La maggior parte delle squadre sa che dovrebbe contare ciclicamente. Meno squadre effettivamente lo fanno in modo coerente. Il problema raramente è la motivazione: è la mancanza di un programma ripetibile che sopravviva a un lunedì mattina impegnativo.
Questa guida ti fornisce il pezzo mancante: un quadro pratico per decidere cosa contare, quanto spesso, chi lo fa e quali numeri guardare. Se sai già perché il ciclo di conteggio batte una dolorosa chiusura annuale, vai avanti. In caso contrario, la nostra introduzione al ciclo di conteggio illustra la necessità di effettuare il passaggio.
Perché la frequenza conta più della copertura
Un errore comune è cercare di contare tutto allo stesso modo. Sembra giusto, ma è uno spreco di sforzi. Un elettroutensile da $ 2.000 venduto ogni giorno merita più attenzione di un dispositivo di fissaggio da $ 0,50 che riordini due volte l'anno.
L'obiettivo non è contare ogni SKU ogni settimana. L'obiettivo è individuare gli errori prima che ti costino denaro. Ciò significa contare frequentemente gli articoli ad alto impatto e gli articoli a basso impatto in un ciclo più lungo. L'obiettivo del settore per l'accuratezza dei record di inventario (IRA) è 97% o superiore, e i magazzini meglio gestiti spingono oltre il 99%.
Un bilancio annuale è una dieta drastica: dolorosa, distruttiva e i risultati svaniscono rapidamente. Il conteggio ciclico è una routine sana: uno sforzo piccolo e costante che si traduce in una precisione duratura.
Passaggio 1: classificare gli SKU con l'analisi ABC
L'analisi ABC raggruppa il tuo inventario in base all'impatto del valore. Il principio di Pareto (circa 80/20) è il punto di partenza, ma la tua suddivisione esatta dipenderà dal tuo catalogo.
Circa il 20% degli SKU generano circa l'80% delle entrate o del valore di utilizzo. Questi sono i tuoi prodotti in rapida evoluzione e di alto valore. Gli errori in questo caso colpiscono direttamente le vendite e il flusso di cassa.
Circa il 30% degli SKU contribuiscono per circa il 15% al valore. Importante, ma un singolo errore raramente innesca una crisi.
Il restante 50% degli SKU, spesso rappresenta solo il 5% del valore totale. Rischio basso singolarmente, ma necessitano comunque di verifica periodica.
Per creare il tuo elenco ABC, esporta i tuoi SKU con gli ultimi 90 giorni di vendite o valore di utilizzo. Ordina in ordine decrescente per valore. Scorri l'elenco e traccia due linee: la prima quando il valore cumulativo raggiunge circa l'80% (ovvero il tuo gruppo A), la seconda a circa il 95% (ovvero il tuo gruppo B). Tutto quello che segue è C.
Se desideri una guida più approfondita con esempi, il nostro prossimo articolo di analisi ABC tratterà la matematica passo dopo passo.
Passaggio 2: imposta la frequenza di conteggio per classe
Una volta che hai i tuoi gruppi ABC, assegna a ciascuno una cadenza di conteggio. Non esiste un'unica frequenza "giusta": dipende dal numero di SKU, dalle dimensioni del team e da quanta varianza vedi attualmente. Ecco un punto di partenza comprovato:
Questi SKU si muovono velocemente, quindi gli errori vengono visualizzati rapidamente. Un controllo settimanale mantiene la precisione superiore al 99% per gli elementi più importanti.
Una volta al mese è sufficiente per individuare la deriva prima che si aggravi. Lo spread B conta su 4 settimane, quindi nessuna settimana è sovraccarica.
Gli articoli di basso valore raramente causano problemi urgenti. Un conteggio a trimestre significa comunque che ogni elemento C viene verificato almeno 4 volte l'anno.
Se un articolo C è un componente critico in un kit o in un assieme, promuovilo alla frequenza B indipendentemente dal suo valore in dollari individuale. Una vite da 0,10 dollari mancante che blocca una spedizione da 500 dollari non è un problema di livello C.
Passo 3: assegnare ruoli e responsabilità
Il conteggio ciclico si interrompe quando nessuno lo possiede. Definisci tre ruoli, anche se una persona ricopre più ruoli in una piccola squadra.
Esegue il conteggio fisico. Conta alla cieca (senza vedere la quantità del sistema) per evitare errori di conferma. Registra ciò che vedono, non ciò che si aspettano.
Confronta il conteggio fisico con il record di sistema. Esamina eventuali variazioni prima di apportare modifiche. Chiede: si è trattato di un errore di ricezione, di una scelta errata, di un problema di etichetta o di restringimento?
Genera l'elenco dei conteggi settimanali, assegna le zone, esamina i KPI e inoltra i problemi ricorrenti alla leadership operativa.
In un team di magazzino composto da 3 persone, il coordinatore potrebbe anche essere il riconciliatore. Va bene. Ciò che conta è che il conteggio e la riconciliazione siano trattati come passaggi separati, non come un compito affrettato.
Passaggio 4: crea un calendario settimanale di esempio
Un calendario rimuove la decisione "cosa contiamo oggi?" e lo sostituisce con una routine. Ecco un programma di esempio per un team che gestisce circa 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Contare 25 articoli A (Zona 1). Genera l'elenco dei conteggi della settimana e distribuiscilo ai contatori.
Contare 25 articoli A (Zona 2). Riconciliare i conteggi di lunedì e le varianze dei registri.
Contare 25 articoli A (Zona 3). Riconciliare i conteggi di martedì.
Contare 25 articoli A (zona 4) più ~38 articoli B (fetta settimanale del lotto mensile). Riconciliare i conteggi di mercoledì.
