Éppen most szkennelte be az utolsó dobozt a 4. folyosón, a C tárolóban. A rendszere azt mondja, hogy 147 egységnek kellene lennie. Ön 132-t számolt. Van egy 15 egységnyi rés, és az ujja a "Módosítás" gomb felett lebeg. Olyan könnyű lenne egyszerűen frissíteni a számot és továbblépni.
De itt a probléma: a számlálás módosítása a tünetet kezeli, nem a betegséget. Az a hiányzó készlet nem tűnt el a levegőben. Rosszul szedték ki, rosszul vételezték be, rosszul címkézték fel vagy rosszul rögzítették. Ha nem találja ki, melyik volt, újra meg fog történni. És újra. És végül ezek a kis szivárgások elsüllyesztik a hajót.
Ez az útmutató megtanítja, hogyan vizsgálja ki a készleteltéréseket úgy, mint egy detektív, nem úgy, mint egy adatfeldolgozó. Megtanulja, mikor kell mélyebbre ásni, milyen kérdéseket kell feltenni, és hogyan változtasson minden eltérést folyamatfejlesztéssé.
Miért számít a vizsgálat: tünetek vs. a betegség
A legtöbb raktári csapat úgy kezeli az eltéréseket, mint az elírásokat. Kijavítják és elfelejtik őket. De minden eltérés egy nyom. Megmondja, hol törik meg a folyamata.
Gondolja végig: ha ugyanaz az SKU minden héten 10 egységgel eltér, nincs készletproblémája. Folyamatproblémája van. Talán a tároló címkéje kifakult. Talán két hasonló termék van egymás mellett tárolva. Talán egy kiszedő következetesen a rossz dobozt fogja meg. A számlálás heti módosítása a tünetet kezeli. A kiváltó ok megtalálása gyógyítja a betegséget.
A kutatások azt mutatják, hogy a globális kiskereskedők 58 százalékának pontatlan a készlete a töredezett adatok és az elavult folyamatok miatt. A megoldás nem a több számolás. Hanem a jobb vizsgálatok.
Az eltérés osztályozása: mikor módosítsunk vs. mikor vizsgáljunk
Nem minden eltérés érdemel törvényszéki auditot. Szüksége van egy osztályozási rendszerre, amely elválasztja a zajt a jeltől.
Tolerancia küszöbök beállítása
Határozzon meg világos szabályokat arra vonatkozóan, mi kerül automatikusan módosításra és mi kivizsgálásra. Egy gyakori keretrendszer:
Eltérés ≤ 2 százalék vagy ≤ $50 érték. Fogadja el az újraszámlálást, frissítse a rendszert, naplózza az ok kódot (pl. sérült, talált készlet), és lépjen tovább.
Eltérés > 2 százalék és ≤ 5 százalék, vagy $50 - $500 érték. Indítson egy második újraszámlálást egy másik személlyel. Ha az újraszámlálás megerősíti az eltérést, vizsgálja ki.
Eltérés > 5 százalék vagy > $500 érték. Álljon meg. Számolja újra azonnal. Tekintse át a tranzakciókat. Vonjon be egy felügyelőt. Dokumentáljon mindent.
Szigorítsa ezeket a küszöböket az A-tételeknél (nagy értékű SKU-k) és lazítsa meg a C-tételeknél (kis értékű ömlesztett áru). 5 százalékos eltérés egy $2,000-os laptopnál vörös zászló. 5 százalékos eltérés $0.10-os alátéteknél statisztikai zaj.
Mindig vizsgáljon ki minden eltérést, amely meghaladja a dollárküszöbét, még akkor is, ha a százalék kicsi. 1 százalékos eltérés egy $10,000-os raklapon még mindig $100 veszteség.
A vizsgálati kézikönyv: 4 lépés az igazság megtalálásához
Amikor egy eltérés átlépi a vizsgálati terület határát, kövesse ezt a munkafolyamatot. Minden lépés bizonyítékot épít.
1. lépés: Számoljon újra először, kérdezzen másodszor
Mielőtt belemerülne a tranzakciós naplókba, ellenőrizze, hogy a számolás valós-e. Az emberi hiba az eltérések leggyakoribb oka.
