Optimasi inventaris untuk usaha kecil jarang soal "software yang lebih canggih." Biasanya ini soal mengurangi kejutan: produk laris yang selalu habis, dan produk lambat yang diam-diam menggerogoti kas dan ruang penyimpanan Anda.
Panduan ini memberikan sistem praktis yang bisa Anda jalankan dengan spreadsheet dan ponsel: perbaikan operasional cepat, satu rumus yang berguna (titik pemesanan ulang), dan rutinitas KPI mingguan yang singkat.
Mulai dari dua biaya yang sedang Anda tanggung sekarang
Setiap masalah inventaris adalah pertukaran antara kehabisan stok (kehilangan penjualan, pelanggan kecewa, kepanikan mendadak) dan kelebihan stok (kas terikat, gudang berantakan, kerusakan, keusangan).
Kelebihan stok lebih merugikan daripada yang disadari kebanyakan pemilik usaha, karena menyimpan inventaris itu tidak gratis. Patokan umum menempatkan biaya penyimpanan inventaris sekitar 15-25% per tahun, dan beberapa perkiraan mencapai 20-30% tergantung jenis usaha dan apa saja yang dihitung.
Jadi jika Anda menyimpan stok "jaga-jaga" senilai $50.000 lebih, biaya tahunan yang tersembunyi bisa mencapai $7.500-$12.500 sebelum Anda menjual satu unit pun.
Jika angka stok Anda salah, tidak ada rumus yang bisa menyelamatkan. Perbaiki dulu proses penerimaan, pelabelan, dan penghitungan dasar. Baru kemudian optimalkan.
Langkah cepat (hari ini) sebelum menyentuh rumus apa pun
Optimasi dimulai dari disiplin. Perubahan ini tidak memerlukan alat baru, hanya konsistensi.
Daftar langkah cepat
- Beri nama setiap lokasi:Bahkan ruang belakang kecil harus memiliki rak, tempat, dan zona berlabel (A-01, A-02...). "Di sana" adalah cara inventaris menghilang.
- Labeli SKU dan lokasi:Jika tidak bisa dipindai, Anda tidak bisa mempercayainya. Mulai dengan label SKU dan label lokasi yang konsisten. Lihat praktik terbaik pelabelan barcode kami.
- Standarkan penerimaan barang:Verifikasi jumlah, cocokkan dengan PO, dan letakkan barang di lokasi yang tepat sebelum masuk ke area penjualan.
- Kurangi SKU duplikat:Dua nomor barang untuk item yang sama menjamin pembelian berlebih. Gabungkan duplikat dan pilih satu SKU yang berlaku.
- Buat penyesuaian secara sengaja:Setiap penyesuaian stok harus punya alasan (kerusakan, penyusutan, salah ambil, pengiriman kurang dari pemasok). Jika tidak, Anda menyembunyikan akar masalah.
- Lakukan penghitungan mikro mingguan:Hitung 20 SKU yang paling laris setiap minggu. Jika Anda butuh ritme, gunakan rutinitas cycle counting ringan.
Titik pemesanan ulang: satu rumus yang benar-benar Anda butuhkan
Titik pemesanan ulang menjawab pertanyaan sederhana: Pada level stok berapa Anda harus melakukan pemesanan berikutnya agar tidak kehabisan sebelum pesanan tiba?
ROP = (rata-rata penggunaan harian x waktu tunggu dalam hari) + stok pengaman.
Mulai dengan data terbaik yang Anda miliki: 30-90 hari terakhir penjualan/penggunaan dan waktu tunggu pemasok biasanya. Anda tidak perlu sempurna, Anda butuh dasar yang bisa disesuaikan.
Contoh (angka kecil, dampak nyata)
Anda menjual 4 unit per hari. Waktu tunggu pemasok Anda 10 hari. Itu berarti 40 unit permintaan yang diperkirakan selama waktu tunggu. Jika Anda menyimpan 10 unit sebagai stok pengaman untuk keterlambatan pengiriman dan lonjakan permintaan, titik pemesanan ulang Anda adalah 50 unit.
Ketika stok Anda mencapai 50, Anda memesan ulang. Bukan saat Anda "merasa hampir habis."
Min/maks: ubah titik pemesanan ulang menjadi kebiasaan belanja yang rutin
Titik pemesanan ulang memberi tahu Anda kapan memesan. Min/maks memberi tahu Anda berapa banyak yang harus dipesan tanpa berpikir berlebihan.
Tetapkan Min = ROP. Ketika stok di tangan <= Min, ini memicu pembelian.
