Ang pag-optimize ng imbentaryo para sa maliliit na negosyo ay bihirang tungkol sa "mas magandang software." Karaniwan, ito ay tungkol sa pagbabawas ng mga sorpresa: ang mabentang produkto na palaging nauubusan ng stock, at ang mabagal na produkto na tahimik na kumakain ng iyong cash at espasyo sa bodega.
Ang gabay na ito ay nagbibigay sa iyo ng praktikal na sistema na maaari mong gamitin gamit ang spreadsheet at telepono: mabilis na operational na pag-aayos, isang kapaki-pakinabang na formula (reorder point), at isang maikli na lingguhang KPI routine.
Magsimula sa dalawang gastos na binabayaran mo ngayon
Bawat problema sa imbentaryo ay isang trade-off sa pagitan ng kakulangan ng stock (nawawalang benta, galit na customer, panic buying) at sobrang stock (nakatali ang cash, kalat, sira, pagkaluma).
Mas nakakasakit ang sobrang stock kaysa sa inaamin ng karamihang may-ari dahil hindi libre ang pag-iimbak ng imbentaryo. Ang karaniwang tantiya ay naglalagay ng gastos sa pag-iimbak ng imbentaryo sa 15-25% bawat taon, at may mga pagtataya na umaabot sa 20-30% depende sa negosyo at kung ano ang kasama.
Kaya kung nakaupo ka sa sobrang $50,000 na "pang-just-in-case" na stock, ang tahimik na taunang gastos ay maaaring $7,500-$12,500 bago ka makapagbenta ng kahit isang unit.
Kung mali ang iyong on-hand na bilang, walang formula ang makakatulong. Ayusin muna ang receiving, labeling, at basic na pagbibilang. Pagkatapos, mag-optimize.
Mabilis na solusyon (ngayon) bago hawakan ang anumang formula
Ang optimization ay nagsisimula sa disiplina. Ang mga pagbabagong ito ay hindi nangangailangan ng bagong kagamitan, konsistensi lang.
Checklist ng mabilis na solusyon
- Pangalanan ang bawat lokasyon:Kahit ang maliit na backroom ay dapat may mga naka-label na istante, lalagyan, at zona (A-01, A-02...). Ang "doon" ang dahilan kung bakit nawawala ang imbentaryo.
- Lagyan ng label ang SKU at mga lokasyon:Kung hindi mo ito ma-scan, hindi mo ito mapagkakatiwalaan. Magsimula sa consistent na SKU label at location label. Tingnan ang aming pinakamahuhusay na gawi sa barcode labeling.
- I-standardize ang receiving:I-verify ang dami, itugma sa PO, at ilagay ang mga item sa tamang lokasyon bago sila mapunta sa sales floor.
- Bawasan ang duplicate na SKU:Dalawang part number para sa iisang item ay ginagarantiyahan ang sobrang pagbili. Pagsamahin ang mga duplicate at pumili ng isang SKU na gagamitin.
- Gawing sadya ang mga adjustment:Bawat stock adjustment ay dapat may dahilan (sira, shrinkage, maling pag-pick, kulang ang padala ng supplier). Kung wala, tinatago mo ang ugat ng problema.
- Mag-micro count lingguhan:Bilangin ang 20 pinakamabilis na SKU bawat linggo. Kung kailangan mo ng ritmo, gumamit ng magaan na cycle counting routine.
Reorder point: ang isang formula na talagang kailangan mo
Ang reorder point ay sumasagot sa isang simpleng tanong: Sa anong on-hand level ka dapat mag-order para hindi ka maubusan bago dumating ang susunod na delivery?
ROP = (average na pang-araw-araw na paggamit x lead time sa araw) + safety stock.
Magsimula sa pinakamahusay na available na data: huling 30-90 na araw ng benta/paggamit at ang karaniwang lead time ng supplier. Hindi mo kailangan ng perpekto, kailangan mo ng baseline na maaari mong i-adjust.
Halimbawa (maliit na numero, malaking epekto)
Nagbebenta ka ng 4 na unit bawat araw. Ang lead time ng iyong supplier ay 10 araw. Iyan ay 40 unit na inaasahang demand sa panahon ng lead time. Kung magtabi ka ng 10 unit bilang safety stock para sa late na truck at biglang taas ng demand, ang reorder point mo ay 50 unit.
Kapag umabot sa 50 ang on-hand mo, mag-reorder ka. Hindi kapag "pakiramdam mo mababa na."
Min/max: gawing nakagawian ang reorder point sa pagbili
Ang reorder point ang nagsasabi sa iyo kailan mag-order. Ang min/max ang nagsasabi sa iyo gaano karami ang i-order nang hindi na masyadong iniisip.