Újraszámlálási protokoll
- Használjon másik számlálót:Jelöljön ki valakit, aki nem végezte az első számlálást, a megerősítési torzítás kiküszöbölése érdekében.
- Végezzen vak számlálást:Ne mondja meg a második számlálónak, mit mond a rendszer, vagy mit talált az első számláló. Hagyja, hogy függetlenül számoljanak.
- Ellenőrizze a teljes helyet:Győződjön meg róla, hogy nincsenek dobozok elrejtve más készlet mögött, hátratolva, vagy címke nélkül a padlón.
- Ellenőrizze az SKU-t:Erősítse meg, hogy a megfelelő terméket számolja. A hasonló kinézetű SKU-k gyakori bűnösök.
Ha az újraszámlálás megegyezik az eredeti eltéréssel, megerősítette a valódi eltérést. Most kezdődik a detektívmunka.
2. lépés: Tekintse át a legutóbbi tranzakciókat
Kérje le az SKU és a hely tranzakciós előzményeit. Keressen nyomokat az elmúlt 7-14 napban.
Tranzakció-áttekintési ellenőrzőlista
- Bevételezési naplók:Nemrég érkezett az SKU? Ellenőrizte a csapat a mennyiséget, vagy vakon elfogadták a szállítólevelet?
- Kiszedési rekordok:Kiszedték az SKU-t egy rendeléshez? Megerősítették a kiszedést vonalkód-szkenneléssel vagy kézi bevitellel?
- Átmozgatások:Mozgattak készletet helyek között? Rögzítették az átmozgatást a "honnan" és a "hova" tárolókban is?
- Visszaküldések:Visszaküldte egy ügyfél ezt a tételt? Visszakerült a megfelelő helyre?
- Módosítások:Módosították ezt az SKU-t manuálisan mostanában? Ki hagyta jóvá, és miért?
Keressen időzítési mintákat. Ha az eltérés ugyanazon a napon jelent meg, mint egy nagy bevételezés, a kiváltó ok valószínűleg bevételezési hiba. Ha a kiszedések hulláma után jelent meg, gyanakodjon kiszedési hibára.
3. lépés: Az 5 Miért (gyökérok-elemzés)
Miután megvannak a tranzakciós adatok, ásson le a kiváltó okig az 5 Miért technika használatával. Ez a Toyota által kifejlesztett módszer arra kényszeríti, hogy túllépjen a felszínes magyarázatokon.
Itt egy példa a való életből:
Miért tér el a számolás 15 egységgel? Mert a fizikai szám alacsonyabb, mint a rendszerbejegyzés. Miért alacsonyabb a fizikai szám? Mert 15 egységet a rossz ügyfélnek küldtek el. Miért küldték a rossz ügyfélnek? Mert a kiszedő a rossz dobozt vette ki a C tárolóból. Miért vette ki a kiszedő a rossz dobozt? Mert két hasonló kinézetű SKU van egymás mellett tárolva, és a tároló címkék méretben és színben azonosak. Miért azonosak a tároló címkék? Mert a címkézési rendszerünk vizuálisan nem tesz különbséget a hasonló SKU-k között. Kiváltó ok: Nem megfelelő vizuális megkülönböztetés a tároló címkézésben a hasonló kinézetű termékeknél.
Figyelje meg, hogyan mozdult el a vizsgálat a mi történt-től (rossz doboz elküldve) a miért engedte a rendszer, hogy megtörténjen-ig (rossz címketervezés). Ez a gyökérok-elemzés ereje.
4. lépés: Dokumentáljon mindent
Minden eltérésvizsgálatnak ellenőrzési nyomvonalat kell létrehoznia. A jövőbeli énje (és az auditorai) meg fogják köszönni.
Dokumentációs követelmények
- Eltérés részletei:SKU, hely, várt mennyiség, számolt mennyiség, eltérés összege, eltérés százaléka, dollárérték.
- Ki és mikor:Az eredeti számláló neve, az újraszámláló neve, minden számolás dátuma és ideje.
