अधिकांश टीमें जानती हैं कि उन्हें चक्र गणना करनी चाहिए। वास्तव में कम टीमें ही इसे लगातार करती हैं। समस्या शायद ही कभी प्रेरणा की होती है - यह एक दोहराने योग्य कार्यक्रम की कमी है जो सोमवार की व्यस्त सुबह से बच जाती है।
यह मार्गदर्शिका आपको वह छूटा हुआ भाग देती है: क्या गिनना है, कितनी बार, कौन करता है, और कौन से नंबर देखने हैं, यह तय करने के लिए एक व्यावहारिक रूपरेखा। यदि आप पहले से ही जानते हैं कि चक्र गणना एक दर्दनाक वार्षिक शटडाउन को क्यों मात देती है, तो आगे बढ़ें। यदि नहीं, तो हमारा चक्र गिनती का परिचय स्विच बनाने के मामले को कवर करता है।
आवृत्ति कवरेज से अधिक क्यों मायने रखती है?
एक सामान्य गलती हर चीज को समान रूप से गिनने की कोशिश करना है। यह उचित लगता है, लेकिन यह प्रयास बर्बाद करता है। एक $2,000 का बिजली उपकरण जो प्रतिदिन बिकता है, उस $0.50 फास्टनर की तुलना में अधिक ध्यान देने योग्य है जिसे आप वर्ष में दो बार पुनः ऑर्डर करते हैं।
लक्ष्य हर सप्ताह प्रत्येक SKU की गिनती करना नहीं है। लक्ष्य यह है कि त्रुटियों को आपके पैसे खर्च होने से पहले पकड़ लिया जाए। इसका मतलब है कि उच्च प्रभाव वाली वस्तुओं को बार-बार गिनना और कम प्रभाव वाली वस्तुओं को लंबे चक्र पर गिनना। इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता (आईआरए) के लिए उद्योग का लक्ष्य 97% या अधिक है, और सबसे अच्छा संचालित गोदाम 99% से ऊपर है।
वार्षिक स्टॉक-टेक एक क्रैश डाइट है: दर्दनाक, विघटनकारी, और परिणाम तेजी से ख़त्म हो जाते हैं। चक्र गिनती एक स्वस्थ दिनचर्या है: छोटा, लगातार प्रयास जो स्थायी सटीकता में बदल जाता है।
चरण 1: एबीसी विश्लेषण के साथ एसकेयू को वर्गीकृत करें
एबीसी विश्लेषण आपकी इन्वेंट्री को मूल्य प्रभाव के आधार पर समूहित करता है। पेरेटो सिद्धांत (लगभग 80/20) प्रारंभिक बिंदु है, लेकिन आपका सटीक विभाजन आपके कैटलॉग पर निर्भर करेगा।
लगभग 20% SKU आपके राजस्व या उपयोग मूल्य का लगभग 80% चलाते हैं। ये आपके तेज़ मूवर्स और उच्च-मूल्य वाले उत्पाद हैं। यहां त्रुटियां सीधे बिक्री और नकदी प्रवाह को प्रभावित करती हैं।
लगभग 30% SKU मूल्य का लगभग 15% योगदान करते हैं। महत्वपूर्ण है, लेकिन एक भी चूक शायद ही किसी संकट को जन्म देती है।
शेष 50% SKU, अक्सर कुल मूल्य का केवल 5% प्रतिनिधित्व करते हैं। व्यक्तिगत रूप से जोखिम कम है, लेकिन फिर भी उन्हें समय-समय पर सत्यापन की आवश्यकता होती है।
अपनी एबीसी सूची बनाने के लिए, पिछले 90 दिनों की बिक्री या उपयोग मूल्य के साथ अपने एसकेयू निर्यात करें। मान के आधार पर अवरोही क्रम में लगाएं. सूची में नीचे जाएँ और दो रेखाएँ बनाएँ: पहली जब संचयी मान लगभग 80% तक पहुँच जाए (यह आपका A समूह है), दूसरी लगभग 95% पर (वह आपका B समूह है)। नीचे सब कुछ C है.
