A maioria das equipes sabe que deve contar em ciclos. Poucas equipes realmente fazem isso de forma consistente. O problema raramente é a motivação – é a falta de uma programação repetível que sobreviva a uma movimentada manhã de segunda-feira.
Este guia fornece a peça que falta: uma estrutura prática para decidir o que contar, com que frequência, quem faz isso e quais números observar. Se você já sabe por que a contagem cíclica supera uma dolorosa paralisação anual, avance. Caso contrário, nossa introdução à contagem cíclica cobre o caso para fazer a mudança.
Por que a frequência é mais importante do que a cobertura
Um erro comum é tentar contar tudo igualmente. Isso parece justo, mas é um desperdício de esforço. Uma ferramenta elétrica de US$ 2.000 que é vendida diariamente merece mais atenção do que um fixador de US$ 0,50 que você encomenda duas vezes por ano.
O objetivo não é contar todos os SKU todas as semanas. O objetivo é detectar erros antes que eles lhe custem dinheiro. Isso significa contar itens de alto impacto com frequência e itens de baixo impacto em um ciclo mais longo. A meta da indústria para precisão de registro de estoque (IRA) é 97% ou superior, e os armazéns mais bem administrados ultrapassam 99%.
Um balanço anual é uma dieta radical: dolorosa, perturbadora e os resultados desaparecem rapidamente. A contagem cíclica é uma rotina saudável: um esforço pequeno e consistente que resulta em uma precisão duradoura.
Etapa 1: classificar SKUs com análise ABC
A análise ABC agrupa seu inventário por impacto de valor. O princípio de Pareto (aproximadamente 80/20) é o ponto de partida, mas a divisão exata dependerá do seu catálogo.
Aproximadamente 20% dos SKUs geram cerca de 80% de sua receita ou valor de uso. Esses são os produtos mais rápidos e de alto valor. Os erros aqui afetam diretamente as vendas e o fluxo de caixa.
Cerca de 30% dos SKUs contribuem com cerca de 15% do valor. Importante, mas um único erro de cálculo raramente desencadeia uma crise.
Os restantes 50% de SKUs, muitas vezes representando apenas 5% do valor total. Baixo risco individualmente, mas ainda precisam de verificação periódica.
Para construir sua lista ABC, exporte seus SKUs com os últimos 90 dias de vendas ou valor de uso. Classifique em ordem decrescente por valor. Percorra a lista e desenhe duas linhas: a primeira quando o valor cumulativo atinge cerca de 80% (esse é o seu grupo A), a segunda em cerca de 95% (esse é o seu grupo B). Tudo abaixo é C.
Se você quiser uma explicação mais aprofundada com exemplos, nosso próximo artigo de análise ABC cobrirá a matemática passo a passo.
Etapa 2: definir a frequência de contagem por classe
Depois de ter seus grupos ABC, atribua uma cadência de contagem a cada um. Não existe uma frequência "certa" única - depende da contagem de SKU, do tamanho da equipe e da variação que você vê atualmente. Aqui está um ponto de partida comprovado:
Esses SKUs são movidos rapidamente, portanto os erros aparecem rapidamente. Uma verificação semanal mantém a precisão acima de 99% para os itens mais importantes.
Uma vez por mês é suficiente para detectar a deriva antes que ela se agrave. O spread B conta ao longo de 4 semanas para que nenhuma semana fique sobrecarregada.
Itens de baixo valor raramente causam problemas urgentes. Uma contagem por trimestre ainda significa que cada item C é verificado pelo menos 4 vezes por ano.
Se um item C for um componente crítico em um kit ou montagem, promova-o para a frequência B, independentemente de seu valor monetário individual. A falta de um parafuso de US$ 0,10 que impede uma remessa de US$ 500 não é um problema de nível C.
Etapa 3: atribuir funções e responsabilidades
A contagem cíclica é interrompida quando ninguém é dono dela. Defina três funções - mesmo que uma pessoa desempenhe várias funções em uma equipe pequena.
Executa a contagem física. Conta às cegas (sem ver a quantidade do sistema) para evitar viés de confirmação. Registra o que veem, não o que esperam.
Compara a contagem física com o registro do sistema. Investiga qualquer variação antes de ajustar. Pergunta: foi um erro de recebimento, uma escolha errada, um problema de etiqueta ou encolhimento?
Gera a lista de contagem semanal, atribui zonas, analisa KPIs e encaminha problemas recorrentes para a liderança de operações.
Numa equipa de armazém composta por 3 pessoas, o coordenador também pode ser o reconciliador. Tudo bem. O que importa é que a contagem e a reconciliação sejam tratadas como etapas separadas e não como uma tarefa apressada.
Etapa 4: crie um exemplo de calendário semanal
Um calendário elimina a decisão de “o que contamos hoje?” e substitui-o por uma rotina. Aqui está um exemplo de cronograma para uma equipe que gerencia cerca de 500 SKUs (100 A, 150 B, 250 C).
Conte 25 itens A (Zona 1). Gere a lista de contagem da semana e distribua aos contadores.
Conte 25 itens A (Zona 2). Reconcilie as contagens e as variações de registro de segunda-feira.
Conte 25 itens A (Zona 3). Reconcilie as contagens de terça-feira.
