Ngăn chặn rò rỉ: Ngăn chặn trộm cắp của nhân viên mà không hoang tưởng

Không phải vụ trộm một lần là điều bạn nên sợ. Đó là sự rò rỉ chậm chạp của 'chỉ một hộp' lặp lại 1.000 lần. Một pallet máy tính xách tay biến mất qua đêm sẽ trở thành tiêu đề. Một đơn vị bị thiếu mỗi tuần trong một năm? Điều đó là vô hình - cho đến khi việc kiểm đếm hàng năm của bạn tiết lộ một lỗ hổng đen trị giá 50.000 đô la.

Trộm cắp của nhân viên là sự tiêu hao thầm lặng đối với độ chính xác hàng tồn kho và khả năng sinh lời. Vào năm 2022, các nhà bán lẻ Hoa Kỳ đã mất 112,1 tỷ đô la do hao hụt, và trộm cắp của nhân viên chiếm 28,5% trong số đó - gần 27 tỷ đô la. Nhưng đây là nghịch lý: các chiến lược phòng ngừa hiệu quả nhất không liên quan đến camera ở mọi ngóc ngách hoặc đối xử với đội ngũ của bạn như tội phạm. Chúng liên quan đến các hệ thống thông minh, lòng tin và sự khó đoán.

Tại sao người tốt lại trộm cắp: Tam giác gian lận

Hầu hết các vụ trộm cắp của nhân viên không phải do tội phạm chuyên nghiệp thực hiện. Nó được thực hiện bởi những người bình thường đối mặt với sự kết hợp phù hợp của ba yếu tố, được gọi là Tam giác gian lận:

Các nghiên cứu cho thấy 80% mọi người có thể phạm tội gian lận nếu có sự kết hợp phù hợp của áp lực, cơ hội và hợp lý hóa. Công việc của bạn không phải là giả định mọi người đều là kẻ trộm. Công việc của bạn là làm sụp đổ tam giác bằng cách loại bỏ cơ hội và làm cho việc hợp lý hóa trở nên bất khả thi.

Giải phẫu của sự rò rỉ

Trộm cắp của nhân viên hiếm khi trông giống như một vụ trộm Hollywood. Nó trông như thế này:

• Một người lấy hàng lấy thêm một đơn vị 'cho một người bạn' trong ca làm việc của họ.
• Một nhân viên nhận hàng đánh dấu một lô hàng là bị hư hỏng khi nó hoàn hảo, và sau đó mang nó về nhà.
• Một giám sát viên hủy bỏ một giao dịch và bỏ túi món hàng.
• Ai đó bước ra ngoài với những món đồ nhỏ, giá trị cao (mỹ phẩm, đồ điện tử, dụng cụ) dễ giấu.

Mô hình diễn ra dần dần và bắt chước hoạt động bình thường. Đó là lý do tại sao các biện pháp an ninh truyền thống - camera, bảo vệ, kiểm tra túi xách - thường bỏ lỡ nó. Bạn cần các biện pháp kiểm soát có hệ thống phát hiện sự khác biệt trước khi chúng trở thành thảm họa.

Chiến lược 1: Xây dựng lòng tin, không phải nhà nước giám sát

Nền tảng của việc ngăn ngừa trộm cắp không phải là công nghệ. Đó là văn hóa. Những nhân viên cảm thấy được coi trọng, tôn trọng và được đền bù công bằng ít có khả năng trộm cắp hơn. Nhưng văn hóa không có nghĩa là ngây thơ - nó có nghĩa là thiết kế thông minh.

Một môi trường làm việc tích cực làm giảm sự không hài lòng trong công việc - một động lực phổ biến của trộm cắp. Nhưng văn hóa thôi là chưa đủ. Bạn cần các hệ thống.

Chiến lược 2: Sử dụng công nghệ như một đối tác thầm lặng

Các công cụ ngăn ngừa trộm cắp tốt nhất không mang lại cảm giác như giám sát. Chúng mang lại cảm giác như nâng cấp hiệu quả tình cờ tạo ra các dấu vết kiểm toán.