- Kiváltó ok:Egy világos, egy mondatos magyarázat arról, miért történt az eltérés (pl. "A bevételező csapat fizikai ellenőrzés nélkül fogadta el a szállítólevél mennyiségét").
- Javító intézkedés:Mit tett a kijavítás érdekében (pl. "Újraképezte a bevételező csapatot a vak bevételezési protokollról").
- Megelőző intézkedés:Mit változtatott meg az ismétlődés megakadályozása érdekében (pl. "Frissítette az SOP-t, hogy vonalkód-szkennelési megerősítést írjon elő minden 50 egység feletti bevételezéshez").
Tárolja ezt a dokumentációt a WMS-ében vagy egy megosztott eltérésnaplóban. Ez lesz a mintafelismerés alapja.
Gyakori bűnösök: hol keressen először
Bizonyos típusú hibák felelősek a készleteltérések többségéért. Amikor vizsgálatot indít, először ezeket a szokásos gyanúsítottakat ellenőrizze.
A beszállító 100 egységet küldött, de a bevételező csapata 120-at naplózott, mert a szállítólevélben bíztak számolás helyett. Vagy kartonokat számoltak, de darabokat vittek be. Mindig fizikailag ellenőrizze a bevételezéseket, különösen csúcsszezonban, amikor az ideiglenesek sietnek.
Egy kiszedő az A terméket vette el a B termék helyett, mert egyformán néznek ki, vagy egymás mellett vannak elhelyezve. A rendszere azt hiszi, a B termék elhagyta az épületet, de még mindig a polcon van. Használjon vonalkód-szkennelést a kézi kiválasztási hibák kiküszöbölésére.
A készletet a C tárolóba tették el, de a rendszer a D tárolót mondja. Vagy takarítás közben mozgatták, és soha nem helyezték át a WMS-ben. Ez fantomkészletet (a rendszer azt mondja, ott van, de nincs) és talált készletet (ott van, de a rendszer nem tudja) hoz létre.
A bevételező csapat 10 kartont számolt és 10 darabot vitt be. Vagy egyesével számoltak, amikor a rendszer raklapokat várt. Az UOM hibák hatalmas eltéréseket hoznak létre, amelyek idővel halmozódnak. Hozzon létre egy referenciaútmutatót és kényszerítse ki.
Valaki 150-et írt be 15 helyett, vagy felcserélte a számjegyeket (132 vs. 123). A kézi bevitel a pontosság ellensége. Automatizáljon, ahol csak lehetséges.
Egy doboz sérülten érkezett, és a csapat kidobta a módosítás naplózása nélkül. Vagy elfogadtak egy ügyfél-visszaküldést, de soha nem rakták vissza a készletbe. A sérülés és a visszaküldés ugyanazt a munkafolyamat-szigort igényli, mint az értékesítés.
Mintafelismerés: az igazi detektívmunka
Az egyéni eltérések adatpontok. A minták betekintések. Ez az a pont, ahol a reaktív tűzoltásból a proaktív megelőzésbe lép át.
Keressen ismétlődő kiváltó okokat
Futtasson egy eltérésjelentést, és szűrjön:
- Ugyanaz az SKU ismétlődően eltér: Maga a termék a probléma. Megtévesztő a csomagolás? Sérült a vonalkód? Gyakran küldik vissza?
- Ugyanaz a hely ismétlődően eltér: A tároló a probléma. Kifakult a címke? Túl magasan vagy túl alacsonyan van ahhoz, hogy tisztán lássák? Nagy forgalmú zónában van, ahol a készletet megütik?
- Ugyanaz a kiszedő ismétlődően eltér: A személy a probléma. Szükségük van átképzésre? Sietnek? Újak és nem ismerik az SKU helyeket?
- Ugyanaz a napszak/hét: A folyamat a probléma. Megugranak az eltérések műszakváltások alatt? A rendelési csúcsidőszakban? Amikor az ideiglenesek felügyelet nélkül dolgoznak?
Ha ugyanaz az SKU havonta kétszer eltér, hagyja abba a számolást és kezdje el megoldani. Kezelje folyamathibaként, nem készlethibaként.
