Küçük işletmeler için envanter optimizasyonu nadiren "daha iyi yazılım" ile ilgilidir. Genellikle sürprizleri azaltmakla ilgilidir: her zaman tükenen çok satan ürün ve sessizce nakit ve raf alanınızı yiyen yavaş hareket eden ürün.
Bu rehber size bir elektronik tablo ve bir telefonla yönetebileceğiniz pratik bir sistem sunuyor: hızlı operasyonel düzeltmeler, yararlı bir formül (yeniden sipariş noktası) ve kısa bir haftalık KPI rutini.
Şu anda ödediğiniz iki maliyetle başlayın
Her envanter sorunu stok tükenmesi (kayıp satışlar, kızgın müşteriler, acil müdahaleler) ile fazla stok (bağlı nakit, karmaşa, hasar, eskime) arasında bir denge sorunudur.
Fazla stok, çoğu işletme sahibinin kabul ettiğinden daha fazla acıtır çünkü envanter tutmak bedava değildir. Yaygın bir kural olarak envanter taşıma maliyetleri yıllık yaklaşık %15-25 civarındadır ve bazı tahminler işletmeye ve nelerin dahil edildiğine bağlı olarak %20-30 aralığına ulaşır.
Yani "her ihtimale karşı" 50.000 dolarlık fazla stokla oturuyorsanız, tek bir birim satmadan önce sessiz yıllık maliyet 7.500-12.500 dolar olabilir.
Eldeki stok rakamlarınız yanlışsa, hiçbir formül sizi kurtarmaz. Önce teslim alma, etiketleme ve temel sayım süreçlerini düzeltin. Sonra optimize edin.
Herhangi bir formüle dokunmadan önce hızlı kazanımlar (bugün)
Optimizasyon disiplinle başlar. Bu değişiklikler yeni araçlar gerektirmez, sadece tutarlılık gerektirir.
Hızlı kazanımlar kontrol listesi
- Her konumu adlandırın:Küçük bir arka oda bile etiketli raflara, kutulara ve bölgelere sahip olmalıdır (A-01, A-02...). "Orada bir yerde" envanterin kaybolma şeklidir.
- SKU ve konumları etiketleyin:Tarayamıyorsanız, güvenemezsiniz. Tutarlı SKU etiketleri ve konum etiketleriyle başlayın. Barkod etiketleme en iyi uygulamaları rehberimize bakın.
- Teslim almayı standartlaştırın:Miktarları doğrulayın, satınalma siparişiyle eşleştirin ve ürünleri satış alanına çıkmadan önce doğru konuma yerleştirin.
- Tekrarlayan SKU'ları azaltın:Aynı ürün için iki parça numarası fazla alımı garanti eder. Tekrarları birleştirin ve tek bir SKU seçin.
- Düzeltmeleri bilinçli yapın:Her stok düzeltmesinin bir nedeni olmalıdır (hasar, kayıp, yanlış toplama, tedarikçi eksik gönderimi). Aksi takdirde kök nedenleri gizlersiniz.
- Haftalık mikro sayımlar yapın:Her hafta 20 hızlı hareket eden SKU'yu sayın. Bir ritme ihtiyacınız varsa, hafif bir döngüsel sayım rutini kullanın.
Yeniden sipariş noktası: gerçekten ihtiyacınız olan tek formül
Yeniden sipariş noktası basit bir soruyu yanıtlar: Bir sonraki siparişi hangi eldeki stok seviyesinde vermelisiniz ki sipariş gelmeden önce sıfıra düşmeyin?
ROP = (ortalama günlük kullanım x tedarik süresi gün olarak) + emniyet stoku.
Elinizdeki en iyi verilerle başlayın: son 30-90 günlük satış/kullanım ve tedarikçinizin tipik tedarik süresi. Mükemmelliğe ihtiyacınız yok; ayarlayabileceğiniz bir başlangıç noktasına ihtiyacınız var.
Örnek (küçük rakamlar, gerçek etki)
Günde 4 birim satıyorsunuz. Tedarikçinizin tedarik süresi 10 gün. Bu, tedarik süresi boyunca beklenen 40 birimlik talep demektir. Geç gelen kamyonlar ve ani talep artışları için 10 birim emniyet stoku tutarsanız, yeniden sipariş noktanız 50 birimdir.
Eldeki stokunuz 50'ye düştüğünde yeniden sipariş verirsiniz. "Azalmış gibi hissedince" değil.
Min/maks: yeniden sipariş noktalarını sıradan bir satın alma alışkanlığına dönüştürün
Yeniden sipariş noktası ne zaman sipariş vereceğinizi söyler. Min/maks ne kadar sipariş vereceğinizi fazla düşünmeden söyler.
Min = ROP olarak ayarlayın. Eldeki stok ≤ Min olduğunda, bir satın alma tetiklenir.
