Hầu hết các doanh nghiệp phấn đấu đạt độ chính xác tồn kho 100% nhưng chấp nhận ở mức 90%. Họ nhún vai và gọi đó là "đủ tốt". Nhưng trong một thế giới biên lợi nhuận thấp, khoảng cách 10% đó không chỉ là một con số trên bảng tính - nó rất tốn kém.
Sự không chính xác là một loại thuế thầm lặng đối với doanh nghiệp của bạn. Nó làm xói mòn niềm tin của khách hàng, thổi phồng chi phí lao động và mời cơ quan thuế xem xét kỹ hơn. Đây là hóa đơn thực sự mà bạn đang trả cho dữ liệu lộn xộn.
1. Chi phí mất khách hàng
Hãy tưởng tượng điều này: Hệ thống của bạn nói rằng bạn có 5 tiện ích. Một khách hàng đặt hàng 5. Bạn đi đến kệ... và chỉ có 3.
Bây giờ bạn phải thực hiện "cuộc gọi điện thoại khó xử". Bạn xin lỗi. Bạn đề nghị hoàn lại tiền. Nhưng thiệt hại đã xảy ra. Các nghiên cứu cho thấy rằng khách hàng trừng phạt việc hết hàng—họ không chỉ hủy đơn hàng; họ chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Và họ nói với bạn bè của họ.
2. Chi phí lao động lãng phí
Thời gian là tài sản đắt giá nhất trong kho của bạn. Kho hàng không chính xác biến người lấy hàng thành thám tử. Thay vì lấy hàng và đóng gói, họ lang thang trên các lối đi, kiểm tra sau các hộp và hỏi quản lý xem họ có "thấy pallet bị thiếu không".
Mỗi phút dành cho việc tìm kiếm một mặt hàng ma là một phút không gửi một mặt hàng thực. Nó giết chết hiệu quả và tinh thần.
3. Hình phạt thuế
Hàng tồn kho là tiền. Nếu hồ sơ của bạn sai, hồ sơ thuế của bạn cũng sai.
Nếu bạn nghĩ rằng bạn có nhiều hàng tồn kho hơn thực tế, Giá vốn hàng bán (COGS) của bạn quá thấp, lợi nhuận của bạn trông cao một cách giả tạo và bạn phải nộp thuế cho thu nhập ảo.
Nếu bạn báo cáo thiếu hàng tồn kho để giảm thuế mà không có bằng chứng, bạn sẽ kích hoạt cờ đỏ. Một cuộc kiểm toán thuế tốn kém hơn nhiều về thời gian và phí pháp lý so với việc kiểm kê kho hàng thích hợp.
4. Sương mù dự báo
Bạn không thể lập kế hoạch bạn sẽ đi đâu nếu bạn không biết bạn đang ở đâu. Nếu dữ liệu kho hàng của bạn tệ, dự báo mua hàng của bạn là rác rưởi.
Cuối cùng, bạn đặt hàng lại các mặt hàng bạn đã có (tạo ra hàng tồn kho quá mức) hoặc không đặt hàng lại các mặt hàng bạn đã hết (tạo ra tình trạng hết hàng). Đó là một vòng luẩn quẩn trói buộc dòng tiền vào sai sản phẩm.
Giải pháp: Ngừng đoán mò
Cách duy nhất để ngăn chặn những rò rỉ này là ngừng đoán mò. Chuyển từ đếm hàng năm sang đếm chu kỳ hàng tuần. Sử dụng quét mã vạch để loại bỏ lỗi của con người. Độ chính xác không phải là một sự xa xỉ; nó là nền tảng của một doanh nghiệp có lợi nhuận.