การตรวจสอบความแปรปรวนของสินค้าคงคลัง: คู่มือนักสืบ

คุณเพิ่งสแกนกล่องสุดท้ายในทางเดิน 4 ถัง C ระบบของคุณบอกว่าควรมี 147 หน่วย คุณนับได้ 132 มีช่องว่าง 15 หน่วย และนิ้วของคุณวางอยู่เหนือปุ่ม "ปรับปรุง" มันจะง่ายมากที่จะเพียงแค่อัปเดตตัวเลขและไปต่อ

แต่นี่คือปัญหา: การปรับจำนวนนับแก้ไขอาการ ไม่ใช่โรค สินค้าคงคลังที่หายไปนั้นไม่ได้หายไปในอากาศ มันถูกหยิบผิด รับผิด ติดป้ายผิด หรือบันทึกผิด หากคุณไม่ค้นหาว่าอันไหน มันจะเกิดขึ้นอีก และอีกครั้ง และในที่สุด รอยรั่วเล็กๆ เหล่านั้นก็จมเรือ

คู่มือนี้สอนวิธีตรวจสอบความแปรปรวนของสินค้าคงคลังเหมือนนักสืบ ไม่ใช่เสมียนข้อมูล คุณจะได้เรียนรู้ว่าเมื่อใดควรเจาะลึก ถามคำถามอะไร และวิธีเปลี่ยนความคลาดเคลื่อนทุกอย่างให้เป็นการปรับปรุงกระบวนการ

ทำไมการตรวจสอบจึงสำคัญ: อาการ vs. โรค

ทีมคลังสินค้าส่วนใหญ่ปฏิบัติต่อความแปรปรวนเหมือนการพิมพ์ผิด พวกเขาแก้ไขและลืมมันไป แต่ความแปรปรวนทุกอย่างคือเบาะแส มันบอกคุณว่ากระบวนการของคุณพังตรงไหน

พิจารณาสิ่งนี้: หาก SKU เดียวกันเบี่ยงเบนไป 10 หน่วยทุกสัปดาห์ คุณไม่มีปัญหาสินค้าคงคลัง คุณมี ปัญหากระบวนการ บางทีป้ายถังอาจซีดจาง บางทีผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกันสองอย่างอาจวางอยู่ข้างกัน บางทีพนักงานหยิบสินค้าคนหนึ่งอาจหยิบกล่องผิดอย่างสม่ำเสมอ การปรับจำนวนนับทุกสัปดาห์จะรักษาอาการ การค้นหาสาเหตุที่แท้จริงจะรักษาโรค

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 58 เปอร์เซ็นต์ของผู้ค้าปลีกทั่วโลกมีสินค้าคงคลังที่ไม่ถูกต้อง เนื่องจากข้อมูลที่กระจัดกระจายและกระบวนการที่ล้าสมัย การแก้ไขไม่ใช่การนับมากขึ้น มันคือการตรวจสอบที่ดีขึ้น

การคัดแยกความแปรปรวน: เมื่อใดควรปรับ vs. เมื่อใดควรตรวจสอบ

ไม่ใช่ทุกความแปรปรวนสมควรได้รับการตรวจสอบทางนิติวิทยาศาสตร์ คุณต้องมีระบบคัดแยกที่แยกเสียงรบกวนออกจากสัญญาณ

ตั้งเกณฑ์ความคลาดเคลื่อน

กำหนดกฎที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ได้รับการปรับอัตโนมัติและสิ่งที่ได้รับการตรวจสอบ กรอบงานทั่วไปคือ:

เข้มงวดเกณฑ์เหล่านี้สำหรับรายการ A (SKU มูลค่าสูง) และผ่อนปรนสำหรับรายการ C (สินค้าจำนวนมากมูลค่าต่ำ) ความแปรปรวน 5 เปอร์เซ็นต์ของแล็ปท็อปราคา $2,000 เป็นธงแดง ความแปรปรวน 5 เปอร์เซ็นต์ของแหวนรองราคา $0.10 เป็นเสียงรบกวนทางสถิติ

คู่มือการตรวจสอบ: 4 ขั้นตอนเพื่อค้นหาความจริง

เมื่อความแปรปรวนข้ามเข้าสู่เขตการตรวจสอบ ให้ทำตามขั้นตอนการทำงานนี้ ทุกขั้นตอนสร้างหลักฐาน

