Kebanyakan tim tahu bahwa mereka harus menghitung siklus. Lebih sedikit tim yang benar-benar melakukannya secara konsisten. Masalahnya jarang sekali terletak pada motivasi, melainkan kurangnya jadwal yang dapat diulangi untuk bertahan di Senin pagi yang sibuk.
Panduan ini memberi Anda bagian yang hilang: kerangka praktis untuk memutuskan apa yang harus dihitung, seberapa sering, siapa yang melakukannya, dan angka apa yang harus diperhatikan. Jika Anda sudah tahu mengapa penghitungan siklus mengalahkan penutupan tahunan yang menyakitkan, lewati saja. Jika tidak, pengantar penghitungan siklus kami mencakup kasus untuk melakukan peralihan.
Mengapa frekuensi lebih penting daripada cakupan
Kesalahan umum adalah mencoba menghitung segala sesuatu secara setara. Terasa adil, namun menyia-nyiakan usaha. Perkakas listrik seharga $2.000 yang terjual setiap hari layak mendapat perhatian lebih dari pengikat seharga $0,50 yang Anda pesan ulang dua kali setahun.
Tujuannya bukan untuk menghitung setiap SKU setiap minggunya. Tujuannya adalah untuk menangkap kesalahan sebelum menimbulkan kerugian. Itu berarti menghitung item berdampak tinggi secara berkala dan item berdampak rendah dalam siklus yang lebih lama. Target industri untuk akurasi catatan inventaris (IRA) adalah 97% atau lebih tinggi, dan gudang dengan pengelolaan terbaik mencapai angka di atas 99%.
Inventarisasi tahunan adalah diet ketat: menyakitkan, mengganggu, dan hasilnya cepat memudar. Penghitungan siklus adalah rutinitas yang sehat: upaya kecil dan konsisten yang menghasilkan akurasi yang bertahan lama.
Langkah 1: klasifikasikan SKU dengan analisis ABC
Analisis ABC mengelompokkan inventaris Anda berdasarkan dampak nilai. Prinsip Pareto (kira-kira 80/20) adalah titik awalnya, tetapi pembagian pastinya akan bergantung pada katalog Anda.
Sekitar 20% SKU menghasilkan sekitar 80% pendapatan atau nilai penggunaan Anda. Ini adalah produk-produk yang bergerak cepat dan bernilai tinggi. Kesalahan di sini berdampak langsung pada penjualan dan arus kas.
Sekitar 30% SKU menyumbang sekitar 15% nilai. Penting, namun satu kesalahan penghitungan jarang memicu krisis.
Sisa 50% SKU, seringkali hanya mewakili 5% dari total nilai. Risikonya rendah secara individu, namun tetap memerlukan verifikasi berkala.
Untuk membuat daftar ABC Anda, ekspor SKU Anda dengan nilai penjualan atau penggunaan 90 hari terakhir. Urutkan secara menurun berdasarkan nilai. Telusuri daftarnya dan gambarlah dua garis: yang pertama ketika nilai kumulatif mencapai sekitar 80% (yaitu grup A Anda), yang kedua sekitar 95% (yaitu grup B Anda). Segala sesuatu di bawah ini adalah C.
Jika Anda ingin panduan lebih dalam dengan contoh, artikel analisis ABC kami yang akan datang akan membahas matematika langkah demi langkah.
Langkah 2: atur frekuensi penghitungan berdasarkan kelas
Setelah Anda memiliki kelompok ABC, tetapkan irama penghitungan untuk masing-masing kelompok. Tidak ada satu frekuensi yang "benar" - ini bergantung pada jumlah SKU Anda, ukuran tim, dan seberapa banyak varians yang Anda lihat saat ini. Inilah titik awal yang terbukti:
SKU ini bergerak cepat, sehingga kesalahan muncul dengan cepat. Pemeriksaan mingguan menjaga akurasi di atas 99% untuk item yang paling penting.
Sebulan sekali sudah cukup untuk menangkap arus sebelum menjadi lebih besar. Spread B dihitung dalam 4 minggu sehingga tidak ada satu minggu pun yang kelebihan beban.
Barang bernilai rendah jarang menimbulkan masalah yang mendesak. Satu penghitungan per kuartal tetap berarti setiap item C diverifikasi setidaknya 4 kali setahun.
