La mayoría de los equipos saben que deben contar cíclicamente. En realidad, menos equipos lo hacen de manera consistente. El problema rara vez es la motivación: es la falta de un horario repetible lo que sobrevive a una ajetreada mañana de lunes.
Esta guía le brinda la pieza que falta: un marco práctico para decidir qué contar, con qué frecuencia, quién lo hace y qué números observar. Si ya sabe por qué el conteo cíclico es mejor que un doloroso cierre anual, continúe. De lo contrario, nuestra introducción al conteo cíclico cubre los argumentos para hacer el cambio.
Por qué la frecuencia importa más que la cobertura
Un error común es intentar contar todo por igual. Eso parece justo, pero es un desperdicio de esfuerzo. Una herramienta eléctrica de 2.000 dólares que se vende a diario merece más atención que un sujetador de 0,50 dólares que se vuelve a pedir dos veces al año.
El objetivo no es contar cada SKU cada semana. El objetivo es detectar errores antes de que le cuesten dinero. Eso significa contar los artículos de alto impacto con frecuencia y los de bajo impacto en un ciclo más largo. El objetivo de la industria para la precisión del registro de inventario (IRA) es 97% o más, y los almacenes mejor administrados superan el 99%.
Un balance anual es una dieta estricta: dolorosa, perjudicial y los resultados se desvanecen rápidamente. El conteo cíclico es una rutina saludable: un esfuerzo pequeño y constante que se traduce en una precisión duradera.
Paso 1: clasificar los SKU con análisis ABC
El análisis ABC agrupa su inventario por impacto de valor. El principio de Pareto (aproximadamente 80/20) es el punto de partida, pero su división exacta dependerá de su catálogo.
Aproximadamente el 20 % de los SKU generan alrededor del 80 % de sus ingresos o valor de uso. Estos son sus productos de rápido movimiento y de alto valor. Los errores aquí afectan directamente a las ventas y al flujo de caja.
Alrededor del 30% de los SKU aportan alrededor del 15% del valor. Es importante, pero un solo error de cálculo rara vez desencadena una crisis.
El 50% restante de los SKU, a menudo representan sólo el 5% del valor total. Riesgo bajo individualmente, pero aún necesitan verificación periódica.
Para crear su lista ABC, exporte sus SKU con los últimos 90 días de ventas o valor de uso. Ordenar de forma descendente por valor. Recorra la lista y dibuje dos líneas: la primera cuando el valor acumulado alcance aproximadamente el 80% (ese es su grupo A), la segunda cuando aproximadamente el 95% (ese es su grupo B). Todo lo que aparece a continuación es C.
Si desea un recorrido más profundo con ejemplos, nuestro próximo artículo de análisis ABC cubrirá las matemáticas paso a paso.
Paso 2: establezca la frecuencia de conteo por clase
Una vez que tengas tus grupos ABC, asigna una cadencia de conteo a cada uno. No existe una única frecuencia "correcta": depende del número de SKU, del tamaño del equipo y de la variación que vea actualmente. Aquí hay un punto de partida probado:
Estos SKU se mueven rápido, por lo que los errores aparecen rápidamente. Una verificación semanal mantiene una precisión superior al 99 % en los elementos más importantes.
Una vez al mes es suficiente para captar la deriva antes de que se agrave. El diferencial B cuenta a lo largo de 4 semanas, por lo que ninguna semana está sobrecargada.
Los artículos de bajo valor rara vez causan problemas urgentes. Un recuento por trimestre sigue significando que cada elemento C se verifica al menos 4 veces al año.
Si un artículo C es un componente crítico en un kit o ensamblaje, promuévalo a la frecuencia B independientemente de su valor en dólares individual. Un tornillo faltante de $0,10 que detiene un envío de $500 no es un problema de nivel C.
Paso 3: asignar roles y responsabilidades
El conteo cíclico se interrumpe cuando nadie es propietario. Defina tres roles, incluso si una persona desempeña varias funciones en un equipo pequeño.
Realiza el conteo físico. Cuenta a ciegas (sin ver la cantidad del sistema) para evitar sesgos de confirmación. Registra lo que ven, no lo que esperan.
Compara el recuento físico con el registro del sistema. Investiga cualquier variación antes de realizar ajustes. Pregunta: ¿fue un error de recepción, una mala selección, un problema con la etiqueta o una contracción?
Genera la lista de recuento semanal, asigna zonas, revisa KPI y escala problemas recurrentes al liderazgo de operaciones.
En un equipo de almacén de tres personas, el coordinador también podría ser el conciliador. Eso está bien. Lo que importa es que contar y conciliar se traten como pasos separados, no como una tarea apresurada.
Paso 4: cree un calendario semanal de muestra
Un calendario elimina la decisión de "¿qué contamos hoy?" y lo reemplaza con una rutina. A continuación se muestra un cronograma de muestra para un equipo que administra alrededor de 500 SKU (100 A, 150 B, 250 C).
Cuente 25 artículos A (Zona 1). Genere la lista de recuento de la semana y distribúyala a los contadores.
Cuente 25 artículos A (Zona 2). Concilie los recuentos del lunes y registre las variaciones.
Cuente 25 artículos A (Zona 3). Conciliar los recuentos del martes.
Cuente 25 artículos A (Zona 4) más ~38 artículos B (porción semanal del lote mensual). Conciliar los recuentos del miércoles.
