Цінність інвентаризації зрозуміла кожному власнику бізнесу. Вона дозволяє часто перевіряти та збільшувати валовий прибуток, одночасно зменшуючи втрати, покращуючи контроль розподілу та скорочуючи відходи. Коли ви поєднуєте інвентаризацію з узгодженням складських записів, ви отримуєте практику, яка називається узгодження запасів.
Узгодження запасів порівнює дані фізичної інвентаризації з бухгалтерським записом запасів компанії (балансова вартість). Іншими словами, інформація вашої організації про ваші запаси повинна відповідати товарам, які у вас є в наявності.
У цьому посібнику викладено сім критичних причин для проведення регулярних інвентаризацій, що охоплюють такі переваги, як виявлення крадіжок, покращене планування закупівель та організація складу, щоб ви могли зрозуміти, чому ці зусилля окупаються.
Звичайно, все складніше і вимагає більше часу, ніж ви думаєте, але це необхідний процес для кожного бізнесу, великого чи малого, і, на щастя, є стратегії, які ви можете використовувати, щоб бути більш ефективними.
Тенденції змінюються кожного сезону. Тому ви повинні періодично перевіряти свої запаси, щоб уникнути втрат. Це може допомогти вам визначити, які запаси є зайвими або чи є якісь прогалини. Хороша стратегія узгодження запасів може допомогти вам розробити кращу стратегію продажів і наблизити вас до наших бізнес-цілей.
У наступних параграфах ми викладемо кілька причин, чому вам слід серйозно ставитися до регулярної інвентаризації.
Підвищення продуктивності та організації складу
Успішний план управління запасами також призводить до добре організованого об'єкта виконання замовлень. Майбутні та поточні плани виконання є більш ефективними, коли склад організований.
Обробка запасів займає менше часу і грошей, коли діє ефективне управління запасами, звільняючи ресурси для іншого використання.
Весь склад буде більш продуктивним і організованим, якщо ви завжди знаєте, які продукти у вас є на складі і де вони знаходяться. Це пов'язано з тим, що ви будете витрачати час на пошук на полицях лише тих товарів, які можуть бути або не бути у вас на складі, коли виникає потреба або коли у вас є велике замовлення.
Це допомагає досягати бізнес-цілей
Операції з інвентаризації можуть допомогти знайти потенційні розбіжності, які можуть вплинути на ваш бізнес-план. Будь-яка проблема з вашими запасами може відсунути нас на крок далі від отримання прибутку. У будь-якому випадку, ці недоліки принесуть вам лише збитки.
Зазвичай ці прогалини виявляються до кінця фінансового року. Коли ви проводите інвентаризацію регулярно (тобто щокварталу або раз на півроку), ви отримаєте інформацію заздалегідь. Коли цей момент настане, вам, ймовірно, знадобиться більше часу для внесення коригувань. Коли ви проводите інвентаризацію регулярно, ви отримуєте інформацію заздалегідь.
Якщо наш поточний бізнес-план не працює, у вас буде можливість змінити його. Це допоможе вам швидше досягти своїх цілей.
Централізоване бачення запасів
Періодична інвентаризація забезпечить централізоване бачення запасів по всіх каналах продажів, включаючи кількість на складі та місцезнаходження. Таким чином, ви можете бути більш організованими та швидше задовольняти потреби своїх клієнтів.
Крім того, це дозволить керувати складом, дозволяючи розподіляти запаси по конкретних каналах продажів, що має вирішальне значення, якщо у вас є склади та розподільні центри, розкидані по кількох місцях.
Крім того, ви можете бути впевнені, які продукти є найбільш бажаними, якщо постійно знаєте, які у вас є запаси. В результаті ви будете постійно знати, на яких продуктах зосередитися, а які можна ігнорувати, тому що на них немає достатнього попиту.
Мінімізуйте ризик крадіжки
Як власники бізнесу, ми сподіваємося, що крадіжки ніколи не будуть проблемою. При цьому, якщо у нас більший бізнес у таких галузях, як роздрібна торгівля, крадіжка зазвичай є поширеною проблемою. Зупинити її може бути неможливо, особливо коли винні навчилися діяти хитро.