Jika item C merupakan komponen penting dalam kit atau rakitan, promosikan item tersebut ke frekuensi B berapa pun nilai dolarnya. Sekrup $0,10 yang hilang yang menghentikan pengiriman $500 bukanlah masalah tingkat C.
Langkah 3: tetapkan peran dan tanggung jawab
Penghitungan siklus terhenti ketika tidak ada yang memilikinya. Tentukan tiga peran - bahkan jika satu orang memegang banyak jabatan dalam tim kecil.
Melakukan penghitungan fisik. Menghitung secara blind (tanpa melihat kuantitas sistem) untuk menghindari bias konfirmasi. Merekam apa yang mereka lihat, bukan apa yang mereka harapkan.
Membandingkan hitungan fisik dengan catatan sistem. Selidiki varians apa pun sebelum melakukan penyesuaian. Bertanya: apakah karena kesalahan penerimaan, salah pilih, masalah label, atau penyusutan?
Menghasilkan daftar penghitungan mingguan, menetapkan zona, meninjau KPI, dan meneruskan masalah yang berulang ke pimpinan operasi.
Dalam tim gudang yang beranggotakan 3 orang, koordinator mungkin juga menjadi rekonsiliasi. Tidak apa-apa. Yang penting adalah penghitungan dan rekonsiliasi diperlakukan sebagai langkah terpisah, bukan tugas yang terburu-buru.
Langkah 4: buat contoh kalender mingguan
Kalender menghilangkan keputusan "apa yang kita hitung hari ini?" dan menggantinya dengan rutinitas. Berikut adalah contoh jadwal untuk tim yang mengelola sekitar 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Hitung 25 item A (Zona 1). Hasilkan daftar hitungan minggu ini dan distribusikan ke counter.
Hitung 25 item A (Zona 2). Rekonsiliasi penghitungan hari Senin dan mencatat variansnya.
Hitung 25 item A (Zona 3). Rekonsiliasi perhitungan hari Selasa.
Hitung 25 item A (Zona 4) ditambah ~38 item B (bagian mingguan dari batch bulanan). Rekonsiliasi perhitungan hari Rabu.
Rekonsiliasi perhitungan hari Kamis. Tinjau KPI mingguan. Tingkatkan SKU apa pun dengan dua varian atau lebih pada bulan ini.
Dengan ritme ini, semua item 100 A dihitung setiap minggu, semua item 150 B setiap bulan (sekitar 38 per minggu), dan semua item 250 C setiap kuartal (sekitar 20 per minggu, ditambahkan ke hari yang lebih ringan). Sesuaikan nomornya agar sesuai dengan katalog Anda.
Hitung selama jam-jam di luar jam sibuk - sebelum gelombang pengambilan pagi hari atau setelah pengiriman terakhir. Jika Anda harus menghitung selama operasi aktif, bekukan zona: tidak boleh mengambil atau membuang di lorong itu sampai penghitung selesai.
Langkah 5: lacak 4 KPI yang membuktikan kemajuan
Program penghitungan siklus tanpa KPI hanyalah pekerjaan yang sibuk. Lacak empat angka ini setiap minggu dan tinjau tren setiap bulan.
IRA = jumlah yang benar / jumlah total x 100. Ini adalah metrik judul Anda. Targetkan 97% sebagai baseline dan dorong menuju 99%. Jika IRA turun, proses Anda bocor - temukan.
Jumlahkan nilai dolar absolut dari semua perbedaan yang ditemukan minggu ini. IRA yang tinggi dengan nilai varians yang tinggi berarti kesalahan Anda terkonsentrasi pada item yang mahal - sebuah tanda bahwa frekuensi item A Anda mungkin terlalu rendah.
Tingkat penyesuaian = item disesuaikan / item dihitung x 100. Program yang sehat menjaganya tetap di bawah 5%. Di atas 10% berarti akar masalahnya belum teratasi, dan Anda hanya memperbaiki gejalanya.
Lacak kerugian yang tidak dapat dijelaskan (jumlah < sistem tanpa alasan proses) sebagai jalur terpisah. Tren penyusutan yang meningkat adalah sinyal keamanan, bukan hanya masalah akurasi. Penghitungan rutin membuat pencurian lebih sulit disembunyikan.
