Çoğu takım döngüsel sayım yapmaları gerektiğini biliyor. Daha az sayıda takım aslında bunu tutarlı bir şekilde yapıyor. Sorun nadiren motivasyondur; yoğun bir Pazartesi sabahını atlatan tekrarlanabilir bir programın olmayışıdır.
Bu kılavuz size eksik parçayı sunuyor: neyi sayacağınıza, ne sıklıkta, bunu kimin yapacağına ve hangi sayıları izleyeceğinize karar vermeniz için pratik bir çerçeve. Döngü sayımının neden acı verici bir yıllık kapanmadan daha iyi olduğunu zaten biliyorsanız, devam edin. Değilse, döngü sayımına giriş geçişin yapılması konusunu kapsar.
Sıklık neden kapsama alanından daha önemlidir?
Yaygın bir hata, her şeyi eşit saymaya çalışmaktır. Bu adil geliyor ama çabayı boşa harcıyor. Günlük satılan 2000 dolarlık bir elektrikli alet, yılda iki kez yeniden sipariş ettiğiniz 0,50 dolarlık bir bağlantı elemanından daha fazla ilgiyi hak ediyor.
Amaç her hafta her SKU'yu saymak değil. Amaç hataları size maliyete mal olmadan yakalamaktır. Bu, yüksek etkili öğelerin sık sık sayılması ve düşük etkili öğelerin daha uzun bir döngüde sayılması anlamına gelir. Envanter kaydı doğruluğu (IRA) için sektör hedefi %97 veya daha yüksektir ve en iyi yönetilen depolar %99'un üzerine çıkmaktadır.
Yıllık stok sayımı bir şok diyettir: acı verir, yıkıcıdır ve sonuçlar hızla kaybolur. Döngü sayımı sağlıklı bir rutindir: kalıcı doğruluk sağlayan küçük, tutarlı bir çaba.
1. Adım: SKU'ları ABC analiziyle sınıflandırın
ABC analizi envanterinizi değer etkisine göre gruplandırır. Pareto prensibi (kabaca 80/20) başlangıç noktasıdır, ancak tam paylaşımınız kataloğunuza bağlı olacaktır.
SKU'ların yaklaşık %20'si, gelirinizin veya kullanım değerinizin yaklaşık %80'ini sağlar. Bunlar hızlı hareket edenleriniz ve yüksek değerli ürünlerinizdir. Buradaki hatalar doğrudan satışları ve nakit akışını etkiler.
SKU'ların yaklaşık %30'u değerin yaklaşık %15'ine katkıda bulunur. Önemlidir ancak tek bir yanlış sayım nadiren bir krizi tetikler.
SKU'ların geri kalan %50'si genellikle toplam değerin yalnızca %5'ini temsil eder. Bireysel olarak düşük risk, ancak yine de periyodik doğrulamaya ihtiyaçları var.
ABC listenizi oluşturmak için SKU'larınızı son 90 günlük satış veya kullanım değeriyle birlikte dışa aktarın. Değere göre azalan şekilde sıralayın. Listede aşağıya doğru ilerleyin ve iki çizgi çizin: birincisi kümülatif değer yaklaşık %80'e ulaştığında (yani A grubunuz), ikincisi ise yaklaşık %95'e ulaştığında (yani B grubunuz). Aşağıdaki her şey C'dir.
Örneklerle daha derin bir anlatım istiyorsanız, yaklaşan ABC analiz makalemiz matematiği adım adım ele alacaktır.
Adım 2: sayım sıklığını sınıfa göre ayarlayın
ABC gruplarınızı oluşturduktan sonra her birine bir sayma ritmi atayın. Tek bir "doğru" sıklık yoktur; bu, SKU sayınıza, ekip boyutunuza ve şu anda ne kadar fark gördüğünüze bağlıdır. İşte kanıtlanmış bir başlangıç noktası:
Bu SKU'lar hızlı hareket ettiğinden hatalar hızlı görünür. Haftalık kontrol, en önemli öğeler için doğruluğu %99'un üzerinde tutar.
Ayda bir kez sürüklenmeyi birleşmeden önce yakalamak yeterlidir. B'yi 4 haftaya dağıtın, böylece hiçbir hafta aşırı yüklenmez.
Düşük değerli öğeler nadiren acil sorunlara neden olur. Üç ayda bir sayım yine de her C öğesinin yılda en az 4 kez doğrulandığı anlamına gelir.
