A kis vállalkozások készletoptimalizálása ritkán szól a „jobb szoftverről.” Általában a meglepetések csökkentéséről van szó: a gyorsan fogyó termék, ami mindig elfogyott, és a lassan mozgó áru, ami csendben emészti fel a pénzét és a polchelyet.
Ez az útmutató egy gyakorlati rendszert ad, amelyet egy táblázatkezelővel és egy telefonnal is működtethet: gyors üzemeltetési javítások, egy hasznos képlet (újrarendelési pont) és egy rövid heti KPI-rutin.
Kezdje azzal a két költséggel, amelyet most is fizet
Minden készletprobléma egy kompromisszum a készlethiány (elvesztett eladások, elégedetlen ügyfelek, tűzoltás) és a túlkészletezés (lekötött tőke, zsúfoltság, sérülés, elavulás) között.
A túlkészletezés jobban fáj, mint amennyit a legtöbb tulajdonos elismer, mert a készlet tárolása nem ingyenes. Egy gyakori ökölszabály a készlet tartási költségét évi 15-25%-ra teszi, és egyes becslések az üzlettől és a számított tételektől függően 20-30%-ra is felmehetnek.
Tehát ha 50 000 dollár extra „csak a biztonság kedvéért” készleten ül, az éves rejtett költség 7 500-12 500 dollár lehet, mielőtt egyetlen darabot is eladna.
Ha a kézi készletadatok pontatlanok, semmilyen képlet nem segít. Először javítsa az áruátvételt, a címkézést és az alapvető számlálást. Utána optimalizáljon.
Gyors eredmények (még ma), mielőtt bármilyen képlethez nyúlna
Az optimalizálás fegyelemmel kezdődik. Ezekhez a változtatásokhoz nem kellenek új eszközök, csak következetesség.
Gyors eredmények ellenőrzőlista
- Nevezzen el minden helyet:Még egy kis raktárhelyiségnek is címkézett polcokkal, tárolókkal és zónákkal kell rendelkeznie (A-01, A-02...). Az „ott valahol” az, ahogyan a készlet eltűnik.
- Címkézze az SKU-kat és a helyeket:Ha nem tudja beolvasni, nem bízhat benne. Kezdje egységes SKU-címkékkel és helycímkékkel. Tekintse meg a vonalkód-címkézési bevált gyakorlatainkat.
- Szabványosítsa az áruátvételt:Ellenőrizze a mennyiségeket, egyeztesse a megrendeléssel, és tegye az árukat a megfelelő helyre, mielőtt kikerülnének az eladótérbe.
- Szüntesse meg a duplikált SKU-kat:Két cikkszám ugyanarra a termékre garantálja a túlrendelést. Vonja össze a duplikátumokat, és válasszon egyetlen SKU-t.
- Végezze tudatosan a korrekciókat:Minden készletkorrekció mögött legyen indok (sérülés, lopás, téves komissiózás, szállítói hiány). Különben elrejti a kiváltó okokat.
- Végezzen heti mini-számlálást:Számoljon meg heti 20 gyorsan forgó SKU-t. Ha szüksége van egy ütemtervre, használja a ciklikus leltározási rutinunkat.
Újrarendelési pont: az egyetlen képlet, amire valóban szüksége van
Az újrarendelési pont egy egyszerű kérdésre válaszol: Milyen készletszintnél kell leadnia a következő rendelést, hogy ne érje el a nullát, mielőtt az áru megérkezik?
ROP = (átlagos napi felhasználás x átfutási idő napokban) + biztonsági készlet.
Kezdje a legjobb elérhető adatokkal: az elmúlt 30-90 nap eladási/felhasználási adataival és a szállító szokásos átfutási idejével. Nem kell tökéletesség; egy kiindulási alapra van szüksége, amelyet módosíthat.
Példa (kis számok, valós hatás)
Naponta 4 darabot ad el. A szállító átfutási ideje 10 nap. Ez 40 darab várható kereslet az átfutási idő alatt. Ha 10 darabot tart biztonsági készletként a késő szállítmányok és a keresletingadozások miatt, az újrarendelési pontja 50 darab.
Amikor a készlete eléri az 50-et, rendeljen. Ne akkor, amikor „úgy érzi”, hogy kevés van.
Min/max: alakítsa az újrarendelési pontokat egyszerű beszerzési szokássá
Az újrarendelési pont megmondja, mikor rendeljen. A min/max megmondja, mennyit rendeljen, felesleges gondolkodás nélkül.
Állítsa a Min = ROP értékre. Amikor a készlet ≤ Min, az rendelést indít.
Állítsa a Max értéket úgy, hogy egy teljes rendelési ciklust plusz átfutási időt fedjen (vagy egyszerűen „amennyit kényelmesen tud tartani”). A rendelési mennyiség általában Max minusz készleten lévő (minusz úton lévő, ha nyomon követi).
