Tocmai ați scanat ultima cutie de pe Culoarul 4, Coșul C. Sistemul dvs. spune că ar trebui să fie 147 de unități. Ați numărat 132. Există un decalaj de 15 unități, iar degetul dvs. planează deasupra butonului "Ajustare". Ar fi atât de ușor să actualizați pur și simplu numărul și să mergeți mai departe.
Dar iată problema: ajustarea numărătorii repară simptomul, nu boala. Acel inventar lipsă nu a dispărut în aer. A fost preluat greșit, primit greșit, etichetat greșit sau înregistrat greșit. Dacă nu aflați care a fost, se va întâmpla din nou. Și din nou. Și în cele din urmă, acele mici scurgeri scufundă nava.
Acest ghid vă învață cum să investigați varianțele de inventar ca un detectiv, nu ca un funcționar de date. Veți învăța când să săpați mai adânc, ce întrebări să puneți și cum să transformați fiecare discrepanță într-o îmbunătățire a procesului.
De ce contează investigația: simptome vs. boala
Majoritatea echipelor din depozite tratează varianțele ca pe niște greșeli de tipar. Le corectează și le uită. Dar fiecare varianță este un indiciu. Vă spune unde se rupe procesul dvs.
Luați în considerare acest lucru: dacă același SKU deviază cu 10 unități în fiecare săptămână, nu aveți o problemă de inventar. Aveți o problemă de proces. Poate eticheta coșului este ștearsă. Poate două produse similare sunt raftuite unul lângă altul. Poate un picker ia în mod constant cutia greșită. Ajustarea numărătorii săptămânal tratează simptomul. Găsirea cauzei principale vindecă boala.
Cercetările arată că 58 la sută dintre retailerii globali au inventar inexact din cauza datelor fragmentate și a proceselor învechite. Soluția nu este mai multe numărători. Sunt investigații mai bune.
Triajul varianțelor: când să ajustați vs. când să investigați
Nu orice varianță merită un audit criminalistic. Aveți nevoie de un sistem de triaj care separă zgomotul de semnal.
Setați praguri de toleranță
Definiți reguli clare pentru ce se ajustează automat și ce se investighează. Un cadru comun este:
Varianță ≤ 2 la sută sau valoare ≤ 50 USD. Acceptați renumărarea, actualizați sistemul, înregistrați codul motivului (de ex., deteriorat, stoc găsit) și mergeți mai departe.
Varianță > 2 la sută și ≤ 5 la sută, sau valoare de la 50 USD la 500 USD. Declanșați o a doua renumărare de către o persoană diferită. Dacă renumărarea confirmă varianța, investigați.
Varianță > 5 la sută sau valoare > 500 USD. Opriți-vă. Renumărați imediat. Revizuiți tranzacțiile. Implicați un supervizor. Documentați totul.
Înăspriți aceste praguri pentru articolele A (SKU-uri de mare valoare) și relaxați-le pentru articolele C (vrac de mică valoare). O varianță de 5 la sută la un laptop de 2.000 USD este un steag roșu. O varianță de 5 la sută la șaibe de 0,10 USD este zgomot statistic.
Investigați întotdeauna orice varianță care depășește pragul dvs. în dolari, chiar dacă procentul este mic. O varianță de 1 la sută la un palet de 10.000 USD este totuși o pierdere de 100 USD.
Manualul de investigație: 4 pași pentru a găsi adevărul
Când o varianță trece în teritoriul de investigație, urmați acest flux de lucru. Fiecare pas construiește dovezi.
Pasul 1: Renumărați mai întâi, întrebați după
Înainte de a vă scufunda în jurnalele de tranzacții, verificați dacă numărătoarea este reală. Eroarea umană este cea mai frecventă cauză a discrepanțelor.
Protocol de Renumărare
- Folosiți un numărător diferit:Desemnați pe cineva care nu a efectuat prima numărătoare pentru a elimina părtinirea de confirmare.
- Efectuați o numărătoare oarbă:Nu-i spuneți celui de-al doilea numărător ce spune sistemul sau ce a găsit primul numărător. Lăsați-i să numere independent.
- Verificați locația completă:Asigurați-vă că nu există cutii ascunse în spatele altui stoc, împinse în spate sau stând pe podea fără etichetă.
- Verificați SKU-ul:Confirmați că numărați produsul corect. SKU-urile care arată la fel sunt un vinovat frecvent.
Dacă renumărarea se potrivește cu varianța originală, ați confirmat o discrepanță reală. Acum începe munca de detectiv.
Pasul 2: Revizuiți tranzacțiile recente
Extrageți istoricul tranzacțiilor pentru SKU și locație. Căutați indicii în ultimele 7 până la 14 zile.
Listă de Verificare a Revizuirii Tranzacțiilor
- Jurnale de primire:A fost SKU-ul primit recent? A verificat echipa cantitatea sau au acceptat avizul de însoțire orbește?
