ทีมส่วนใหญ่รู้ว่าควรนับรอบ มีทีมเพียงไม่กี่ทีมที่ทำสิ่งนี้อย่างสม่ำเสมอ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่แรงจูงใจ แต่เป็นเพราะการขาดตารางเวลาที่ทำซ้ำได้ซึ่งยังคงดำเนินอยู่ในเช้าวันจันทร์ที่ยุ่งวุ่นวาย
คู่มือนี้จะให้ข้อมูลส่วนที่ขาดหายไป: กรอบการทำงานที่เป็นประโยชน์สำหรับการตัดสินใจ อะไร ที่จะนับ บ่อยแค่ไหน ใครทำ และ จะดูตัวเลขอะไร หากคุณรู้อยู่แล้วว่าเหตุใดการนับรอบจึงดีกว่าการปิดระบบประจำปีอย่างเจ็บปวด ให้ข้ามไปก่อน หากไม่เป็นเช่นนั้น ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการนับรอบ ของเราจะครอบคลุมถึงกรณีของการเปลี่ยน
เหตุใดความถี่จึงมีความสำคัญมากกว่าความครอบคลุม
ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการพยายามนับทุกอย่างเท่าๆ กัน นั่นให้ความรู้สึกยุติธรรม แต่มันสิ้นเปลืองความพยายาม เครื่องมือไฟฟ้ามูลค่า 2,000 ดอลลาร์ที่ขายได้ทุกวันสมควรได้รับความสนใจมากกว่าสกรู 0.50 ดอลลาร์ที่คุณสั่งซื้อใหม่ปีละสองครั้ง
เป้าหมายไม่ใช่การนับทุก SKU ทุกสัปดาห์ เป้าหมายคือ ตรวจจับข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำให้คุณเสียเงิน นั่นหมายถึงการนับสินค้าที่มีผลกระทบสูงบ่อยครั้งและสินค้าที่มีผลกระทบต่ำในรอบที่ยาวขึ้น เป้าหมายอุตสาหกรรมสำหรับความถูกต้องในการบันทึกสินค้าคงคลัง (IRA) คือ 97% หรือสูงกว่า และคลังสินค้าที่ดำเนินงานดีที่สุดดันเกิน 99%
การตรวจสต็อกเป็นประจำทุกปีถือเป็นการลดน้ำหนัก: เจ็บปวด ก่อกวน และผลลัพธ์ก็จางลงอย่างรวดเร็ว การนับรอบเป็นกิจวัตรที่ดี: ใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยและสม่ำเสมอซึ่งประกอบขึ้นเป็นความแม่นยำที่ยั่งยืน
ขั้นตอนที่ 1: จำแนก SKU ด้วยการวิเคราะห์ ABC
การวิเคราะห์ ABC จัดกลุ่มสินค้าคงคลังของคุณตามผลกระทบต่อมูลค่า หลักการพาเรโต (ประมาณ 80/20) เป็นจุดเริ่มต้น แต่การแยกที่แน่นอนจะขึ้นอยู่กับแค็ตตาล็อกของคุณ
ประมาณ 20% ของ SKU ขับเคลื่อนประมาณ 80% ของรายได้หรือมูลค่าการใช้งานของคุณ สิ่งเหล่านี้คือผลิตภัณฑ์ที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วและมีมูลค่าสูง ข้อผิดพลาดที่นี่กระทบต่อยอดขายและกระแสเงินสดโดยตรง
ประมาณ 30% ของ SKU มีส่วนสนับสนุนประมาณ 15% ของมูลค่า สำคัญ แต่การนับผิดเพียงครั้งเดียวแทบจะไม่ทำให้เกิดวิกฤติ
SKU ที่เหลืออีก 50% ซึ่งมักจะคิดเป็นเพียง 5% ของมูลค่าทั้งหมด มีความเสี่ยงต่ำเป็นรายบุคคล แต่ยังต้องมีการตรวจสอบเป็นระยะ
หากต้องการสร้างรายการ ABC ให้ส่งออก SKU ของคุณพร้อมกับมูลค่าการขายหรือการใช้งานในช่วง 90 วันที่ผ่านมา เรียงลำดับจากมากไปหาน้อยตามค่า เดินไปตามรายการแล้วลากเส้นสองเส้น เส้นแรกเมื่อมูลค่าสะสมสูงถึงประมาณ 80% (นั่นคือกลุ่ม A ของคุณ) เส้นที่สองอยู่ที่ประมาณ 95% (นั่นคือกลุ่ม B ของคุณ) ทุกอย่างด้านล่างคือ C
