Giá trị của việc kiểm kê kho là rõ ràng đối với mọi chủ doanh nghiệp. Nó cho phép bạn thường xuyên kiểm tra và tăng lợi nhuận gộp trong khi giảm thiểu tổn thất, cải thiện kiểm soát phân bổ và giảm lãng phí. Khi bạn kết hợp kiểm kê kho với việc đối chiếu hồ sơ hàng tồn kho, bạn sẽ có được một hoạt động gọi là đối chiếu hàng tồn kho.
Đối chiếu hàng tồn kho so sánh dữ liệu hàng tồn kho thực tế với hồ sơ kế toán hàng tồn kho của công ty (giá trị sổ sách). Nói cách khác, thông tin của tổ chức bạn về kho dự trữ của bạn phải tương ứng với hàng hóa bạn có trong tay.
Hướng dẫn này phác thảo bảy lý do quan trọng để tiến hành kiểm kê kho thường xuyên, bao gồm các lợi ích như phát hiện trộm cắp, cải thiện kế hoạch mua hàng và tổ chức kho hàng để bạn có thể thấy tại sao nỗ lực này lại xứng đáng.
Tất nhiên, mọi thứ phức tạp và tốn thời gian hơn bạn nghĩ, nhưng đó là một quy trình cần thiết cho mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, và may mắn thay, có những chiến lược bạn có thể sử dụng để hiệu quả hơn.
Xu hướng thay đổi theo từng mùa. Do đó, bạn phải kiểm tra kho hàng của mình định kỳ để tránh bị thua lỗ. Điều này có thể giúp bạn xác định kho hàng nào là lỏng lẻo hoặc liệu có bất kỳ khoảng trống nào không. Một chiến lược đối chiếu hàng tồn kho tốt có thể giúp bạn phát triển chiến lược bán hàng tốt hơn và đưa bạn đến gần hơn với các mục tiêu kinh doanh của chúng tôi.
Trong các đoạn sau, chúng tôi sẽ phác thảo một vài lý do tại sao bạn nên coi trọng việc kiểm kê kho thường xuyên.
Cải thiện năng suất và tổ chức kho hàng
Một kế hoạch quản lý hàng tồn kho thành công cũng dẫn đến một cơ sở hoàn thiện đơn hàng được tổ chức tốt. Các kế hoạch hoàn thiện trong tương lai và hiện tại hiệu quả hơn khi kho hàng được tổ chức.
Mất ít thời gian và tiền bạc hơn để xử lý hàng tồn kho khi có quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giải phóng nguồn lực cho các mục đích sử dụng khác.
Toàn bộ kho hàng sẽ năng suất và có tổ chức hơn nếu bạn luôn biết mình có sản phẩm nào trong kho và chúng ở đâu. Điều này là do bạn sẽ chỉ dành thời gian tìm kiếm qua các kệ cho các mặt hàng mà bạn có thể có hoặc không có trong kho khi có nhu cầu phát sinh hoặc khi bạn có đơn đặt hàng lớn.
Nó giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh
Hoạt động kiểm kê kho có thể giúp tìm ra những sai sót tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của bạn. Bất kỳ vấn đề nào với hàng tồn kho của bạn có thể đưa chúng ta đi xa hơn một bước so với việc tạo ra lợi nhuận. Nếu có, những nhược điểm này sẽ chỉ khiến bạn bị thua lỗ.
Thông thường, những khoảng trống này được tìm thấy vào cuối năm tài chính. Khi bạn thực hiện kiểm kê kho thường xuyên (tức là hàng quý hoặc nửa năm một lần), bạn sẽ có được thông tin chi tiết trước. Khi thời điểm đó đến, bạn có thể sẽ cần nhiều thời gian hơn để thực hiện các điều chỉnh. Khi bạn thực hiện kiểm kê kho thường xuyên, bạn sẽ có được thông tin chi tiết trước.
Nếu kế hoạch kinh doanh hiện tại của chúng tôi không hiệu quả, bạn sẽ có cơ hội thay đổi nó. Điều này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Cái nhìn tập trung về kho hàng
Một cuộc kiểm kê định kỳ sẽ cung cấp một cái nhìn tập trung về kho hàng trên tất cả các kênh bán hàng, bao gồm số lượng trong kho và ở đâu. Bằng cách này, bạn có thể có tổ chức hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn.
Ngoài ra, nó sẽ cho phép quản lý kho bằng cách cho phép phân bổ hàng tồn kho cho các kênh bán hàng cụ thể, điều này rất quan trọng nếu bạn có kho hàng và trung tâm phân phối nằm rải rác ở một số địa điểm.
Ngoài ra, bạn có thể chắc chắn về sản phẩm nào là sản phẩm bạn mong muốn nhất nếu bạn liên tục biết mình có kho hàng nào. Do đó, bạn sẽ liên tục nhận thức được nên tập trung vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể bị bỏ qua vì không có đủ nhu cầu cho chúng.
Giảm thiểu rủi ro trộm cắp
Là chủ doanh nghiệp, chúng tôi hy vọng trộm cắp sẽ không bao giờ là vấn đề. Phải nói rằng, nếu chúng ta có một doanh nghiệp lớn hơn trong các ngành công nghiệp như bán lẻ, trộm cắp thường là một vấn đề phổ biến. Có thể không thể ngăn chặn nó, đặc biệt là khi thủ phạm đã học cách lém lỉnh về nó.
Kiểm kê kho định kỳ sẽ giúp xác định xem chúng ta có vấn đề trộm cắp tiềm ẩn cần giải quyết hay không. Ví dụ: nếu chúng tôi thực hiện kiểm tra hàng tháng và thấy kho hàng liên tục bị thiếu, chúng tôi nên thực hiện các biện pháp.