यदि आप उदाहरणों के साथ गहन पूर्वाभ्यास चाहते हैं, तो हमारा आगामी एबीसी विश्लेषण लेख चरण दर चरण गणित को कवर करेगा।
चरण 2: कक्षा के अनुसार गिनती आवृत्ति निर्धारित करें
एक बार जब आपके पास अपने एबीसी समूह हों, तो प्रत्येक को एक गिनती ताल निर्दिष्ट करें। कोई एक "सही" आवृत्ति नहीं है - यह आपकी SKU संख्या, टीम के आकार और आप वर्तमान में कितना भिन्नता देख रहे हैं, इस पर निर्भर करता है। यहाँ एक सिद्ध प्रारंभिक बिंदु है:
ये SKU तेजी से चलते हैं, इसलिए त्रुटियां तेजी से दिखाई देती हैं। साप्ताहिक जाँच उन वस्तुओं की सटीकता को 99% से ऊपर रखती है जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं।
बहाव को बढ़ने से पहले पकड़ने के लिए महीने में एक बार पर्याप्त है। स्प्रेड बी की गणना 4 सप्ताहों में की जाती है, इसलिए कोई भी सप्ताह अतिभारित नहीं होता है।
कम मूल्य वाली वस्तुएँ शायद ही कभी अत्यावश्यक समस्याएँ पैदा करती हैं। प्रति तिमाही एक गिनती का अभी भी मतलब है कि प्रत्येक सी आइटम को वर्ष में कम से कम 4 बार सत्यापित किया जाता है।
यदि कोई सी आइटम किसी किट या असेंबली में एक महत्वपूर्ण घटक है, तो इसके व्यक्तिगत डॉलर मूल्य की परवाह किए बिना इसे बी आवृत्ति पर बढ़ावा दें। $0.10 का गायब पेंच जो $500 शिपमेंट को रोकता है, सी-लेवल की समस्या नहीं है।
चरण 3: भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सौंपें
साइकिल की गिनती तब टूट जाती है जब उसका कोई मालिक नहीं होता। तीन भूमिकाएँ परिभाषित करें - भले ही एक व्यक्ति एक छोटी टीम में कई भूमिकाएँ निभाता हो।
भौतिक गणना करता है. पुष्टिकरण पूर्वाग्रह से बचने के लिए अंधाधुंध (सिस्टम मात्रा देखे बिना) गिनती करता है। वे जो देखते हैं उसे रिकॉर्ड करते हैं, न कि जो वे अपेक्षा करते हैं।
भौतिक गणना की तुलना सिस्टम रिकॉर्ड से करता है। समायोजन से पहले किसी भी भिन्नता की जांच करता है। पूछता है: क्या यह प्राप्त करने में त्रुटि, गलत चयन, लेबल समस्या या सिकुड़न थी?
साप्ताहिक गणना सूची तैयार करता है, क्षेत्र निर्दिष्ट करता है, KPI की समीक्षा करता है, और संचालन नेतृत्व के लिए आवर्ती समस्याओं को बढ़ाता है।
3-व्यक्ति गोदाम टीम में, समन्वयक समाधानकर्ता भी हो सकता है। यह ठीक है। जो बात मायने रखती है वह यह है कि गिनती और मिलान को अलग-अलग चरणों के रूप में माना जाता है, न कि एक हड़बड़ी वाले कार्य के रूप में।
चरण 4: एक नमूना साप्ताहिक कैलेंडर बनाएं
एक कैलेंडर "आज हम क्या गिनें?" के निर्णय को हटा देता है। और इसे एक रूटीन से बदल देता है। यहां लगभग 500 एसकेयू (100 ए, 150 बी, 250 सी) का प्रबंधन करने वाली टीम के लिए एक नमूना कार्यक्रम है।
25 ए आइटम गिनें (जोन 1)। सप्ताह की गिनती सूची तैयार करें और काउंटरों पर वितरित करें।
25 ए आइटम गिनें (जोन 2)। सोमवार की गिनती और लॉग भिन्नताओं का मिलान करें।
