Kaka-scan mo lang ng huling kahon sa Aisle 4, Bin C. Sinasabi ng iyong system na dapat mayroong 147 unit. Ang nabilang mo ay 132. Mayroong puwang na 15 unit, at ang iyong daliri ay nakatutok sa pindutang "Ayusin". Napakadali na i-update lang ang numero at magpatuloy.
Ngunit narito ang problema: ang pag-aayos ng bilang ay nag-aayos ng sintomas, hindi ang sakit. Ang nawawalang imbentaryo na iyon ay hindi naglaho sa hangin. Ito ay maling napili, maling natanggap, maling nalagyan ng label, o maling naitala. Kung hindi mo malalaman kung alin, mangyayari ito muli. At muli. At sa huli, ang maliliit na pagtagas na iyon ay magpapalubog sa barko.
Ang gabay na ito ay nagtuturo sa iyo kung paano imbestigahan ang mga pagkakaiba sa imbentaryo tulad ng isang detektib, hindi isang klerk ng data. Malalaman mo kung kailan maghuhukay nang mas malalim, kung anong mga tanong ang itatanong, at kung paano gawing pagpapabuti ng proseso ang bawat hindi pagkakatugma.
Bakit mahalaga ang pagsisiyasat: mga sintomas vs. ang sakit
Tinatrato ng karamihan sa mga koponan sa bodega ang mga pagkakaiba tulad ng mga typo. Inaayos nila ang mga ito at kinakalimutan ang mga ito. Ngunit ang bawat pagkakaiba ay isang palatandaan. Sinasabi nito sa iyo kung saan nasisira ang iyong proseso.
Isaalang-alang ito: kung ang parehong SKU ay lumilihis ng 10 unit bawat linggo, wala kang problema sa imbentaryo. Mayroon kang problema sa proseso. Marahil ang label ng bin ay kupas na. Marahil ang dalawang magkatulad na produkto ay nakalagay nang magkatabi. Marahil ang isang picker ay patuloy na kumukuha ng maling kahon. Ang pag-aayos ng bilang linggu-linggo ay gumagamot sa sintomas. Ang paghahanap ng ugat na sanhi ay nagpapagaling sa sakit.
Ipinapakita ng pananaliksik na 58 porsiyento ng mga pandaigdigang nagtitingi ay may hindi tumpak na imbentaryo dahil sa pira-pirasong data at hindi napapanahong mga proseso. Ang solusyon ay hindi mas maraming pagbibilang. Ito ay mas mahusay na pagsisiyasat.
Ang triage ng pagkakaiba: kailan ayusin vs. kailan mag-imbestiga
Hindi bawat pagkakaiba ay nararapat sa isang forensic audit. Kailangan mo ng isang triage system na naghihiwalay sa ingay mula sa signal.
Magtakda ng mga threshold ng pagpapaubaya
Tukuyin ang mga malinaw na panuntunan para sa kung ano ang awtomatikong inaayos at kung ano ang iniimbestigahan. Ang isang karaniwang balangkas ay:
Pagkakaiba ≤ 2 porsiyento o ≤ $50 na halaga. Tanggapin ang muling pagbibilang, i-update ang system, i-log ang reason code (hal., nasira, nahanap na stock), at magpatuloy.
Pagkakaiba > 2 porsiyento at ≤ 5 porsiyento, o $50 hanggang $500 na halaga. Mag-trigger ng pangalawang muling pagbibilang ng ibang tao. Kung kinukumpirma ng muling pagbibilang ang pagkakaiba, imbestigahan.
Pagkakaiba > 5 porsiyento o > $500 na halaga. Huminto. Magbilang muli kaagad. Suriin ang mga transaksyon. Isali ang isang superbisor. I-document ang lahat.