หากคุณต้องการเจาะลึกยิ่งขึ้นพร้อมตัวอย่าง บทความการวิเคราะห์ ABC ที่กำลังจะมีขึ้นของเราจะกล่าวถึงคณิตศาสตร์ทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าความถี่การนับตามชั้นเรียน
เมื่อคุณมีกลุ่ม ABC แล้ว ให้กำหนดจังหวะการนับให้กับแต่ละกลุ่ม ไม่มีความถี่ที่ "ถูกต้อง" เพียงครั้งเดียว ขึ้นอยู่กับจำนวน SKU ขนาดทีม และความแปรปรวนที่คุณเห็นในปัจจุบัน นี่คือจุดเริ่มต้นที่พิสูจน์แล้ว:
SKU เหล่านี้เคลื่อนไหวเร็ว ข้อผิดพลาดจึงปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็ว การตรวจสอบรายสัปดาห์จะรักษาความถูกต้องแม่นยำมากกว่า 99% สำหรับรายการที่สำคัญที่สุด
เดือนละครั้งก็เพียงพอที่จะจับดริฟท์ก่อนที่จะทบต้น สเปรด B นับตลอด 4 สัปดาห์ ดังนั้นจึงไม่มีการโอเวอร์โหลดในสัปดาห์เดียว
สินค้ามูลค่าต่ำมักไม่ค่อยก่อให้เกิดปัญหาเร่งด่วน การนับหนึ่งครั้งต่อไตรมาสยังคงหมายความว่ารายการ C ทุกรายการได้รับการตรวจสอบอย่างน้อย 4 ครั้งต่อปี
หากรายการ C เป็นส่วนประกอบที่สำคัญในชุดหรือชุดประกอบ ให้เลื่อนระดับเป็นความถี่ B โดยไม่คำนึงถึงมูลค่าแต่ละดอลลาร์ สกรู $0.10 ที่หายไปซึ่งหยุดการขนส่งมูลค่า $500 ไม่ใช่ปัญหาระดับ C
ขั้นตอนที่ 3: มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ
การนับรอบจะพังเมื่อไม่มีใครเป็นเจ้าของ กำหนดบทบาทสามบทบาท - แม้ว่าคนๆ หนึ่งจะสวมหมวกหลายใบในทีมเล็กๆ ก็ตาม
ดำเนินการนับทางกายภาพ นับแบบสุ่ม (โดยไม่เห็นปริมาณของระบบ) เพื่อหลีกเลี่ยงอคติในการยืนยัน บันทึกสิ่งที่พวกเขาเห็น ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาคาดหวัง
เปรียบเทียบจำนวนจริงกับบันทึกของระบบ ตรวจสอบความแปรปรวนก่อนทำการปรับปรุง ถาม: มันเป็นข้อผิดพลาดในการรับ หยิบผิด ปัญหาฉลาก หรือการหดตัวหรือไม่
สร้างรายการนับรายสัปดาห์ กำหนดโซน ตรวจสอบ KPI และเพิ่มปัญหาที่เกิดซ้ำให้กับผู้นำในการปฏิบัติงาน
ในทีมคลังสินค้า 3 คน ผู้ประสานงานอาจเป็นผู้กระทบยอดด้วย นั่นเป็นเรื่องปกติ สิ่งสำคัญคือการนับและการกระทบยอดถือเป็นขั้นตอนที่แยกจากกัน ไม่ใช่งานที่เร่งรีบเพียงงานเดียว
ขั้นตอนที่ 4: สร้างตัวอย่างปฏิทินรายสัปดาห์
ปฏิทินลบการตัดสินใจของ "วันนี้เราจะนับอะไร" และแทนที่ด้วยกิจวัตรประจำวัน นี่คือกำหนดการตัวอย่างสำหรับทีมที่จัดการประมาณ 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C)
นับ 25 รายการ (โซน 1) สร้างรายการนับของสัปดาห์และแจกจ่ายให้กับเคาน์เตอร์
นับ 25 A รายการ (โซน 2) กระทบยอดจำนวนวันจันทร์และบันทึกผลต่าง