Có lẽ chúng ta có thể nâng cấp hệ thống an ninh của mình. Hoặc có lẽ chúng ta cần thay đổi nhân sự: kén chọn hơn về những người chúng ta cho vào. Những biện pháp này có thể giúp chúng ta ngăn chặn nhân viên của mình không trung thực.
Ngoài thiệt hại, chúng ta cũng có thể sử dụng kiểm kê kho để kiểm soát thiệt hại. Nếu có lý do khiến thiệt hại thường xuyên xảy ra, quy trình sẽ giúp khắc phục vấn đề. Bằng cách này, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng nó không xảy ra lần nữa trong tương lai.
Nó xác định cái gì hiệu quả và cái gì không
Bằng cách thực hiện kiểm kê kho thường xuyên, bạn có thể thấy chính xác kho hàng nào đang là xu hướng và cái nào không. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đầu tư vào (các) sản phẩm phù hợp và đẩy những sản phẩm sai sang một bên.
Ví dụ: giả sử bạn đang đầu tư vào một sản phẩm hóa ra là ngõ cụt. Bằng cách thực hiện đối chiếu hàng tồn kho, bạn có thể xác định xem có cần bán nhanh kho hàng của chúng tôi hay không. Điều này có thể giúp bạn di chuyển kho hàng xung quanh và có thể kiếm được một số lợi nhuận thông qua thay đổi chiến lược.
Điều này thường có nghĩa là bạn sẽ bán kho hàng của chúng tôi với biên lợi nhuận thấp hơn, mang lại cho chúng tôi ít lợi nhuận hơn. Mặc dù vậy, đó là một giải pháp thay thế tốt hơn nhiều so với việc để những kho hàng đó nằm yên, bám bụi và có khả năng gây ra thua lỗ.
Khi bạn xác định kho hàng nào không hiệu quả, bạn có thể phát triển chiến lược đầu tư tốt hơn và có thể loại bỏ sản phẩm đó khỏi dây chuyền của chúng tôi. Một ý tưởng hay là lấy các sản phẩm bán chậm của chúng tôi và đặt chúng vào một khu vực cụ thể trong kho của chúng tôi. Bằng cách này, bạn có thể thấy chúng hoạt động tốt như thế nào bằng cách nhìn vào bụi tích tụ.
Một lựa chọn khác là sử dụng ứng dụng quản lý hàng tồn kho của chúng tôi để phân loại hàng tồn kho của bạn. Bằng cách này, bạn có thể có được hình ảnh rõ ràng về các sản phẩm của chúng tôi và các bộ phận mà mọi người chưa tương tác nhiều. Ứng dụng di động của chúng tôi dễ theo dõi hơn khi đang di chuyển.
Nó giúp lập kế hoạch mua hàng
Như chúng tôi đã đề cập, đối chiếu hàng tồn kho giúp bạn xác định cái gì phổ biến và cái gì không. Nếu có thiếu hụt một sản phẩm cụ thể từ hàng tồn kho của bạn, nhu cầu về nó cao, hoặc chúng ta cần nhiều hơn vì nhiều lý do khác nhau.
Ví dụ: giả sử chúng tôi sở hữu một cửa hàng giày và mua giày đủ mọi kích cỡ với số lượng lớn. Chúng tôi mong đợi tất cả giày sẽ biến mất vào cuối mùa, nhưng chúng tôi nhận thấy sự thiếu hụt liên tục ở các kích cỡ cụ thể. Điều này sẽ cho chúng tôi biết rằng chúng tôi cần đặt hàng thêm kích cỡ trong tương lai.
Kiểm kê kho cũng có thể giúp với các đơn đặt hàng khẩn cấp. Ví dụ: bạn có thể tin chắc rằng bạn có đủ nguồn cung cấp giày cho mùa. Đối chiếu hàng tồn kho sẽ thông báo cho bạn nếu giày bị đánh cắp hoặc hư hỏng. Nó sẽ giúp bạn lập kế hoạch mua hàng mới trước.
Đánh giá giá cả cho chiến lược bán hàng của bạn
Giá cả có thể thay đổi rất nhiều theo thời gian và một sản phẩm chúng tôi mua vào lúc này có thể có giá trị khác trong tương lai. Nếu những sản phẩm đó vẫn không bán được vào cuối mùa, bạn có nguy cơ phải bán chúng với giá khác so với dự tính ban đầu.
Kiểm kê kho có thể giúp bạn nhận thức được những sửa đổi giá này. Ví dụ: nếu bạn sử dụng ứng dụng quản lý hàng tồn kho của mình, bạn sẽ có thể so sánh giá trong quá khứ với giá hiện tại. Dữ liệu cực kỳ hữu ích vì nó giúp bạn đưa ra chiến lược bán hàng tốt hơn.
Kết luận
Nhu cầu của khách hàng và sự kiểm soát mà bạn sẽ có đối với các mặt hàng của mình là những động lực chính đằng sau sự cần thiết phải thường xuyên thực hiện các hoạt động kiểm kê kho.
Bài viết này cho thấy một số lợi thế khi thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho của bạn, bao gồm tiết kiệm chi phí, ngăn ngừa trộm cắp và đảm bảo rằng người tiêu dùng của bạn nhận được hàng hóa họ mong muốn mà không phải đối phó với sự chậm trễ. Hiểu được sản phẩm mà khách hàng mong muốn nhất sẽ giúp bạn dự đoán nhu cầu tốt hơn và tránh hết hàng.
Các hoạt động thường ngày này phải được thực hiện, bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Chúng thường xảy ra mỗi năm một lần và bất kể quy mô công ty, lợi ích là như nhau.