Higpitan ang mga threshold na ito para sa mga A-item (mga SKU na may mataas na halaga) at luwagan ang mga ito para sa mga C-item (maramihang may mababang halaga). Ang 5 porsiyentong pagkakaiba sa isang $2,000 na laptop ay isang pulang bandila. Ang 5 porsiyentong pagkakaiba sa $0.10 na mga washer ay ingay sa istatistika.
Laging imbestigahan ang anumang pagkakaiba na lumalagpas sa iyong threshold ng dolyar, kahit na maliit ang porsiyento. Ang 1 porsiyentong pagkakaiba sa isang $10,000 na papag ay $100 na pagkawala pa rin.
Ang playbook ng pagsisiyasat: 4 na hakbang upang mahanap ang katotohanan
Kapag ang isang pagkakaiba ay tumawid sa teritoryo ng pagsisiyasat, sundin ang daloy ng trabaho na ito. Ang bawat hakbang ay bumubuo ng ebidensya.
Hakbang 1: Magbilang muna muli, magtanong pangalawa
Bago ka sumisid sa mga log ng transaksyon, i-verify na totoo ang bilang. Ang pagkakamali ng tao ang pinakakaraniwang sanhi ng mga hindi pagkakatugma.
Protocol ng Muling Pagbibilang
- Gumamit ng ibang tagabilang:Magtalaga ng isang tao na hindi nagsagawa ng unang pagbibilang upang maalis ang pagkiling sa kumpirmasyon.
- Magsagawa ng bulag na pagbibilang:Huwag sabihin sa pangalawang tagabilang kung ano ang sinasabi ng system o kung ano ang nakita ng unang tagabilang. Hayaan silang magbilang nang nakapag-iisa.
- Suriin ang buong lokasyon:Tiyaking walang mga kahon na nakatago sa likod ng ibang stock, naitulak sa likod, o nakaupo sa sahig na walang label.
- I-verify ang SKU:Kumpirmahin na binibilang mo ang tamang produkto. Ang mga SKU na magkamukha ay madalas na salarin.
Kung ang muling pagbibilang ay tumutugma sa orihinal na pagkakaiba, nakumpirma mo ang isang tunay na hindi pagkakatugma. Ngayon magsisimula ang trabaho ng detektib.
Hakbang 2: Suriin ang mga kamakailang transaksyon
Hilahin ang kasaysayan ng transaksyon para sa SKU at lokasyon. Maghanap ng mga pahiwatig sa huling 7 hanggang 14 na araw.
Checklist ng Pagsusuri ng Transaksyon
- Mga log ng pagtanggap:Natanggap ba kamakailan ang SKU? Na-verify ba ng koponan ang dami, o tinanggap ba nila nang bulag ang packing slip?
- Mga talaan ng pagpili:Napili ba ang SKU para sa isang order? Nakumpirma ba ang pagpili sa pamamagitan ng pag-scan ng barcode o manu-manong pagpasok?
- Mga paglilipat:Inilipat ba ang stock sa pagitan ng mga lokasyon? Naitala ba ang paglilipat sa parehong "mula sa" at "papunta sa" mga bin?
- Mga pagbabalik:Ibinalik ba ng isang customer ang item na ito? Naibalik ba ito sa tamang lokasyon?
- Mga pagsasaayos:Ang SKU ba na ito ay manu-manong naayos kamakailan? Sino ang nag-apruba nito, at bakit?
Maghanap ng mga pattern ng tiyempo. Kung lumitaw ang pagkakaiba sa parehong araw ng isang malaking resibo, ang ugat na sanhi ay malamang na isang error sa pagtanggap. Kung lumitaw ito pagkatapos ng isang alon ng mga pagpili, maghinala ng pagkakamali sa pagpili.
Hakbang 3: Ang 5 Bakit (pagsusuri ng ugat na sanhi)
Kapag mayroon ka na ng data ng transaksyon, mag-drill down sa ugat na sanhi gamit ang diskarteng 5 Bakit. Ang pamamaraang ito, na binuo ng Toyota, ay pumipilit sa iyo na lumampas sa mga paliwanag sa antas ng ibabaw.