Ha egy SKU, hely vagy kiszedő 30 napon belül kétszer indít eltérésvizsgálatot, eszkalálja CAPA (Javító és Megelőző Intézkedés) felülvizsgálatra. Jelöljön ki egy felelőst és egy határidőt az alapvető probléma kijavítására.
Eltérés-feloldási munkafolyamat létrehozása
Az ad-hoc vizsgálatok sikertelenek. Szüksége van egy dokumentált munkafolyamatra, amelyet minden csapattag minden alkalommal követ.
Szabványos eltérés-feloldási munkafolyamat
- Eltérés észlelve:A ciklikus számlálás vagy fizikai audit küszöböt meghaladó eltérést azonosít.
- Újraszámlálás elindítva:A rendszer vagy a felügyelő második számlálót jelöl ki vak újraszámlálásra.
- Eltérés megerősítve:Ha az újraszámlálás megegyezik az eredetivel, az eltérés valós. Ha nem, fogadja el az újraszámlálást és zárja le.
- Vizsgálat megnyitva:A felügyelő áttekinti a tranzakciós előzményeket és kijelöli a vizsgálatot a megfelelő csapatnak (bevételezés, kiszedés stb.).
- Kiváltó ok azonosítva:A csapat befejezi az 5 Miért elemzést és dokumentálja a megállapításokat.
- Javító intézkedés:Azonnali javítás alkalmazása (pl. kiszedő átképzése, tároló újracímkézése, SKU áthelyezése).
- Megelőző intézkedés:Folyamatváltozás végrehajtása (pl. SOP frissítése, vonalkód-szkennelési követelmény hozzáadása).
- Módosítás jóváhagyva:A felügyelő vagy menedzser áttekinti a dokumentációt és jóváhagyja a rendszermódosítást.
- Eltérés lezárva:A módosítás könyvelésre kerül, és az ügy archiválásra kerül teljes ellenőrzési nyomvonallal.
Sok WMS platform támogatja a jóváhagyási munkafolyamatokat. Konfigurálja őket, hogy automatikusan kikényszerítsék ezt a folyamatot.
Eltérések folyamatfejlesztéssé alakítása
A végső cél nem az, hogy jobb legyen az eltérések kivizsgálásában. Hanem az, hogy eleve ne legyenek eltérései.
Használja az eltérésnaplóját a folyamatos fejlesztés motorjaként:
- Havi áttekintés: Kérjen le egy jelentést az összes eltérésről. Mi az 5 leggyakoribb kiváltó ok? Mi az 5 leggyakoribb SKU? Mi az 5 leggyakoribb hely?
- Negyedéves mélyelemzés: Hozza össze a bevételező, kiszedő és készletező csapatokat. Ossza meg az adatokat. Ötleteljen javításokon.
- Éves audit: Mérje az eltérési arányát évről évre. Egy egészséges működésnek látnia kell, hogy az eltérés gyakorisága csökken az idő múlásával, ahogy a folyamatok érnek.
Minden eltérésvizsgálatnak két kérdést kell feltennie:
1. Mit kell kijavítanom most azonnal, hogy korrigáljam ezt az eltérést? 2. Mit kell megváltoztatnom véglegesen, hogy ez soha többé ne forduljon elő?
Az első kérdés a tünetet kezeli. A második kérdés a betegséget gyógyítja.
Következtetés: a tűzoltástól a megelőzésig
Az eltérés megtalálása könnyű. Bármelyik tisztességes ciklikus számláló program felszínre hozza az eltéréseket. De megtalálni, miért történt, és megakadályozni, hogy újra megtörténjen, elválasztja a világszínvonalú műveleteket a középszerűektől.
Kezeljen minden eltérést tanítási pillanatként. Kérdezze meg, miért. Ásson mélyebbre. Dokumentálja a megállapításait. Keressen mintákat. Javítsa ki a kiváltó okot, ne a számot.
Idővel az eltérési aránya csökkenni fog. A pontossága emelkedni fog. És a csapata abbahagyja a tűzoltást és elkezdi a megelőzést. Ez a cél.