Riconciliare i conteggi di giovedì. Rivedi i KPI settimanali. Incrementa qualsiasi SKU con due o più varianti questo mese.
Con questo ritmo, tutti i 100 articoli A vengono contati ogni settimana, tutti i 150 articoli B ogni mese (circa 38 a settimana) e tutti i 250 articoli C ogni trimestre (circa 20 a settimana, aggiunti ai giorni più leggeri). Modifica i numeri per adattarli al tuo catalogo.
Conteggio durante le ore non di punta, prima dell'ondata di prelievo mattutina o dopo l'ultima spedizione. Se devi contare durante le operazioni attive, congela la zona: non sono ammessi prelievi o stoccaggi in quella corsia fino al termine del contatore.
Passaggio 5: monitora 4 KPI che dimostrano i progressi
Un programma di conteggio ciclico senza KPI è solo un lavoro impegnativo. Tieni traccia di questi quattro numeri settimanalmente e rivedi le tendenze mensilmente.
IRA = conteggi corretti/conteggi totali x 100. Questa è la metrica principale. Puntare al 97% come linea di base e spingersi verso il 99%. Se l'IRA diminuisce, il tuo processo ha una perdita: trovala.
Somma il valore assoluto in dollari di tutte le discrepanze riscontrate questa settimana. Un IRA elevato con un valore di varianza elevato significa che i tuoi errori sono concentrati in articoli costosi: un segno che la frequenza degli articoli A potrebbe essere troppo bassa.
Tasso di aggiustamento = articoli aggiustati / articoli contati x 100. Un programma sano mantiene questo valore al di sotto del 5%. Superiore al 10% significa che le cause profonde non sono state risolte e stai solo correggendo i sintomi.
Tieni traccia delle perdite inspiegabili (conteggio < sistema senza motivo del processo) come una riga separata. Una tendenza in aumento alle differenze inventariali è un segnale di sicurezza, non solo un problema di precisione. Il conteggio regolare rende il furto più difficile da nascondere.
Pubblica questi numeri dove la squadra può vederli. La trasparenza crea responsabilità e una tendenza visibile alla precisione motiva il contatore che ha riscontrato la discrepanza che ha impedito un esaurimento delle scorte.
Errori comuni che sabotano il tuo programma
- Conteggio senza riconciliazione: un conteggio che non viene mai confrontato con il record di sistema è un conteggio sprecato. Chiudi sempre il cerchio con indagini e aggiustamenti.
- Mostrare la quantità del sistema al contatore: Ciò introduce un bias di conferma. Il contatore vede "48" sullo schermo e conta 48 anche se in realtà sono 45. Contare sempre alla cieca.
- Saltare conta quando è occupato: le settimane più impegnative sono quelle in cui si verificano più errori. Se salti i conteggi durante i periodi di punta, perdi la precisione proprio quando conta.
- Rettifica senza codice motivo: Ogni modifica deve riportare una motivazione: errore di ricezione, scelta errata, danno, scambio di etichetta, furto. Senza ragioni, correggi i numeri ma non risolvi mai i processi. Per ulteriori informazioni sull'analisi delle cause profonde, consulta la nostra guida alle varianze dell'inventario.
- Non aggiornare mai le tue lezioni ABC: I prodotti cambiano velocità. Un articolo stagionale potrebbe essere una A a dicembre e una C a marzo. Rivedi la tua suddivisione ABC almeno trimestralmente.
- Trattare il ciclo conta come una punizione: Assegna i conteggi in modo equo, ruota le zone e festeggia il miglioramento della precisione. Se contare è sempre il compito che nessuno vuole, la conformità svanirà.
Strumenti che mantengono il programma
- Foglio di calcolo iniziale: per iniziare è sufficiente un foglio di calcolo condiviso con colonne per SKU, ubicazione, lezione ABC, data programmata, quantità conteggiata, quantità di sistema, varianza e codice motivo. Passa a un WMS quando il volume lo richiede.
- Scansione codici a barre: la scansione di un'etichetta di posizione e quindi la scansione degli articoli rimuove gli errori di trascrizione. Anche la fotocamera di un telefono può leggere i codici a barre in modo affidabile. Per suggerimenti sull'impostazione delle etichette, consulta la nostra guida all'etichettatura dei codici a barre.
- App di conteggio mobili: uno strumento basato sul telefono consente agli addetti al conteggio di percorrere il corridoio, eseguire scansioni e registrare in un solo passaggio. I risultati si sincronizzano immediatamente, in modo che il riconciliatore possa iniziare a indagare senza attendere un foglio di carta.
Prossimo passo: inizia con una zona lunedì prossimo
Non è necessario rivedere l'intera operazione. Scegli una zona, classifica i suoi SKU in A, B e C, stampa un foglio di conteggio (o apri un'app di scansione) e conta. Riconciliarsi martedì. Ripetere il lunedì successivo. Entro un mese avrai un ritmo, un numero di precisione di base e dati sufficienti per espanderti.
La tua lista di controllo della prima settimana
- Esporta e classifica:recupera l'elenco degli SKU, ordina in base al valore di 90 giorni e assegna le classi A/B/C.
- Scegli una zona:scegli un'area ad alto traffico con principalmente articoli di classe A per il tuo primo conteggio.
- Conteggio alla cieca:chiedi a un membro del team di contare senza vedere le quantità del sistema. Registra i risultati.
- Riconcilia il giorno successivo:confronta i conteggi fisici con il sistema. Investigare ogni variazione prima di apportare modifiche.
- Registra il tuo primo IRA:Calcola la percentuale di precisione e pubblicala. Questa è la tua linea di base da battere.