Posting nomor-nomor ini di tempat yang dapat dilihat oleh tim. Transparansi membangun akuntabilitas, dan tren akurasi yang terlihat memotivasi penghitung yang menemukan ketidakcocokan yang mencegah kehabisan stok.
Kesalahan umum yang menyabotase jadwal Anda
- Menghitung tanpa merekonsiliasi: Penghitungan yang tidak pernah dibandingkan dengan catatan sistem adalah penghitungan yang sia-sia. Selalu tutup lingkaran dengan penyelidikan dan penyesuaian.
- Menampilkan kuantitas sistem ke penghitung: Hal ini menimbulkan bias konfirmasi. Penghitung melihat "48" di layar dan menghitung 48 meskipun sebenarnya ada 45. Selalu menghitung secara buta.
- Melewatkan dihitung ketika sibuk: Minggu-minggu tersibuk adalah saat kesalahan paling banyak terjadi. Jika Anda melewatkan penghitungan selama periode puncak, Anda kehilangan akurasi pada saat-saat penting.
- Penyesuaian tanpa alasan kode: Setiap penyesuaian harus disertai alasannya: kesalahan penerimaan, salah pilih, kerusakan, penukaran label, pencurian. Tanpa alasan, Anda memperbaiki angka tetapi tidak pernah memperbaiki proses. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang menyelidiki akar permasalahan, lihat panduan varians inventaris.
- Jangan pernah memperbarui kelas ABC Anda: Kecepatan perubahan produk. Item musiman mungkin mendapat nilai A di bulan Desember dan C di bulan Maret. Tinjau pembagian ABC Anda setidaknya setiap tiga bulan.
- Menganggap siklus dihitung sebagai hukuman: Tetapkan penghitungan secara adil, rotasikan zona, dan rayakan peningkatan akurasi. Jika penghitungan selalu menjadi tugas yang tidak diinginkan oleh siapa pun, maka kepatuhan akan memudar.
Alat yang membuat jadwal tetap
- Pemula spreadsheet: Spreadsheet bersama dengan kolom untuk SKU, lokasi, kelas ABC, tanggal terjadwal, kuantitas terhitung, kuantitas sistem, varians, dan kode alasan sudah cukup untuk memulai. Lulus ke WMS ketika volume menuntutnya.
- Pemindaian kode batang: Memindai label lokasi lalu memindai item akan menghilangkan kesalahan transkripsi. Bahkan kamera ponsel dapat membaca barcode dengan andal. Untuk tips pengaturan label, lihat panduan pelabelan barcode.
- Aplikasi penghitungan seluler: Alat berbasis ponsel memungkinkan penghitung berjalan, memindai, dan mencatat dalam satu langkah. Hasil segera disinkronkan, sehingga rekonsiliator dapat mulai menyelidiki tanpa menunggu lembaran kertas.
Langkah selanjutnya: mulai dengan satu zona Senin depan
Anda tidak perlu merombak seluruh operasi Anda. Pilih satu zona, klasifikasikan SKU-nya menjadi A, B, dan C, cetak lembar hitungan (atau buka aplikasi pemindaian), dan hitung. Rekonsiliasi hari Selasa. Ulangi pada hari Senin berikutnya. Dalam sebulan Anda akan memiliki ritme, angka akurasi dasar, dan data yang cukup untuk dikembangkan.
Daftar periksa minggu pertama Anda
- Ekspor dan klasifikasi:Tarik daftar SKU Anda, urutkan berdasarkan nilai 90 hari, dan tetapkan kelas A/B/C.
- Pilih satu zona:Pilih area dengan lalu lintas tinggi dengan sebagian besar item A untuk penghitungan pertama Anda.
- Hitung buta:Minta anggota tim menghitung tanpa melihat jumlah sistem. Catat hasilnya.
- Rekonsiliasi hari berikutnya:Bandingkan penghitungan fisik dengan sistem. Selidiki setiap varian sebelum melakukan penyesuaian.
- Catat IRA pertama Anda:Hitung % akurasi dan poskan. Ini adalah dasar Anda untuk dikalahkan.