Conciliar los recuentos del jueves. Revisar los KPI semanales. Escala cualquier SKU con dos o más variaciones este mes.
Con este ritmo, los 100 elementos A se cuentan cada semana, los 150 elementos B cada mes (alrededor de 38 por semana) y los 250 elementos C cada trimestre (alrededor de 20 por semana, sumados a los días más livianos). Ajuste los números para que se ajusten a su catálogo.
Cuente durante las horas de menor actividad: antes de la ola de recogida de la mañana o después del último envío. Si debe contar durante las operaciones activas, congele la zona: no se pueden recoger ni guardar en ese pasillo hasta que termine el contador.
Paso 5: realice un seguimiento de 4 KPI que demuestren el progreso
Un programa de conteo de ciclos sin KPI es simplemente una tarea complicada. Realice un seguimiento de estos cuatro números semanalmente y revise las tendencias mensualmente.
IRA = recuentos correctos / recuentos totales x 100. Esta es la métrica principal. Apunte al 97% como punto de referencia y avance hacia el 99%. Si el IRA cae, su proceso tiene una fuga: encuéntrela.
Sume el valor absoluto en dólares de todas las discrepancias encontradas esta semana. Una IRA alta con un valor de variación alto significa que sus errores se concentran en artículos costosos, una señal de que su frecuencia de artículos A puede ser demasiado baja.
Tasa de ajuste = elementos ajustados / elementos contados x 100. Un programa saludable mantiene este valor por debajo del 5 %. Por encima del 10% significa que las causas fundamentales no se han solucionado y usted solo está corrigiendo los síntomas.
Realice un seguimiento de las pérdidas inexplicables (recuento < sistema sin motivo de proceso) como una línea separada. Una tendencia creciente a la contracción es una señal de seguridad, no sólo una cuestión de precisión. El conteo regular hace que el robo sea más difícil de ocultar.
Publique estos números donde el equipo pueda verlos. La transparencia genera responsabilidad y una tendencia visible en la precisión motiva al contador que encontró el desajuste que evitó un desabastecimiento.
Errores comunes que sabotean tu agenda
- Conteo sin conciliar: Un conteo que nunca se compara con el registro del sistema es un conteo desperdiciado. Cierra siempre el círculo con investigación y ajuste.
- Mostrar la cantidad del sistema en el mostrador: Esto introduce un sesgo de confirmación. El contador ve "48" en la pantalla y cuenta 48 aunque en realidad sean 45. Cuente siempre a ciegas.
- Los saltos cuentan cuando hay mucha actividad: Las semanas más ocupadas son cuando ocurren más errores. Si se salta los conteos durante los períodos pico, perderá precisión exactamente cuando es importante.
- Ajuste sin código de motivo: Cada ajuste debe tener un motivo: error de recepción, mala selección, daño, cambio de etiqueta, robo. Sin razones, arreglas números pero nunca arreglas procesos. Para obtener más información sobre cómo investigar las causas fundamentales, consulte nuestra guía sobre variaciones de inventario.
- Nunca actualizas tus clases ABC: Los productos cambian de velocidad. Un artículo estacional podría ser una A en diciembre y una C en marzo. Revise su división ABC al menos trimestralmente.
- Tratar los recuentos de ciclos como un castigo: Asigne recuentos de manera justa, rote zonas y celebre la mejora de la precisión. Si contar es siempre la tarea que nadie quiere, el cumplimiento se desvanecerá.
Herramientas que hacen que el cronograma se cumpla
- Inicio de hoja de cálculo: Una hoja de cálculo compartida con columnas para SKU, ubicación, clase ABC, fecha programada, cantidad contada, cantidad del sistema, variación y código de motivo es suficiente para comenzar. Pase a un WMS cuando el volumen lo exija.
- Escaneo de códigos de barras: Escanear una etiqueta de ubicación y luego escanear elementos elimina los errores de transcripción. Incluso la cámara de un teléfono puede leer códigos de barras de forma fiable. Para obtener consejos sobre la configuración de etiquetas, consulte nuestra guía de etiquetado de códigos de barras.
- Aplicaciones de conteo móviles: Una herramienta basada en teléfono permite a los contadores recorrer el pasillo, escanear y registrar en un solo paso. Los resultados se sincronizan inmediatamente, por lo que el reconciliador puede comenzar a investigar sin esperar una hoja de papel.
Siguiente paso: empezar con una zona el próximo lunes
No necesita revisar toda su operación. Elija una zona, clasifique sus SKU en A, B y C, imprima una hoja de recuento (o abra una aplicación de escaneo) y cuente. Reconciliate el martes. Repetir el lunes siguiente. Dentro de un mes, tendrá un ritmo, un número de precisión de referencia y datos suficientes para expandirse.
Tu lista de verificación de la primera semana
- Exportar y clasificar:Extraiga su lista de SKU, ordénela por valor de 90 días y asigne clases A/B/C.
- Elija una zona:Elija un área de mucho tráfico con artículos en su mayoría A para su primer recuento.
- Cuenta a ciegas:Haga que un miembro del equipo cuente sin ver las cantidades del sistema. Registre los resultados.
- Conciliar el día siguiente:Compare los recuentos físicos con el sistema. Investigue cada variación antes de realizar ajustes.
- Registre su primera cuenta IRA:Calcule el porcentaje de precisión y publíquelo. Esta es tu línea de base a superar.