ขั้นตอนที่ 1: นับซ้ำก่อน ถามคำถามทีหลัง

ก่อนที่คุณจะดำดิ่งลงไปในบันทึกธุรกรรม ให้ตรวจสอบว่าการนับนั้นเป็นจริง ข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของความคลาดเคลื่อน

หากการนับซ้ำตรงกับความแปรปรวนเดิม คุณได้ยืนยันความคลาดเคลื่อนจริงแล้ว ตอนนี้งานนักสืบเริ่มต้นขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบธุรกรรมล่าสุด

ดึงประวัติการทำธุรกรรมสำหรับ SKU และตำแหน่ง ค้นหาเบาะแสในช่วง 7 ถึง 14 วันที่ผ่านมา

มองหา รูปแบบเวลา หากความแปรปรวนปรากฏขึ้นในวันเดียวกับที่มีการรับสินค้าจำนวนมาก สาเหตุที่แท้จริงน่าจะเป็นข้อผิดพลาดในการรับ หากปรากฏขึ้นหลังจากคลื่นของการหยิบ ให้สงสัยข้อผิดพลาดในการหยิบ

ขั้นตอนที่ 3: 5 ทำไม (การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง)

เมื่อคุณมีข้อมูลธุรกรรม ให้เจาะลึกถึงสาเหตุที่แท้จริงโดยใช้เทคนิค 5 ทำไม วิธีการนี้ซึ่งพัฒนาโดยโตโยต้า บังคับให้คุณก้าวข้ามคำอธิบายระดับพื้นผิว

นี่คือตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง:

ทำไมการนับถึงผิดไป 15 หน่วย? เพราะการนับทางกายภาพต่ำกว่าบันทึกของระบบ ทำไมการนับทางกายภาพถึงต่ำกว่า? เพราะ 15 หน่วยถูกส่งไปยังลูกค้าผิดราย ทำไมพวกมันถึงถูกส่งไปยังลูกค้าผิดราย? เพราะพนักงานหยิบหยิบกล่องผิดจากถัง C ทำไมพนักงานหยิบถึงหยิบกล่องผิด? เพราะ SKU สองตัวที่ดูคล้ายกันถูกเก็บไว้ข้างกัน และป้ายถังมีขนาดและสีเหมือนกัน ทำไมป้ายถังถึงเหมือนกัน? เพราะระบบการติดป้ายของเราไม่แยกความแตกต่างทางสายตาระหว่าง SKU ที่คล้ายกัน สาเหตุที่แท้จริง: การแยกแยะทางสายตาไม่เพียงพอในการติดป้ายถังสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ดูเหมือนกัน

สังเกตว่าการตรวจสอบเปลี่ยนจาก เกิดอะไรขึ้น (ส่งกล่องผิด) ไปเป็น ทำไมระบบถึงอนุญาตให้เกิดขึ้น (การออกแบบป้ายไม่ดี) ได้อย่างไร นั่นคือพลังของการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกทุกอย่าง

การตรวจสอบความแปรปรวนทุกครั้งควรสร้างเส้นทางการตรวจสอบ ตัวคุณในอนาคต (และผู้ตรวจสอบของคุณ) จะขอบคุณคุณ

จัดเก็บเอกสารนี้ใน WMS ของคุณหรือบันทึกความแปรปรวนที่แชร์ มันกลายเป็นรากฐานสำหรับการจดจำรูปแบบ

ผู้ร้ายทั่วไป: ที่ที่จะดูก่อน

ข้อผิดพลาดบางประเภทคิดเป็นส่วนใหญ่ของความแปรปรวนของสินค้าคงคลัง เมื่อคุณเริ่มการตรวจสอบ ให้ตรวจสอบผู้ต้องสงสัยทั่วไปเหล่านี้ก่อน

การจดจำรูปแบบ: งานนักสืบที่แท้จริง

ความแปรปรวนแต่ละรายการเป็นจุดข้อมูล รูปแบบคือข้อมูลเชิงลึก นี่คือที่ที่คุณเปลี่ยนจากการดับเพลิงแบบตอบสนองไปสู่การป้องกันเชิงรุก

มองหาตัวกระตุ้นซ้ำๆ

เรียกใช้รายงานความแปรปรวนและกรองตาม:

