Tối ưu tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ hiếm khi liên quan đến "phần mềm tốt hơn." Vấn đề thường là giảm bất ngờ: sản phẩm bán chạy luôn hết hàng, và sản phẩm bán chậm âm thầm ngốn tiền mặt và không gian kệ của bạn.
Hướng dẫn này cung cấp cho bạn một hệ thống thực tế có thể vận hành bằng bảng tính và điện thoại: các sửa chữa vận hành nhanh, một công thức hữu ích (điểm đặt hàng lại) và quy trình KPI hàng tuần ngắn gọn.
Bắt đầu với hai chi phí bạn đang trả ngay bây giờ
Mọi vấn đề tồn kho đều là sự đánh đổi giữa hết hàng (mất doanh số, khách hàng tức giận, xử lý khẩn cấp) và tồn kho dư thừa (tiền mặt bị kẹt, lộn xộn, hư hỏng, lỗi thời).
Tồn kho dư thừa gây thiệt hại nhiều hơn hầu hết chủ doanh nghiệp thừa nhận, bởi vì giữ hàng tồn kho không miễn phí. Một quy tắc chung ước tính chi phí lưu kho hàng năm khoảng 15-25%, và một số ước tính rơi vào khoảng 20-30% tùy theo loại hình kinh doanh và các yếu tố bạn tính vào.
Vậy nếu bạn đang giữ thêm $50.000 hàng "đề phòng," chi phí thầm lặng hàng năm có thể là $7.500-$12.500 trước khi bạn bán được một đơn vị nào.
Nếu số liệu tồn kho của bạn sai, không công thức nào cứu được. Hãy sửa quy trình nhận hàng, gắn nhãn và kiểm đếm cơ bản trước. Sau đó mới tối ưu.
Cải thiện nhanh (ngay hôm nay) trước khi động vào bất kỳ công thức nào
Tối ưu bắt đầu từ kỷ luật. Những thay đổi này không cần công cụ mới, chỉ cần sự nhất quán.
Danh sách cải thiện nhanh
- Đặt tên mọi vị trí:Ngay cả một kho nhỏ phía sau cũng nên có kệ, thùng và khu vực được gắn nhãn (A-01, A-02...). "Ở đằng kia" chính là cách hàng tồn kho biến mất.
- Gắn nhãn SKU và vị trí:Nếu bạn không thể quét được, bạn không thể tin tưởng được. Bắt đầu với nhãn SKU và nhãn vị trí nhất quán. Xem thực hành tốt nhất về gắn nhãn mã vạch của chúng tôi.
- Chuẩn hóa quy trình nhận hàng:Xác minh số lượng, đối chiếu với đơn đặt hàng (PO), và đặt hàng vào đúng vị trí trước khi đưa ra sàn bán hàng.
- Giảm SKU trùng lặp:Hai mã sản phẩm cho cùng một mặt hàng đảm bảo việc mua dư thừa. Hợp nhất các mã trùng và chọn một SKU duy nhất.
- Điều chỉnh có chủ đích:Mọi điều chỉnh tồn kho đều phải có lý do (hư hỏng, thất thoát, lấy nhầm, nhà cung cấp giao thiếu). Nếu không, bạn đang che giấu nguyên nhân gốc.
- Kiểm đếm nhỏ hàng tuần:Đếm 20 SKU bán chạy nhất mỗi tuần. Nếu bạn cần một nhịp độ, hãy sử dụng quy trình kiểm kê luân phiên nhẹ nhàng.
Điểm đặt hàng lại: công thức duy nhất bạn thực sự cần
Điểm đặt hàng lại trả lời một câu hỏi đơn giản: Ở mức tồn kho nào bạn nên đặt đơn hàng tiếp theo để không về 0 trước khi hàng đến?
ROP = (mức sử dụng trung bình hàng ngày x thời gian giao hàng tính bằng ngày) + tồn kho an toàn.
Bắt đầu với dữ liệu tốt nhất bạn có: 30-90 ngày bán hàng/sử dụng gần nhất và thời gian giao hàng thông thường của nhà cung cấp. Bạn không cần hoàn hảo, bạn cần một mốc cơ sở để điều chỉnh.
Ví dụ (số nhỏ, tác động thực)
Bạn bán 4 đơn vị mỗi ngày. Thời gian giao hàng của nhà cung cấp là 10 ngày. Đó là 40 đơn vị nhu cầu dự kiến trong thời gian giao hàng. Nếu bạn giữ 10 đơn vị làm tồn kho an toàn cho trường hợp giao trễ và nhu cầu đột biến, điểm đặt hàng lại của bạn là 50 đơn vị.
Khi tồn kho còn 50, bạn đặt hàng lại. Không phải khi bạn "cảm thấy sắp hết."
Min/max: biến điểm đặt hàng lại thành thói quen mua hàng nhàm chán
Điểm đặt hàng lại cho bạn biết khi nào đặt hàng. Min/max cho bạn biết đặt bao nhiêu mà không cần suy nghĩ quá nhiều.
Đặt Min = ROP. Khi tồn kho ≤ Min, kích hoạt mua hàng.
Đặt Max để bao phủ một chu kỳ đặt hàng đầy đủ cộng thời gian giao hàng (hoặc đơn giản là "mức bạn cảm thấy thoải mái khi giữ"). Số lượng đặt hàng thường là Max - tồn kho hiện có (trừ hàng đang về nếu bạn theo dõi).