นับ 25 รายการ (โซน 3) กระทบยอดการนับวันอังคาร
นับสินค้า 25 A (โซน 4) บวก ~38 B รายการ (ส่วนแบ่งรายสัปดาห์ของชุดรายเดือน) กระทบยอดการนับวันพุธ
กระทบยอดการนับวันพฤหัสบดี ทบทวน KPI รายสัปดาห์ ยกระดับ SKU ใดๆ ที่มีความแตกต่างตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไปในเดือนนี้
ด้วยจังหวะนี้ รายการ A ทั้งหมด 100 รายการจะถูกนับทุกสัปดาห์ รายการ B ทั้งหมด 150 รายการทุกเดือน (ประมาณ 38 รายการต่อสัปดาห์) และรายการ C ทั้งหมด 250 รายการทุกไตรมาส (ประมาณ 20 รายการต่อสัปดาห์ โดยบวกเข้ากับวันที่เบากว่า) ปรับตัวเลขให้พอดีกับแค็ตตาล็อกของคุณ
นับในช่วงนอกเวลาเร่งด่วน - ก่อนรับเวฟตอนเช้าหรือหลังการจัดส่งครั้งสุดท้าย หากคุณต้องนับระหว่างการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ ให้หยุดโซน: ห้ามหยิบหรือเก็บในทางเดินนั้นจนกว่าตัวนับจะเสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 5: ติดตาม 4 KPI ที่พิสูจน์ความก้าวหน้า
โปรแกรมนับรอบที่ไม่มี KPI เป็นเพียงงานยุ่ง ติดตามตัวเลขสี่ตัวนี้ทุกสัปดาห์และทบทวนแนวโน้มทุกเดือน
IRA = จำนวนที่ถูกต้อง / จำนวนทั้งหมด x 100 นี่คือตัวชี้วัดพาดหัวของคุณ ตั้งเป้าหมาย 97% เป็นพื้นฐานและผลักดันไปสู่ 99% หาก IRA หลุด แสดงว่ากระบวนการของคุณมีรอยรั่ว - ค้นหาให้เจอ
รวมค่าเงินดอลลาร์สัมบูรณ์ของความคลาดเคลื่อนทั้งหมดที่พบในสัปดาห์นี้ IRA ที่สูงและมีค่าความแปรปรวนสูงหมายความว่าข้อผิดพลาดของคุณกระจุกตัวอยู่กับสินค้าราคาแพง - สัญญาณว่าความถี่ A-item ของคุณอาจต่ำเกินไป
อัตราการปรับปรุง = สินค้าที่ปรับปรุง / จำนวนสินค้าที่นับ x 100 โปรแกรมที่ดีจะคงไว้ต่ำกว่า 5% เกินกว่า 10% หมายความว่าสาเหตุที่แท้จริงยังไม่ได้รับการแก้ไข และคุณเพียงแก้ไขอาการเท่านั้น
ติดตามการสูญเสียที่ไม่สามารถอธิบายได้ (นับ < ระบบโดยไม่มีเหตุผลของกระบวนการ) เป็นบรรทัดแยกต่างหาก แนวโน้มการหดตัวที่เพิ่มขึ้นเป็นสัญญาณด้านความปลอดภัย ไม่ใช่แค่ปัญหาด้านความแม่นยำเท่านั้น การนับเป็นประจำทำให้การซ่อนขโมยทำได้ยากขึ้น
โพสต์หมายเลขเหล่านี้ในที่ที่ทีมงานสามารถดูได้ ความโปร่งใสสร้างความรับผิดชอบ และแนวโน้มความแม่นยำที่มองเห็นได้จะกระตุ้นให้ผู้นับพบว่าไม่ตรงกันซึ่งทำให้สินค้าขาดตลาด
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำลายตารางเวลาของคุณ
- การนับโดยไม่กระทบยอด: การนับที่ไม่เคยเปรียบเทียบกับบันทึกของระบบถือเป็นการนับที่สูญเปล่า ปิดวงจรด้วยการสอบสวนและปรับเปลี่ยนเสมอ
- การแสดงปริมาณของระบบที่เคาน์เตอร์: สิ่งนี้ทำให้เกิดอคติในการยืนยัน ตัวนับเห็น "48" บนหน้าจอและนับ 48 แม้ว่าจะมี 45 จริงๆ ก็ตาม ให้นับคนตาบอดเสมอ
