La plupart des équipes savent qu’elles devraient compter sur le cycle. Moins d’équipes le font de manière cohérente. Le problème est rarement la motivation : c'est l'absence d'un emploi du temps reproductible qui survit à un lundi matin chargé.
Ce guide vous donne la pièce manquante : un cadre pratique pour décider quoi compter, à quelle fréquence, qui le fait et quels chiffres surveiller. Si vous savez déjà pourquoi le comptage cyclique évite un arrêt annuel douloureux, allez-y. Sinon, notre introduction au comptage cyclique couvre les arguments en faveur du changement.
Pourquoi la fréquence compte plus que la couverture
Une erreur courante consiste à essayer de tout compter de manière égale. Cela semble juste, mais cela gaspille des efforts. Un outil électrique à 2 000 $ vendu quotidiennement mérite plus d'attention qu'une fixation à 0,50 $ que vous commandez deux fois par an.
L’objectif n’est pas de compter chaque SKU chaque semaine. L'objectif est de détecter les erreurs avant qu'elles ne vous coûtent de l'argent. Cela signifie compter fréquemment les éléments à fort impact et les éléments à faible impact sur un cycle plus long. L'objectif du secteur en matière de précision des enregistrements des stocks (IRA) est de 97 % ou plus, et les entrepôts les mieux gérés dépassent 99 %.
Un bilan annuel est un régime d’urgence : douloureux, perturbateur, et les résultats s’estompent rapidement. Le comptage cyclique est une routine saine : un petit effort constant qui se traduit par une précision durable.
Étape 1 : classer les SKU avec l'analyse ABC
L'analyse ABC regroupe votre inventaire par impact sur la valeur. Le principe de Pareto (environ 80/20) est le point de départ, mais votre répartition exacte dépendra de votre catalogue.
Environ 20 % des SKU génèrent environ 80 % de vos revenus ou de votre valeur d'utilisation. Ce sont vos produits à évolution rapide et de grande valeur. Les erreurs ici affectent directement les ventes et les flux de trésorerie.
Environ 30 % des SKU contribuent à environ 15 % de la valeur. Important, mais une seule erreur de comptage déclenche rarement une crise.
Les 50 % restants des SKU ne représentent souvent que 5 % de la valeur totale. Faible risque individuellement, mais ils nécessitent néanmoins une vérification périodique.
Pour créer votre liste ABC, exportez vos SKU avec les 90 derniers jours de ventes ou de valeur d'utilisation. Trier par valeur décroissante. Parcourez la liste et tracez deux lignes : la première lorsque la valeur cumulée atteint environ 80 % (c'est votre groupe A), la seconde à environ 95 % (c'est votre groupe B). Tout ce qui suit est C.
Si vous souhaitez une présentation plus approfondie avec des exemples, notre prochain article d'analyse ABC couvrira les mathématiques étape par étape.
Étape 2 : définir la fréquence de comptage par classe
Une fois que vous avez vos groupes ABC, attribuez une cadence de comptage à chacun. Il n'y a pas une seule « bonne » fréquence : cela dépend du nombre de SKU, de la taille de l'équipe et de l'écart que vous constatez actuellement. Voici un point de départ éprouvé :
Ces SKU évoluent rapidement, donc les erreurs apparaissent rapidement. Une vérification hebdomadaire maintient la précision au-dessus de 99 % pour les éléments les plus importants.
Une fois par mois suffit pour capter la dérive avant qu’elle ne s’aggrave. Le spread B compte sur 4 semaines, donc aucune semaine n’est surchargée.
Les objets de faible valeur causent rarement des problèmes urgents. Un décompte par trimestre signifie toujours que chaque élément C est vérifié au moins 4 fois par an.
Si un article C est un composant essentiel d’un kit ou d’un assemblage, faites-le passer à la fréquence B, quelle que soit sa valeur monétaire individuelle. Une vis manquante à 0,10 $ qui arrête une expédition de 500 $ n'est pas un problème de niveau C.
Étape 3 : attribuer les rôles et les responsabilités
Le comptage cyclique échoue lorsque personne n’en est propriétaire. Définissez trois rôles, même si une personne porte plusieurs casquettes au sein d'une petite équipe.
Effectue le décompte physique. Compte à l'aveugle (sans voir la quantité du système) pour éviter les biais de confirmation. Enregistre ce qu'ils voient, pas ce qu'ils attendent.
Compare le décompte physique à l'enregistrement système. Étudie tout écart avant d’effectuer des ajustements. Demande : s'agissait-il d'une erreur de réception, d'une mauvaise sélection, d'un problème d'étiquette ou d'un rétrécissement ?
Génère la liste de décompte hebdomadaire, attribue les zones, examine les KPI et transmet les problèmes récurrents à la direction des opérations.
Dans une équipe d'entrepôt composée de 3 personnes, le coordinateur peut également être le conciliateur. C'est bien. Ce qui compte, c’est que le décompte et le rapprochement soient traités comme des étapes distinctes et non comme une tâche précipitée.
Étape 4 : créer un exemple de calendrier hebdomadaire
Un calendrier supprime la décision « qu'est-ce qu'on compte aujourd'hui ? » et le remplace par une routine. Voici un exemple de planning pour une équipe gérant environ 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Comptez 25 éléments A (Zone 1). Générez la liste de comptage de la semaine et distribuez-la aux compteurs.
Comptez 25 éléments A (Zone 2). Réconciliez les décomptes de lundi et enregistrez les écarts.
Comptez 25 éléments A (Zone 3). Réconciliez les décomptes de mardi.
Comptez 25 articles A (Zone 4) plus ~38 articles B (tranche hebdomadaire du lot mensuel). Réconciliez les décomptes de mercredi.
