Bạn vừa quét hộp cuối cùng ở Lối đi 4, Thùng C. Hệ thống của bạn nói rằng phải có 147 đơn vị. Bạn đếm được 132. Có một khoảng cách 15 đơn vị, và ngón tay của bạn đang lơ lửng trên nút "Điều chỉnh". Sẽ thật dễ dàng để chỉ cần cập nhật con số và tiếp tục.
Nhưng đây là vấn đề: điều chỉnh số lượng chỉ sửa chữa triệu chứng, không phải căn bệnh. Số hàng tồn kho bị thiếu đó không biến mất vào không khí. Nó đã bị lấy sai, nhận sai, dán nhãn sai hoặc ghi lại sai. Nếu bạn không tìm ra cái nào, nó sẽ xảy ra lần nữa. Và lần nữa. Và cuối cùng, những rò rỉ nhỏ đó sẽ làm chìm con tàu.
Hướng dẫn này dạy bạn cách điều tra chênh lệch hàng tồn kho như một thám tử, không phải một nhân viên dữ liệu. Bạn sẽ học khi nào cần đào sâu hơn, những câu hỏi nào cần hỏi và cách biến mọi sự khác biệt thành một sự cải tiến quy trình.
Tại sao điều tra lại quan trọng: triệu chứng so với căn bệnh
Hầu hết các đội kho xử lý chênh lệch như lỗi đánh máy. Họ sửa chúng và quên chúng đi. Nhưng mọi chênh lệch là một manh mối. Nó cho bạn biết quy trình của bạn đang bị phá vỡ ở đâu.
Hãy xem xét điều này: nếu cùng một SKU lệch 10 đơn vị mỗi tuần, bạn không có vấn đề về hàng tồn kho. Bạn có một vấn đề về quy trình. Có thể nhãn thùng bị mờ. Có thể hai sản phẩm tương tự được xếp cạnh nhau. Có thể một người lấy hàng liên tục lấy sai hộp. Điều chỉnh số lượng hàng tuần điều trị triệu chứng. Tìm ra nguyên nhân gốc rễ chữa khỏi căn bệnh.
Nghiên cứu cho thấy 58 phần trăm các nhà bán lẻ toàn cầu có hàng tồn kho không chính xác do dữ liệu bị phân mảnh và quy trình lỗi thời. Cách khắc phục không phải là đếm nhiều hơn. Đó là điều tra tốt hơn.
Phân loại chênh lệch: khi nào điều chỉnh so với khi nào điều tra
Không phải mọi chênh lệch đều xứng đáng được kiểm toán pháp y. Bạn cần một hệ thống phân loại tách tiếng ồn khỏi tín hiệu.
Đặt ngưỡng dung sai
Xác định các quy tắc rõ ràng cho những gì được tự động điều chỉnh và những gì được điều tra. Một khuôn khổ phổ biến là:
Chênh lệch ≤ 2 phần trăm hoặc giá trị ≤ 50 đô la. Chấp nhận đếm lại, cập nhật hệ thống, ghi lại mã lý do (ví dụ: bị hỏng, tìm thấy hàng), và tiếp tục.
Chênh lệch > 2 phần trăm và ≤ 5 phần trăm, hoặc giá trị từ 50 đến 500 đô la. Kích hoạt đếm lại lần hai bởi một người khác. Nếu đếm lại xác nhận chênh lệch, hãy điều tra.
Chênh lệch > 5 phần trăm hoặc giá trị > 500 đô la. Dừng lại. Đếm lại ngay lập tức. Xem xét các giao dịch. Thu hút sự tham gia của giám sát viên. Ghi lại mọi thứ.
Thắt chặt các ngưỡng này đối với các mặt hàng A (SKU giá trị cao) và nới lỏng chúng đối với các mặt hàng C (hàng rời giá trị thấp). Chênh lệch 5 phần trăm trên một máy tính xách tay 2.000 đô la là một lá cờ đỏ. Chênh lệch 5 phần trăm trên long đen 0,10 đô la là tiếng ồn thống kê.
Luôn điều tra bất kỳ chênh lệch nào vượt quá ngưỡng đô la của bạn, ngay cả khi tỷ lệ phần trăm nhỏ. Chênh lệch 1 phần trăm trên một pallet 10.000 đô la vẫn là khoản lỗ 100 đô la.
Sổ tay điều tra: 4 bước để tìm ra sự thật
Khi một chênh lệch đi vào lãnh thổ điều tra, hãy làm theo quy trình làm việc này. Mỗi bước xây dựng bằng chứng.
Bước 1: Đếm lại trước, hỏi câu hỏi sau
Trước khi bạn đi sâu vào nhật ký giao dịch, hãy xác minh số lượng là có thật. Lỗi con người là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra sự khác biệt.
