Wartość inwentaryzacji jest jasna dla każdego właściciela firmy. Pozwala ona często sprawdzać i zwiększać zysk brutto przy jednoczesnym zmniejszaniu strat, poprawie kontroli alokacji i ograniczeniu marnotrawstwa. Kiedy połączysz inwentaryzację z uzgadnianiem dokumentacji magazynowej, otrzymasz praktykę zwaną uzgadnianiem zapasów.
Uzgadnianie zapasów porównuje dane inwentaryzacji fizycznej z ewidencją księgową zapasów firmy (wartość księgowa). Innymi słowy, informacje Twojej organizacji o Twoich zapasach muszą odpowiadać towarom, które masz pod ręką.
Ten przewodnik przedstawia siedem kluczowych powodów przeprowadzania regularnych inwentaryzacji, obejmując korzyści takie jak wykrywanie kradzieży, lepsze planowanie zakupów i organizacja magazynu, abyś mógł zobaczyć, dlaczego wysiłek się opłaca.
Oczywiście, rzeczy są bardziej złożone i czasochłonne niż myślisz, ale jest to proces niezbędny dla każdej firmy, dużej czy małej, i na szczęście istnieją strategie, których możesz użyć, aby być bardziej skutecznym.
Trendy zmieniają się co sezon. Dlatego musisz okresowo sprawdzać swoje zapasy, aby uniknąć ponoszenia strat. Może to pomóc w ustaleniu, które zapasy są luźnymi końcami lub czy są jakieś luki. Dobra strategia uzgadniania zapasów może pomóc Ci opracować lepszą strategię sprzedaży i przybliżyć Cię do naszych celów biznesowych.
W kolejnych akapitach przedstawimy kilka powodów, dla których powinieneś traktować regularną inwentaryzację poważnie.
Zwiększona Produktywność i Organizacja Magazynu
Udany plan zarządzania zapasami skutkuje również dobrze zorganizowanym obiektem realizacji zamówień. Przyszłe i obecne plany realizacji są bardziej efektywne, gdy magazyn jest zorganizowany.
Zarządzanie zapasami zajmuje mniej czasu i pieniędzy, gdy wdrożone jest skuteczne zarządzanie zapasami, uwalniając zasoby do innych zastosowań.
Cały magazyn będzie bardziej produktywny i zorganizowany, jeśli zawsze wiesz, jakie produkty masz w magazynie i gdzie się znajdują. Dzieje się tak, ponieważ będziesz spędzać czas na przeszukiwaniu półek tylko w poszukiwaniu przedmiotów, które możesz mieć lub nie mieć w magazynie, gdy pojawi się potrzeba lub gdy masz duże zamówienie.
Pomaga Osiągać Cele Biznesowe
Operacje inwentaryzacyjne mogą pomóc znaleźć potencjalne rozbieżności, które mogą wpłynąć na Twój biznesplan. Wszelkie problemy z Twoimi zapasami mogą oddalić nas o krok od osiągnięcia zysku. Jeśli cokolwiek, te wady spowodują tylko straty.
Zazwyczaj te luki są znajdowane pod koniec roku podatkowego. Kiedy przeprowadzasz inwentaryzację regularnie (tj. kwartalnie lub półrocznie), uzyskasz wgląd z wyprzedzeniem. Kiedy ten moment nadejdzie, prawdopodobnie będziesz potrzebować więcej czasu na dokonanie korekt. Kiedy przeprowadzasz inwentaryzację regularnie, uzyskasz wgląd z wyprzedzeniem.
Jeśli nasz obecny biznesplan nie działa, będziesz mieć możliwość jego zmiany. Pomoże Ci to szybciej osiągnąć Twoje cele.
Scentralizowany widok zapasów
Okresowa inwentaryzacja zapewni scentralizowany widok zapasów we wszystkich kanałach sprzedaży, w tym ile jest w magazynie i gdzie. W ten sposób możesz być bardziej zorganizowany i szybciej spełniać potrzeby swoich klientów.
Dodatkowo umożliwi zarządzanie magazynem poprzez umożliwienie alokacji zapasów do konkretnych kanałów sprzedaży, co jest kluczowe, jeśli masz magazyny i centra dystrybucji rozproszone w kilku lokalizacjach.
Możesz być również pewien, które produkty są najbardziej pożądane, jeśli stale wiesz, jakie masz zapasy. W rezultacie będziesz stale świadomy, na których produktach się skoncentrować, a które można zignorować, ponieważ nie ma na nie wystarczającego popytu.
Minimalizuj ryzyko kradzieży
Jako właściciele firm mamy nadzieję, że kradzież nigdy nie będzie problemem. Biorąc to pod uwagę, jeśli mamy większą firmę w branżach takich jak handel detaliczny, kradzież jest zazwyczaj powszechnym problemem. Może być niemożliwe jej powstrzymanie, zwłaszcza gdy sprawcy nauczyli się być przebiegli.