Narito ang isang halimbawa sa totoong mundo:
Bakit mali ang bilang ng 15 unit? Dahil ang pisikal na bilang ay mas mababa kaysa sa talaan ng system. Bakit mas mababa ang pisikal na bilang? Dahil 15 unit ang naipadala sa maling customer. Bakit sila naipadala sa maling customer? Dahil kinuha ng picker ang maling kahon mula sa Bin C. Bakit kinuha ng picker ang maling kahon? Dahil dalawang SKU na magkamukha ang nakaimbak nang magkatabi, at ang mga label ng bin ay magkapareho sa laki at kulay. Bakit magkapareho ang mga label ng bin? Dahil ang aming sistema ng pag-label ay hindi biswal na nakikilala sa pagitan ng magkatulad na mga SKU. Ugat na Sanhi: Hindi sapat na pagkakaiba sa paningin sa pag-label ng bin para sa mga produktong magkamukha.
Pansinin kung paano lumipat ang pagsisiyasat mula sa kung ano ang nangyari (maling kahon ang naipadala) patungo sa bakit pinahintulutan ng system na mangyari ito (masamang disenyo ng label). Iyon ang kapangyarihan ng pagsusuri ng ugat na sanhi.
Hakbang 4: I-document ang lahat
Ang bawat pagsisiyasat ng pagkakaiba ay dapat lumikha ng isang audit trail. Ang iyong hinaharap na sarili (at ang iyong mga auditor) ay magpapasalamat sa iyo.
Mga Kinakailangan sa Dokumentasyon
- Mga detalye ng pagkakaiba:SKU, lokasyon, inaasahang dami, nabilang na dami, halaga ng pagkakaiba, porsiyento ng pagkakaiba, halaga ng dolyar.
- Sino at kailan:Pangalan ng orihinal na tagabilang, pangalan ng muling tagabilang, petsa at oras ng bawat pagbibilang.
- Ugat na sanhi:Isang malinaw, isang pangungusap na paliwanag kung bakit nangyari ang pagkakaiba (hal., "Tinanggap ng koponan ng pagtanggap ang dami ng packing slip nang walang pisikal na pag-verify").
- Pagwawasto na aksyon:Kung ano ang ginawa mo upang ayusin ito (hal., "Sinanay muli ang koponan ng pagtanggap sa blind receipt protocol").
- Pag-iwas na aksyon:Kung ano ang binago mo upang maiwasan ang pag-ulit (hal., "Na-update ang SOP upang mangailangan ng kumpirmasyon ng pag-scan ng barcode para sa lahat ng mga resibo na higit sa 50 unit").
Itago ang dokumentasyong ito sa iyong WMS o isang nakabahaging log ng pagkakaiba. Ito ay nagiging pundasyon para sa pagkilala ng pattern.
Mga karaniwang salarin: saan unang titingin
Ang ilang uri ng mga pagkakamali ay sanhi ng karamihan sa mga pagkakaiba sa imbentaryo. Kapag nagsimula ka ng isang pagsisiyasat, suriin muna ang mga karaniwang suspek na ito.
Nagpadala ang supplier ng 100 unit, ngunit nag-log ang iyong koponan ng pagtanggap ng 120 dahil nagtiwala sila sa packing slip sa halip na magbilang. O nagbilang sila ng mga karton ngunit nagpasok ng mga piraso. Laging i-verify ang mga resibo nang pisikal, lalo na sa panahon ng peak season kapag nagmamadali ang mga temp.
Kinuha ng isang picker ang Produkto A sa halip na Produkto B dahil magkamukha sila, o magkatabi silang nakalagay. Iniisip ng iyong system na umalis ang Produkto B sa gusali, ngunit nasa istante pa rin ito. Gumamit ng pag-scan ng barcode upang maalis ang mga error sa manu-manong pagpili.