Giao thức Đếm lại
- Sử dụng người đếm khác:Chỉ định một người không thực hiện lần đếm đầu tiên để loại bỏ thiên kiến xác nhận.
- Thực hiện đếm mù:Đừng nói cho người đếm thứ hai biết hệ thống nói gì hoặc người đếm đầu tiên tìm thấy gì. Hãy để họ đếm độc lập.
- Kiểm tra toàn bộ vị trí:Đảm bảo không có hộp nào bị giấu sau hàng tồn kho khác, bị đẩy ra phía sau, hoặc nằm trên sàn mà không có nhãn.
- Xác minh SKU:Xác nhận bạn đang đếm đúng sản phẩm. Các SKU trông giống nhau là thủ phạm thường xuyên.
Nếu đếm lại khớp với chênh lệch ban đầu, bạn đã xác nhận một sự khác biệt thực sự. Bây giờ công việc thám tử bắt đầu.
Bước 2: Xem xét các giao dịch gần đây
Kéo lịch sử giao dịch cho SKU và vị trí. Tìm kiếm manh mối trong 7 đến 14 ngày qua.
Danh sách kiểm tra xem xét giao dịch
- Nhật ký nhận hàng:SKU có được nhận gần đây không? Nhóm có xác minh số lượng không, hay họ chấp nhận phiếu đóng gói một cách mù quáng?
- Hồ sơ lấy hàng:SKU có được lấy cho một đơn đặt hàng không? Việc lấy hàng có được xác nhận bằng quét mã vạch hoặc nhập thủ công không?
- Chuyển kho:Hàng tồn kho có được di chuyển giữa các vị trí không? Việc chuyển kho có được ghi lại ở cả thùng "từ" và "đến" không?
- Trả hàng:Khách hàng có trả lại mặt hàng này không? Nó có được nhập lại kho vào đúng vị trí không?
- Điều chỉnh:SKU này có được điều chỉnh thủ công gần đây không? Ai đã phê duyệt nó, và tại sao?
Tìm kiếm mẫu thời gian. Nếu chênh lệch xuất hiện cùng ngày với một đợt nhận hàng lớn, nguyên nhân gốc rễ có thể là lỗi nhận hàng. Nếu nó xuất hiện sau một làn sóng lấy hàng, hãy nghi ngờ lỗi lấy hàng.
Bước 3: 5 Tại sao (phân tích nguyên nhân gốc rễ)
Khi bạn có dữ liệu giao dịch, hãy đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ bằng kỹ thuật 5 Tại sao. Phương pháp này, được phát triển bởi Toyota, buộc bạn phải vượt qua những lời giải thích ở cấp độ bề mặt.
Dưới đây là một ví dụ thực tế:
Tại sao số lượng bị sai 15 đơn vị? Vì số lượng vật lý thấp hơn ghi chép hệ thống. Tại sao số lượng vật lý thấp hơn? Vì 15 đơn vị đã được chuyển đến sai khách hàng. Tại sao chúng được chuyển đến sai khách hàng? Vì người lấy hàng đã lấy sai hộp từ Thùng C. Tại sao người lấy hàng lấy sai hộp? Vì hai SKU trông giống nhau được lưu trữ cạnh nhau, và nhãn thùng giống hệt nhau về kích thước và màu sắc. Tại sao nhãn thùng giống hệt nhau? Vì hệ thống dán nhãn của chúng tôi không phân biệt trực quan giữa các SKU tương tự. Nguyên nhân gốc rễ: Sự phân biệt trực quan không đầy đủ trong việc dán nhãn thùng cho các sản phẩm trông giống nhau.
Lưu ý cách cuộc điều tra chuyển từ điều gì đã xảy ra (hộp sai được chuyển đi) sang tại sao hệ thống cho phép điều đó xảy ra (thiết kế nhãn kém). Đó là sức mạnh của phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Bước 4: Ghi lại mọi thứ
Mỗi cuộc điều tra chênh lệch nên tạo ra một dấu vết kiểm toán. Tương lai của bạn (và kiểm toán viên của bạn) sẽ cảm ơn bạn.
Yêu cầu Tài liệu
- Chi tiết chênh lệch:SKU, vị trí, số lượng dự kiến, số lượng đã đếm, số tiền chênh lệch, tỷ lệ chênh lệch, giá trị đô la.
- Ai và khi nào:Tên của người đếm ban đầu, tên của người đếm lại, ngày và giờ của mỗi lần đếm.
- Nguyên nhân gốc rễ:Một lời giải thích rõ ràng, một câu về lý do tại sao chênh lệch xảy ra (ví dụ: "Nhóm nhận hàng đã chấp nhận số lượng phiếu đóng gói mà không cần xác minh vật lý").
