Більшість команд знають, що їм слід циклічно підраховувати. Менше команд насправді роблять це постійно. Проблема рідко полягає в мотивації - це відсутність повторюваного розкладу, який переживає напружений ранок понеділка.
Цей посібник дає вам те, чого вам не вистачає: практичну основу для прийняття рішень, що рахувати, як часто, хто це робить і які числа дивитися. Якщо ви вже знаєте, чому підрахунок циклів перевершує болісне щорічне відключення, пропустіть вперед. Якщо ні, наш вступ до підрахунку циклів охоплює те, що потрібно змінити.
Чому частота важливіша за покриття
Поширеною помилкою є спроба порахувати все порівну. Це здається справедливим, але витрачає зусилля. Електроінструмент за 2000 доларів США, який продається щодня, заслуговує на більше уваги, ніж кріплення за 0,50 доларів США, яке ви замовляєте двічі на рік.
Мета полягає не в тому, щоб рахувати кожен SKU щотижня. Мета полягає в тому, щоб виявляти помилки до того, як вони коштуватимуть вам грошей. Це означає частий підрахунок предметів із сильним впливом, а предметів із низьким – у довший цикл. Галузева ціль щодо точності обліку запасів (IRA) становить 97% або вище, а найкращі склади досягають 99%.
Щорічне підведення підсумків - це швидка дієта: болісна, руйнівна, і результати швидко зникають. Підрахунок циклів - це здорова рутина: невеликі послідовні зусилля, які з’єднуються в тривалу точність.
Крок 1: класифікуйте SKU за допомогою аналізу ABC
Аналіз ABC групує ваш інвентар за впливом вартості. Принцип Парето (приблизно 80/20) є відправною точкою, але ваш точний розподіл залежатиме від вашого каталогу.
Приблизно 20% артикулів забезпечують близько 80% вашого доходу або вартості використання. Це ваші швидкі люди та високоякісні продукти. Помилки тут безпосередньо впливають на продажі та грошові потоки.
Близько 30% артикулів становлять близько 15% вартості. Це важливо, але одна помилка рідко викликає кризу.
Решта 50% SKU, часто становлять лише 5% від загальної вартості. Низький ризик окремо, але вони все одно потребують періодичної перевірки.
Щоб створити свій список ABC, експортуйте свої артикули з даними про продажі або використання за останні 90 днів. Сортувати за спаданням за значенням. Пройдіться по списку та проведіть дві лінії: першу, коли кумулятивне значення сягає приблизно 80% (це ваша група А), другу – приблизно 95% (це ваша група B). Все, що нижче, це C.
Якщо вам потрібне глибше покрокове керівництво з прикладами, наша майбутня стаття про аналіз ABC охоплюватиме математику крок за кроком.
Крок 2: установіть частоту підрахунку за класом
Коли у вас є групи ABC, призначте каденцію підрахунку для кожної. Немає єдиної «правильної» частоти – це залежить від кількості SKU, розміру команди та того, наскільки дисперсія ви зараз бачите. Ось перевірена відправна точка:
Ці SKU швидко змінюються, тому помилки з’являються швидко. Щотижнева перевірка забезпечує точність понад 99% для найважливіших елементів.
Раз на місяць достатньо, щоб вловити дрейф до того, як він утвориться. Спред B розраховується на 4 тижні, тому жоден тиждень не перевантажується.
Малоцінні предмети рідко викликають термінові проблеми. Один підрахунок на квартал все ще означає, що кожен елемент C перевіряється принаймні 4 рази на рік.
Якщо елемент C є критично важливим компонентом у наборі чи збірці, підвищте його частоту B незалежно від його індивідуальної вартості в доларах. Відсутній гвинт 0,10 доларів США, який зупиняє доставку на суму 500 доларів США, не є проблемою рівня C.
Крок 3: розподіліть ролі та обов’язки
Підрахунок циклу руйнується, коли він нікому не належить. Визначте три ролі, навіть якщо одна людина носить кілька головних уборів у невеликій команді.
Проводить фізичний підрахунок. Підраховує наосліп (без перегляду системної кількості), щоб уникнути упередженості підтвердження. Записує те, що вони бачать, а не те, що очікують.
Порівнює фізичну кількість із системним записом. Досліджує будь-які відхилення перед коригуванням. Запитує: це була помилка отримання, неправильний вибір, проблема з етикеткою чи усадка?
Створює щотижневий список підрахунків, призначає зони, переглядає KPI та передає поточні проблеми керівництву операцій.
У складській групі з трьох осіб координатор також може бути узгоджувачем. Це нормально. Важливо, щоб підрахунок і звірка розглядалися як окремі кроки, а не як одне поспішне завдання.
Крок 4: створіть зразок тижневого календаря
Календар усуває рішення "що ми сьогодні рахуємо?" і замінює його рутиною. Ось приклад розкладу для команди, яка керує приблизно 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Порахуйте 25 предметів A (Зона 1). Створіть список підрахунків за тиждень і роздайте лічильникам.
Порахуйте 25 елементів A (Зона 2). Звірте підрахунки за понеділок і відхилення в журналі.
Порахуйте 25 предметів А (Зона 3). Звірте підрахунки у вівторок.
Порахуйте 25 предметів A (зона 4) плюс ~38 предметів B (щотижневий фрагмент місячної партії). Звірте підрахунки в середу.