Ha hetente rendel, tartsa meg a heti rutint. A gyakori kis rendelések jobbak a véletlenszerű nagy rendeléseknél, különösen kis csapatok és szűkös pénzforgalom esetén.
Fedezeti napok: egyszerű KPI, amely korán jelzi a problémákat
A fedezeti napok száma (más néven készleten lévő napok) megválaszolja a kérdést: Hány napig tud még értékesíteni, mielőtt ez a termék elfogy?
Fedezeti napok = készleten lévő mennyiség ÷ átlagos napi felhasználás. Ha a számviteli verziót részesíti előnyben, a készletforgási napok (DSI) egy szorosan kapcsolódó mutató.
Ha a kereslet egyenetlen (hétvégék, szezonális csúcsok), használjon heti átlagot, és ellenőrizze a következő nagy promóció vagy forgalmas időszak tükrében.
A heti KPI-rutin (5 szám)
A készletoptimalizálás akkor működik, ha heti egészségügyi ellenőrzésként kezeli, nem negyedéves projektként.
Számoljon meg egy kis mintát (20 SKU). Pontosság % = helyes számlálások ÷ összes számlálás. Ha a pontosság csökken, állítsa le az optimalizálást, és javítsa a folyamatot.
Hány SKU érte el a nullát, miközben kereslet volt rá? Egy készlethiány lehet balszerencse. Az ismétlődő készlethiányok hibás újrarendelési pontokat vagy megbízhatatlan átfutási időket jelentenek.
Egy rövid „újrarendelési pont alatti” lista az egész rendszer lényege. Tekintse át hetente, adja le a rendeléseket, és lépjen tovább.
A 90+ napja mozdulatlan készlet nem eszköz, hanem pénzcsapda. Tekintse át havonta, és döntsön: leárazás, csomagajánlat, visszaküldés vagy leírás.
Kövesse nyomon, hogy a szállítók tartják-e az ígért határidőket. Ha az átfutási idő instabil, a biztonsági készletnek magasabbnak kell lennie, vagy jobb szállítóra van szüksége.
Gyakori buktatók, amelyek az „optimalizált” készletet rontják
- Az úton lévő készlet figyelmen kívül hagyása: Ha a bejövő megrendelések figyelembevétele nélkül rendel újra, túl sokat fog rendelni.
- Minimális rendelési mennyiségek és kiszerelések: Az újrarendelési pont azt mondhatja „rendeljen 12-t”, de a szállító „48-at” kényszerít. Módosítsa a Max-ot, és tervezzen promóciókkal vagy helyettesítésekkel.
- Túl sok SKU: Minden extra változat megsokszorozza az előrejelzési és számlálási munkát. Határozottan ritkítson.
- Nincs helyfegyelem: Ha a termékek ide-oda vándorolnak a polcok között, a rendszere fikció lesz.
- Paraméterek felülvizsgálatának mellőzése: Az újrarendelési pontok nem „beállítom és elfelejtem” típusúak. A legkelendőbb termékeket havonta, a lassan forgókat negyedévente vizsgálja felül.
Kis csapatoknak megfelelő eszközök
- Táblázatkezelő alap: Kövesse nyomon az SKU-t, szállítót, átfutási időt, átlagos napi felhasználást, ROP-ot, Min-t, Max-ot és a fedezeti napokat.
- Vonalkód-alapú munkafolyamatok: Nyomtasson SKU- és helycímkéket, hogy az áruátvétel és a komissiózás szkennelés-alapú legyen, ne memória-alapú. Ha ingyenes címkegenerátorra van szüksége, próbálja ki a LabelCodes.com oldalt.
- Mobil szkennelés: Egy telefonalapú szkenner gyakran elegendő kis csapatok számára, különösen áruátvételhez, korrekciókhoz és gyors ciklikus leltárakhoz.
Következő lépés: először a top 20 SKU-t optimalizálja
Ne próbáljon mindent optimalizálni. Válassza ki a top 20 SKU-ját eladás alapján, rendezze el a helyüket és címkéiket, állítson be egy alap újrarendelési pontot, és indítsa el a heti KPI-rutint.
Az Ön 30 perces hétfői rutinja
- Szúrópróba 20 SKU-n:Javítsa a nyilvánvaló készlethibákat, mielőtt rendelne.
- Tekintse át az ROP alatti listát:Adja le azt a néhány rendelést, amely megelőzi a következő készlethiányt.
- Ellenőrizze az átfutási időket:Frissítse minden szállító adatát, akinél csúszás volt (a késői szállítás mindent megváltoztat).
- Jelölje meg a holtkészletet:Válasszon egy intézkedést (leárazás, csomagajánlat, visszaküldés), és hajtsa végre.