Conte 25 itens A (Zona 4) mais ~38 itens B (fatia semanal do lote mensal). Reconcilie as contagens de quarta-feira.
Reconcilie as contagens de quinta-feira. Revise os KPIs semanais. Aumente qualquer SKU com duas ou mais variações este mês.
Com esse ritmo, todos os 100 itens A são contados todas as semanas, todos os 150 itens B todos os meses (cerca de 38 por semana) e todos os 250 itens C todos os trimestres (cerca de 20 por semana, somados aos dias mais leves). Ajuste os números para caber no seu catálogo.
Conte fora dos horários de pico - antes da onda de coleta matinal ou após a última remessa. Se você precisar contar durante operações ativas, congele a zona: não há coletas ou depósitos nesse corredor até que a contagem termine.
Etapa 5: acompanhe 4 KPIs que comprovam o progresso
Um programa de contagem cíclica sem KPIs é apenas um trabalho árduo. Acompanhe esses quatro números semanalmente e analise as tendências mensalmente.
IRA = contagens corretas / contagens totais x 100. Esta é a sua métrica de título. Almeje 97% como linha de base e avance para 99%. Se o IRA cair, seu processo apresenta um vazamento – encontre-o.
Some o valor absoluto em dólares de todas as discrepâncias encontradas esta semana. Um IRA alto com um valor de variação alto significa que seus erros estão concentrados em itens caros - um sinal de que a frequência do item A pode ser muito baixa.
Taxa de ajuste = itens ajustados / itens contados x 100. Um programa saudável mantém esse valor abaixo de 5%. Acima de 10% significa que as causas raízes não foram corrigidas e você está apenas corrigindo os sintomas.
Rastreie perdas inexplicáveis (contagem < sistema sem motivo de processo) como uma linha separada. Uma tendência crescente de redução é um sinal de segurança, e não apenas uma questão de precisão. A contagem regular torna o roubo mais difícil de esconder.
Publique esses números onde a equipe possa vê-los. A transparência gera responsabilidade e uma tendência visível de precisão motiva o contador que encontrou a incompatibilidade que impediu a ruptura de estoque.
Erros comuns que sabotam sua agenda
- Contar sem reconciliar: Uma contagem que nunca é comparada com o registro do sistema é uma contagem desperdiçada. Sempre feche o ciclo com investigação e ajuste.
- Mostrar a quantidade do sistema para o contador: Isso introduz um viés de confirmação. O contador vê "48" na tela e conta 48, mesmo que sejam realmente 45. Sempre conte às cegas.
- Pular contagens quando há muito movimento: As semanas mais movimentadas são quando os erros acontecem com mais frequência. Se você pular as contagens durante os períodos de pico, perderá a precisão exatamente quando é importante.
- Ajuste sem código de motivo: Todo ajuste deve conter um motivo: erro de recebimento, escolha errada, dano, troca de etiqueta, roubo. Sem motivos, você conserta números, mas nunca conserta processos. Para saber mais sobre como investigar as causas raízes, consulte nosso guia para variações de estoque.
- Nunca atualizando suas classes ABC: Os produtos mudam de velocidade. Um item sazonal pode ser A em dezembro e C em março. Revise sua divisão ABC pelo menos trimestralmente.
- Tratar contagens de ciclo como punição: Atribua contagens de maneira justa, gire as zonas e comemore a melhoria da precisão. Se contar for sempre uma tarefa que ninguém deseja, a conformidade desaparecerá.
Ferramentas que fazem o cronograma cumprir
- Iniciador de planilha: Uma planilha compartilhada com colunas para SKU, localização, classe ABC, data programada, quantidade contada, quantidade do sistema, variação e código de motivo é suficiente para começar. Gradue-se em um WMS quando o volume exigir.
- Leitura de código de barras: A leitura de uma etiqueta de localização e, em seguida, a leitura de itens remove erros de transcrição. Até a câmera de um telefone pode ler códigos de barras de maneira confiável. Para dicas de configuração de etiquetas, consulte nosso guia de etiquetagem de código de barras.
- Aplicativos de contagem móvel: uma ferramenta baseada em telefone permite que os contadores andem pelo corredor, digitalizem e registrem em uma única etapa. Os resultados são sincronizados imediatamente, para que o reconciliador possa começar a investigar sem esperar por uma folha de papel.
Próxima etapa: comece com uma zona na próxima segunda-feira
Você não precisa revisar toda a sua operação. Escolha uma zona, classifique seus SKUs em A, B e C, imprima uma folha de contagem (ou abra um aplicativo de digitalização) e conte. Reconcilie terça-feira. Repita na segunda-feira seguinte. Dentro de um mês você terá um ritmo, um número de precisão de base e dados suficientes para expandir.
Sua lista de verificação da primeira semana
- Exportar e classificar:Extraia sua lista de SKU, classifique por valor de 90 dias e atribua classes A/B/C.
- Escolha uma zona:Escolha uma área de tráfego intenso com principalmente itens A para sua primeira contagem.
- Contagem às cegas:Faça com que um membro da equipe conte sem ver as quantidades do sistema. Registre os resultados.
- Reconciliar no dia seguinte:Compare as contagens físicas com o sistema. Investigue cada variação antes de ajustar.
- Registre seu primeiro IRA:Calcule a% de precisão e publique-o. Esta é a sua linha de base a ser batida.