Tetapkan Maks untuk mencakup satu siklus pesanan penuh ditambah waktu tunggu (atau sederhananya "berapa banyak yang nyaman Anda simpan"). Jumlah pesanan biasanya Maks - stok di tangan (dikurangi stok dalam perjalanan jika Anda melacaknya).
Jika Anda memesan mingguan, pertahankan rutinitas mingguan. Pesanan kecil yang sering lebih baik daripada pesanan besar yang acak, terutama untuk tim kecil dan arus kas yang ketat.
Days of cover: KPI sederhana yang mendeteksi masalah lebih awal
Days of cover (juga disebut hari persediaan di tangan) menjawab: Berapa hari Anda bisa terus menjual sebelum barang ini habis?
Days of cover = stok di tangan / rata-rata penggunaan harian. Jika Anda lebih suka versi akuntansi, days sales of inventory (DSI) adalah metrik yang berkaitan erat.
Jika permintaan tidak merata (akhir pekan, lonjakan musiman), gunakan rata-rata mingguan dan periksa kembali dengan promo besar atau periode sibuk berikutnya.
Rutinitas KPI mingguan (5 angka)
Optimasi inventaris berhasil ketika Anda memperlakukannya seperti pemeriksaan kesehatan mingguan, bukan proyek kuartalan.
Hitung sampel kecil (20 SKU). Akurasi % = jumlah benar / total yang dihitung. Jika akurasi turun, hentikan optimasi dan perbaiki prosesnya.
Berapa SKU yang mencapai nol saat masih ada permintaan? Satu kejadian kehabisan stok mungkin hanya sial. Kejadian berulang berarti titik pemesanan ulang rusak atau waktu tunggu tidak bisa diandalkan.
Daftar pendek "di bawah titik pemesanan ulang" adalah inti dari semuanya. Tinjau setiap minggu, lakukan pemesanan, dan lanjutkan.
Inventaris tanpa pergerakan selama 90+ hari bukan aset, itu jebakan kas. Tinjau bulanan dan putuskan: diskon, bundel, kembalikan, atau hapus.
Lacak apakah pemasok memenuhi tanggal yang dijanjikan. Jika waktu tunggu tidak stabil, stok pengaman Anda harus lebih tinggi, atau Anda butuh pemasok yang lebih baik.
Kesalahan umum yang membuat inventaris "teroptimasi" justru lebih buruk
- Mengabaikan stok dalam perjalanan: Jika Anda memesan ulang tanpa memperhitungkan PO yang masuk, Anda akan membeli berlebihan.
- MOQ dan kemasan per karton: Titik pemesanan ulang Anda mungkin mengatakan "beli 12," tetapi pemasok memaksa "beli 48." Sesuaikan Maks dan rencanakan promosi atau substitusi.
- Terlalu banyak SKU: Setiap varian tambahan melipatgandakan pekerjaan peramalan dan penghitungan. Pangkas secara agresif.
- Tidak ada disiplin lokasi: Jika barang berpindah-pindah antar rak, sistem Anda menjadi fiksi.
- Tidak pernah meninjau parameter: Titik pemesanan ulang bukan "atur dan lupakan." Tinjau produk terlaris setiap bulan dan produk lambat setiap kuartal.
Alat yang cocok untuk tim kecil
- Dasar spreadsheet: Lacak SKU, pemasok, waktu tunggu, rata-rata penggunaan harian, ROP, Min, Maks, dan days of cover.
- Alur kerja berbasis barcode: Cetak label SKU dan lokasi agar penerimaan dan pengambilan dilakukan dengan pemindaian, bukan mengandalkan ingatan. Jika Anda butuh pembuat label gratis, coba LabelCodes.com.
- Pemindaian mobile: Pemindai berbasis ponsel sering kali cukup untuk tim kecil, terutama untuk penerimaan, penyesuaian, dan penghitungan cepat.
Langkah selanjutnya: optimalkan 20 SKU teratas Anda dulu
Jangan coba mengoptimalkan semuanya. Pilih 20 SKU teratas berdasarkan penjualan, rapikan lokasi dan labelnya, tetapkan titik pemesanan ulang dasar, dan mulai rutinitas KPI mingguan.
Rutinitas Senin 30 menit Anda
- Hitung sampel 20 SKU:Perbaiki kesalahan stok yang jelas sebelum Anda membeli.
- Tinjau daftar di bawah ROP:Lakukan beberapa pesanan yang mencegah kehabisan stok berikutnya.
- Periksa waktu tunggu:Perbarui data pemasok yang bergeser (keterlambatan pengiriman mengubah segalanya).
- Tandai stok mati:Pilih satu tindakan (diskon, bundel, kembalikan) dan jalankan.