Періодична інвентаризація допоможе визначити, чи є у нас потенційна проблема з крадіжками, з якою потрібно боротися. Наприклад, якщо ми проводимо щомісячні перевірки і бачимо, що запаси постійно зникають, ми повинні вжити заходів.
Можливо, ми можемо оновити нашу систему безпеки. Або, можливо, нам потрібно змінити персонал: бути більш вибірковими щодо людей, яких ми впускаємо. Ці заходи можуть допомогти нам запобігти нечесності наших співробітників.
Крім збитків, ми також можемо використовувати інвентаризацію для контролю збитків. Якщо є причини, через які часто відбуваються збитки, процес допоможе усунути проблему. Таким чином, ми гарантуємо, що це не повториться в майбутньому.
Це визначає, що працює, а що ні
Проводячи регулярні інвентаризації, ви можете точно бачити, які запаси в тренді, а які ні. Це полегшить вам інвестування в правильний продукт(и) і відмову від неправильних.
Наприклад, скажімо, ви інвестуєте в продукт, який виявився глухим кутом. Проводячи узгодження запасів, ви можете визначити, чи потрібен розпродаж наших запасів, чи ні. Це може допомогти вам перемістити запаси і, можливо, отримати деякий прибуток за рахунок зміни стратегії.
Це часто означає, що ви будете продавати наші запаси з меншою маржею, приносячи нам менше прибутку. Тим не менш, це набагато краща альтернатива, ніж дозволити цим запасам лежати, збирати пил і потенційно приносити збитки.
Як тільки ви визначите, які запаси не працюють, ви зможете розробити кращу інвестиційну стратегію і, можливо, прибрати цей продукт з нашої лінійки. Хорошою ідеєю було б взяти наші продукти, що повільно обертаються, і помістити їх у певну зону нашого складу. Таким чином, ви можете бачити, наскільки добре вони працюють, дивлячись на пил, що скупчився.
Іншим варіантом було б використовувати наш додаток для управління запасами, щоб класифікувати ваш інвентар. Таким чином, ви можете отримати чітке уявлення про наші продукти та частини, з якими люди не так багато взаємодіяли. Наш мобільний додаток легше відстежувати на ходу.
Це допомагає в плануванні закупівель
Як ми вже згадували, узгодження запасів допомагає визначити, що популярно, а що ні. Якщо у вашому інвентарі не вистачає певного продукту, попит на нього високий, або нам потрібно більше з різних причин.
Наприклад, скажімо, що ми володіємо взуттєвим магазином і купуємо взуття всіх розмірів оптом. Ми очікуємо, що все взуття зникне до кінця сезону, але помічаємо постійну нестачу в певних розмірах. Це дасть нам знати, що в майбутньому нам потрібно замовляти більше розмірів.
Інвентаризація також може допомогти з екстреними замовленнями. Наприклад, ви можете бути переконані, що у вас достатній запас взуття на сезон. Узгодження запасів повідомить вас, якщо взуття вкрадено або пошкоджено. Це допоможе вам спланувати нову покупку заздалегідь.
Переглядає ціни для вашої стратегії продажів
Ціни можуть сильно змінюватися з часом, і продукт, який ми купуємо в даний момент, може мати іншу цінність у майбутньому. Якщо ці продукти залишаться нерозпроданими до кінця сезону, ви ризикуєте продати їх за іншою ціною, ніж планували спочатку.
Інвентаризація може інформувати вас про ці зміни цін. Наприклад, якщо ви використовуєте свій додаток для управління запасами, ви повинні мати можливість порівнювати минулі ціни з поточними. Дані надзвичайно корисні, тому що вони допомагають вам придумати кращу стратегію продажів.
Висновок
Потреби клієнтів і контроль, який ви будете мати над своїми товарами, є основними факторами, що зумовлюють необхідність регулярного проведення інвентаризації.
У цій статті показано кілька переваг регулярної перевірки вашого інвентарю, включаючи економію коштів, запобігання крадіжкам та забезпечення того, щоб ваші споживачі отримували товари, які вони хочуть, без затримок. Розуміння продуктів, які клієнти хочуть найбільше, допоможе вам краще прогнозувати попит і уникати дефіциту.
Ці рутинні операції повинні проводитися незалежно від того, наскільки великий або малий бізнес. Зазвичай вони відбуваються раз на рік, і незалежно від розміру компанії переваги однакові.