Het is de vraag die elke operations manager in december stelt: "Moeten we *echt* alles tellen?"
Hoewel regelmatige voorraadtelling goed is voor de gezondheid van het bedrijf, is de jaarlijkse telling vaak een wettelijke vereiste. Belastingdiensten geven veel om je voorraad omdat de waarde van je eindvoorraad direct invloed heeft op je berekende winst—en dus de belastingen die je verschuldigd bent.
Als je eindvoorraad te laag wordt gewaardeerd, lijken je Cost of Goods Sold (COGS) hoger, je winst lager en betaal je minder belasting. Overheden weten dit, dus eisen ze nauwkeurige, verifieerbare tellingen. Hier is de uitsplitsing per regio.
De Verenigde Staten (IRS)
Als je voorraad aanhoudt, vereist de IRS een fysieke telling. Het is geen suggestie. De regelgeving stelt dat bedrijven:
- Fysiek tellen van alle items ten minste één keer per jaar.
- Een identificatiemethode kiezen (Specifieke Identificatie, FIFO of LIFO) om de voorraad te waarderen.
- De voorraad waarderen op consistente wijze, vaak gebruikmakend van 'Kostprijs' of 'Lagere van Kostprijs of Marktwaarde'.
Als je wordt gecontroleerd, kan de IRS om een rondleiding door de faciliteit en je originele telbladen vragen. Als je administratie rommelig is of niet bestaat, kunnen ze je inkomen voor je schatten—wat zelden in je voordeel is.
Europa
Europese regelgeving varieert per land, maar komt over het algemeen overeen wat betreft de noodzaak van jaarlijkse verificatie.
De Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) vereist dat alle bedrijven een jaarlijkse inventarisatie uitvoeren. Volgens de Agencia Tributaria moet je een presentatie van de voorraadtelling indienen.
Onder de Franse Financiële Wet moeten de jaarrekeningen (*Comptes de Synthèses*) een nauwkeurige voorraadwaardering bevatten die is gedeponeerd bij het handelsregister.
De Boekhoudwet nr. 82/1991 mandateert expliciet dat beheerders ten minste één keer per jaar een volledige inventarisatie van het vermogen moeten uitvoeren.
Latijns-Amerika
Latijns-Amerikaanse belastingstelsels kunnen bijzonder strikt zijn wat betreft documentatie.
De Braziliaanse Schatkist vereist dat elk bedrijf dat de 'Winst'-methode gebruikt een jaarlijkse fysieke inventarisatie uitvoert, doorgaans aan het einde van het belastingjaar.
Over het algemeen zijn bedrijven met magazijnen niet verplicht om strikte fysieke voorraadtelling te doen, tenzij ze deel uitmaken van programma's zoals IMMEX (voor buitenlandse fabrikanten) of COGS moeten bewijzen voor aftrekposten.
Het Chileense belastingstelsel vereist nauwkeurige verklaringen van activa onder artikel 16 van het Burgerlijk Wetboek. Dit impliceert een gerechtvaardigde voorraadwaarde.
De Conclusie
Ongeacht waar je actief bent, ga ervan uit dat het antwoord ja is. Zelfs als een specifieke wet een maas in de wet heeft, is een nauwkeurige inventarisatie de enige manier om je Cost of Goods Sold te bewijzen.
Zie het niet alleen als een belastinglast. Het is een kans om de nauwkeurigheid van je systeem te resetten en het nieuwe boekjaar met een schone lei te beginnen.