25 ए आइटम गिनें (जोन 3)। मंगलवार की गिनती का मिलान करें।
25 ए आइटम (जोन 4) और ~38 बी आइटम (मासिक बैच का साप्ताहिक टुकड़ा) की गणना करें। बुधवार की गिनती का मिलान करें।
गुरुवार की गिनती का मिलान करें. साप्ताहिक KPI की समीक्षा करें. इस महीने दो या दो से अधिक भिन्नताओं वाले किसी भी SKU को बढ़ाएं।
इस लय के साथ, सभी 100 ए आइटम हर हफ्ते गिने जाते हैं, सभी 150 बी आइटम हर महीने (लगभग 38 प्रति सप्ताह), और सभी 250 सी आइटम हर तिमाही (लगभग 20 प्रति सप्ताह, हल्के दिनों में जोड़े जाते हैं)। अपने कैटलॉग में फिट होने के लिए संख्याओं को समायोजित करें।
ऑफ-पीक घंटों के दौरान गिनती करें - सुबह की पिक वेव से पहले या आखिरी शिपमेंट के बाद। यदि आपको सक्रिय संचालन के दौरान गिनती करनी है, तो ज़ोन को फ़्रीज़ करें: काउंटर समाप्त होने तक उस गलियारे में कोई पिक या पुट-अवे नहीं।
चरण 5: 4 केपीआई ट्रैक करें जो प्रगति साबित करते हैं
KPI के बिना एक चक्र गणना कार्यक्रम केवल व्यस्त कार्य है। इन चार नंबरों को साप्ताहिक रूप से ट्रैक करें और मासिक रूप से रुझानों की समीक्षा करें।
आईआरए = सही गिनती / कुल गिनती x 100। यह आपकी हेडलाइन मीट्रिक है। आधार रेखा के रूप में 97% का लक्ष्य रखें और 99% की ओर बढ़ें। यदि IRA गिरता है, तो आपकी प्रक्रिया में रिसाव है - इसे ढूंढें।
इस सप्ताह पाई गई सभी विसंगतियों का पूर्ण डॉलर मूल्य जोड़ें। उच्च विचरण मान के साथ उच्च आईआरए का मतलब है कि आपकी त्रुटियां महंगी वस्तुओं में केंद्रित हैं - एक संकेत कि आपकी ए-आइटम आवृत्ति बहुत कम हो सकती है।
समायोजन दर = समायोजित आइटम / आइटम गिने गए x 100। एक स्वस्थ कार्यक्रम इसे 5% से कम रखता है। 10% से ऊपर का मतलब है कि मूल कारणों को ठीक नहीं किया गया है, और आप केवल लक्षणों को ठीक कर रहे हैं।
अस्पष्टीकृत हानियों को ट्रैक करें (बिना किसी प्रक्रिया कारण के <सिस्टम की गणना करें) एक अलग लाइन के रूप में। सिकुड़न की बढ़ती प्रवृत्ति एक सुरक्षा संकेत है, न कि केवल सटीकता का मुद्दा। नियमित गिनती से चोरी को छिपाना कठिन हो जाता है।
इन नंबरों को वहां पोस्ट करें जहां टीम उन्हें देख सके। पारदर्शिता जवाबदेही का निर्माण करती है, और एक दृश्य सटीकता प्रवृत्ति उस काउंटर को प्रेरित करती है जिसने बेमेल पाया जिसने स्टॉक आउट को रोका।
सामान्य गलतियाँ जो आपके शेड्यूल को ख़राब करती हैं
- बिना मिलान किए गिनती करना: ऐसी गिनती जिसकी तुलना सिस्टम रिकॉर्ड से कभी नहीं की जाती, वह व्यर्थ गिनती है। हमेशा जांच और समायोजन के साथ लूप को बंद करें।
- काउंटर पर सिस्टम मात्रा दिखाना: यह पुष्टिकरण पूर्वाग्रह का परिचय देता है। काउंटर स्क्रीन पर "48" देखता है और 48 गिनता है, भले ही वास्तव में 45 हों। हमेशा बिना सोचे गिनें।
- स्किपिंग तब मायने रखती है जब यह व्यस्त हो जाता है: सबसे व्यस्त सप्ताह वे होते हैं जब त्रुटियां सबसे अधिक होती हैं। यदि आप चरम अवधि के दौरान गिनती छोड़ देते हैं, तो जब यह मायने रखता है तो आप सटीकता खो देते हैं।
