Koridor 4, Kutu C'deki son kutuyu az önce taradınız. Sisteminiz 147 birim olması gerektiğini söylüyor. 132 saydınız. 15 birimlik bir boşluk var ve parmağınız "Düzelt" düğmesinin üzerinde geziniyor. Sadece sayıyı güncelleyip devam etmek çok kolay olurdu.
Ama sorun şu: sayımı düzeltmek semptomu düzeltir, hastalığı değil. O kayıp envanter havaya karışmadı. Yanlış toplandı, yanlış alındı, yanlış etiketlendi veya yanlış kaydedildi. Hangisi olduğunu bulamazsanız, tekrar olacak. Ve tekrar. Ve sonunda, o küçük sızıntılar gemiyi batırır.
Bu rehber size envanter varyanslarını bir veri memuru gibi değil, bir dedektif gibi araştırmayı öğretir. Ne zaman daha derine inmeniz gerektiğini, hangi soruları sormanız gerektiğini ve her tutarsızlığı nasıl bir süreç iyileştirmesine dönüştüreceğinizi öğreneceksiniz.
Araştırma neden önemlidir: semptomlar vs. hastalık
Çoğu depo ekibi varyansları yazım hataları gibi ele alır. Onları düzeltirler ve unuturlar. Ama her varyans bir ipucudur. Size sürecinizin nerede bozulduğunu söyler.
Şunu düşünün: aynı SKU her hafta 10 birim sapıyorsa, bir envanter sorununuz yoktur. Bir süreç sorununuz vardır. Belki kutu etiketi solmuştur. Belki iki benzer ürün yan yana raflanmıştır. Belki bir toplayıcı sürekli yanlış kutuyu alıyordur. Sayımı haftalık olarak düzeltmek semptomu tedavi eder. Kök nedeni bulmak hastalığı iyileştirir.
Araştırmalar, parçalanmış veriler ve güncelliğini yitirmiş süreçler nedeniyle küresel perakendecilerin yüzde 58'inin hatalı envantere sahip olduğunu gösteriyor. Çözüm daha fazla sayım değil. Daha iyi araştırmalardır.
Varyans triyajı: ne zaman düzeltmeli vs. ne zaman araştırmalı
Her varyans adli bir denetimi hak etmez. Sinyalden gürültüyü ayıran bir triyaj sistemine ihtiyacınız var.
Tolerans eşikleri belirleyin
Neyin otomatik düzeltileceği ve neyin araştırılacağı konusunda net kurallar tanımlayın. Yaygın bir çerçeve şöyledir:
Varyans ≤ yüzde 2 veya ≤ 50$ değer. Yeniden sayımı kabul et, sistemi güncelle, neden kodunu günlüğe kaydet (örneğin, hasarlı, bulunan stok) ve devam et.
Varyans > yüzde 2 ve ≤ yüzde 5 veya 50$ ila 500$ değer. Farklı bir kişi tarafından ikinci bir yeniden sayımı tetikle. Yeniden sayım varyansı doğrularsa, araştır.
Varyans > yüzde 5 veya > 500$ değer. Dur. Hemen yeniden say. İşlemleri gözden geçir. Bir amiri dahil et. Her şeyi belgeleyin.
A-kalemleri (yüksek değerli SKU'lar) için bu eşikleri sıkılaştırın ve C-kalemleri (düşük değerli dökme) için gevşetin. 2.000$'lık bir dizüstü bilgisayarda yüzde 5'lik bir varyans kırmızı bayraktır. 0,10$'lık pullarda yüzde 5'lik bir varyans istatistiksel gürültüdür.
Yüzde küçük olsa bile dolar eşiğinizi aşan herhangi bir varyansı her zaman araştırın. 10.000$'lık bir palette yüzde 1'lik bir varyans hala 100$ kayıptır.
Araştırma rehberi: Gerçeği bulmak için 4 adım
Bir varyans araştırma bölgesine girdiğinde, bu iş akışını izleyin. Her adım kanıt oluşturur.