Nếu bạn đặt hàng hàng tuần, hãy giữ quy trình hàng tuần. Đặt hàng nhỏ thường xuyên tốt hơn đặt hàng lớn ngẫu nhiên, đặc biệt cho đội ngũ nhỏ và dòng tiền hạn hẹp.
Số ngày tồn kho: một KPI đơn giản phát hiện sớm vấn đề
Số ngày tồn kho (còn gọi là số ngày hàng tồn kho hiện có) trả lời câu hỏi: Bạn có thể tiếp tục bán bao nhiêu ngày trước khi mặt hàng này hết?
Số ngày tồn kho = tồn kho hiện có ÷ mức sử dụng trung bình hàng ngày. Nếu bạn thích phiên bản kế toán, số ngày bán hàng tồn kho (DSI) là một chỉ số liên quan chặt chẽ.
Nếu nhu cầu không đều (cuối tuần, cao điểm theo mùa), hãy sử dụng trung bình tuần và kiểm tra lại với đợt khuyến mãi lớn hoặc giai đoạn bận rộn tiếp theo.
Quy trình KPI hàng tuần (5 con số)
Tối ưu tồn kho hiệu quả khi bạn coi nó như kiểm tra sức khỏe hàng tuần, không phải dự án hàng quý.
Đếm một mẫu nhỏ (20 SKU). % Chính xác = số lần đếm đúng ÷ tổng số lần đếm. Nếu độ chính xác giảm, ngừng tối ưu và sửa quy trình.
Bao nhiêu SKU về 0 trong khi vẫn có nhu cầu? Một lần hết hàng có thể là xui xẻo. Hết hàng lặp lại có nghĩa là điểm đặt hàng lại bị sai hoặc thời gian giao hàng không đáng tin cậy.
Một danh sách ngắn "dưới điểm đặt hàng lại" chính là mục tiêu. Xem xét hàng tuần, đặt hàng và tiếp tục.
Hàng tồn kho không có chuyển động trong hơn 90 ngày không phải là tài sản, đó là bẫy tiền mặt. Xem xét hàng tháng và quyết định: giảm giá, gói combo, trả lại hoặc xóa sổ.
Theo dõi xem nhà cung cấp có giao đúng ngày cam kết không. Nếu thời gian giao hàng không ổn định, tồn kho an toàn của bạn phải cao hơn, hoặc bạn cần nhà cung cấp tốt hơn.
Những sai lầm phổ biến khiến tồn kho "đã tối ưu" trở nên tệ hơn
- Bỏ qua hàng đang về: Nếu bạn đặt hàng lại mà không tính đến các PO đang về, bạn sẽ mua dư thừa.
- MOQ và quy cách đóng gói: Điểm đặt hàng lại có thể nói "mua 12," nhưng nhà cung cấp yêu cầu "mua 48." Điều chỉnh Max và lên kế hoạch khuyến mãi hoặc sản phẩm thay thế.
- Quá nhiều SKU: Mỗi biến thể thêm vào nhân lên công việc dự báo và kiểm đếm. Cắt giảm mạnh tay.
- Không có kỷ luật vị trí: Nếu hàng hóa nhảy giữa các kệ, hệ thống của bạn trở thành hư cấu.
- Không bao giờ xem lại thông số: Điểm đặt hàng lại không phải "đặt rồi quên." Xem lại sản phẩm bán chạy hàng tháng và hàng bán chậm hàng quý.
Công cụ phù hợp cho đội ngũ nhỏ
- Bảng tính cơ sở: Theo dõi SKU, nhà cung cấp, thời gian giao hàng, mức sử dụng trung bình hàng ngày, ROP, Min, Max và số ngày tồn kho.
- Quy trình ưu tiên mã vạch: In nhãn SKU và vị trí để nhận hàng và lấy hàng được thực hiện bằng quét, không phải bằng trí nhớ. Nếu bạn cần công cụ tạo nhãn miễn phí, hãy thử LabelCodes.com.
- Quét bằng điện thoại: Máy quét trên điện thoại thường đủ cho đội ngũ nhỏ, đặc biệt cho nhận hàng, điều chỉnh và kiểm đếm nhanh.
Bước tiếp theo: tối ưu 20 SKU hàng đầu trước
Đừng cố tối ưu mọi thứ. Chọn 20 SKU hàng đầu theo doanh số, dọn dẹp vị trí và nhãn của chúng, đặt điểm đặt hàng lại cơ bản, và bắt đầu quy trình KPI hàng tuần.
Quy trình 30 phút thứ Hai hàng tuần
- Kiểm đếm mẫu 20 SKU:Sửa các sai lệch tồn kho hiển nhiên trước khi mua hàng.
- Xem lại danh sách dưới ROP:Đặt một vài đơn hàng để ngăn chặn lần hết hàng tiếp theo.
- Kiểm tra thời gian giao hàng:Cập nhật bất kỳ nhà cung cấp nào đã trễ hẹn (giao hàng trễ thay đổi mọi thứ).
- Đánh dấu hàng tồn chết:Chọn một hành động (giảm giá, gói combo, trả lại) và thực hiện.