Inilagay ang stock sa Bin C, ngunit sinasabi ng system na Bin D. O inilipat ito habang naglilinis at hindi kailanman inilipat sa WMS. Lumilikha ito ng phantom inventory (sinasabi ng system na nandoon ito, ngunit wala) at nahanap na stock (nandoon ito, ngunit hindi alam ng system).
Nagbilang ang koponan ng pagtanggap ng 10 karton at nagpasok ng 10 piraso. O nagbilang sila ng bawat isa nang inaasahan ng system ang mga papag. Ang mga error sa UOM ay lumilikha ng napakalaking pagkakaiba na nagsasama-sama sa paglipas ng panahon. Lumikha ng isang gabay sa sanggunian at ipatupad ito.
May nag-type ng 150 sa halip na 15, o nagpalit ng mga digit (132 vs. 123). Ang manu-manong pagpasok ay kaaway ng katumpakan. I-automate kung saan posible.
Dumating ang isang kahon na nasira, at itinapon ito ng koponan nang hindi nagla-log ng pagsasaayos. O ang pagbabalik ng customer ay tinanggap ngunit hindi kailanman naibalik. Ang pinsala at mga pagbabalik ay nangangailangan ng parehong higpit ng daloy ng trabaho tulad ng mga benta.
Pagkilala ng pattern: ang tunay na trabaho ng detektib
Ang mga indibidwal na pagkakaiba ay mga data point. Ang mga pattern ay mga insight. Dito ka lilipat mula sa reaktibong pagpatay ng sunog patungo sa maagap na pag-iwas.
Maghanap ng mga paulit-ulit na trigger
Magpatakbo ng ulat ng pagkakaiba at i-filter ayon sa:
- Parehong SKU na paulit-ulit na mali: Ang produkto mismo ang problema. Nakakalito ba ang packaging? Sira ba ang barcode? Madalas ba itong ibinabalik?
- Parehong lokasyon na paulit-ulit na mali: Ang bin ang problema. Kupas na ba ang label? Masyado bang mataas o masyadong mababa para makita nang malinaw? Nasa high-traffic zone ba ito kung saan nababangga ang stock?
- Parehong picker na paulit-ulit na mali: Ang tao ang problema. Kailangan ba nila ng muling pagsasanay? Nagmamadali ba sila? Bago ba sila at hindi pamilyar sa mga lokasyon ng SKU?
- Parehong oras ng araw/linggo: Ang proseso ang problema. Tumataas ba ang mga pagkakaiba sa panahon ng pagbabago ng shift? Sa panahon ng peak order volume? Kapag nagtatrabaho ang mga temp nang walang pangangasiwa?
Kung ang parehong SKU ay lumilihis ng dalawang beses sa isang buwan, itigil ang pagbibilang at simulan ang paglutas. Tratuhin ito bilang isang pagkabigo sa proseso, hindi isang glitch sa imbentaryo.
Kung ang isang SKU, lokasyon, o picker ay nag-trigger ng pagsisiyasat ng pagkakaiba ng dalawang beses sa loob ng 30 araw, i-escalate sa isang pagsusuri ng CAPA (Corrective and Preventive Action). Magtalaga ng may-ari at takdang petsa upang ayusin ang pinagbabatayan na isyu.
Paglikha ng daloy ng trabaho sa paglutas ng pagkakaiba
Nabibigo ang mga ad-hoc na pagsisiyasat. Kailangan mo ng dokumentadong daloy ng trabaho na sinusunod ng bawat miyembro ng koponan sa bawat oras.
Karaniwang Daloy ng Trabaho sa Paglutas ng Pagkakaiba
- Natukoy ang pagkakaiba:Tinutukoy ng cycle count o pisikal na pag-audit ang isang hindi pagkakatugma na lumalagpas sa threshold.
- Na-trigger ang muling pagbibilang:Ang system o superbisor ay nagtatalaga ng pangalawang tagabilang para sa bulag na muling pagbibilang.
