Nos armazéns e corredores de lojas de ritmo acelerado dos dias de hoje, muitas empresas estão a trocar os seus scanners monofuncionais desajeitados por smartphones elegantes. Não se trata apenas de uma moda passageira - o mercado global de soluções inteligentes e móveis para a cadeia de abastecimento foi avaliado em mais de $47 mil milhões em 2024 e prevê-se que ultrapasse os $102 mil milhões em 2031. Desde gigantes do retalho que equipam o pessoal com aplicações móveis a pequenas empresas que utilizam telemóveis para controlar o stock, os smartphones estão a provar ser substitutos rentáveis e capazes de substituir dispositivos dedicados de gestão de inventário.
Custo-eficácia
Custos mais baixos dos dispositivos. Os scanners de inventário especializados e os dispositivos portáteis robustos podem custar uma fortuna - muitas vezes milhares de dólares cada. Em contrapartida, um smartphone moderno pode ser comprado por uma fração desse preço. Por exemplo, os leitores de códigos de barras dedicados de nível industrial custam facilmente mais de $800 por unidade, enquanto um smartphone de gama média pode custar cerca de $300 ou menos. Para uma empresa que equipa dezenas ou centenas de funcionários, estas poupanças são rapidamente adicionadas.
Custo total de propriedade reduzido. Os smartphones também implicam custos contínuos mais baixos. Não há necessidade de manter uma frota separada de dispositivos de utilização única quando se pode aproveitar o hardware que os funcionários já possuem ou que é pouco dispendioso de substituir. A adoção de uma política de "traga o seu próprio dispositivo" (BYOD) pode praticamente eliminar os custos de aquisição de hardware e aliviar as despesas gerais de TI. Ao contrário dos scanners proprietários que podem exigir uma manutenção especial, os smartphones beneficiam de um enorme ecossistema de opções de reparação e acessórios económicos. As actualizações de software e de segurança são tratadas automaticamente pelos fabricantes, reduzindo ainda mais os esforços de manutenção. Em geral, a equação dos custos inclina-se fortemente a favor dos smartphones quando se consideram as despesas iniciais e a longo prazo.
Versatilidade
Os dispositivos de inventário dedicados fazem normalmente uma coisa bem (como a leitura de códigos de barras) e pouco mais. Os smartphones, por outro lado, são potências multitarefas. Um único smartphone pode executar inúmeras aplicações e desempenhar várias funções ao longo do dia de trabalho. Os funcionários podem utilizar o mesmo dispositivo para digitalizar o inventário, comunicar com colegas de trabalho (através de chamadas, mensagens de texto ou aplicações de equipa), verificar o correio eletrónico, tirar fotografias de bens danificados e até aceder a sistemas empresariais. As aplicações de inventário modernas incorporam frequentemente funcionalidades avançadas que os scanners dedicados não conseguem alcançar - tais como sobreposições de realidade aumentada para destacar produtos ou orientar os trabalhadores, análises no dispositivo, GPS para marcação de localização e integração perfeita com bases de dados na nuvem.
Esta multifuncionalidade torna os smartphones incrivelmente adaptáveis. Podem ser adicionadas novas capacidades apenas instalando aplicações ou actualizações de software, em vez de ser necessário comprar novo hardware. Tal como um artigo da indústria tecnológica referiu, as câmaras dos smartphones actuais, em conjunto com um software de digitalização sofisticado, podem agora igualar ou exceder o desempenho de scanners específicos. Proporcionam uma precisão de digitalização de nível empresarial e até suportam tarefas como a captura de documentos de alta qualidade - tudo num único dispositivo. Em suma, os smartphones combinam muitas ferramentas numa embalagem de bolso, oferecendo muito mais versatilidade do que os scanners de uso único.
Mobilidade
Como os smartphones são leves e verdadeiramente portáteis, permitem uma maior mobilidade na gestão do inventário. Os trabalhadores podem levar o telemóvel no bolso ou num estojo e tê-lo pronto para onde quer que vão - quer seja no chão de fábrica, num grande armazém ou no terreno, num local de trabalho. Esta é uma enorme vantagem em relação aos dispositivos de inventário mais antigos, que podem ser volumosos ou estar confinados a determinadas áreas. Com os smartphones, não é necessário regressar a um terminal fixo ou encontrar uma pistola de leitura especial; os funcionários podem ler códigos de barras e atualizar os níveis de stock no local, onde quer que o trabalho os leve.
