Большинство команд знают, что им следует считать циклы. На самом деле меньше команд делают это последовательно. Проблема редко заключается в мотивации - это отсутствие повторяющегося графика, позволяющего пережить напряженное утро понедельника.
Это руководство дает вам недостающую часть: практическую основу для принятия решений, что считать, как часто, кто это делает и какие цифры следить. Если вы уже знаете, почему подсчет циклов лучше болезненного ежегодного закрытия, пропускайте дальше. Если нет, то наше введение в циклический подсчет описывает случай перехода.
Почему частота имеет большее значение, чем охват
Распространенная ошибка – пытаться все считать одинаково. Это кажется справедливым, но это напрасная трата усилий. Электроинструмент за 2000 долларов, который продается ежедневно, заслуживает большего внимания, чем крепеж за 0,50 доллара, который вы заказываете дважды в год.
Цель не в том, чтобы каждую неделю пересчитывать все SKU. Цель – отловить ошибки до того, как они будут стоить вам денег. Это означает, что нужно часто подсчитывать элементы с высоким уровнем воздействия, а элементы с низким уровнем воздействия - в течение более длительного цикла. Отраслевой целевой показатель точности учета запасов (IRA) составляет 97 % или выше, а на наиболее хорошо управляемых складах этот показатель превышает 99 %.
Ежегодный подведение итогов - это интенсивная диета: болезненная, разрушительная, а результаты быстро исчезают. Подсчет циклов - это здоровая рутина: небольшие, последовательные усилия, которые обеспечивают длительную точность.
Шаг 1. Классифицируйте SKU с помощью ABC-анализа.
ABC-анализ группирует ваши запасы по влиянию на стоимость. Принцип Парето (примерно 80/20) является отправной точкой, но точное разделение будет зависеть от вашего каталога.
Примерно 20 % SKU приносят около 80 % вашего дохода или ценности использования. Это ваши быстродействующие и дорогостоящие продукты. Ошибки здесь напрямую влияют на продажи и денежный поток.
Около 30% SKU приносят около 15% стоимости. Это важно, но единственная ошибка в подсчете редко вызывает кризис.
Остальные 50% SKU зачастую составляют лишь 5% от общей стоимости. Индивидуальный риск низкий, но они все равно нуждаются в периодической проверке.
Чтобы создать свой список ABC, экспортируйте свои SKU с данными о продажах или использовании за последние 90 дней. Сортировка по убыванию значения. Пройдите вниз по списку и нарисуйте две линии: первую, когда совокупное значение достигнет примерно 80 % (это ваша группа А), вторую примерно 95 % (это ваша группа Б). Все, что ниже, - это C.
Если вам нужно более подробное описание с примерами, в нашей следующей статье об анализе ABC шаг за шагом будет рассмотрена математика.
Шаг 2: установите частоту счета по классу
Если у вас есть группы ABC, назначьте каждой из них ритм счета. Не существует единой «правильной» частоты - это зависит от количества ваших SKU, размера команды и того, насколько сильно вы наблюдаете разницу. Вот проверенная отправная точка:
Эти SKU меняются быстро, поэтому ошибки появляются быстро. Еженедельная проверка обеспечивает точность более 99 % для наиболее важных элементов.
Раз в месяц достаточно, чтобы уловить дрейф до того, как он усугубится. Распределение B рассчитано на 4 недели, поэтому ни одна неделя не будет перегружена.
Недорогие предметы редко вызывают неотложные проблемы. Один подсчет в квартал по-прежнему означает, что каждый элемент C проверяется как минимум 4 раза в год.
Если элемент C является критически важным компонентом в комплекте или сборке, повысьте его до частоты B независимо от его индивидуальной денежной стоимости. Отсутствующий винт стоимостью 0,10 доллара, который останавливает поставку стоимостью 500 долларов, не является проблемой высшего уровня.
Шаг 3: распределите роли и обязанности
Подсчет циклов не работает, когда им никто не владеет. Определите три роли - даже если в небольшой команде один человек выполняет несколько функций.
Выполняет физический подсчет. Считает вслепую (не видя количества в системе), чтобы избежать предвзятости подтверждения. Записывает то, что они видят, а не то, что ожидают.
Сравнивает физический счетчик с системной записью. Исследует любые отклонения перед корректировкой. Спрашивает: ошибка при получении, неправильный выбор, проблема с этикеткой или усадка?
Создает еженедельный список подсчета, назначает зоны, проверяет ключевые показатели эффективности и передает повторяющиеся проблемы операционному руководству.
В складской команде, состоящей из трех человек, координатор может также выполнять роль посредника по выверке данных. Это нормально. Важно то, что подсчет и сверка рассматриваются как отдельные шаги, а не как одна спешная задача.
Шаг 4: создайте образец еженедельного календаря
Календарь убирает решение «что мы считаем сегодня?» и заменяет его рутиной. Вот примерное расписание для команды, управляющей примерно 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Отсчитайте 25 предметов А (Зона 1). Создайте список подсчета за неделю и распределите его по счетчикам.
Отсчитайте 25 предметов А (Зона 2). Согласуйте данные понедельника и журнальные отклонения.
Отсчитайте 25 предметов А (Зона 3). Согласуйте данные вторника.
Подсчитайте 25 позиций А (зона 4) плюс ~38 позиций Б (еженедельная часть ежемесячной партии). Согласуйте данные среды.