Quét mã vạch: Sự răn đe vô hình

Máy quét mã vạch theo dõi mọi chuyển động. Nhận hàng, cất hàng, lấy hàng, đóng gói - mỗi lần quét tạo ra một bản ghi có dấu thời gian được liên kết với ID người dùng. Điều này làm hai việc:

• Ngăn chặn trộm cắp cơ hội: Nhân viên biết hành động của họ được ghi lại. 'Cú chộp hộp vô hình' trở nên rủi ro.
• Tiết lộ các mô hình: Nếu cùng một nhân viên liên tục có sự khác biệt trong khu vực của họ, bạn có một manh mối.

Hệ thống mã vạch không phải là về việc theo dõi mọi người. Chúng là về việc biết cái gì đã di chuyển, khi nào và bởi ai - vì vậy sự khác biệt đặt ra câu hỏi, không phải lời buộc tội.

Kiểm kê mù: Loại bỏ sự cám dỗ để làm giả

Kiểm kê mù có nghĩa là người đếm không nhìn thấy số lượng dự kiến của hệ thống. Họ đếm những gì họ nhìn thấy, chấm hết. Điều này loại bỏ thiên kiến xác nhận và làm cho việc 'điều chỉnh' các con số để che giấu trộm cắp trở nên khó khăn hơn.

Thực tiễn tốt nhất: sử dụng nhóm hai người cho kiểm kê mù. Một người đếm, một người xác minh. Nếu cả hai cùng trộm cắp, bạn có vấn đề lớn hơn - nhưng điều đó rất hiếm.

Kiểm soát truy cập: Giới hạn ai chạm vào cái gì

Không phải ai cũng cần truy cập vào mọi thứ. Sử dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò:

• Người lấy hàng có thể lấy, nhưng không thể hủy giao dịch.
• Nhân viên nhận hàng có thể ghi lại lô hàng, nhưng không thể điều chỉnh hàng tồn kho nếu không có sự chấp thuận của người quản lý.
• Các khu vực có giá trị cao (điện tử, trang sức, dụng cụ) yêu cầu thẻ quản lý để truy cập.

Kiểm soát truy cập không phải là về sự không tin tưởng. Nó là về sự phân chia nhiệm vụ - một biện pháp kiểm soát cơ bản ngăn chặn bất kỳ cá nhân nào có toàn quyền đối với một giao dịch.

Chiến lược 3: Sức mạnh của sự ngẫu nhiên

Khả năng dự đoán là kẻ thù của việc ngăn ngừa trộm cắp. Nếu nhân viên biết bạn đếm Lối đi A vào mỗi thứ Hai và không bao giờ chạm vào Lối đi D, hãy đoán xem rò rỉ xảy ra ở đâu?

Kiểm kê chu kỳ ngẫu nhiên: Camera an ninh không bao giờ chớp mắt

Kiểm kê chu kỳ thường xuyên đóng vai trò như một biện pháp răn đe bởi vì nó không thể đoán trước. Nhân viên không biết khi nào khu vực của họ sẽ được đếm, vì vậy rủi ro bị bắt là thường trực.

Các tổ chức thực hiện kiểm toán bất ngờ báo cáo mức lỗ trung bình là 75.000 đô la, so với 200.000 đô la cho những người không thực hiện - giảm 63%. Các âm mưu gian lận trong các tổ chức không có kiểm toán bất ngờ không bị phát hiện trong trung bình 18 tháng. Với kiểm toán bất ngờ? Chín tháng.

Sự khó đoán ngăn kẻ trộm che đậy dấu vết của chúng. Chúng không thể phá hủy hồ sơ, thay đổi nhật ký hoặc giấu bằng chứng nếu chúng không biết cuộc kiểm toán đang đến.