Exemplos do mundo real. Os retalhistas estão a tirar partido desta mobilidade para melhorar a eficiência e o serviço ao cliente. Por exemplo, a Walmart lançou recentemente um programa personalizado de smartphones para o pessoal, fornecendo a mais de 740.000 funcionários smartphones Samsung carregados com uma aplicação para o local de trabalho. Com estes dispositivos, os funcionários da Walmart podem gerir o inventário, verificar os preços e reabastecer as prateleiras enquanto caminham pela área de vendas, sem terem de carregar um scanner separado ou regressar a um computador de apoio. Em cenários de armazém, um smartphone (muitas vezes com um estojo resistente ou uma pega acoplável) permite que os trabalhadores saltem de uma tarefa para outra - num minuto a digitalizar as paletes que chegam, no seguinte a responder a uma mensagem de um supervisor ou a fotografar um carregamento - tudo sem trocar de dispositivos. A capacidade de utilizar a mesma aplicação de inventário em qualquer lugar - em armazéns, em camiões de entrega ou em locais remotos - significa que os dados do inventário são registados de forma imediata e precisa, e não "mais tarde, quando voltarem à secretária". Esta flexibilidade em movimento pode aumentar significativamente a produtividade.
Conectividade
Manter-se ligado é fundamental para uma gestão eficaz do inventário. Os smartphones destacam-se aqui com Wi-Fi, dados celulares, Bluetooth e GPS integrados, garantindo que podem transmitir dados em tempo real. A maioria dos dispositivos de inventário dedicados tem conetividade limitada (muitas vezes apenas Wi-Fi ou um rádio proprietário); em contrapartida, um smartphone pode sincronizar-se com serviços na nuvem a partir de praticamente qualquer lugar. Como resultado, as actualizações do inventário ocorrem instantaneamente. No momento em que um item é digitalizado ou uma contagem é ajustada num smartphone, essa informação pode ser carregada para uma base de dados central na nuvem e reflectida em todo o sistema. Os gestores na sede podem ver os níveis de stock a mudar em tempo real, e os colegas de equipa em diferentes locais ficam todos na mesma página.
Este acompanhamento do inventário em tempo real melhora a tomada de decisões e reduz os atrasos. Por exemplo, se um técnico de campo utilizar um smartphone para registar a utilização de uma peça sobresselente, o inventário do escritório principal é atualizado imediatamente, podendo desencadear uma encomenda automática antes que os fornecimentos se esgotem. Os smartphones também se ligam facilmente a periféricos e dispositivos IoT - desde impressoras de códigos de barras sem fios a leitores RFID - expandindo as suas capacidades nos fluxos de trabalho de inventário. E, ao contrário de alguns scanners mais antigos que podem exigir estações de acoplamento para carregar dados em lote, os smartphones sincronizam continuamente pelo ar. A conetividade dos smartphones suporta um sistema de inventário verdadeiramente moderno, baseado na nuvem, onde todos têm as informações mais recentes na ponta dos dedos.
Facilidade de utilização
Uma vantagem frequentemente negligenciada dos smartphones é o facto de serem familiares e intuitivos para os utilizadores. Os empregados de hoje em dia sentem-se geralmente à vontade com os smartphones - utilizam-nos no dia a dia, pelo que não há grande intimidação quando os utilizam no trabalho. Os dispositivos de inventário dedicados utilizam frequentemente interfaces antigas ou menus complicados que exigem formação. Em contrapartida, uma aplicação de inventário móvel bem concebida para Android ou iOS será familiar, com navegação por toque, funções de pesquisa e talvez até comandos de voz ou um chatbot de ajuda.
Esta facilidade de utilização pode encurtar significativamente o tempo de formação e reduzir os erros. De acordo com os especialistas do sector, os funcionários já familiarizados com os smartphones podem aprender rapidamente a utilizar as aplicações de digitalização móvel, o que aumenta a confiança e a produtividade. Há menos necessidade de longas sessões de formação sobre como utilizar o hardware. Um recém-contratado pode precisar de horas (ou dias) para aprender a utilizar um scanner antigo, mas se lhe derem uma aplicação para smartphone com uma interface semelhante à das aplicações populares para consumidores, poderá começar a executar tarefas básicas de inventário em minutos. Além disso, como os smartphones são de uso geral, os trabalhadores podem fazer mais sem necessitarem de competências técnicas especiais - o dispositivo guia-os com indicações no ecrã e eles não têm medo de explorar as funcionalidades. Tudo isto significa menos erros nas contagens e ajustes de inventário e uma força de trabalho mais eficiente em geral.
Em resumoOs smartphones oferecem uma combinação vencedora de acessibilidade, flexibilidade e facilidade que os dispositivos de inventário dedicados simplesmente não conseguem igualar. São económicos para implantar em escala, servem várias funções para além da simples leitura, viajam com a sua equipa para onde quer que o trabalho precise de ser feito, mantêm-se perfeitamente ligados aos sistemas em nuvem e são fáceis de aprender pelos funcionários. Embora os leitores de códigos de barras específicos ainda tenham o seu lugar para digitalização de volumes extremamente elevados ou ambientes robustos, o seu papel está a evoluir à medida que as soluções para smartphone aumentam a sua capacidade. Para a maioria das empresas, especialmente as que pretendem modernizar-se e manter-se ágeis, o smartphone está a tornar-se a ferramenta de gestão de inventário de eleição. A adoção de smartphones para tarefas de inventário pode levar a uma visibilidade em tempo real do stock, a uma tomada de decisões mais informada e, em última análise, a uma cadeia de fornecimento mais eficiente e reactiva.