un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias, un apéndice con información complementaria y cifras anuales de inventario.
Rumanía
Según Ley de contabilidad nº 82/1991El administrador de una empresa debe hacer un inventario del patrimonio una vez al año, lo que implica pasar y prestar atención a varios pasos y procedimientos sin los cuales sus resultados pueden verse afectados.
Para elaborar estados financieros anuales que reflejen una imagen clara y transparente de la situación financiera, pero también de los resultados de la empresa, es necesario establecer la situación real de todos los elementos del activo, pasivo y patrimonio neto de cada empresa, así como de los activos o valores poseídos, éstos pertenecientes a otras personas jurídicas o físicas.
El inventario anual suele realizarse al final del ejercicio fiscal, teniendo en cuenta las particularidades de las operaciones de la empresa en lo que respecta a la naturaleza de los activos, los pasivos y el patrimonio neto.
Otro requisito es el inventario, que debe realizarse en diversas situaciones:
- Cuando se presentan las cuentas financieras intermedias
- Cuando los organismos de control solicitan el control
- Cuando hay indicios de déficit o superávit de gestión
- Cuando se transfiere la gestión
- Cuando se reorganiza el liderazgo.
Se impone una multa de 400 a 5.000 lei por incumplimiento de la obligación de inventario patrimonial.
La línea de fondo
Independientemente de dónde desarrollemos nuestra actividad, es recomendable -si no obligatorio por ley- hacer un inventario anual. El proceso puede servir para notificarlo a las autoridades fiscales, permitiendo el proceso de deducción. También es obligatorio pagar los impuestos sobre la renta de las empresas. Éstos se calculan en función de los productos de almacenamiento vendidos.
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