Chiến lược 4: Tạo các kênh an toàn để báo cáo

Hầu hết nhân viên không phải là kẻ trộm. Và nhiều người trong số họ biết ai là kẻ trộm. Nhưng họ sẽ không lên tiếng nếu họ sợ bị trả thù hoặc không tin tưởng ban quản lý sẽ hành động. Đó là nơi báo cáo ẩn danh phát huy tác dụng.

Đường dây nóng ẩn danh và kênh kỹ thuật số

Đường dây nóng tố giác bảo vệ sự ẩn danh của những nhân viên báo cáo trộm cắp, gian lận, quấy rối hoặc vi phạm an toàn. Các nghiên cứu cho thấy người tố giác phát hiện ra gian lận nhiều hơn gấp đôi so với kiểm toán viên chuyên nghiệp.

Mẹo thực hiện:

• Sử dụng dịch vụ của bên thứ ba (ví dụ: đường dây nóng 1-800 hoặc cổng web) để đảm bảo ẩn danh thực sự.
• Quảng bá đường dây nóng trong phòng nghỉ, tài liệu giới thiệu và sổ tay nhân viên.
• Điều tra mọi báo cáo ngay lập tức và thông báo (không tiết lộ chi tiết) rằng các báo cáo được xem xét nghiêm túc.
• Không bao giờ trả thù. Một hành động trả thù sẽ giết chết lòng tin và đóng cửa báo cáo mãi mãi.

Khi nhân viên biết có một cách an toàn để báo cáo mối quan tâm, văn hóa chuyển từ 'mọi người nhìn sang hướng khác' sang 'chúng ta chịu trách nhiệm với nhau'. Sự thay đổi đó có giá trị hơn bất kỳ camera an ninh nào.

Chiến lược 5: Đo lường những gì quan trọng

Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường. Theo dõi các KPI này để biết liệu các chiến lược ngăn ngừa trộm cắp của bạn có hiệu quả hay không:

Xem xét các chỉ số này hàng quý với nhóm lãnh đạo của bạn. Tìm kiếm các mô hình. Một phương sai đơn lẻ là một điểm dữ liệu. Một xu hướng là một tín hiệu.

Kế hoạch hành động sáng thứ Hai

Bạn không cần phải đại tu hoạt động của mình qua đêm. Bắt đầu với ba hành động này trong tuần này:

Sau đó, trong 90 ngày tới:

• Thiết lập một kênh báo cáo ẩn danh (ngay cả một Google Form đơn giản không yêu cầu email cũng hoạt động như một sự khởi đầu).
• Xem xét các kiểm soát truy cập: ai có thể hủy giao dịch? Ai có thể điều chỉnh hàng tồn kho? Siết chặt quyền hạn.
• Đào tạo nhóm của bạn về các quy trình đếm mới và giải thích tại sao chúng quan trọng (độ chính xác, không phải giám sát).

Kết luận: Tin tưởng, nhưng xác minh

Mục tiêu không phải là bắt trộm. Mục tiêu là làm cho việc trộm cắp trở nên khó khăn, rủi ro và không thể đoán trước đến mức nó không xảy ra ngay từ đầu. Bạn làm điều đó bằng cách loại bỏ cơ hội, tạo ra trách nhiệm giải trình và xây dựng một văn hóa nơi trộm cắp không được hợp lý hóa.

Hầu hết nhóm của bạn đều trung thực. Hãy đối xử với họ như vậy. Nhưng hãy thiết kế các hệ thống của bạn như thể mọi người đều có thể trượt ngã - bởi vì dưới áp lực phù hợp, bất cứ ai cũng có thể. Tam giác gian lận sụp đổ khi bạn loại bỏ cơ hội. Loại bỏ cơ hội, và bạn ngăn chặn sự rò rỉ.

Bắt đầu tuần này. Đếm mù. Đếm ngẫu nhiên. Đo lường phương sai. Và xem sự rò rỉ chậm chạp biến thành những giọt nhỏ, rồi dừng lại.