Okresowa inwentaryzacja pomoże ustalić, czy mamy potencjalny problem z kradzieżą do rozwiązania. Na przykład, jeśli przeprowadzamy comiesięczne kontrole i widzimy, że stale brakuje zapasów, powinniśmy podjąć środki.
Być może możemy zaktualizować nasz system bezpieczeństwa. A może musimy zmienić personel: być bardziej selektywni w kwestii osób, które wpuszczamy do środka. Te środki mogą pomóc nam zapobiec nieuczciwości naszych pracowników.
Oprócz szkód, możemy również wykorzystać inwentaryzację do kontroli szkód. Jeśli istnieją powody, dla których szkody występują często, proces pomoże naprawić problem. W ten sposób upewnimy się, że nie zdarzy się to ponownie w przyszłości.
Identyfikuje, Co Działa, a Co Nie
Przeprowadzając regularne inwentaryzacje, możesz dokładnie zobaczyć, które zapasy są popularne, a które nie. Ułatwi Ci to inwestowanie we właściwy produkt/produkty i odrzucenie niewłaściwych.
Na przykład, powiedzmy, że inwestujesz w produkt, który okazał się ślepą uliczką. Robiąc uzgadnianie zapasów, możesz ustalić, czy potrzebna jest wyprzedaż błyskawiczna naszych zapasów, czy nie. Może to pomóc Ci przesunąć zapasy i być może osiągnąć zysk dzięki zmianie strategii.
Często oznacza to, że sprzedasz nasze zapasy przy niższej marży, przynosząc nam mniejszy zysk. Mimo to jest to znacznie lepsza alternatywa niż pozostawienie tych zapasów, aby zbierały kurz i potencjalnie powodowały straty.
Gdy ustalisz, które zapasy nie działają, możesz opracować lepszą strategię inwestycyjną i być może wycofać ten produkt z naszej linii. Dobrym pomysłem byłoby wzięcie naszych wolno rotujących produktów i umieszczenie ich w określonym obszarze naszego magazynu. W ten sposób możesz zobaczyć, jak dobrze sobie radzą, patrząc na zbierający się kurz.
Inną opcją byłoby użycie naszej aplikacji do zarządzania zapasami, aby skategoryzować swoje zapasy. W ten sposób możesz uzyskać jasny obraz naszych produktów i części, z którymi ludzie nie wchodzili w interakcje. Nasza aplikacja mobilna jest łatwiejsza do śledzenia w podróży.
Pomaga w Planowaniu Zakupów
Jak wspomnieliśmy, uzgadnianie zapasów pomaga ustalić, co jest popularne, a co nie. Jeśli brakuje konkretnego produktu z Twoich zapasów, popyt na niego jest wysoki lub potrzebujemy więcej z różnych powodów.
Na przykład, powiedzmy, że posiadamy sklep obuwniczy i kupujemy buty we wszystkich rozmiarach hurtowo. Spodziewamy się, że wszystkie buty znikną do końca sezonu, ale zauważamy stały niedobór w określonych rozmiarach. Poinformuje nas to, że musimy zamówić więcej rozmiarów w przyszłości.
Inwentaryzacja może również pomóc w zamówieniach awaryjnych. Na przykład możesz być przekonany, że masz odpowiedni zapas butów na sezon. Uzgadnianie zapasów powiadomi Cię, jeśli buty zostaną skradzione lub uszkodzone. Pomoże Ci to zaplanować nowy zakup z wyprzedzeniem.
Weryfikuje Ceny dla Twojej Strategii Sprzedaży
Ceny mogą się znacznie zmieniać w czasie, a produkt, który kupujemy w tej chwili, może mieć inną wartość w przyszłości. Jeśli te produkty pozostaną niesprzedane do końca sezonu, ryzykujesz konieczność sprzedaży ich po innej cenie niż pierwotnie planowałeś.
Inwentaryzacja może uświadomić Ci te zmiany cen. Na przykład, jeśli używasz swojej aplikacji do zarządzania zapasami, powinieneś być w stanie porównać przeszłe ceny z obecnymi. Dane są niezwykle przydatne, ponieważ pomagają Ci wymyślić lepszą strategię sprzedaży.
Wniosek
Potrzeby klientów i kontrola, jaką będziesz mieć nad swoimi przedmiotami, są głównymi czynnikami napędzającymi konieczność regularnego przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych.
Ten artykuł pokazuje kilka zalet regularnego sprawdzania zapasów, w tym oszczędności kosztów, zapobieganie kradzieżom i zapewnienie, że Twoi konsumenci otrzymają towary, których pragną, bez konieczności radzenia sobie z opóźnieniami. Zrozumienie produktów, których klienci najbardziej pragną, pomoże Ci lepiej przewidywać popyt i unikać braków w magazynie.
Te rutynowe operacje muszą być wdrożone, niezależnie od tego, jak duża lub mała jest firma. Zazwyczaj odbywają się raz w roku i bez względu na wielkość firmy korzyści są takie same.