- การข้ามจะนับเมื่องานยุ่ง: สัปดาห์ที่ยุ่งที่สุดคือช่วงที่เกิดข้อผิดพลาดมากที่สุด หากคุณข้ามการนับในช่วงเวลาที่มีการใช้งานสูงสุด คุณจะสูญเสียความแม่นยำในเวลาที่สำคัญ
- การปรับเปลี่ยนโดยไม่มีรหัสเหตุผล: การปรับเปลี่ยนทุกครั้งควรมีเหตุผล: ได้รับข้อผิดพลาด การหยิบผิด ความเสียหาย การสลับป้ายกำกับ การโจรกรรม โดยไม่มีเหตุผล คุณจะแก้ไขตัวเลขแต่ไม่เคยแก้ไขกระบวนการ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบสาเหตุที่แท้จริง โปรดดู คำแนะนำเกี่ยวกับความแปรปรวนของพื้นที่โฆษณา
- ไม่ต้องอัปเดตคลาส ABC ของคุณ: ความเร็วของผลิตภัณฑ์เปลี่ยนแปลง สินค้าตามฤดูกาลอาจเป็น A ในเดือนธันวาคม และ C ในเดือนมีนาคม ตรวจสอบการแยก ABC ของคุณอย่างน้อยทุกไตรมาส
- รอบการรักษาถือเป็นการลงโทษ: กำหนดให้นับอย่างยุติธรรม หมุนเวียนโซน และเฉลิมฉลองการปรับปรุงความแม่นยำ หากการนับเป็นงานที่ไม่มีใครต้องการเสมอไป การปฏิบัติตามข้อกำหนดก็จะจางหายไป
เครื่องมือที่ทำให้กำหนดการติด
- ตัวเริ่มต้นสเปรดชีต: สเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีคอลัมน์สำหรับ SKU, ตำแหน่ง, คลาส ABC, วันที่กำหนด, ปริมาณที่นับ, ปริมาณของระบบ, ผลต่าง และรหัสเหตุผลก็เพียงพอที่จะเริ่มต้นแล้ว เปลี่ยนไปใช้ WMS เมื่อปริมาณความต้องการ
- การสแกนบาร์โค้ด: การสแกนป้ายกำกับสถานที่แล้วสแกนรายการต่างๆ จะช่วยลบข้อผิดพลาดในการถอดเสียง แม้แต่กล้องโทรศัพท์ก็สามารถอ่านบาร์โค้ดได้อย่างน่าเชื่อถือ สำหรับเคล็ดลับการตั้งค่าฉลาก โปรดดู คู่มือการติดฉลากบาร์โค้ด
- แอปนับเลขบนมือถือ: เครื่องมือทางโทรศัพท์ช่วยให้เคาน์เตอร์เดินไปตามทางเดิน สแกน และบันทึกได้ในขั้นตอนเดียว ผลลัพธ์จะซิงค์ทันที ดังนั้นผู้กระทบยอดจึงสามารถเริ่มตรวจสอบได้โดยไม่ต้องรอกระดาษ
ขั้นตอนต่อไป: เริ่มจากหนึ่งโซนในวันจันทร์หน้า
คุณไม่จำเป็นต้องยกเครื่องการทำงานทั้งหมดของคุณ เลือกหนึ่งโซน จำแนก SKU เป็น A, B และ C พิมพ์ใบนับ (หรือเปิดแอปการสแกน) และนับ ตกลงกันวันอังคาร. ทำซ้ำในวันจันทร์ถัดไป ภายในหนึ่งเดือน คุณจะมีจังหวะ จำนวนความแม่นยำพื้นฐาน และข้อมูลเพียงพอที่จะขยาย
รายการตรวจสอบในสัปดาห์แรกของคุณ
- ส่งออกและจัดประเภท:ดึงรายการ SKU ของคุณ จัดเรียงตามมูลค่า 90 วัน และกำหนดคลาส A/B/C
- เลือกหนึ่งโซน:เลือกพื้นที่ที่มีการจราจรหนาแน่นโดยส่วนใหญ่เป็นรายการ A สำหรับการนับครั้งแรก
- นับคนตาบอด:ให้สมาชิกในทีมนับโดยไม่เห็นปริมาณของระบบ บันทึกผลลัพธ์
- กระทบยอดในวันถัดไป:เปรียบเทียบการนับทางกายภาพกับระบบ ตรวจสอบทุกความแปรปรวนก่อนทำการปรับเปลี่ยน
- บันทึก IRA แรกของคุณ:คำนวณ % ความแม่นยำแล้วโพสต์ นี่คือพื้นฐานของคุณที่จะเอาชนะ