Adım 1: Önce yeniden sayın, sonra soru sorun
İşlem günlüklerine dalmadan önce, sayımın gerçek olduğunu doğrulayın. İnsan hatası, tutarsızlıkların en yaygın nedenidir.
Yeniden Sayım Protokolü
- Farklı bir sayıcı kullanın:Doğrulama yanlılığını ortadan kaldırmak için ilk sayımı yapmayan birini atayın.
- Kör sayım yapın:İkinci sayıcıya sistemin ne dediğini veya ilk sayıcının ne bulduğunu söylemeyin. Bağımsız olarak saymalarına izin verin.
- Tam konumu kontrol edin:Başka stokların arkasına saklanmış, arkaya itilmiş veya etiketsiz yerde oturan kutu olmadığından emin olun.
- SKU'yu doğrulayın:Doğru ürünü saydığınızı onaylayın. Benzer görünümlü SKU'lar sık görülen bir suçludur.
Yeniden sayım orijinal varyansla eşleşirse, gerçek bir tutarsızlığı doğrulamışsınızdır. Şimdi dedektiflik çalışması başlıyor.
Adım 2: Son işlemleri gözden geçirin
SKU ve konum için işlem geçmişini çekin. Son 7 ila 14 gündeki ipuçlarını arayın.
İşlem İnceleme Kontrol Listesi
- Alma günlükleri:SKU yakın zamanda alındı mı? Ekip miktarı doğruladı mı yoksa irsaliyeyi körü körüne mi kabul ettiler?
- Toplama kayıtları:SKU bir sipariş için toplandı mı? Toplama, barkod taraması veya manuel giriş ile doğrulandı mı?
- Transferler:Stok konumlar arasında taşındı mı? Transfer hem "nereden" hem de "nereye" kutularına kaydedildi mi?
- İadeler:Bir müşteri bu ürünü iade etti mi? Doğru konuma yeniden stoklandı mı?
- Düzeltmeler:Bu SKU yakın zamanda manuel olarak düzeltildi mi? Bunu kim onayladı ve neden?
Zamanlama kalıplarını arayın. Varyans büyük bir alımla aynı gün ortaya çıktıysa, kök neden muhtemelen bir alma hatasıdır. Bir toplama dalgasından sonra ortaya çıktıysa, bir toplama hatasından şüphelenin.
Adım 3: 5 Neden (kök neden analizi)
İşlem verilerine sahip olduğunuzda, 5 Neden tekniğini kullanarak kök nedene inin. Toyota tarafından geliştirilen bu yöntem, sizi yüzeysel açıklamaların ötesine geçmeye zorlar.
İşte gerçek dünyadan bir örnek:
Sayım neden 15 birim hatalı? Çünkü fiziksel sayım sistem kaydından daha düşük. Fiziksel sayım neden daha düşük? Çünkü 15 birim yanlış müşteriye gönderildi. Neden yanlış müşteriye gönderildiler? Çünkü toplayıcı Kutu C'den yanlış kutuyu aldı. Toplayıcı neden yanlış kutuyu aldı? Çünkü benzer görünümlü iki SKU yan yana saklanıyor ve kutu etiketleri boyut ve renk olarak aynı. Kutu etiketleri neden aynı? Çünkü etiketleme sistemimiz benzer SKU'ları görsel olarak ayırt etmiyor. Kök Neden: Benzer görünümlü ürünler için kutu etiketlemesinde yetersiz görsel ayrım.
Araştırmanın ne oldu (yanlış kutu gönderildi) noktasından sistem buna neden izin verdi (kötü etiket tasarımı) noktasına nasıl geçtiğine dikkat edin. Bu, kök neden analizinin gücüdür.
Adım 4: Her şeyi belgeleyin
Her varyans araştırması bir denetim izi oluşturmalıdır. Gelecekteki siz (ve denetçileriniz) size teşekkür edecek.
Belgeleme Gereksinimleri
- Varyans ayrıntıları:SKU, konum, beklenen miktar, sayılan miktar, varyans tutarı, varyans yüzdesi, dolar değeri.
