Hầu hết các đội đều biết họ nên đếm chu kỳ. Ít đội thực sự làm điều đó một cách nhất quán. Vấn đề hiếm khi nằm ở động lực - đó là việc thiếu một lịch trình lặp lại để tồn tại sau một buổi sáng thứ Hai bận rộn.
Hướng dẫn này cung cấp cho bạn phần còn thiếu: một khuôn khổ thực tế để quyết định cái gì cần đếm, tần suất, ai thực hiện và những con số nào nên xem. Nếu bạn đã biết tại sao việc đếm chu kỳ lại đánh bại việc ngừng hoạt động hàng năm một cách đau đớn, hãy tiếp tục. Nếu không, phần giới thiệu về tính chu kỳ của chúng tôi đề cập đến trường hợp thực hiện chuyển đổi.
Tại sao tần số quan trọng hơn phạm vi phủ sóng
Một sai lầm phổ biến là cố gắng đếm mọi thứ bằng nhau. Điều đó nghe có vẻ công bằng nhưng lại lãng phí công sức. Một dụng cụ điện trị giá 2.000 đô la được bán hàng ngày đáng được chú ý hơn một chiếc dây buộc 0,5 đô la mà bạn đặt hàng lại hai lần một năm.
Mục tiêu không phải là đếm từng SKU mỗi tuần. Mục tiêu là phát hiện lỗi trước khi chúng khiến bạn mất tiền. Điều đó có nghĩa là thường xuyên đếm các mặt hàng có tác động cao và các mặt hàng có tác động thấp trong một chu kỳ dài hơn. Mục tiêu của ngành về độ chính xác của hồ sơ hàng tồn kho (IRA) là 97% hoặc cao hơn và các kho hàng hoạt động tốt nhất đạt trên 99%.
Kiểm kê hàng năm là một chế độ ăn kiêng cấp tốc: đau đớn, rối loạn và kết quả mờ dần nhanh chóng. Đếm chu kỳ là một thói quen lành mạnh: nỗ lực nhỏ, nhất quán sẽ tạo nên độ chính xác lâu dài.
Bước 1: phân loại SKU bằng phân tích ABC
Phân tích ABC nhóm khoảng không quảng cáo của bạn theo tác động giá trị. Nguyên tắc Pareto (khoảng 80/20) là điểm khởi đầu, nhưng việc phân chia chính xác sẽ phụ thuộc vào danh mục của bạn.
Khoảng 20% SKU mang lại khoảng 80% doanh thu hoặc giá trị sử dụng của bạn. Đây là những sản phẩm có tốc độ nhanh và có giá trị cao. Những sai sót ở đây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và dòng tiền.
Khoảng 30% SKU đóng góp khoảng 15% giá trị. Quan trọng, nhưng một sai lầm hiếm khi gây ra khủng hoảng.
50% SKU còn lại, thường chỉ chiếm 5% tổng giá trị. Rủi ro riêng lẻ thấp, nhưng họ vẫn cần xác minh định kỳ.
Để xây dựng danh sách ABC của bạn, hãy xuất SKU của bạn với giá trị bán hàng hoặc sử dụng trong 90 ngày qua. Sắp xếp giảm dần theo giá trị. Đi xuống danh sách và vẽ hai dòng: dòng đầu tiên khi giá trị tích lũy đạt khoảng 80% (đó là nhóm A của bạn), dòng thứ hai ở mức khoảng 95% (đó là nhóm B của bạn). Mọi thứ bên dưới là C.
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn bằng các ví dụ, bài viết phân tích ABC sắp tới của chúng tôi sẽ trình bày từng bước toán học.
Bước 2: đặt tần suất đếm theo lớp
Khi bạn đã có các nhóm ABC của mình, hãy chỉ định nhịp đếm cho từng nhóm. Không có tần suất "đúng" duy nhất - nó phụ thuộc vào số lượng SKU, quy mô nhóm của bạn và mức độ khác biệt mà bạn hiện thấy. Đây là một điểm khởi đầu đã được chứng minh:
Các SKU này di chuyển nhanh nên lỗi xuất hiện nhanh. Kiểm tra hàng tuần giữ độ chính xác trên 99% đối với các mục quan trọng nhất.
Mỗi tháng một lần là đủ để bắt trôi trước khi nó kết hợp. Số lượng B được tính trong 4 tuần nên không có tuần nào bị quá tải.
Các mặt hàng có giá trị thấp hiếm khi gây ra vấn đề khẩn cấp. Một lần đếm mỗi quý vẫn có nghĩa là mọi mục C đều được xác minh ít nhất 4 lần một năm.