- बिना कारण कोड के समायोजन: प्रत्येक समायोजन में एक कारण होना चाहिए: त्रुटि प्राप्त करना, गलत चयन, क्षति, लेबल स्वैप, चोरी। बिना किसी कारण के, आप संख्याएँ तो तय कर लेते हैं लेकिन प्रक्रियाएँ कभी ठीक नहीं करते। मूल कारणों की जांच के बारे में अधिक जानकारी के लिए, हमारी इन्वेंट्री भिन्नताओं के लिए मार्गदर्शिका देखें।
- अपनी एबीसी कक्षाओं को कभी भी अपडेट न करें: उत्पाद वेग बदलते हैं। एक मौसमी वस्तु दिसंबर में ए और मार्च में सी हो सकती है। अपने एबीसी विभाजन की कम से कम त्रैमासिक समीक्षा करें।
- चक्र की गणना को सज़ा के रूप में मानना: निष्पक्ष रूप से गणनाएँ निर्दिष्ट करें, क्षेत्रों को घुमाएँ, और सटीकता में सुधार का जश्न मनाएँ। यदि गिनती हमेशा वह कार्य है जो कोई नहीं चाहता, तो अनुपालन फीका पड़ जाएगा।
उपकरण जो शेड्यूल को स्थिर बनाते हैं
- स्प्रेडशीट स्टार्टर: एसकेयू, स्थान, एबीसी वर्ग, निर्धारित तिथि, गणना की गई मात्रा, सिस्टम मात्रा, भिन्नता और कारण कोड के कॉलम वाली एक साझा स्प्रेडशीट शुरू करने के लिए पर्याप्त है। जब वॉल्यूम की मांग हो तो WMS में स्नातक करें।
- बारकोड स्कैनिंग: किसी स्थान लेबल को स्कैन करने और फिर आइटम को स्कैन करने से ट्रांसक्रिप्शन त्रुटियां दूर हो जाती हैं। यहां तक कि एक फ़ोन कैमरा भी बारकोड को विश्वसनीय रूप से पढ़ सकता है। लेबल सेटअप युक्तियों के लिए, हमारी बारकोड लेबलिंग मार्गदर्शिका देखें।
- मोबाइल गिनती ऐप्स: एक फोन-आधारित उपकरण काउंटरों को एक चरण में गलियारे में चलने, स्कैन करने और रिकॉर्ड करने की सुविधा देता है। परिणाम तुरंत सिंक हो जाते हैं, इसलिए समाधानकर्ता किसी पेपर शीट की प्रतीक्षा किए बिना जांच शुरू कर सकता है।
अगला कदम: अगले सोमवार को एक जोन से शुरुआत करें
आपको अपने पूरे ऑपरेशन को ओवरहाल करने की आवश्यकता नहीं है। एक ज़ोन चुनें, उसके SKU को A, B, और C में वर्गीकृत करें, एक गिनती शीट प्रिंट करें (या एक स्कैनिंग ऐप खोलें), और गिनती करें। मंगलवार को सुलह करें. अगले सोमवार को दोहराएँ. एक महीने के भीतर आपके पास एक लय, एक आधारभूत सटीकता संख्या और विस्तार करने के लिए पर्याप्त डेटा होगा।
आपकी प्रथम सप्ताह की चेकलिस्ट
- निर्यात करें और वर्गीकृत करें:अपनी SKU सूची निकालें, 90-दिन के मान के अनुसार क्रमबद्ध करें, और A/B/C कक्षाएं निर्दिष्ट करें।
- एक क्षेत्र चुनें:अपनी पहली गिनती के लिए अधिकतर A आइटम वाला उच्च-यातायात क्षेत्र चुनें।
- अंधा गिनती:सिस्टम मात्रा देखे बिना टीम के सदस्यों की गिनती करें। परिणाम रिकॉर्ड करें.
- अगले दिन समाधान करें:सिस्टम से भौतिक गणनाओं की तुलना करें। समायोजन करने से पहले प्रत्येक भिन्नता की जाँच करें।
- अपना पहला आईआरए लॉग करें:सटीकता% की गणना करें और इसे पोस्ट करें। यह हराने के लिए आपकी आधार रेखा है।