Bir C öğesi bir kit veya düzenekte kritik bir bileşense, bireysel dolar değeri ne olursa olsun onu B frekansına yükseltin. 500 dolarlık bir sevkıyatı durduran, 0,10 dolarlık eksik bir vida, C düzeyinde bir sorun değildir.
3. Adım: Rolleri ve sorumlulukları atayın
Kimse sahip olmadığında döngü sayımı bozulur. Üç rolü tanımlayın; bir kişi küçük bir takımda birden fazla şapka takıyor olsa bile.
Fiziksel sayımı gerçekleştirir. Onay yanlılığını önlemek için kör sayar (sistem miktarını görmeden). Beklediklerini değil gördüklerini kaydeder.
Fiziksel sayımı sistem kaydıyla karşılaştırır. Ayarlamadan önce herhangi bir varyansı araştırır. Şunu sorar: bir alım hatası mı, yanlış toplama mı, etiket sorunu mu, yoksa küçülme mi?
Haftalık sayım listesini oluşturur, bölgeleri atar, KPI'ları inceler ve yinelenen sorunları operasyon liderliğine iletir.
3 kişilik bir depo ekibinde koordinatör aynı zamanda uzlaştırıcı da olabilir. Bu iyi. Önemli olan, sayma ve mutabakatın aceleye getirilmiş bir görev olarak değil, ayrı adımlar olarak ele alınmasıdır.
4. Adım: Örnek bir haftalık takvim oluşturun
Takvim “bugün neyi sayıyoruz?” kararını ortadan kaldırıyor. ve bunu bir rutinle değiştirir. Aşağıda yaklaşık 500 SKU'yu (100 A, 150 B, 250 C) yöneten bir ekip için örnek bir program verilmiştir.
25 A öğesini sayın (Bölge 1). Haftanın sayım listesini oluşturun ve sayaçlara dağıtın.
25 A öğesini sayın (Bölge 2). Pazartesi gününün sayımlarını ve günlük farklarını uzlaştırın.
25 A öğesini sayın (Bölge 3). Salı gününün sayımlarını uzlaştırın.
25 A öğesi (Bölge 4) artı ~38 B öğesi (aylık partinin haftalık dilimi) sayın. Çarşamba günkü sayımları uzlaştırın.
Perşembe günkü sayımları uzlaştırın. Haftalık KPI'ları inceleyin. Bu ay iki veya daha fazla sapmaya sahip herhangi bir SKU'yu üst kademeye iletin.
Bu ritimle, 100 A maddesinin tamamı her hafta, 150 B maddesinin tamamı her ay (haftada yaklaşık 38) ve 250 C maddesinin tamamı her üç ayda bir (haftada yaklaşık 20, daha hafif günlere eklenir) sayılır. Numaraları kataloğunuza uyacak şekilde ayarlayın.
Yoğun olmayan saatlerde (sabah toplama dalgasından önce veya son sevkiyattan sonra) sayın. Aktif işlemler sırasında saymanız gerekiyorsa bölgeyi dondurun: sayaç bitene kadar o koridorda toplama veya yerleştirme yok.
5. Adım: İlerlemeyi kanıtlayan 4 KPI'yi izleyin
KPI'ları olmayan bir döngü sayımı programı sadece meşgul bir iştir. Bu dört rakamı haftalık olarak takip edin ve trendleri aylık olarak inceleyin.
IRA = doğru sayımlar / toplam sayımlar x 100. Bu sizin başlık ölçümünüzdür. Başlangıç olarak %97'yi hedefleyin ve %99'a doğru ilerleyin. IRA düşerse sürecinizde bir sızıntı var demektir; bulun.
Bu hafta bulunan tüm tutarsızlıkların mutlak dolar değerini toplayın. Yüksek varyans değerine sahip yüksek bir IRA, hatalarınızın pahalı öğelerde yoğunlaştığı anlamına gelir; bu, A öğesi sıklığınızın çok düşük olabileceğinin bir işaretidir.
Ayarlama oranı = düzeltilen öğeler / sayılan öğeler x 100. Sağlıklı bir program bu oranı %5'in altında tutar. %10'un üzeri, temel nedenlerin giderilmediği ve yalnızca belirtileri düzelttiğiniz anlamına gelir.
Açıklanamayan kayıpları (sayım < süreç nedeni olmayan sistem) ayrı bir satır olarak izleyin. Artan küçülme eğilimi yalnızca bir doğruluk sorunu değil, bir güvenlik sinyalidir. Düzenli sayım hırsızlığın gizlenmesini zorlaştırır.