- Hành động khắc phục:Những gì bạn đã làm để sửa nó (ví dụ: "Đào tạo lại nhóm nhận hàng về giao thức nhận hàng mù").
- Hành động phòng ngừa:Những gì bạn đã thay đổi để ngăn ngừa tái diễn (ví dụ: "Cập nhật SOP để yêu cầu xác nhận quét mã vạch cho tất cả các lần nhận trên 50 đơn vị").
Lưu trữ tài liệu này trong WMS của bạn hoặc nhật ký chênh lệch được chia sẻ. Nó trở thành nền tảng cho việc nhận dạng mẫu.
Thủ phạm phổ biến: nơi cần xem xét đầu tiên
Một số loại lỗi chiếm phần lớn các chênh lệch hàng tồn kho. Khi bạn bắt đầu một cuộc điều tra, hãy kiểm tra những nghi phạm thông thường này trước.
Nhà cung cấp đã chuyển 100 đơn vị, nhưng nhóm nhận hàng của bạn đã ghi lại 120 vì họ tin tưởng phiếu đóng gói thay vì đếm. Hoặc họ đếm thùng carton nhưng nhập số cái. Luôn xác minh biên lai về mặt vật lý, đặc biệt là trong mùa cao điểm khi nhân viên tạm thời đang vội vã.
Một người lấy hàng đã lấy Sản phẩm A thay vì Sản phẩm B vì chúng trông giống hệt nhau, hoặc chúng được đặt cạnh nhau. Hệ thống của bạn nghĩ rằng Sản phẩm B đã rời khỏi tòa nhà, nhưng nó vẫn ở trên kệ. Sử dụng quét mã vạch để loại bỏ lỗi lựa chọn thủ công.
Hàng tồn kho đã được cất vào Thùng C, nhưng hệ thống nói Thùng D. Hoặc nó đã được di chuyển trong quá trình dọn dẹp và không bao giờ được di chuyển lại trong WMS. Điều này tạo ra hàng tồn kho ảo (hệ thống nói nó ở đó, nhưng không phải vậy) và hàng tồn kho tìm thấy (nó ở đó, nhưng hệ thống không biết).
Nhóm nhận hàng đếm 10 thùng và nhập 10 cái. Hoặc họ đếm từng cái khi hệ thống mong đợi pallet. Lỗi UOM tạo ra chênh lệch lớn cộng dồn theo thời gian. Tạo một hướng dẫn tham khảo và thực thi nó.
Ai đó đã gõ 150 thay vì 15, hoặc đảo ngược các chữ số (132 so với 123). Nhập thủ công là kẻ thù của sự chính xác. Tự động hóa bất cứ nơi nào có thể.
Một chiếc hộp đến bị hỏng, và nhóm đã vứt bỏ nó mà không ghi lại sự điều chỉnh. Hoặc một khoản trả lại của khách hàng đã được chấp nhận nhưng không bao giờ được nhập lại kho. Hư hỏng và trả hàng cần sự nghiêm ngặt của quy trình làm việc giống như bán hàng.
Nhận dạng mẫu: công việc thám tử thực sự
Chênh lệch cá nhân là các điểm dữ liệu. Các mẫu là thông tin chi tiết. Đây là nơi bạn chuyển từ chữa cháy phản ứng sang phòng ngừa chủ động.
Tìm kiếm các tác nhân lặp lại
Chạy báo cáo chênh lệch và lọc theo:
- Cùng một SKU lặp lại sai: Chính sản phẩm là vấn đề. Bao bì có gây nhầm lẫn không? Mã vạch có bị hỏng không? Nó có thường xuyên bị trả lại không?
- Cùng một vị trí lặp lại sai: Thùng là vấn đề. Nhãn có bị mờ không? Nó có quá cao hoặc quá thấp để nhìn rõ không? Nó có ở trong khu vực giao thông cao nơi hàng tồn kho bị va đập không?
- Cùng một người lấy hàng lặp lại sai: Người đó là vấn đề. Họ có cần đào tạo lại không? Họ có đang vội vã không? Họ có mới và không quen thuộc với các vị trí SKU không?
- Cùng một thời điểm trong ngày/tuần: Quy trình là vấn đề. Chênh lệch có tăng đột biến trong quá trình thay đổi ca không? Trong khối lượng đơn đặt hàng cao điểm? Khi nhân viên tạm thời làm việc không có giám sát?
Nếu cùng một SKU lệch hai lần trong một tháng, hãy ngừng đếm và bắt đầu giải quyết. Coi nó như một thất bại của quy trình, không phải một trục trặc hàng tồn kho.
