De fleste lag vet at de bør telle sykkelen. Færre lag gjør det faktisk konsekvent. Problemet er sjelden motivasjon - det er mangelen på en repeterbar timeplan som overlever en travel mandag morgen.
Denne veiledningen gir deg den manglende brikken: et praktisk rammeverk for å bestemme hva du skal telle, hvor ofte, hvem gjør det og hvilke tall du skal se. Hvis du allerede vet hvorfor syklustelling slår en smertefull årlig nedleggelse, hopp videre. Hvis ikke, dekker vår introduksjon til syklustelling saken for å gjøre byttet.
Hvorfor frekvens er viktigere enn dekning
En vanlig feil er å prøve å telle alt likt. Det føles rettferdig, men det er bortkastet innsats. Et elektroverktøy på $ 2000 som selges daglig fortjener mer oppmerksomhet enn en $ 0,50 feste du bestiller på nytt to ganger i året.
Målet er ikke å telle hver SKU hver uke. Målet er å fange opp feil før de koster deg penger. Det betyr å telle elementer med høy effekt ofte og elementer med lav innvirkning på en lengre syklus. Bransjemålet for inventarrekordnøyaktighet (IRA) er 97 % eller høyere, og de best drevne varehusene øker over 99 %.
En årlig oversikt er en krasjdiett: smertefull, forstyrrende, og resultatene forsvinner raskt. Syklustelling er en sunn rutine: liten, konsekvent innsats som gir varig nøyaktighet.
Trinn 1: klassifiser SKUer med ABC-analyse
ABC-analyse grupperer beholdningen din etter verdipåvirkning. Pareto-prinsippet (omtrent 80/20) er utgangspunktet, men din eksakte fordeling vil avhenge av katalogen din.
Omtrent 20 % av SKU-ene driver rundt 80 % av inntekten eller bruksverdien. Dette er dine raske bevegelser og høyverdiprodukter. Feil her treffer direkte salg og kontantstrøm.
Rundt 30 % av SKUene bidrar med omtrent 15 % av verdien. Viktig, men en enkelt feiltelling utløser sjelden krise.
De resterende 50 % av SKUene, representerer ofte bare 5 % av totalverdien. Lav risiko individuelt, men de trenger fortsatt periodisk verifisering.
For å bygge ABC-listen, eksporter SKUene med de siste 90 dagene med salgs- eller bruksverdi. Sorter synkende etter verdi. Gå nedover listen og tegn to linjer: den første når den kumulative verdien når omtrent 80 % (det er A-gruppen din), den andre ved omtrent 95 % (det er B-gruppen). Alt nedenfor er C.
Hvis du vil ha en dypere gjennomgang med eksempler, vil vår kommende ABC-analyseartikkel dekke matematikken trinn for trinn.
Trinn 2: angi tellefrekvens etter klasse
Når du har ABC-gruppene dine, tilordne en tellefrekvens til hver. Det er ingen enkelt "riktig" frekvens - det avhenger av SKU-antallet, teamstørrelsen og hvor mye variasjon du ser for øyeblikket. Her er et bevist utgangspunkt:
Disse SKUene beveger seg raskt, så feil vises raskt. En ukentlig sjekk holder nøyaktigheten over 99 % for de elementene som betyr mest.
En gang i måneden er nok til å fange opp drift før den blander seg. Spredning B teller over 4 uker, så ingen enkelt uke er overbelastet.
Varer med lav verdi forårsaker sjelden akutte problemer. En telling per kvartal betyr fortsatt at hver C-vare blir verifisert minst 4 ganger i året.
Hvis en C-vare er en kritisk komponent i et sett eller sammenstilling, oppgrader den til B-frekvens uavhengig av dens individuelle dollarverdi. En manglende skrue på $0,10 som stopper en forsendelse på $500 er ikke et problem på C-nivå.
Trinn 3: tildel roller og ansvar
Syklustelling går i stykker når ingen eier den. Definer tre roller - selv om én person bærer flere hatter på et lite lag.
Utfører den fysiske tellingen. Teller blind (uten å se systemmengden) for å unngå bekreftelsesskjevhet. Registrerer hva de ser, ikke hva de forventer.
Sammenligner det fysiske antallet med systemposten. Undersøker eventuelle avvik før justering. Spør: var det en mottaksfeil, et feilvalg, et etikettproblem eller krymping?
Genererer den ukentlige tellelisten, tildeler soner, vurderer KPIer og eskalerer tilbakevendende problemer til operasjonsledelsen.
På et 3-personers lagerteam kan koordinatoren også være avstemming. Det er greit. Det som betyr noe er at telling og avstemming behandles som separate trinn, ikke en forhastet oppgave.
Trinn 4: lag et eksempel på en ukentlig kalender
En kalender fjerner avgjørelsen om "hva teller vi i dag?" og erstatter det med en rutine. Her er en eksempelplan for et team som administrerer rundt 500 SKU-er (100 A, 150 B, 250 C).
Tell 25 A-elementer (Sone 1). Generer ukens telleliste og distribuer til tellere.
Tell 25 A-elementer (Sone 2). Avstem mandagens tellinger og loggavvik.