Itakda ang Min = ROP. Kapag ang on-hand <= Min, nag-trigger ito ng pagbili.
Itakda ang Max para sakupin ang isang buong order cycle kasama ang lead time (o simpleng "gaano karami ang komportable mong hawakan"). Ang order quantity ay karaniwang Max - on-hand (bawas ang on-order kung tina-track mo ito).
Kung nag-o-order ka lingguhan, panatilihin ang lingguhang routine. Mas mabuti ang madalas na maliit na order kaysa sa random na malalaking order, lalo na para sa maliliit na team at mahigpit na cash flow.
Days of cover: isang simpleng KPI na nakakakita ng problema nang maaga
Ang days of cover (tinatawag ding days inventory on hand) ay sumasagot sa: Ilang araw ka pa makakapagbenta bago maubusan ang item na ito?
Days of cover = on-hand / average na pang-araw-araw na paggamit. Kung mas gusto mo ang accounting version, ang days sales of inventory (DSI) ay isang malapit na kaugnay na metric.
Kung ang demand ay hindi pantay (weekend, seasonal spike), gumamit ng weekly average at i-sanity check sa susunod na malaking promo o busy period.
Ang lingguhang KPI routine (5 numero)
Gumagana ang pag-optimize ng imbentaryo kapag tinatrato mo ito bilang lingguhang health check, hindi quarterly na proyekto.
Bilangin ang maliit na sample (20 SKU). Katumpakan % = tamang bilang / kabuuang binilang. Kung bumaba ang katumpakan, itigil ang optimization at ayusin ang proseso.
Ilang SKU ang naging zero habang may demand? Isang stockout ay maaaring malas lang. Paulit-ulit na stockout ay ibig sabihin sira ang reorder point o hindi mapagkakatiwalaan ang lead time.
Ang maikling listahan ng "nasa ibaba ng reorder point" ang buong punto. Suriin ito lingguhan, mag-order, at magpatuloy.
Ang imbentaryo na walang galaw sa loob ng 90+ na araw ay hindi asset, ito ay cash trap. Suriin buwan-buwan at magpasya: i-discount, i-bundle, ibalik, o i-write off.
I-track kung natutupad ng mga supplier ang ipinangakong petsa. Kung hindi stable ang lead time, kailangan mas mataas ang iyong safety stock, o kailangan mo ng mas magandang supplier.
Mga karaniwang pagkakamali na nagpapalala sa "na-optimize" na imbentaryo
- Hindi binibilang ang on-order stock: Kung mag-reorder ka nang hindi isinasaalang-alang ang papasok na PO, sobra kang bibili.
- MOQ at case pack: Maaaring sabihin ng reorder point mo na "bumili ng 12," pero pinipilit ng supplier mo na "bumili ng 48." I-adjust ang Max at mag-plano ng promosyon o kapalit.
- Masyadong maraming SKU: Bawat dagdag na variant ay nagpaparami ng forecasting at counting work. Mag-prune nang agresibo.
- Walang location discipline: Kung nagpapalipat-lipat ng istante ang mga item, nagiging kathang-isip ang sistema mo.
- Hindi kailanman sinusuri ang mga parameter: Ang mga reorder point ay hindi "set and forget." Suriin ang mga pinakamabenta buwan-buwan at ang mga mabagal tuwing quarterly.
Mga kagamitan na angkop sa maliit na team
- Spreadsheet bilang pundasyon: I-track ang SKU, supplier, lead time, average na pang-araw-araw na paggamit, ROP, Min, Max, at days of cover.
- Barcode-first na workflow: Mag-print ng SKU at location label para ang receiving at picking ay scan-driven, hindi umaasa sa memorya. Kung kailangan mo ng libreng label generator, subukan ang LabelCodes.com.
- Mobile scanning: Ang phone-based scanner ay kadalasang sapat na para sa maliliit na team, lalo na para sa receiving, adjustment, at mabilis na cycle count.
Susunod na hakbang: i-optimize muna ang iyong top 20 SKU
Huwag subukang i-optimize ang lahat. Piliin ang iyong top 20 SKU ayon sa benta, ayusin ang kanilang mga lokasyon at label, magtakda ng basic na reorder point, at simulan ang lingguhang KPI routine.
Ang iyong 30-minutong Monday routine
- Spot count ng 20 SKU:Ayusin ang mga halatang on-hand error bago ka bumili.
- Suriin ang below-ROP list:Gumawa ng ilang order na pipigil sa susunod na stockout.
- Suriin ang mga lead time:I-update ang kahit anong supplier na nagbago (ang late delivery ay nagbabago ng lahat).
- I-flag ang dead stock:Pumili ng isang aksyon (i-discount, i-bundle, ibalik) at gawin ito.