Większość firm dąży do 100% dokładności zapasów, ale zadowala się 90%. Wzruszają ramionami i nazywają to „wystarczająco dobrym”. Ale w świecie niskich marż ta 10-procentowa luka to nie tylko liczba w arkuszu kalkulacyjnym — jest kosztowna.
Niedokładność to cichy podatek dla Twojej firmy. Podważa zaufanie klientów, zawyża koszty pracy i zachęca urząd skarbowy do bliższego przyjrzenia się. Oto prawdziwy rachunek, który płacisz za bałagan w danych.
1. Koszt utraconych klientów
Wyobraź sobie to: Twój system mówi, że masz 5 widżetów. Klient zamawia 5. Idziesz do półki... i są tylko 3.
Teraz musisz wykonać ten „niezręczny telefon”. Przepraszasz. Oferujesz zwrot pieniędzy. Ale szkoda została wyrządzona. Badania pokazują, że klienci karzą braki w magazynie — nie tylko anulują zamówienie; przechodzą do konkurencji. I mówią o tym swoim znajomym.
2. Koszt zmarnowanej pracy
Czas to najdroższy zasób w Twoim magazynie. Niedokładne zapasy zamieniają zbieraczy w detektywów. Zamiast zbierać i pakować, wędrują alejkami, sprawdzają za pudełkami i pytają kierowników, czy „widzieli zaginioną paletę”.
Każda minuta spędzona na szukaniu towaru-widma to minuta, w której nie wysyłasz prawdziwego towaru. To zabija wydajność i morale.
3. Kara podatkowa
Zapasy to pieniądze. Jeśli Twoje zapisy są błędne, Twoje rozliczenia podatkowe są błędne.
Jeśli myślisz, że masz więcej zapasów niż w rzeczywistości, Twój koszt sprzedanych towarów (COGS) jest zbyt niski, Twój zysk wygląda sztucznie na wysoki i płacisz podatki od dochodu widmo.
Jeśli zaniżasz zapasy, aby obniżyć podatki bez dowodów, uruchamiasz czerwone flagi. Audyt podatkowy kosztuje znacznie więcej czasu i opłat prawnych niż kiedykolwiek kosztowałaby właściwa inwentaryzacja.
4. Mgła prognozowania
Nie możesz planować, dokąd zmierzasz, jeśli nie wiesz, gdzie jesteś. Jeśli Twoje dane o zapasach są złe, Twoje prognozy zakupowe są śmieciami.
Kończysz, zamawiając ponownie towary, które już masz (tworząc nadmierne zapasy) lub nie zamawiając towarów, których Ci brakowało (tworząc braki w magazynie). To błędne koło, które wiąże przepływy pieniężne w niewłaściwych produktach.
Rozwiązanie: Przestań zgadywać
Jedynym sposobem na powstrzymanie tych wycieków jest zaprzestanie zgadywania. Przejdź z corocznych inwentaryzacji na cotygodniowe inwentaryzacje cykliczne. Używaj skanowania kodów kreskowych, aby wyeliminować błąd ludzki. Dokładność nie jest luksusem; to fundament dochodowego biznesu.