Согласуйте счеты четверга. Анализируйте еженедельные KPI. В этом месяце эскалируйте любые SKU с двумя или более отклонениями.
При таком ритме все 100 пунктов А подсчитываются каждую неделю, все 150 пунктов В - каждый месяц (около 38 в неделю) и все 250 пунктов С - каждый квартал (около 20 в неделю, плюс к более светлым дням). Отрегулируйте номера в соответствии с вашим каталогом.
Считайте в непиковое время - перед утренним сбором или после последней отгрузки. Если вам необходимо вести подсчет во время активных операций, заморозьте зону: в этом проходе нельзя брать или размещать товары до тех пор, пока счетчик не завершится.
Шаг 5: отследите 4 ключевых показателя эффективности, подтверждающих прогресс
Программа подсчета циклов без KPI - это просто занятость. Отслеживайте эти четыре цифры еженедельно и ежемесячно анализируйте тенденции.
IRA = правильные подсчеты / общее количество x 100. Это ваш заголовок. Нацельтесь на 97 % в качестве базового уровня и стремитесь к 99 %. Если IRA падает, в вашем процессе есть утечка - найдите ее.
Суммируйте абсолютную долларовую стоимость всех несоответствий, обнаруженных на этой неделе. Высокий IRA с высоким значением дисперсии означает, что ваши ошибки сосредоточены в дорогих предметах - признак того, что ваша частота пунктов А может быть слишком низкой.
Коэффициент корректировки = скорректированные элементы / подсчитанные элементы x 100. Здоровая программа поддерживает этот показатель ниже 5%. Уровень выше 10 % означает, что основные причины не устранены, и вы просто корректируете симптомы.
Отслеживайте необъяснимые потери (количество <система без технологической причины) отдельной строкой. Тенденция к возрастающей усадке - это сигнал безопасности, а не просто проблема точности. Регулярный подсчет затрудняет сокрытие кражи.
Опубликуйте эти цифры там, где команда сможет их увидеть. Прозрачность повышает подотчетность, а видимая тенденция к точности мотивирует счетчика, обнаружившего несоответствие, которое предотвратило дефицит.
Распространенные ошибки, которые сбивают ваш график
- Подсчет без сверки. Подсчет, который никогда не сравнивается с системной записью, является напрасным. Всегда замыкайте цикл исследованиями и корректировками.
- Отображение системного количества на счетчике. Это приводит к смещению подтверждения. Счетчик видит на экране «48» и считает 48, даже если их действительно 45. Всегда считайте вслепую.
- Пропуск считается, когда он занят: В самые загруженные недели происходит больше всего ошибок. Если вы пропускаете подсчеты в периоды пиковой нагрузки, вы теряете точность именно тогда, когда это важно.
- Корректировка без кода причины: Для каждой корректировки должна быть указана причина: ошибка получения, неправильный выбор, повреждение, подмена этикетки, кража. Без причин вы фиксируете цифры, но никогда не исправляете процессы. Дополнительную информацию об исследовании коренных причин см. в нашем руководстве по отклонениям запасов.
- Никогда не обновляйте классы ABC: Товары меняются очень быстро. Сезонным товаром может быть буква А в декабре и буква С в марте. Просматривайте свое разделение ABC хотя бы ежеквартально.
- Относитесь к подсчету циклов как к наказанию. Справедливо назначайте счетчики, чередуйте зоны и отмечайте повышение точности. Если подсчет всегда является задачей, которая никому не нужна, соблюдение требований исчезнет.
Инструменты, которые помогают придерживаться графика
- Начало работы с электронной таблицей. Для начала достаточно общей электронной таблицы со столбцами для SKU, местоположения, класса ABC, запланированной даты, подсчитанного количества, системного количества, отклонения и кода причины. Переходите на WMS, когда этого требует объем.
- Сканирование штрих-кода. Сканирование метки местоположения, а затем сканирование предметов устраняет ошибки транскрипции. Даже камера телефона может надежно считывать штрих-коды. Советы по настройке этикеток см. в нашем руководстве по маркировке штрих-кодов.
- Мобильные приложения для подсчета. Инструмент на базе телефона позволяет счетчикам перемещаться по проходу, сканировать и записывать данные за один шаг. Результаты синхронизируются немедленно, поэтому специалист по выверке может начать расследование, не дожидаясь бумажного листа.
Следующий шаг: начните с одной зоны в следующий понедельник.
Вам не нужно пересматривать всю вашу работу. Выберите одну зону, классифицируйте ее артикулы на A, B и C, распечатайте лист подсчета (или откройте приложение для сканирования) и подсчитайте. Примирение во вторник. Повторите в следующий понедельник. В течение месяца у вас будет ритм, базовый показатель точности и достаточно данных для расширения.
Ваш контрольный список на первую неделю
- Экспорт и классификация.Извлеките список артикулов, отсортируйте его по значению за 90 дней и назначьте классы A/B/C.
- Выберите одну зону.Для первого подсчета выберите зону с интенсивным движением людей, где в основном представлены предметы класса А.
- Счет вслепую.Попросите членов команды подсчитать, не видя объемов системы. Запишите результаты.
- Сверка на следующий день:Сравните физические показатели с системными. Прежде чем вносить коррективы, исследуйте каждое отклонение.
- Зарегистрируйте свой первый IRA:Рассчитайте процент точности и опубликуйте его. Это ваш базовый уровень, который нужно превзойти.