- Nakumpirma ang pagkakaiba:Kung ang muling pagbibilang ay tumutugma sa orihinal, ang pagkakaiba ay totoo. Kung hindi, tanggapin ang muling pagbibilang at isara.
- Binuksan ang pagsisiyasat:Sinusuri ng superbisor ang kasaysayan ng transaksyon at itinalaga ang pagsisiyasat sa naaangkop na koponan (pagtanggap, pagpili, atbp.).
- Natukoy ang ugat na sanhi:Kinukumpleto ng koponan ang pagsusuri ng 5 Bakit at dinodokumento ang mga natuklasan.
- Pagwawasto na aksyon:Inilalapat ang agarang pag-aayos (hal., sanayin muli ang picker, lagyan ng label muli ang bin, ilipat ang SKU).
- Pag-iwas na aksyon:Ipinapatupad ang pagbabago sa proseso (hal., i-update ang SOP, magdagdag ng kinakailangan sa pag-scan ng barcode).
- Naaprubahan ang pagsasaayos:Sinusuri ng superbisor o tagapamahala ang dokumentasyon at inaaprubahan ang pagsasaayos ng system.
- Isinara ang pagkakaiba:Naka-post ang pagsasaayos, at ang kaso ay naka-archive na may buong audit trail.
Maraming mga platform ng WMS ang sumusuporta sa mga daloy ng trabaho sa pag-apruba. I-configure ang mga ito upang awtomatikong ipatupad ang prosesong ito.
Gawing mga pagpapabuti ng proseso ang mga pagkakaiba
Ang tunay na layunin ay hindi upang maging mas mahusay sa pagsisiyasat ng mga pagkakaiba. Ito ay upang huminto sa pagkakaroon ng mga pagkakaiba sa unang lugar.
Gamitin ang iyong log ng pagkakaiba bilang isang makina ng patuloy na pagpapabuti:
- Buwanang pagsusuri: Hilahin ang isang ulat ng lahat ng mga pagkakaiba. Ano ang nangungunang 5 ugat na sanhi? Ano ang nangungunang 5 SKU? Ano ang nangungunang 5 lokasyon?
- Quarterly deep dive: Pagsama-samahin ang mga koponan ng pagtanggap, pagpili, at imbentaryo. Ibahagi ang data. Mag-brainstorm ng mga pag-aayos.
- Taunang pag-audit: Sukatin ang iyong rate ng pagkakaiba taon-taon. Ang isang malusog na operasyon ay dapat makakita ng dalas ng pagkakaiba na bumababa sa paglipas ng panahon habang tumatanda ang mga proseso.
Ang bawat pagsisiyasat ng pagkakaiba ay dapat magtanong ng dalawang tanong:
1. Ano ang kailangan kong ayusin ngayon din upang maitama ang hindi pagkakatugma na ito? 2. Ano ang kailangan kong baguhin nang permanente upang hindi na ito mangyari muli?
Inaayos ng unang tanong ang sintomas. Ang pangalawang tanong ay nagpapagaling sa sakit.
Konklusyon: mula sa pagpatay ng sunog hanggang sa pag-iwas
Ang paghahanap ng pagkakaiba ay madali. Ang anumang disenteng cycle counting program ay magpapalabas ng mga hindi pagkakatugma. Ngunit ang paghahanap kung bakit ito nangyari, at pagpigil na mangyari ito muli, ay naghihiwalay sa mga operasyon sa pandaigdigang klase mula sa mga katamtaman.
Tratuhin ang bawat pagkakaiba bilang isang sandali ng pagtuturo. Magtanong kung bakit. Maghukay ng mas malalim. I-document ang iyong mga natuklasan. Maghanap ng mga pattern. Ayusin ang ugat na sanhi, hindi ang numero.
Sa paglipas ng panahon, bababa ang iyong rate ng pagkakaiba. Tataas ang iyong katumpakan. At ang iyong koponan ay titigil sa pagpatay ng sunog at magsisimulang pigilan. Iyon ang layunin.