- Kim ve ne zaman:Orijinal sayıcının adı, yeniden sayıcının adı, her sayımın tarihi ve saati.
- Kök neden:Varyansın neden oluştuğuna dair net, tek cümlelik bir açıklama (örneğin, "Alma ekibi irsaliye miktarını fiziksel doğrulama olmadan kabul etti").
- Düzeltici eylem:Düzeltmek için ne yaptınız (örneğin, "Alma ekibi kör alım protokolü konusunda yeniden eğitildi").
- Önleyici eylem:Tekrarını önlemek için neyi değiştirdiniz (örneğin, "50 birimin üzerindeki tüm alımlar için barkod tarama onayı gerektirecek şekilde SOP güncellendi").
Bu belgeyi WMS'nizde veya paylaşılan bir varyans günlüğünde saklayın. Desen tanımanın temeli olur.
Yaygın suçlular: önce nereye bakmalı
Belirli hata türleri envanter varyanslarının çoğundan sorumludur. Bir araştırmaya başladığınızda, önce bu olağan şüphelileri kontrol edin.
Tedarikçi 100 birim gönderdi, ancak alma ekibiniz 120 kaydetti çünkü saymak yerine irsaliyeye güvendiler. Veya kartonları saydılar ama adet girdiler. Özellikle geçicilerin acele ettiği yoğun sezonlarda makbuzları her zaman fiziksel olarak doğrulayın.
Bir toplayıcı Ürün B yerine Ürün A'yı aldı çünkü aynı görünüyorlar veya yan yana yerleştirilmişler. Sisteminiz Ürün B'nin binadan çıktığını düşünüyor, ancak hala rafta. Manuel seçim hatalarini ortadan kaldırmak için barkod taraması kullanın.
Stok Kutu C'ye kaldırıldı, ancak sistem Kutu D diyor. Veya temizlik sırasında taşındı ve WMS'de asla yeri değiştirilmedi. Bu, hayalet envanter (sistem orada olduğunu söylüyor ama yok) ve bulunan stok (orada ama sistem bilmiyor) yaratır.
Alma ekibi 10 karton saydı ve 10 adet girdi. Veya sistem palet beklerken adet saydılar. UOM hataları, zamanla biriken devasa varyanslar yaratır. Bir referans kılavuzu oluşturun ve uygulayın.
Biri 15 yerine 150 yazdı veya rakamların yerini değiştirdi (132 vs. 123). Manuel giriş doğruluğun düşmanıdır. Mümkün olan yerlerde otomatikleştirin.
Bir kutu hasarlı geldi ve ekip düzeltmeyi kaydetmeden attı. Veya bir müşteri iadesi kabul edildi ancak asla yeniden stoklanmadı. Hasar ve iadeler, satışlarla aynı iş akışı titizliğine ihtiyaç duyar.
Desen tanıma: gerçek dedektiflik çalışması
Bireysel varyanslar veri noktalarıdır. Desenler içgörülerdir. Burası reaktif yangın söndürmeden proaktif önlemeye geçtiğiniz yerdir.
Tekrarlayan tetikleyicileri arayın
Bir varyans raporu çalıştırın ve şuna göre filtreleyin:
- Aynı SKU tekrar tekrar yanlış: Ürünün kendisi sorun. Ambalaj kafa karıştırıcı mı? Barkod hasarlı mı? Sık sık iade ediliyor mu?
- Aynı konum tekrar tekrar yanlış: Kutu sorun. Etiket solmuş mu? Net bir şekilde görmek için çok yüksekte veya çok alçakta mı? Stoğun çarpıldığı yoğun trafikli bir bölgede mi?
- Aynı toplayıcı tekrar tekrar yanlış: Kişi sorun. Yeniden eğitime ihtiyaçları var mı? Acele mi ediyorlar? Yeniler mi ve SKU konumlarına aşina değiller mi?
- Günün/haftanın aynı saati: Süreç sorun. Varyanslar vardiya değişimleri sırasında artıyor mu? En yoğun sipariş hacmi sırasında mı? Geçiciler gözetimsiz çalıştığında mı?