Звірити підрахунки в четвер. Переглядайте щотижневі KPI. Передайте будь-який артикул із двома чи більше відхиленнями цього місяця.
За такого ритму всі 100 елементів A підраховуються щотижня, усі 150 елементів B щомісяця (приблизно 38 на тиждень) і всі 250 елементів C щоквартально (приблизно 20 на тиждень, додаючи світліші дні). Налаштуйте номери відповідно до вашого каталогу.
Підраховуйте в непікові години - перед ранковою хвилею відбору або після останньої відправки. Якщо вам потрібно рахувати під час активних операцій, заморозьте зону: жодних виборів або відкладень у цьому проході до завершення лічильника.
Крок 5: відстежуйте 4 KPI, які підтверджують прогрес
Програма підрахунку циклів без ключових показників ефективності - це просто напружена робота. Відстежуйте ці чотири числа щотижня та переглядайте тенденції щомісяця.
IRA = правильна кількість / загальна кількість x 100. Це ваш заголовний показник. Націльте 97% як базовий рівень і рухайтеся до 99%. Якщо IRA падає, ваш процес має витік - знайдіть його.
Підсумуйте абсолютну вартість у доларах усіх розбіжностей, знайдених цього тижня. Високий IRA з високим значенням дисперсії означає, що ваші помилки зосереджені в дорогих предметах – ознака того, що частота ваших запитань A може бути занадто низькою.
Швидкість коригування = скориговані елементи / підраховані елементи x 100. Здорова програма утримує це значення нижче 5%. Понад 10% означає, що першопричини не усунуто, і ви лише виправляєте симптоми.
Відстежуйте незрозумілі втрати (кількість < система без причини процесу) як окремий рядок. Зростаюча тенденція до усадки є сигналом безпеки, а не лише проблемою точності. Регулярний підрахунок робить крадіжку складніше приховати.
Розмістіть ці номери там, де їх може бачити команда. Прозорість створює підзвітність, а видима тенденція до точності мотивує лічильника, який виявив невідповідність, що запобігло вичерпанню запасів.
Поширені помилки, які псують ваш графік
- Підрахування без узгодження: підрахунок, який ніколи не порівнюється із системним записом, є марним підрахунком. Завжди замикайте цикл дослідженням і коригуванням.
- Відображення системної кількості на лічильнику: це вводить зміщення підтвердження. Лічильник бачить на екрані «48» і рахує 48, навіть якщо насправді 45. Завжди рахуйте наосліп.
- Пропуск зараховується, коли він зайнятий: Найбільш навантажені тижні – це час, коли помилок трапляється найчастіше. Якщо ви пропускаєте підрахунки під час пікових періодів, ви втрачаєте точність саме тоді, коли це важливо.
- Коригування без коду причини: Кожне коригування має містити причину: помилка отримання, неправильний вибір, пошкодження, заміна етикетки, крадіжка. Без причин ви виправляєте цифри, але ніколи не виправляєте процеси. Щоб дізнатися більше про дослідження першопричин, перегляньте наш посібник щодо відхилень запасів.
- Ніколи не оновлюйте свої класи ABC: Продукти змінюють швидкість. Сезонний товар може бути літерою А в грудні та літерою С у березні. Переглядайте свій розподіл ABC принаймні раз на квартал.
- Сприймайте підрахунки циклу як покарання: справедливо розподіляйте підрахунки, змінюйте зони та святкуйте підвищення точності. Якщо підрахунок завжди є завданням, яке нікому не потрібне, відповідність зникне.
Інструменти, які забезпечують дотримання графіка
- Початкова електронна таблиця: Спільної електронної таблиці зі стовпцями для SKU, розташування, класу ABC, запланованої дати, підрахованої кількості, системної кількості, відхилення та коду причини достатньо, щоб почати. Перейдіть до WMS, коли цього вимагає обсяг.
- Сканування штрих-коду: Сканування мітки розташування, а потім сканування елементів усуває помилки транскрипції. Навіть камера телефону може надійно зчитувати штрих-коди. Щоб отримати поради щодо налаштування етикетки, перегляньте наш посібник із маркування штрих-кодом.
- Мобільні програми для підрахунку: Інструмент на основі телефону дозволяє лічильникам ходити по проходу, сканувати та записувати за один крок. Результати синхронізуються негайно, тож узгоджувач може розпочати дослідження, не чекаючи аркуша паперу.
Наступний крок: почніть з однієї зони наступного понеділка
Вам не потрібно капітально переглядати всю операцію. Виберіть одну зону, класифікуйте її SKU на A, B і C, роздрукуйте аркуш підрахунку (або відкрийте програму для сканування) і порахуйте. Звірити вівторок. Повторіть наступного понеділка. Протягом місяця ви матимете ритм, базове число точності та достатньо даних для розширення.
Ваш контрольний список на перший тиждень
- Експортуйте та класифікуйте:Отримайте свій список SKU, відсортуйте за значенням за 90 днів і призначте класи A/B/C.
- Виберіть одну зону:Виберіть зону з інтенсивним рухом людей із переважно предметами А для першого підрахунку.
- Порахуйте наосліп:Нехай член команди рахує, не переглядаючи системні кількості. Запишіть результати.
- Звірте наступного дня:Порівняйте фізичні підрахунки з системою. Досліджуйте кожне відхилення перед налаштуванням.
- Зареєструйте свій перший IRA:Обчисліть % точності та опублікуйте його. Це ваша базова лінія, яку потрібно подолати.