Nei magazzini e nelle corsie dei negozi di oggi, molte aziende stanno sostituendo gli scomodi scanner monouso con eleganti smartphone. Non si tratta solo di una moda: il mercato globale delle soluzioni intelligenti e mobili per la supply chain è stato valutato in oltre $47 miliardi nel 2024 e si prevede che supererà $102 miliardi entro il 2031. Dai giganti della vendita al dettaglio che dotano il personale di applicazioni mobili alle piccole imprese che utilizzano i telefoni per monitorare le scorte, gli smartphone si stanno dimostrando un sostituto efficace ed economico dei dispositivi dedicati alla gestione dell'inventario.
Costo-efficacia
Riduzione dei costi dei dispositivi. Gli scanner specializzati per l'inventario e i palmari rugged possono costare una fortuna, spesso migliaia di dollari l'uno. Al contrario, uno smartphone moderno può essere acquistato a una frazione di quel prezzo. Ad esempio, gli scanner per codici a barre di livello industriale superano facilmente gli $800 per unità, mentre uno smartphone di fascia media può costare circa $300 o meno. Per un'azienda che equipaggia decine o centinaia di dipendenti, questi risparmi si sommano rapidamente.
Riduzione del costo totale di proprietà. Gli smartphone comportano anche costi di gestione inferiori. Non c'è bisogno di mantenere una flotta separata di dispositivi monouso quando si può sfruttare l'hardware che i dipendenti potrebbero già possedere o che è poco costoso sostituire. L'adozione di una politica BYOD (Bring Your Own Device) può praticamente eliminare i costi di acquisto dell'hardware e alleggerire le spese IT. A differenza degli scanner proprietari che possono richiedere una manutenzione speciale, gli smartphone beneficiano di un vasto ecosistema di opzioni di riparazione e accessori a prezzi accessibili. Gli aggiornamenti del software e della sicurezza sono gestiti automaticamente dai produttori, riducendo ulteriormente gli sforzi di manutenzione. Nel complesso, l'equazione dei costi spesso pende decisamente a favore degli smartphone, se si considerano le spese iniziali e quelle a lungo termine.
Versatilità
I dispositivi dedicati all'inventario fanno generalmente bene una cosa (come la scansione dei codici a barre) ma non molto altro. Gli smartphone, invece, sono macchine multitasking. Un singolo smartphone può eseguire innumerevoli applicazioni e svolgere molteplici ruoli durante la giornata lavorativa. I dipendenti possono usare lo stesso dispositivo per scansionare l'inventario, comunicare con i colleghi (tramite chiamate, messaggi o app di gruppo), controllare la posta elettronica, scattare foto di merci danneggiate e persino accedere ai sistemi aziendali. Le moderne app per l'inventario spesso incorporano funzioni avanzate che gli scanner dedicati non possono toccare, come le sovrapposizioni di realtà aumentata per evidenziare i prodotti o guidare i lavoratori, le analisi sul dispositivo, il GPS per l'etichettatura della posizione e la perfetta integrazione con i database cloud.
Questa multifunzionalità rende gli smartphone incredibilmente adattabili. È possibile aggiungere nuove funzionalità semplicemente installando applicazioni o aggiornamenti software, invece di dover acquistare nuovo hardware. Come ha osservato un articolo del settore tecnologico, le fotocamere degli smartphone di oggi, abbinate a un software di scansione sofisticato, possono ora eguagliare o superare le prestazioni degli scanner appositamente realizzati. Offrono una precisione di scansione di livello aziendale e supportano persino attività come l'acquisizione di documenti di alta qualità, il tutto in un unico dispositivo. In breve, gli smartphone combinano molti strumenti in un unico pacchetto tascabile, offrendo una versatilità di gran lunga superiore a quella degli scanner monouso.
Mobilità
Poiché gli smartphone sono leggeri e realmente portatili, consentono una maggiore mobilità nella gestione dell'inventario. I lavoratori possono portare il telefono in tasca o in una fondina e averlo sempre a portata di mano, sia in officina che in un grande magazzino o in un cantiere. Questo è un enorme vantaggio rispetto ai vecchi dispositivi di inventario, che potrebbero essere ingombranti o limitati a determinate aree. Con gli smartphone, non c'è bisogno di tornare a un terminale fisso o di trovare una pistola scanner speciale; i dipendenti possono scansionare i codici a barre e aggiornare i livelli delle scorte sul posto, ovunque il lavoro li porti.
Esempi del mondo reale. I retailer stanno sfruttando questa mobilità per migliorare l'efficienza e il servizio ai clienti. Ad esempio, Walmart ha recentemente lanciato un programma di smartphone personalizzato per il personale, fornendo a oltre 740.000 dipendenti smartphone Samsung caricati con un'applicazione per il posto di lavoro. Con questi dispositivi, i dipendenti di Walmart possono gestire l'inventario, controllare i prezzi e rifornire gli scaffali mentre camminano sulla superficie di vendita, senza doversi portare dietro uno scanner separato o tornare al computer del back office. Negli scenari di magazzino, uno smartphone (spesso dotato di una custodia resistente o di un'impugnatura agganciabile) consente ai lavoratori di passare da un'attività all'altra, un minuto scansionando i pallet in arrivo, il minuto successivo rispondendo a un messaggio del supervisore o fotografando una spedizione, il tutto senza dover cambiare dispositivo. La possibilità di utilizzare la stessa app per l'inventario ovunque, nei magazzini, sui camion per le consegne o nei siti remoti, significa che i dati dell'inventario vengono registrati tempestivamente e con precisione, non "più tardi, quando si torna alla scrivania". Questa flessibilità in movimento può aumentare significativamente la produttività.