Nếu một SKU, vị trí hoặc người lấy hàng kích hoạt một cuộc điều tra chênh lệch hai lần trong vòng 30 ngày, hãy leo thang lên đánh giá CAPA (Hành động Khắc phục và Phòng ngừa). Chỉ định một chủ sở hữu và ngày đến hạn để khắc phục vấn đề cơ bản.
Tạo quy trình làm việc giải quyết chênh lệch
Các cuộc điều tra đặc biệt thất bại. Bạn cần một quy trình làm việc được ghi chép lại mà mọi thành viên trong nhóm tuân theo mỗi lần.
Quy trình Giải quyết Chênh lệch Tiêu chuẩn
- Phát hiện chênh lệch:Kiểm kê xoay vòng hoặc kiểm toán vật lý xác định một sự khác biệt vượt quá ngưỡng.
- Kích hoạt đếm lại:Hệ thống hoặc giám sát viên chỉ định người đếm thứ hai để đếm lại mù.
- Xác nhận chênh lệch:Nếu đếm lại khớp với bản gốc, chênh lệch là có thật. Nếu không, chấp nhận đếm lại và đóng.
- Mở điều tra:Giám sát viên xem xét lịch sử giao dịch và chỉ định điều tra cho nhóm thích hợp (nhận hàng, lấy hàng, v.v.).
- Xác định nguyên nhân gốc rễ:Nhóm hoàn thành phân tích 5 Tại sao và ghi lại các phát hiện.
- Hành động khắc phục:Bản sửa lỗi ngay lập tức được áp dụng (ví dụ: đào tạo lại người lấy hàng, dán lại nhãn thùng, di chuyển SKU).
- Hành động phòng ngừa:Thay đổi quy trình được thực hiện (ví dụ: cập nhật SOP, thêm yêu cầu quét mã vạch).
- Phê duyệt điều chỉnh:Giám sát viên hoặc quản lý xem xét tài liệu và phê duyệt điều chỉnh hệ thống.
- Đóng chênh lệch:Điều chỉnh được đăng, và hồ sơ được lưu trữ với dấu vết kiểm toán đầy đủ.
Nhiều nền tảng WMS hỗ trợ quy trình phê duyệt. Cấu hình chúng để thực thi quy trình này một cách tự động.
Biến chênh lệch thành cải tiến quy trình
Mục tiêu cuối cùng không phải là trở nên giỏi hơn trong việc điều tra chênh lệch. Đó là ngừng có chênh lệch ngay từ đầu.
Sử dụng nhật ký chênh lệch của bạn như một động cơ cải tiến liên tục:
- Đánh giá hàng tháng: Kéo báo cáo về tất cả các chênh lệch. 5 nguyên nhân gốc rễ hàng đầu là gì? 5 SKU hàng đầu là gì? 5 vị trí hàng đầu là gì?
- Đi sâu hàng quý: Tập hợp các nhóm nhận hàng, lấy hàng và hàng tồn kho. Chia sẻ dữ liệu. Động não các bản sửa lỗi.
- Kiểm toán hàng năm: Đo lường tỷ lệ chênh lệch của bạn theo từng năm. Một hoạt động lành mạnh sẽ thấy tần suất chênh lệch giảm theo thời gian khi các quy trình trưởng thành.
Mỗi cuộc điều tra chênh lệch nên hỏi hai câu hỏi:
1. Tôi cần sửa gì ngay bây giờ để sửa chữa sự khác biệt này? 2. Tôi cần thay đổi gì vĩnh viễn để điều này không bao giờ xảy ra nữa?
Câu hỏi đầu tiên sửa chữa triệu chứng. Câu hỏi thứ hai chữa khỏi căn bệnh.
Kết luận: từ chữa cháy đến phòng ngừa
Tìm ra một chênh lệch thì dễ. Bất kỳ chương trình kiểm kê xoay vòng tử tế nào cũng sẽ làm nổi lên các sự khác biệt. Nhưng tìm ra lý do nó xảy ra, và ngăn chặn nó tái diễn, tách biệt các hoạt động đẳng cấp thế giới khỏi những hoạt động tầm thường.
Coi mỗi chênh lệch như một khoảnh khắc dạy học. Hỏi tại sao. Đào sâu hơn. Ghi lại những phát hiện của bạn. Tìm kiếm các mẫu. Sửa nguyên nhân gốc rễ, không phải con số.
Theo thời gian, tỷ lệ chênh lệch của bạn sẽ giảm. Độ chính xác của bạn sẽ tăng lên. Và đội của bạn sẽ ngừng chữa cháy và bắt đầu phòng ngừa. Đó là mục tiêu.