Réconciliez les décomptes de jeudi. Examiner les KPI hebdomadaires. Faites remonter tout SKU présentant deux écarts ou plus ce mois-ci.
À ce rythme, les 100 éléments A sont comptés chaque semaine, les 150 éléments B chaque mois (environ 38 par semaine) et les 250 éléments C chaque trimestre (environ 20 par semaine, ajoutés aux jours plus clairs). Ajustez les numéros en fonction de votre catalogue.
Comptez pendant les heures creuses – avant la vague de ramassage du matin ou après le dernier envoi. Si vous devez compter pendant des opérations actives, gelez la zone : pas de prélèvement ni de rangement dans cette allée jusqu'à la fin du compteur.
Étape 5 : suivez 4 KPI qui prouvent les progrès
Un programme d’inventaire tournant sans KPI n’est qu’un travail fastidieux. Suivez ces quatre chiffres chaque semaine et examinez les tendances mensuellement.
IRA = nombres corrects / nombres totaux x 100. Il s'agit de votre mesure principale. Ciblez 97 % comme référence et poussez vers 99 %. Si l'IRA chute, votre processus a une fuite - trouvez-la.
Additionnez la valeur absolue en dollars de tous les écarts trouvés cette semaine. Un IRA élevé avec une valeur de variance élevée signifie que vos erreurs sont concentrées sur des articles coûteux – un signe que la fréquence de vos articles A est peut-être trop faible.
Taux d'ajustement = éléments ajustés / éléments comptés x 100. Un programme sain maintient ce taux en dessous de 5 %. Au-dessus de 10 %, cela signifie que les causes profondes n’ont pas été corrigées et que vous corrigez simplement les symptômes.
Suivez les pertes inexpliquées (compte < système sans raison de processus) sur une ligne distincte. Une tendance croissante à la démarque inconnue est un signal de sécurité, et pas seulement un problème de précision. Un comptage régulier rend le vol plus difficile à dissimuler.
Affichez ces numéros là où l'équipe peut les voir. La transparence renforce la responsabilité et une tendance visible à l'exactitude motive le comptoir qui a trouvé l'inadéquation qui a empêché une rupture de stock.
Erreurs courantes qui sabotent votre emploi du temps
- Comptage sans rapprochement : Un décompte qui n'est jamais comparé à l'enregistrement système est un décompte inutile. Bouclez toujours la boucle en effectuant des investigations et des ajustements.
- Affichage de la quantité du système au compteur : Cela introduit un biais de confirmation. Le compteur voit "48" sur l'écran et compte 48 même s'il y en a réellement 45. Comptez toujours à l'aveugle.
- Les sauts comptent quand il y a beaucoup de monde : Les semaines les plus chargées sont celles où les erreurs se produisent le plus. Si vous sautez des comptages pendant les périodes de pointe, vous perdez en précision exactement au moment où cela compte.
- Ajustement sans code de raison : Chaque ajustement doit comporter une raison : erreur de réception, erreur de sélection, dommage, échange d'étiquette, vol. Sans raisons, vous corrigez les chiffres mais ne réparez jamais les processus. Pour en savoir plus sur l'enquête sur les causes profondes, consultez notre guide des écarts d'inventaire.
- Ne mettez jamais à jour vos classes ABC : Les produits changent à la vitesse. Un article saisonnier peut être un A en décembre et un C en mars. Passez en revue votre répartition ABC au moins une fois par trimestre.
- Traiter les comptes de cycle comme une punition : attribuez les comptes de manière équitable, faites pivoter les zones et célébrez l'amélioration de la précision. Si compter est toujours une tâche dont personne ne veut, la conformité disparaîtra.
Des outils qui font respecter le planning
- Feuille de calcul de démarrage : Une feuille de calcul partagée avec des colonnes pour le SKU, l'emplacement, la classe ABC, la date planifiée, la quantité comptée, la quantité système, l'écart et le code motif suffit pour démarrer. Passez à un WMS lorsque le volume l'exige.
- Lecture de codes-barres : La numérisation d'une étiquette de localisation, puis la numérisation des éléments suppriment les erreurs de transcription. Même l'appareil photo d'un téléphone peut lire les codes-barres de manière fiable. Pour obtenir des conseils sur la configuration des étiquettes, consultez notre guide d'étiquetage des codes-barres.
- Applications de comptage mobiles : Un outil basé sur le téléphone permet aux compteurs de parcourir les allées, de numériser et d'enregistrer en une seule étape. Les résultats sont synchronisés immédiatement, afin que le réconciliateur puisse commencer à enquêter sans attendre une feuille de papier.
Prochaine étape : commencer par une zone lundi prochain
Vous n’avez pas besoin de réviser l’ensemble de votre activité. Choisissez une zone, classez ses SKU en A, B et C, imprimez une feuille de décompte (ou ouvrez une application de numérisation) et comptez. Réconcilier mardi. Répétez le lundi suivant. Dans un mois, vous aurez un rythme, un chiffre de précision de base et suffisamment de données pour vous développer.
Votre liste de contrôle de la première semaine
- Exporter et classer :Extrayez votre liste de SKU, triez par valeur sur 90 jours et attribuez des classes A/B/C.
- Choisissez une zone :Choisissez une zone à fort trafic contenant principalement des éléments A pour votre premier décompte.
- Comptez à l'aveugle :Demandez à un membre de l'équipe de compter sans voir les quantités du système. Enregistrez les résultats.
- Réconcilier le lendemain :Comparez les décomptes physiques avec le système. Étudiez chaque écart avant de procéder à l’ajustement.
- Enregistrez votre premier IRA :Calculez le % de précision et publiez-le. C'est votre base de référence à battre.