Aynı SKU ayda iki kez saparsa, saymayı bırakın ve çözmeye başlayın. Bunu bir envanter hatası değil, bir süreç hatası olarak ele alın.
Bir SKU, konum veya toplayıcı 30 gün içinde iki kez bir varyans araştırmasını tetiklerse, bir CAPA (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet) incelemesine yükseltin. Temel sorunu düzeltmek için bir sahip ve bir son tarih atayın.
Bir varyans çözüm iş akışı oluşturma
Geçici araştırmalar başarısız olur. Her ekip üyesinin her seferinde izlediği belgelenmiş bir iş akışına ihtiyacınız var.
Standart Varyans Çözüm İş Akışı
- Varyans tespit edildi:Döngü sayımı veya fiziksel denetim, eşiği aşan bir tutarsızlık belirler.
- Yeniden sayım tetiklendi:Sistem veya amir, kör yeniden sayım için ikinci bir sayıcı atar.
- Varyans doğrulandı:Yeniden sayım orijinalle eşleşirse, varyans gerçektir. Değilse, yeniden sayımı kabul et ve kapat.
- Araştırma açıldı:Amir işlem geçmişini gözden geçirir ve araştırmayı uygun ekibe (alma, toplama, vb.) atar.
- Kök neden belirlendi:Ekip 5 Neden analizini tamamlar ve bulguları belgeler.
- Düzeltici eylem:Anında düzeltme uygulanır (örneğin, toplayıcıyı yeniden eğit, kutuyu yeniden etiketle, SKU'yu taşı).
- Önleyici eylem:Süreç değişikliği uygulanır (örneğin, SOP'yi güncelle, barkod tarama gereksinimi ekle).
- Düzeltme onaylandı:Amir veya yönetici belgeleri gözden geçirir ve sistem düzeltmesini onaylar.
- Varyans kapatıldı:Düzeltme işlenir ve vaka tam denetim iziyle arşivlenir.
Birçok WMS platformu onay iş akışlarını destekler. Bu süreci otomatik olarak uygulamak için bunları yapılandırın.
Varyansları süreç iyileştirmelerine dönüştürmek
Nihai hedef varyansları araştırmada daha iyi olmak değildir. En başta varyanslara sahip olmayı bırakmaktır.
Varyans günlüğünüzü sürekli iyileştirme motoru olarak kullanın:
- Aylık inceleme: Tüm varyansların bir raporunu çekin. İlk 5 kök neden nedir? İlk 5 SKU nedir? İlk 5 konum nedir?
- Üç aylık derinlemesine inceleme: Alma, toplama ve envanter ekiplerini bir araya getirin. Verileri paylaşın. Düzeltmeler için beyin fırtınası yapın.
- Yıllık denetim: Varyans oranınızı yıllık olarak ölçün. Sağlıklı bir operasyon, süreçler olgunlaştıkça varyans sıklığının zamanla azaldığını görmelidir.
Her varyans araştırması iki soru sormalıdır:
1. Bu tutarsızlığı düzeltmek için hemen şimdi neyi düzeltmem gerekiyor? 2. Bunun bir daha asla olmaması için kalıcı olarak neyi değiştirmem gerekiyor?
İlk soru semptomu düzeltir. İkinci soru hastalığı iyileştirir.
Sonuç: yangın söndürmeden önlemeye
Bir varyansı bulmak kolaydır. Herhangi bir düzgün döngü sayım programı tutarsızlıkları ortaya çıkaracaktır. Ancak neden olduğunu bulmak ve tekrar etmesini önlemek, dünya standartlarındaki operasyonları sıradan olanlardan ayırır.
Her varyansı bir öğretim anı olarak ele alın. Nedenini sorun. Daha derine inin. Bulgularınızı belgeleyin. Desenleri arayın. Sayıyı değil, kök nedeni düzeltin.
Zamanla, varyans oranınız düşecek. Doğruluğunuz artacak. Ve ekibiniz yangın söndürmeyi bırakıp önlemeye başlayacak. Hedef budur.