Ценность инвентаризации очевидна для каждого владельца бизнеса. Она позволяет часто проверять и увеличивать валовую прибыль, одновременно снижая потери, улучшая контроль распределения и сокращая отходы. Когда вы сочетаете инвентаризацию со сверкой складских записей, вы получаете практику, называемую сверкой запасов.
Сверка запасов сравнивает данные физической инвентаризации с бухгалтерской записью запасов компании (балансовая стоимость). Другими словами, информация вашей организации о ваших запасах должна соответствовать товарам, которые у вас есть в наличии.
В этом руководстве изложены семь важнейших причин для проведения регулярных инвентаризаций, охватывающих такие преимущества, как обнаружение краж, улучшенное планирование закупок и организация склада, чтобы вы могли понять, почему эти усилия окупаются.
Конечно, все сложнее и требует больше времени, чем вы думаете, но это необходимый процесс для каждого бизнеса, большого или малого, и, к счастью, есть стратегии, которые вы можете использовать, чтобы быть более эффективными.
Тенденции меняются каждый сезон. Поэтому вы должны периодически проверять свои запасы, чтобы избежать потерь. Это может помочь вам определить, какие запасы являются лишними или есть ли какие-либо пробелы. Хорошая стратегия сверки запасов может помочь вам разработать лучшую стратегию продаж и приблизить вас к нашим бизнес-целям.
В следующих параграфах мы изложим несколько причин, по которым вам следует серьезно относиться к регулярной инвентаризации.
Повышение производительности и организации склада
Успешный план управления запасами также приводит к хорошо организованному объекту выполнения заказов. Будущие и текущие планы выполнения более эффективны, когда склад организован.
Обработка запасов занимает меньше времени и денег, когда действует эффективное управление запасами, освобождая ресурсы для другого использования.
Весь склад будет более производительным и организованным, если вы всегда знаете, какие продукты у вас есть на складе и где они находятся. Это связано с тем, что вы будете тратить время на поиск на полках только тех товаров, которые могут быть или не быть у вас на складе, когда возникает потребность или когда у вас есть крупный заказ.
Это помогает достигать бизнес-целей
Операции по инвентаризации могут помочь найти потенциальные расхождения, которые могут повлиять на ваш бизнес-план. Любая проблема с вашими запасами может отодвинуть нас на шаг дальше от получения прибыли. В любом случае, эти недостатки принесут вам только убытки.
Обычно эти пробелы обнаруживаются к концу финансового года. Когда вы проводите инвентаризацию регулярно (т.е. ежеквартально или раз в полгода), вы получите информацию заранее. Когда этот момент наступит, вам, вероятно, потребуется больше времени для внесения корректировок. Когда вы проводите инвентаризацию регулярно, вы получаете информацию заранее.
Если наш текущий бизнес-план не работает, у вас будет возможность изменить его. Это поможет вам быстрее достичь своих целей.
Централизованное представление о запасах
Периодическая инвентаризация обеспечит централизованное представление о запасах по всем каналам продаж, включая количество на складе и местонахождение. Таким образом, вы можете быть более организованными и быстрее удовлетворять потребности своих клиентов.
Кроме того, это позволит управлять складом, позволяя распределять запасы по конкретным каналам продаж, что имеет решающее значение, если у вас есть склады и распределительные центры, разбросанные по нескольким местам.
Кроме того, вы можете быть уверены, какие продукты являются наиболее желаемыми, если постоянно знаете, какие у вас есть запасы. В результате вы будете постоянно знать, на каких продуктах сосредоточиться, а какие можно игнорировать, потому что на них нет достаточного спроса.
Минимизируйте риск кражи
Как владельцы бизнеса, мы надеемся, что кражи никогда не будут проблемой. При этом, если у нас более крупный бизнес в таких отраслях, как розничная торговля, кража обычно является распространенной проблемой. Остановить ее может быть невозможно, особенно когда виновные научились действовать хитро.