Nếu hạng mục C là thành phần quan trọng trong bộ sản phẩm hoặc cụm lắp ráp, hãy tăng tần suất hạng mục đó lên hạng B bất kể giá trị đồng đô la riêng lẻ của nó. Một chiếc vít trị giá 0,10 USD bị thiếu làm dừng chuyến hàng trị giá 500 USD không phải là vấn đề cấp độ C.
Bước 3: phân công vai trò và trách nhiệm
Việc đếm chu kỳ bị hỏng khi không có ai sở hữu nó. Xác định ba vai trò - ngay cả khi một người đảm nhiệm nhiều vai trò trong một nhóm nhỏ.
Thực hiện đếm vật lý. Đếm mù (không nhìn thấy số lượng của hệ thống) để tránh sai lệch xác nhận. Ghi lại những gì họ nhìn thấy, không phải những gì họ mong đợi.
So sánh số lượng vật lý với bản ghi hệ thống. Điều tra bất kỳ sự khác biệt nào trước khi điều chỉnh. Hỏi: đó có phải là lỗi nhận, chọn nhầm, vấn đề về nhãn hoặc bị co rút không?
Tạo danh sách đếm hàng tuần, phân công khu vực, đánh giá KPI và báo cáo các vấn đề tái diễn lên lãnh đạo hoạt động.
Trong nhóm kho gồm 3 người, điều phối viên cũng có thể là người điều hòa. Điều đó ổn thôi. Điều quan trọng là việc tính toán và đối chiếu được coi là những bước riêng biệt chứ không phải là một công việc vội vã.
Bước 4: xây dựng lịch hàng tuần mẫu
Lịch loại bỏ quyết định "hôm nay chúng ta đếm những gì?" và thay thế nó bằng một thói quen. Đây là lịch trình mẫu cho một nhóm quản lý khoảng 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Đếm 25 mục A (Vùng 1). Tạo danh sách đếm trong tuần và phân phối cho các quầy.
Đếm 25 mục A (Vùng 2). Đối chiếu số lượng và sự khác biệt của ngày thứ Hai.
Đếm 25 mục A (Vùng 3). Đối chiếu số đếm của ngày thứ Ba.
Đếm 25 mặt hàng A (Vùng 4) cộng với ~ 38 mặt hàng B (phần hàng tuần của lô hàng tháng). Đối chiếu số đếm của ngày thứ Tư.
Điều chỉnh số đếm của ngày thứ Năm. Xem xét KPI hàng tuần. Báo cáo bất kỳ SKU nào có hai hoặc nhiều khác biệt trong tháng này.
Với nhịp độ này, tất cả 100 mục A được tính mỗi tuần, tất cả 150 mục B mỗi tháng (khoảng 38 mục mỗi tuần) và tất cả 250 mục C mỗi quý (khoảng 20 mục mỗi tuần, được thêm vào những ngày nhẹ nhàng hơn). Điều chỉnh các con số để phù hợp với danh mục của bạn.
Tính trong giờ thấp điểm - trước đợt lấy hàng buổi sáng hoặc sau chuyến hàng cuối cùng. Nếu bạn phải đếm trong khi đang hoạt động, hãy đóng băng khu vực: không lấy hàng hoặc cất đồ ở lối đi đó cho đến khi quầy đếm kết thúc.
Bước 5: theo dõi 4 KPI chứng minh sự tiến bộ
Một chương trình đếm chu kỳ không có KPI chỉ là một công việc bận rộn. Theo dõi bốn con số này hàng tuần và xem xét xu hướng hàng tháng.
IRA = số lượng chính xác / tổng số lượng x 100. Đây là số liệu tiêu đề của bạn. Đặt mục tiêu 97% làm cơ sở và đẩy tới 99%. Nếu IRA giảm, quy trình của bạn bị rò rỉ - hãy tìm nó.
Tính tổng giá trị đồng đô la tuyệt đối của tất cả các chênh lệch được tìm thấy trong tuần này. IRA cao với giá trị phương sai cao có nghĩa là lỗi của bạn tập trung vào các mặt hàng đắt tiền - một dấu hiệu cho thấy tần suất mặt hàng A của bạn có thể quá thấp.
Tỷ lệ điều chỉnh = số mục được điều chỉnh / số mục được tính x 100. Một chương trình lành mạnh sẽ giữ tỷ lệ này dưới 5%. Trên 10% có nghĩa là nguyên nhân gốc rễ chưa được khắc phục và bạn chỉ đang khắc phục các triệu chứng.
Theo dõi các tổn thất không giải thích được (đếm < hệ thống không có lý do xử lý) dưới dạng một dòng riêng biệt. Xu hướng thu hẹp ngày càng tăng là một tín hiệu bảo mật, không chỉ là vấn đề về độ chính xác. Việc đếm thường xuyên khiến hành vi trộm cắp khó che giấu hơn.