• SKU เดิมผิดซ้ำๆ: ตัวผลิตภัณฑ์เองคือปัญหา บรรจุภัณฑ์น่าสับสนหรือไม่? บาร์โค้ดเสียหายหรือไม่? มันถูกส่งคืนบ่อยไหม?
• ตำแหน่งเดิมผิดซ้ำๆ: ถังคือปัญหา ป้ายซีดจางหรือไม่? มันสูงเกินไปหรือต่ำเกินไปที่จะมองเห็นได้ชัดเจนหรือไม่? มันอยู่ในโซนที่มีการจราจรหนาแน่นซึ่งสต็อกถูกชนหรือไม่?
• พนักงานหยิบคนเดิมผิดซ้ำๆ: บุคคลคือปัญหา พวกเขาต้องการการฝึกอบรมใหม่หรือไม่? พวกเขารีบเร่งหรือไม่? พวกเขาใหม่และไม่คุ้นเคยกับตำแหน่ง SKU หรือไม่?
• เวลาเดิมของวัน/สัปดาห์: กระบวนการคือปัญหา ความแปรปรวนพุ่งสูงขึ้นระหว่างการเปลี่ยนกะหรือไม่? ในช่วงปริมาณคำสั่งซื้อสูงสุด? เมื่อพนักงานชั่วคราวทำงานโดยไม่มีผู้ดูแล?

หาก SKU เดิมเบี่ยงเบนสองครั้งในหนึ่งเดือน หยุดนับและเริ่มแก้ไข ปฏิบัติต่อมันเหมือนความล้มเหลวของกระบวนการ ไม่ใช่ความผิดพลาดของสินค้าคงคลัง

การสร้างขั้นตอนการทำงานเพื่อแก้ไขความแปรปรวน

การตรวจสอบเฉพาะกิจล้มเหลว คุณต้องมีขั้นตอนการทำงานที่มีเอกสารซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนปฏิบัติตามทุกครั้ง

แพลตฟอร์ม WMS จำนวนมากรองรับขั้นตอนการทำงานการอนุมัติ กำหนดค่าเพื่อบังคับใช้กระบวนการนี้โดยอัตโนมัติ

เปลี่ยนความแปรปรวนให้เป็นการปรับปรุงกระบวนการ

เป้าหมายสูงสุดไม่ใช่การเก่งขึ้นในการตรวจสอบความแปรปรวน คือการหยุดมีความแปรปรวนตั้งแต่แรก

ใช้บันทึกความแปรปรวนของคุณเป็นเครื่องยนต์ในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง:

• การทบทวนรายเดือน: ดึงรายงานของความแปรปรวนทั้งหมด 5 สาเหตุที่แท้จริงสูงสุดคืออะไร? 5 SKU สูงสุดคืออะไร? 5 ตำแหน่งสูงสุดคืออะไร?
• การเจาะลึกรายไตรมาส: รวบรวมทีมรับ หยิบ และสินค้าคงคลัง แบ่งปันข้อมูล ระดมสมองแก้ไข
• การตรวจสอบประจำปี: วัดอัตราความแปรปรวนของคุณปีต่อปี การดำเนินงานที่ดีควรเห็นความถี่ของความแปรปรวน ลดลง เมื่อเวลาผ่านไปเมื่อกระบวนการเติบโตขึ้น

การตรวจสอบความแปรปรวนทุกครั้งควรตั้งคำถามสองข้อ:

1. ฉันต้องแก้ไขอะไร ตอนนี้ เพื่อแก้ไขความคลาดเคลื่อนนี้? 2. ฉันต้องเปลี่ยนอะไร อย่างถาวร เพื่อให้สิ่งนี้ไม่เกิดขึ้นอีก?

คำถามแรกแก้ไขอาการ คำถามที่สองรักษาโรค

บทสรุป: จากการดับเพลิงสู่การป้องกัน

การค้นหาความแปรปรวนเป็นเรื่องง่าย โปรแกรมนับตามรอบที่ดีจะเปิดเผยความคลาดเคลื่อน แต่การค้นหา ทำไม ถึงเกิดขึ้น และป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ แยกการดำเนินงานระดับโลกออกจากระดับปานกลาง

ปฏิบัติต่อความแปรปรวนทุกอย่างเหมือนช่วงเวลาการสอน ถามทำไม เจาะลึก บันทึกผลการวิจัยของคุณ มองหารูปแบบ แก้ไขสาเหตุที่แท้จริง ไม่ใช่ตัวเลข

เมื่อเวลาผ่านไป อัตราความแปรปรวนของคุณจะลดลง ความแม่นยำของคุณจะเพิ่มขึ้น และทีมของคุณจะหยุดดับเพลิงและเริ่มป้องกัน นั่นคือเป้าหมาย