- Înregistrări de picking:A fost SKU-ul preluat pentru o comandă? Preluarea a fost confirmată prin scanarea codului de bare sau prin introducere manuală?
- Transferuri:A fost mutat stocul între locații? Transferul a fost înregistrat atât în coșurile "din" cât și "în"?
- Returnări:A returnat un client acest articol? A fost repus în stoc în locația corectă?
- Ajustări:A fost acest SKU ajustat manual recent? Cine a aprobat-o și de ce?
Căutați modele de sincronizare. Dacă varianța a apărut în aceeași zi cu o primire mare, cauza principală este probabil o eroare de primire. Dacă a apărut după un val de preluări, suspectați o greșeală de picking.
Pasul 3: Cele 5 De Ce (analiza cauzei principale)
Odată ce aveți datele tranzacției, săpați până la cauza principală folosind tehnica 5 De Ce. Această metodă, dezvoltată de Toyota, vă forțează să treceți de explicațiile de la nivelul suprafeței.
Iată un exemplu din lumea reală:
De ce numărătoarea este greșită cu 15 unități? Pentru că numărătoarea fizică este mai mică decât înregistrarea din sistem. De ce este numărătoarea fizică mai mică? Pentru că 15 unități au fost expediate clientului greșit. De ce au fost expediate clientului greșit? Pentru că picker-ul a luat cutia greșită din Coșul C. De ce a luat picker-ul cutia greșită? Pentru că două SKU-uri care arată similar sunt stocate unul lângă altul, iar etichetele coșurilor sunt identice ca mărime și culoare. De ce sunt etichetele coșurilor identice? Pentru că sistemul nostru de etichetare nu distinge vizual între SKU-uri similare. Cauza Principală: Diferențiere vizuală inadecvată în etichetarea coșurilor pentru produse care arată la fel.
Observați cum investigația s-a mutat de la ce s-a întâmplat (cutie greșită expediată) la de ce sistemul a permis să se întâmple (design slab al etichetei). Aceasta este puterea analizei cauzei principale.
Pasul 4: Documentați totul
Fiecare investigație a varianței ar trebui să creeze o pistă de audit. Viitorul dvs. (și auditorii dvs.) vă vor mulțumi.
Cerințe de Documentare
- Detalii varianță:SKU, locație, cantitate așteptată, cantitate numărată, sumă varianță, procent varianță, valoare în dolari.
- Cine și când:Numele numărătorului original, numele renumărătorului, data și ora fiecărei numărători.
- Cauza principală:O explicație clară într-o propoziție a motivului pentru care a apărut varianța (de ex., "Echipa de primire a acceptat cantitatea avizului de însoțire fără verificare fizică").
- Acțiune corectivă:Ce ați făcut pentru a repara (de ex., "Reinstruit echipa de primire pe protocolul de primire oarbă").
- Acțiune preventivă:Ce ați schimbat pentru a preveni recurența (de ex., "Actualizat SOP pentru a necesita confirmarea scanării codului de bare pentru toate primirile de peste 50 de unități").
Stocați această documentație în WMS-ul dvs. sau într-un jurnal de varianțe partajat. Devine fundația pentru recunoașterea modelelor.
Vinovați comuni: unde să căutați mai întâi
Anumite tipuri de erori reprezintă majoritatea varianțelor de inventar. Când începeți o investigație, verificați mai întâi acești suspecți obișnuiți.
Furnizorul a expediat 100 de unități, dar echipa dvs. de primire a înregistrat 120 pentru că au avut încredere în avizul de însoțire în loc să numere. Sau au numărat cutii, dar au introdus bucăți. Verificați întotdeauna primirile fizic, mai ales în sezonul de vârf când temporarii se grăbesc.
Un picker a luat Produsul A în loc de Produsul B pentru că arată identic, sau sunt plasate unul lângă altul. Sistemul dvs. crede că Produsul B a părăsit clădirea, dar este încă pe raft. Folosiți scanarea codurilor de bare pentru a elimina erorile de selecție manuală.
Stocul a fost pus în Coșul C, dar sistemul spune Coșul D. Sau a fost mutat în timpul curățeniei și nu a fost niciodată relocat în WMS. Acest lucru creează inventar fantomă (sistemul spune că este acolo, dar nu este) și stoc găsit (este acolo, dar sistemul nu știe).
Echipa de primire a numărat 10 cutii și a introdus 10 bucăți. Sau au numărat unități când sistemul aștepta paleți. Erorile UOM creează varianțe masive care se compun în timp. Creați un ghid de referință și impuneți-l.
Cineva a tastat 150 în loc de 15, sau a transpus cifre (132 vs. 123). Introducerea manuală este inamicul acurateței. Automatizați acolo unde este posibil.
O cutie a ajuns deteriorată, iar echipa a aruncat-o fără a înregistra ajustarea. Sau o returnare de la client a fost acceptată, dar nu a fost niciodată repusă în stoc. Deteriorările și returnările necesită aceeași rigoare a fluxului de lucru ca și vânzările.