Connettività
Rimanere connessi è fondamentale per una gestione efficace dell'inventario. Gli smartphone eccellono in questo campo grazie a Wi-Fi, dati cellulari, Bluetooth e GPS integrati, che garantiscono la trasmissione dei dati in tempo reale. La maggior parte dei dispositivi dedicati all'inventario ha una connettività limitata (spesso solo Wi-Fi o una radio proprietaria); al contrario, uno smartphone può sincronizzarsi con i servizi cloud praticamente ovunque. Di conseguenza, gli aggiornamenti dell'inventario avvengono istantaneamente. Nel momento in cui un articolo viene scansionato o un conteggio viene regolato su uno smartphone, queste informazioni possono essere caricate su un database centrale in cloud e riflettersi in tutto il sistema. I manager della sede centrale possono vedere i livelli delle scorte cambiare in tempo reale, mentre i colleghi delle diverse sedi sono sempre sulla stessa lunghezza d'onda.
Il monitoraggio dell'inventario in tempo reale migliora il processo decisionale e riduce i ritardi. Ad esempio, se un tecnico sul campo utilizza uno smartphone per registrare l'uso di un pezzo di ricambio, l'inventario dell'ufficio centrale viene aggiornato immediatamente, attivando potenzialmente un riordino automatico prima che le scorte si esauriscano. Inoltre, gli smartphone si collegano facilmente a periferiche e dispositivi IoT, dalle stampanti di codici a barre wireless ai lettori RFID, ampliando le loro capacità nei flussi di lavoro dell'inventario. Inoltre, a differenza di alcuni scanner più vecchi che potrebbero richiedere delle docking station per caricare i dati in batch, gli smartphone si sincronizzano continuamente via etere. La connettività degli smartphone supporta un sistema di inventario veramente moderno, basato sul cloud, in cui tutti hanno le informazioni più recenti a portata di mano.
Facilità d'uso
Un vantaggio spesso trascurato degli smartphone è la loro familiarità e intuitività per gli utenti. I dipendenti di oggi si trovano generalmente a proprio agio con gli smartphone: li usano nella vita di tutti i giorni, quindi non c'è molta intimidazione quando li usano al lavoro. I dispositivi dedicati all'inventario spesso utilizzano interfacce vecchie o menu complicati che richiedono una formazione. Al contrario, un'app per l'inventario mobile ben progettata su Android o iOS avrà una sensazione di familiarità, con navigazione touch, funzioni di ricerca e forse anche comandi vocali o un chatbot di assistenza.
Questa facilità d'uso può abbreviare notevolmente i tempi di formazione e ridurre gli errori. Secondo gli esperti del settore, i dipendenti che hanno già una certa dimestichezza con gli smartphone possono imparare rapidamente a utilizzare le applicazioni di scansione mobile, il che aumenta la fiducia e la produttività. Non sono necessarie lunghe sessioni di formazione sull'uso dell'hardware. Un nuovo assunto potrebbe aver bisogno di ore (o giorni) per imparare un dispositivo di scansione tradizionale, ma se gli si fornisce un'applicazione per smartphone con un'interfaccia simile alle più diffuse app per i consumatori, spesso può iniziare a svolgere le attività di inventario di base in pochi minuti. Inoltre, poiché gli smartphone sono di uso comune, i lavoratori sono in grado di fare di più senza bisogno di particolari competenze tecniche: il dispositivo li guida con indicazioni sullo schermo e non hanno paura di esplorare le funzioni. Tutto ciò si traduce in un minor numero di errori nei conteggi e nelle regolazioni dell'inventario e in una maggiore efficienza generale della forza lavoro.
In sintesiGli smartphone offrono una combinazione vincente di convenienza, flessibilità e facilità che i gadget dedicati all'inventario non sono in grado di eguagliare. Sono economicamente convenienti da distribuire su scala, svolgono molteplici funzioni oltre alla semplice scansione, viaggiano con il team ovunque sia necessario lavorare, rimangono perfettamente connessi ai sistemi cloud e sono facili da imparare per i dipendenti. Sebbene gli scanner di codici a barre appositamente costruiti abbiano ancora il loro posto per la scansione di volumi estremamente elevati o in ambienti difficili, il loro ruolo si sta evolvendo con l'espansione delle capacità delle soluzioni smartphone. Per la maggior parte delle aziende, soprattutto quelle che puntano a modernizzarsi e a rimanere agili, lo smartphone sta diventando lo strumento di gestione dell'inventario preferito. L'adozione degli smartphone per le attività di inventario può portare a una visibilità in tempo reale delle scorte, a un processo decisionale più informato e, in ultima analisi, a una supply chain più efficiente e reattiva.