Bu numaraları ekibin görebileceği bir yere asın. Şeffaflık hesap verebilirliği artırır ve gözle görülür bir doğruluk eğilimi, stok tükenmesini önleyen uyumsuzluğu bulan tezgahı motive eder.
Programınızı sabote eden yaygın hatalar
- Uzlaşma olmadan sayma: Sistem kaydıyla hiçbir zaman karşılaştırılmayan bir sayım boşa yapılan bir sayımdır. Döngüyü her zaman araştırma ve ayarlamayla kapatın.
- Sistem miktarının sayaca gösterilmesi: Bu, onay yanlılığını ortaya çıkarır. Sayaç ekranda "48"i görür ve gerçekte 45 olsa bile 48 olarak sayar. Daima kör sayın.
- Atlama, işler yoğunlaştığında sayılır: En yoğun haftalar, hataların en çok meydana geldiği haftalardır. Yoğun dönemlerde sayımları atlarsanız, tam da önemli olduğu anda doğruluğu kaybedersiniz.
- Sebep kodu olmadan ayarlama: Her ayarlamanın bir nedeni olmalıdır: alma hatası, yanlış toplama, hasar, etiket değiştirme, hırsızlık. Sebepler olmadan sayıları düzeltirsiniz ama süreçleri asla düzeltemezsiniz. Kök nedenleri araştırmaya ilişkin daha fazla bilgi için envanter farklılıkları kılavuzumuza bakın.
- ABC sınıflarınızı asla güncellemeyin: Ürünler hızı değiştirir. Sezonluk bir öğe Aralık ayında A ve Mart ayında C olabilir. ABC bölümünüzü en az üç ayda bir gözden geçirin.
- Döngü sayımının ceza olarak ele alınması: Sayımları adil bir şekilde atayın, bölgeleri döndürün ve artan doğruluğu kutlayın. Saymak her zaman kimsenin istemediği bir görevse uyum zayıflayacaktır.
Programın kalıcı olmasını sağlayan araçlar
- E-tablo başlatıcısı: SKU, konum, ABC sınıfı, planlanan tarih, sayılan miktar, sistem miktarı, sapma ve neden kodu sütunlarını içeren paylaşılan bir e-tablo başlangıç için yeterlidir. Hacim gerektirdiğinde WMS'ye geçiş yapın.
- Barkod tarama: Bir konum etiketinin taranması ve ardından öğelerin taranması, transkripsiyon hatalarını ortadan kaldırır. Bir telefon kamerası bile barkodları güvenilir bir şekilde okuyabilir. Etiket kurulumu ipuçları için barkod etiketleme kılavuzumuza bakın.
- Mobil sayım uygulamaları: Telefon tabanlı bir araç, sayaçların koridorda yürümesine, tarama yapmasına ve tek adımda kayıt yapmasına olanak tanır. Sonuçlar hemen senkronize edilir; böylece uzlaştırıcı, kağıt sayfası beklemeden araştırmaya başlayabilir.
Sonraki adım: Gelecek Pazartesi bir bölgeyle başlayın
Tüm operasyonunuzu elden geçirmenize gerek yok. Bir bölge seçin, SKU'larını A, B ve C olarak sınıflandırın, bir sayım sayfası yazdırın (veya bir tarama uygulamasını açın) ve sayın. Salı günü uzlaşın. Sonraki Pazartesi günü tekrarlayın. Bir ay içinde bir ritim, temel bir doğruluk numarası ve genişlemeye yetecek kadar veriye sahip olacaksınız.
İlk hafta kontrol listeniz
- Dışa aktarın ve sınıflandırın:SKU listenizi alın, 90 günlük değere göre sıralayın ve A/B/C sınıfları atayın.
- Bir bölge seçin:İlk sayımınız için çoğunlukla A öğelerinin bulunduğu, trafiğin yoğun olduğu bir alan seçin.
- Kör say:Bir ekip üyesinin sistem miktarlarını görmeden saymasını sağlayın. Sonuçları kaydedin.
- Ertesi gün mutabakat yapın:Fiziksel sayımları sistemle karşılaştırın. Ayarlamadan önce her varyansı araştırın.
- İlk IRA'nızı kaydedin:Doğruluk yüzdesini hesaplayın ve gönderin. Bu, yenmeniz gereken temel noktadır.