Tell 25 A-elementer (Sone 3). Avstemme tirsdagens tellinger.
Tell 25 A-varer (sone 4) pluss ~38 B-varer (ukentlig del av den månedlige batchen). Avstemme onsdagens tellinger.
Avstemme torsdagens tellinger. Gjennomgå ukentlige KPIer. Eskaler enhver SKU med to eller flere avvik denne måneden.
Med denne rytmen telles alle 100 A-elementer hver uke, alle 150 B-elementer hver måned (ca. 38 per uke), og alle 250 C-elementer hvert kvartal (ca. 20 per uke, lagt til lettere dager). Juster tallene slik at de passer til katalogen din.
Tell i rushtiden - før morgenplukkebølgen eller etter siste forsendelse. Hvis du må telle under aktive operasjoner, frys sonen: ingen plukker eller plasser i den midtgangen før telleren er ferdig.
Trinn 5: spor 4 KPIer som viser fremgang
Et syklustellingsprogram uten KPIer er bare travelt. Spor disse fire tallene ukentlig og se trender månedlig.
IRA = riktige antall / totalt antall x 100. Dette er overskriftsberegningen din. Mål 97 % som basislinje og skyv mot 99 %. Hvis IRA faller, har prosessen din en lekkasje - finn den.
Sum den absolutte dollarverdien av alle avvik funnet denne uken. En høy IRA med en høy variansverdi betyr at feilene dine er konsentrert i dyre varer - et tegn på at A-varefrekvensen din kan være for lav.
Justeringsgrad = varer justert / varer telt x 100. Et sunt program holder dette under 5%. Over 10 % betyr at grunnårsakene ikke er fikset, og at du bare korrigerer symptomene.
Spor uforklarlige tap (antall < system uten prosessårsak) som en egen linje. En stigende svinntrend er et sikkerhetssignal, ikke bare et nøyaktighetsproblem. Regelmessig telling gjør tyveri vanskeligere å skjule.
Legg ut disse tallene der teamet kan se dem. Åpenhet bygger ansvarlighet, og en synlig nøyaktighetstrend motiverer telleren som fant misforholdet som forhindret en lagerutgang.
Vanlige feil som saboterer timeplanen din
- Telle uten å avstemme: En telling som aldri sammenlignes med systemposten er en bortkastet telling. Lukk alltid sløyfen med undersøkelse og justering.
- Viser systemmengden til telleren: Dette introduserer bekreftelsesskjevhet. Telleren ser "48" på skjermen og teller 48 selv om det virkelig er 45. Tell alltid blindt.
- Hopping teller når det blir travelt: De travleste ukene er når feilene skjer mest. Hvis du hopper over tellinger i høye perioder, mister du nøyaktigheten akkurat når det gjelder.
- Justering uten grunnkode: Hver justering bør ha en årsak: mottaksfeil, feilvalg, skade, etikettbytte, tyveri. Uten grunn fikser du tall, men fikser aldri prosesser. For mer om å undersøke underliggende årsaker, se vår veiledning til inventaravvik.
- Oppdater aldri ABC-klassene dine: Produkter endrer hastighet. En sesongvare kan være en A i desember og en C i mars. Gjennomgå ABC-delingen din minst kvartalsvis.
- Behandling av syklus teller som straff: Tildel tellinger rettferdig, roter soner og feir forbedring av nøyaktigheten. Hvis telling alltid er oppgaven ingen vil ha, vil overholdelse avta.
Verktøy som får timeplanen til å feste seg
- Startregneark: Et delt regneark med kolonner for SKU, plassering, ABC-klasse, planlagt dato, opptalt mengde, systemantall, varians og årsakskode er nok til å starte. Oppgrader til et WMS når volumet krever det.
- Strekkodeskanning: Skanning av en plasseringsetikett og deretter skanning av elementer fjerner transkripsjonsfeil. Selv et telefonkamera kan lese strekkoder pålitelig. For etikettoppsetttips, se vår strekkodeetiketteringsveiledning.
- Apper for mobiltelling: Et telefonbasert verktøy lar tellere gå i midtgangen, skanne og ta opp i ett trinn. Resultatene synkroniseres umiddelbart, slik at avstemmingen kan begynne å undersøke uten å vente på et papirark.
Neste trinn: start med én sone neste mandag
Du trenger ikke å overhale hele operasjonen. Velg én sone, klassifiser SKUene i A, B og C, skriv ut et telleark (eller åpne en skanneapp) og tell. Forsoner tirsdag. Gjenta påfølgende mandag. Innen en måned vil du ha en rytme, et grunnlagsnøyaktighetstall og nok data til å utvide.
Din første ukes sjekkliste
- Eksporter og klassifiser:Trekk ut SKU-listen din, sorter etter 90-dagers verdi, og tildel A/B/C-klasser.
- Velg én sone:Velg et område med mye trafikk med stort sett A-elementer for første gangs opptelling.
- Tell blind:Få et teammedlem til å telle uten å se systemmengder. Registrer resultatene.
- Avstem neste dag:Sammenlign fysiske tellinger med systemet. Undersøk alle avvik før du justerer.
- Logg din første IRA:Beregn nøyaktighet % og post den. Dette er din grunnlinje å slå.