Recunoașterea modelelor: adevărata muncă de detectiv
Varianțele individuale sunt puncte de date. Modelele sunt perspective. Aici treceți de la stingerea reactivă a incendiilor la prevenirea proactivă.
Căutați declanșatori repetați
Rulați un raport de varianță și filtrați după:
- Același SKU în mod repetat greșit: Produsul în sine este problema. Este ambalajul confuz? Este codul de bare deteriorat? Este returnat frecvent?
- Aceeași locație în mod repetat greșită: Coșul este problema. Este eticheta ștearsă? Este prea sus sau prea jos pentru a fi văzută clar? Este într-o zonă cu trafic intens unde stocul este lovit?
- Același picker în mod repetat greșit: Persoana este problema. Au nevoie de reinstruire? Se grăbesc? Sunt noi și nu sunt familiarizați cu locațiile SKU?
- Aceeași oră din zi/săptămână: Procesul este problema. Varianțele cresc în timpul schimburilor de tură? În timpul volumului maxim de comenzi? Când temporarii lucrează fără supraveghere?
Dacă același SKU deviază de două ori într-o lună, nu mai numărați și începeți să rezolvați. Tratați-l ca pe un eșec de proces, nu ca pe o eroare de inventar.
Dacă un SKU, o locație sau un picker declanșează o investigație de varianță de două ori în 30 de zile, escaladați la o revizuire CAPA (Acțiune Corectivă și Preventivă). Desemnați un proprietar și o dată limită pentru a repara problema de bază.
Crearea unui flux de lucru pentru rezolvarea varianțelor
Investigațiile ad-hoc eșuează. Aveți nevoie de un flux de lucru documentat pe care fiecare membru al echipei îl urmează de fiecare dată.
Flux de Lucru Standard pentru Rezolvarea Varianțelor
- Varianță detectată:Numărarea ciclică sau auditul fizic identifică o discrepanță care depășește pragul.
- Renumărare declanșată:Sistemul sau supervizorul desemnează un al doilea numărător pentru renumărare oarbă.
- Varianță confirmată:Dacă renumărarea se potrivește cu originalul, varianța este reală. Dacă nu, acceptați renumărarea și închideți.
- Investigație deschisă:Supervizorul revizuiește istoricul tranzacțiilor și atribuie investigația echipei corespunzătoare (primire, picking, etc.).
- Cauză principală identificată:Echipa finalizează analiza 5 De Ce și documentează constatările.
- Acțiune corectivă:Se aplică remedierea imediată (de ex., reinstruire picker, reetichetare coș, mutare SKU).
- Acțiune preventivă:Se implementează schimbarea procesului (de ex., actualizare SOP, adăugare cerință scanare cod de bare).
- Ajustare aprobată:Supervizorul sau managerul revizuiește documentația și aprobă ajustarea sistemului.
- Varianță închisă:Ajustarea este postată, iar cazul este arhivat cu pistă de audit completă.
Multe platforme WMS acceptă fluxuri de lucru de aprobare. Configurați-le pentru a impune acest proces automat.
Transformarea varianțelor în îmbunătățiri ale procesului
Scopul final nu este să deveniți mai buni la investigarea varianțelor. Este să nu mai aveți varianțe deloc.
Folosiți jurnalul dvs. de varianțe ca un motor de îmbunătățire continuă:
- Revizuire lunară: Extrageți un raport cu toate varianțele. Care sunt primele 5 cauze principale? Care sunt primele 5 SKU-uri? Care sunt primele 5 locații?
- Analiză trimestrială aprofundată: Reuniți echipele de primire, picking și inventar. Împărtășiți datele. Faceți brainstorming pentru remedieri.
- Audit anual: Măsurați rata varianței de la an la an. O operațiune sănătoasă ar trebui să vadă frecvența varianței scăzând în timp pe măsură ce procesele se maturizează.
Fiecare investigație a varianței ar trebui să pună două întrebări:
1. Ce trebuie să repar chiar acum pentru a corecta această discrepanță? 2. Ce trebuie să schimb permanent pentru ca acest lucru să nu se mai întâmple niciodată?
Prima întrebare repară simptomul. A doua întrebare vindecă boala.
Concluzie: de la stingerea incendiilor la prevenire
Găsirea unei varianțe este ușoară. Orice program decent de numărare ciclică va scoate la iveală discrepanțe. Dar găsirea motivului pentru care s-a întâmplat și prevenirea recurenței, separă operațiunile de clasă mondială de cele mediocre.
Tratați fiecare varianță ca pe un moment de învățare. Întrebați de ce. Săpați mai adânc. Documentați-vă constatările. Căutați modele. Reparați cauza principală, nu numărul.
În timp, rata varianței dvs. va scădea. Acuratețea dvs. va crește. Și echipa dvs. va înceta să mai stinga incendii și va începe să prevină. Acesta este obiectivul.