Периодическая инвентаризация поможет определить, есть ли у нас потенциальная проблема с кражами, с которой нужно бороться. Например, если мы проводим ежемесячные проверки и видим, что запасы постоянно пропадают, мы должны принять меры.
Возможно, мы можем обновить нашу систему безопасности. Или, может быть, нам нужно сменить персонал: быть более избирательными в отношении людей, которых мы впускаем. Эти меры могут помочь нам предотвратить нечестность наших сотрудников.
Помимо ущерба, мы также можем использовать инвентаризацию для контроля ущерба. Если есть причины, по которым часто происходит ущерб, процесс поможет устранить проблему. Таким образом, мы гарантируем, что это не повторится в будущем.
Это определяет, что работает, а что нет
Проводя регулярные инвентаризации, вы можете точно видеть, какие запасы в тренде, а какие нет. Это облегчит вам инвестирование в правильный продукт(ы) и отказ от неправильных.
Например, скажем, вы инвестируете в продукт, который оказался тупиковым. Проводя сверку запасов, вы можете определить, нужна ли распродажа наших запасов или нет. Это может помочь вам переместить запасы и, возможно, получить некоторую прибыль за счет изменения стратегии.
Это часто означает, что вы будете продавать наши запасы с меньшей маржой, принося нам меньше прибыли. Тем не менее, это гораздо лучшая альтернатива, чем позволить этим запасам лежать, собирать пыль и потенциально приносить убытки.
Как только вы определите, какие запасы не работают, вы сможете разработать лучшую инвестиционную стратегию и, возможно, убрать этот продукт из нашей линейки. Хорошей идеей было бы взять наши медленно оборачивающиеся продукты и поместить их в определенную зону нашего склада. Таким образом, вы можете видеть, насколько хорошо они работают, глядя на скопившуюся пыль.
Другим вариантом было бы использовать наше приложение для управления запасами, чтобы классифицировать ваш инвентарь. Таким образом, вы можете получить четкое представление о наших продуктах и частях, с которыми люди не так много взаимодействовали. Наше мобильное приложение легче отслеживать на ходу.
Это помогает в планировании закупок
Как мы уже упоминали, сверка запасов помогает определить, что популярно, а что нет. Если в вашем инвентаре не хватает определенного продукта, спрос на него высок, или нам нужно больше по разным причинам.
Например, скажем, что мы владеем обувным магазином и покупаем обувь всех размеров оптом. Мы ожидаем, что вся обувь исчезнет к концу сезона, но замечаем постоянную нехватку определенных размеров. Это даст нам знать, что в будущем нам нужно заказывать больше размеров.
Инвентаризация также может помочь с экстренными заказами. Например, вы можете быть убеждены, что у вас достаточный запас обуви на сезон. Сверка запасов уведомит вас, если обувь украдена или повреждена. Это поможет вам спланировать новую покупку заранее.
Пересматривает цены для вашей стратегии продаж
Цены могут сильно меняться со временем, и продукт, который мы покупаем в данный момент, может иметь другую ценность в будущем. Если эти продукты останутся нераспроданными к концу сезона, вы рискуете продать их по другой цене, чем планировали изначально.
Инвентаризация может информировать вас об этих изменениях цен. Например, если вы используете свое приложение для управления запасами, вы должны иметь возможность сравнивать прошлые цены с текущими. Данные чрезвычайно полезны, потому что они помогают вам придумать лучшую стратегию продаж.
Заключение
Потребности клиентов и контроль, который вы будете иметь над своими товарами, являются основными факторами, обусловливающими необходимость регулярного проведения инвентаризации.
В этой статье показано несколько преимуществ регулярной проверки вашего инвентаря, включая экономию средств, предотвращение краж и обеспечение того, чтобы ваши потребители получали товары, которые они хотят, без задержек. Понимание продуктов, которые клиенты хотят больше всего, поможет вам лучше прогнозировать спрос и избегать дефицита.
Эти рутинные операции должны проводиться независимо от того, насколько велик или мал бизнес. Обычно они происходят раз в год, и независимо от размера компании преимущества одинаковы.