Maks'ı tam bir sipariş döngüsü artı tedarik süresini kapsayacak şekilde ayarlayın (veya basitçe "tutmaktan rahat olduğunuz miktar"). Sipariş miktarı genellikle Maks - eldeki stok (takip ediyorsanız eksi siparişteki miktar) şeklindedir.
Haftalık sipariş veriyorsanız, haftalık rutini sürdürün. Sık küçük siparişler rastgele büyük siparişlerden iyidir, özellikle küçük ekipler ve dar nakit akışı için.
Kapsam günleri: sorunları erken yakalayan basit bir KPI
Kapsam günleri (eldeki envanter günleri olarak da bilinir) şu soruyu yanıtlar: Bu ürün tükenmeden önce kaç gün satışa devam edebilirsiniz?
Kapsam günleri = eldeki stok ÷ ortalama günlük kullanım. Muhasebe versiyonunu tercih ederseniz, envanter satış günleri (DSI) yakından ilişkili bir metriktir.
Talep düzensizse (hafta sonları, mevsimsel zirveler), haftalık ortalama kullanın ve bir sonraki büyük promosyon veya yoğun dönemle karşılaştırarak kontrol edin.
Haftalık KPI rutini (5 rakam)
Envanter optimizasyonu, onu çeyreklik bir proje değil haftalık bir sağlık kontrolü olarak ele aldığınızda işe yarar.
Küçük bir örnekleme sayın (20 SKU). Doğruluk % = doğru sayımlar ÷ toplam sayılan. Doğruluk düşerse, optimize etmeyi bırakın ve süreci düzeltin.
Talep varken kaç SKU sıfıra düştü? Bir stok tükenmesi kötü şans olabilir. Tekrarlayan tükenmeler bozuk yeniden sipariş noktaları veya güvenilmez tedarik süreleri anlamına gelir.
Kısa bir "yeniden sipariş noktasının altında" listesi tüm mesele budur. Haftalık gözden geçirin, siparişleri verin ve devam edin.
90 günden fazla hareket görmeyen envanter bir varlık değildir, bir nakit tuzağıdır. Aylık gözden geçirin ve karar verin: indirim, paket, iade veya silme.
Tedarikçilerin vaat edilen tarihlere uyup uymadığını takip edin. Tedarik süresi istikrarsızsa, emniyet stokunuz daha yüksek olmalıdır veya daha iyi bir tedarikçiye ihtiyacınız vardır.
"Optimize edilmiş" envanteri daha kötü yapan yaygın hatalar
- Siparişteki stoku görmezden gelmek: Gelen satınalma siparişlerini hesaba katmadan yeniden sipariş verirseniz, fazla satın alırsınız.
- Minimum sipariş miktarları ve koli paketleri: Yeniden sipariş noktanız "12 al" diyebilir, ama tedarikçiniz "48 al" dayatır. Maks'ı ayarlayın ve promosyonlar veya ikameler planlayın.
- Çok fazla SKU: Her ekstra varyant tahmin ve sayım işini katlar. Kararlı bir şekilde budayın.
- Konum disiplini yok: Ürünler raflar arasında dolaşıyorsa, sisteminiz kurguya dönüşür.
- Parametreleri asla gözden geçirmemek: Yeniden sipariş noktaları "ayarla ve unut" değildir. En çok satanları aylık, yavaş hareket edenleri çeyreklik gözden geçirin.
Küçük bir ekibe uyan araçlar
- Temel elektronik tablo: SKU, tedarikçi, tedarik süresi, ortalama günlük kullanım, ROP, Min, Maks ve kapsam günlerini takip edin.
- Barkod odaklı iş akışları: SKU ve konum etiketleri yazdırın, böylece teslim alma ve toplama hafıza odaklı değil tarama odaklı olsun. Ücretsiz bir etiket oluşturucuya ihtiyacınız varsa, LabelCodes.com deneyin.
- Mobil tarama: Telefon tabanlı bir tarayıcı küçük ekipler için genellikle yeterlidir, özellikle teslim alma, düzeltmeler ve hızlı döngüsel sayımlar için.
Sonraki adım: önce en çok satan 20 SKU'nuzu optimize edin
Her şeyi optimize etmeye çalışmayın. Satışa göre en çok satan 20 SKU'nuzu seçin, konumlarını ve etiketlerini düzenleyin, temel bir yeniden sipariş noktası belirleyin ve haftalık KPI rutinine başlayın.
30 dakikalık Pazartesi rutininiz
- 20 SKU'yu hızlıca sayın:Satın almadan önce bariz eldeki stok hatalarını düzeltin.
- ROP altı listesini gözden geçirin:Bir sonraki stok tükenmesini önleyecek birkaç siparişi verin.
- Tedarik sürelerini kontrol edin:Sapma gösteren tedarikçileri güncelleyin (geç teslimatlar her şeyi değiştirir).
- Ölü stoku işaretleyin:Bir eylem seçin (indirim, paket, iade) ve uygulayın.