Đăng những con số này ở nơi nhóm có thể nhìn thấy chúng. Tính minh bạch xây dựng trách nhiệm giải trình và xu hướng chính xác rõ ràng sẽ thúc đẩy nhân viên đếm phát hiện ra sự không phù hợp đã ngăn chặn tình trạng hết hàng.
Những sai lầm phổ biến phá hoại lịch trình của bạn
- Đếm mà không đối chiếu: Số lượng không bao giờ được so sánh với bản ghi hệ thống là số lượng lãng phí. Luôn đóng vòng lặp với việc điều tra và điều chỉnh.
- Hiển thị số lượng hệ thống trên bộ đếm: Điều này gây ra sai lệch xác nhận. Bộ đếm nhìn thấy "48" trên màn hình và đếm 48 ngay cả khi thực sự có 45. Luôn đếm mù.
- Bỏ qua số lần đếm khi bận: Những tuần bận rộn nhất là khi xảy ra nhiều lỗi nhất. Nếu bạn bỏ qua việc đếm trong thời gian cao điểm, bạn sẽ mất đi độ chính xác vào thời điểm quan trọng.
- Điều chỉnh không có mã lý do: Mỗi lần điều chỉnh phải có lý do: lỗi nhận, chọn sai, hư hỏng, tráo nhãn, trộm cắp. Không có lý do, bạn sửa các con số nhưng không bao giờ sửa được quy trình. Để biết thêm về cách điều tra nguyên nhân gốc rễ, hãy xem hướng dẫn về chênh lệch hàng tồn kho.
- Không bao giờ cập nhật các lớp ABC của bạn: Sản phẩm thay đổi tốc độ. Mặt hàng theo mùa có thể là hạng A vào tháng 12 và hạng C vào tháng 3. Xem lại việc phân chia ABC của bạn ít nhất là hàng quý.
- Chu kỳ xử lý được tính là hình phạt: Chỉ định số lượng một cách công bằng, xoay vòng các vùng và ăn mừng việc cải thiện độ chính xác. Nếu việc đếm luôn là nhiệm vụ không ai mong muốn thì sự tuân thủ sẽ mất dần.
Công cụ giúp cho lịch trình được cố định
- Bộ khởi động bảng tính: Một bảng tính được chia sẻ với các cột cho SKU, vị trí, lớp ABC, ngày lên lịch, số lượng được tính, số lượng hệ thống, phương sai và mã lý do là đủ để bắt đầu. Chuyển sang WMS khi khối lượng yêu cầu.
- Quét mã vạch: Quét nhãn vị trí rồi quét các mục sẽ loại bỏ lỗi sao chép. Ngay cả camera điện thoại cũng có thể đọc mã vạch một cách đáng tin cậy. Để biết các mẹo thiết lập nhãn, hãy xem hướng dẫn ghi nhãn mã vạch của chúng tôi.
- Ứng dụng đếm trên thiết bị di động: Công cụ dựa trên điện thoại cho phép quầy đếm đi dọc lối đi, quét và ghi lại trong một bước. Kết quả được đồng bộ hóa ngay lập tức, do đó người đối chiếu có thể bắt đầu điều tra mà không cần chờ giấy tờ.
Bước tiếp theo: bắt đầu với một khu vực vào thứ Hai tới
Bạn không cần phải đại tu toàn bộ hoạt động của mình. Chọn một vùng, phân loại SKU của nó thành A, B và C, in bảng đếm (hoặc mở ứng dụng quét) và đếm. Hòa giải thứ ba. Lặp lại vào thứ Hai tuần sau. Trong vòng một tháng, bạn sẽ có nhịp điệu, con số chính xác cơ bản và đủ dữ liệu để mở rộng.
Danh sách kiểm tra tuần đầu tiên của bạn
- Xuất và phân loại:Kéo danh sách SKU của bạn, sắp xếp theo giá trị 90 ngày và chỉ định các lớp A/B/C.
- Chọn một khu vực:Chọn khu vực có nhiều người qua lại với hầu hết các vật phẩm hạng A cho lần đếm đầu tiên của bạn.
- Đếm mù:Có số lượng thành viên trong nhóm mà không nhìn thấy số lượng hệ thống. Ghi lại kết quả.
- Đối chiếu vào ngày hôm sau:So sánh số lượng vật lý với hệ thống. Điều tra mọi phương sai trước khi điều chỉnh.
- Ghi nhật ký IRA đầu tiên của bạn:Tính % độ chính xác và đăng nó. Đây là cơ sở để bạn đánh bại.