छोटे व्यवसायों के लिए इन्वेंटरी अनुकूलन शायद ही कभी "बेहतर सॉफ़्टवेयर" के बारे में होता है। यह आमतौर पर अचानक आने वाली समस्याओं को कम करने के बारे में होता है: वह तेज़ बिकने वाला उत्पाद जो हमेशा स्टॉक से बाहर रहता है, और वह धीमा उत्पाद जो चुपचाप आपकी नकदी और शेल्फ स्पेस खा जाता है।
यह गाइड आपको एक व्यावहारिक प्रणाली देती है जिसे आप स्प्रेडशीट और फ़ोन से चला सकते हैं: त्वरित संचालन सुधार, एक उपयोगी फ़ॉर्मूला (रीऑर्डर पॉइंट), और एक संक्षिप्त साप्ताहिक KPI रूटीन।
उन दो लागतों से शुरू करें जो आप अभी चुका रहे हैं
हर इन्वेंटरी समस्या स्टॉकआउट (बिक्री का नुकसान, नाराज़ ग्राहक, आपातकालीन स्थिति) और ओवरस्टॉक (फंसी हुई नकदी, अव्यवस्था, नुकसान, अप्रचलन) के बीच एक संतुलन है।
ओवरस्टॉक अधिकांश मालिकों की सोच से ज़्यादा नुकसान पहुंचाता है क्योंकि इन्वेंटरी रखना मुफ़्त नहीं है। एक सामान्य अनुमान के अनुसार इन्वेंटरी वहन लागत प्रति वर्ष लगभग 15-25% होती है, और कुछ अनुमान व्यवसाय और शामिल खर्चों के आधार पर 20-30% तक पहुंच जाते हैं।
तो अगर आपके पास $50,000 का अतिरिक्त "बस-अगर-ज़रूरत-हो" स्टॉक पड़ा है, तो एक भी यूनिट बेचने से पहले शांत वार्षिक लागत $7,500-$12,500 हो सकती है।
अगर आपके ऑन-हैंड नंबर गलत हैं, तो कोई फ़ॉर्मूला आपको नहीं बचाएगा। पहले रिसीविंग, लेबलिंग और बेसिक काउंटिंग ठीक करें। फिर अनुकूलन करें।
कोई भी फ़ॉर्मूला छूने से पहले त्वरित सुधार (आज ही)
अनुकूलन अनुशासन से शुरू होता है। इन बदलावों के लिए नए टूल की ज़रूरत नहीं है, बस सुसंगतता चाहिए।
त्वरित सुधार चेकलिस्ट
- हर लोकेशन को नाम दें:एक छोटे बैकरूम में भी लेबल वाली शेल्फ़, बिन और ज़ोन होने चाहिए (A-01, A-02...)। "वहां" कहना ही इन्वेंटरी गायब करता है।
- SKU और लोकेशन लेबल करें:अगर आप इसे स्कैन नहीं कर सकते, तो आप इस पर भरोसा नहीं कर सकते। सुसंगत SKU लेबल और लोकेशन लेबल से शुरू करें। हमारी बारकोड लेबलिंग सर्वोत्तम प्रथाएं देखें।
- रिसीविंग को मानकीकृत करें:मात्रा सत्यापित करें, PO से मिलान करें, और सेल्स फ़्लोर पर आने से पहले आइटम सही लोकेशन पर रखें।
- डुप्लिकेट SKU कम करें:एक ही आइटम के लिए दो पार्ट नंबर का मतलब है ज़रूरत से ज़्यादा खरीदारी की गारंटी। डुप्लिकेट मर्ज करें और एक SKU चुनें।
- समायोजन जानबूझकर करें:किसी भी स्टॉक समायोजन के पीछे एक कारण होना चाहिए (नुकसान, सिकुड़न, गलत पिकिंग, सप्लायर शॉर्ट-शिप)। अन्यथा आप मूल कारण छिपा देते हैं।
- साप्ताहिक माइक्रो-काउंट करें:हर हफ़्ते 20 तेज़ बिकने वाले SKU गिनें। अगर आपको एक लय चाहिए, तो हल्की साइकल काउंटिंग रूटीन का उपयोग करें।
रीऑर्डर पॉइंट: वह एक फ़ॉर्मूला जिसकी आपको वास्तव में ज़रूरत है
रीऑर्डर पॉइंट एक सरल सवाल का जवाब देता है: किस ऑन-हैंड स्तर पर आपको अगला ऑर्डर देना चाहिए ताकि माल आने से पहले स्टॉक शून्य न हो जाए?
ROP = (औसत दैनिक उपयोग x लीड टाइम दिनों में) + सुरक्षा स्टॉक।
अपने सबसे अच्छे उपलब्ध डेटा से शुरू करें: पिछले 30-90 दिनों की बिक्री/उपयोग और आपका सामान्य सप्लायर लीड टाइम। आपको परफ़ेक्शन की ज़रूरत नहीं है, आपको एक बेसलाइन चाहिए जिसे आप एडजस्ट कर सकें।
उदाहरण (छोटी संख्या, वास्तविक प्रभाव)
आप प्रतिदिन 4 यूनिट बेचते हैं। आपके सप्लायर का लीड टाइम 10 दिन है। यानी लीड टाइम के दौरान 40 यूनिट की अपेक्षित मांग। अगर आप देर से आने वाले ट्रकों और अचानक बढ़ती मांग के लिए 10 यूनिट सुरक्षा स्टॉक रखते हैं, तो आपका रीऑर्डर पॉइंट 50 यूनिट है।
जब आपका ऑन-हैंड 50 पर पहुंचे, तब रीऑर्डर करें। तब नहीं जब आपको "लगे कि कम है।"
मिन/मैक्स: रीऑर्डर पॉइंट को एक सरल खरीदारी आदत में बदलें
रीऑर्डर पॉइंट बताता है कब ऑर्डर करना है। मिन/मैक्स बताता है कितना ऑर्डर करना है, बिना ज़्यादा सोचे।
Min = ROP सेट करें। जब ऑन-हैंड ≤ Min हो, तो यह खरीदारी ट्रिगर करता है।
Max को एक पूरे ऑर्डर साइकल प्लस लीड टाइम कवर करने के लिए सेट करें (या बस "आप कितना रखने में सहज हैं")। ऑर्डर मात्रा आमतौर पर Max - ऑन-हैंड होती है (अगर आप ट्रैक करते हैं तो ऑन-ऑर्डर घटाएं)।
अगर आप साप्ताहिक ऑर्डर करते हैं, तो साप्ताहिक रूटीन बनाए रखें। बार-बार छोटे ऑर्डर रैंडम बड़े ऑर्डर से बेहतर हैं, खासकर छोटी टीमों और तंग कैश फ्लो के लिए।
डेज़ ऑफ़ कवर: एक सरल KPI जो समस्या को जल्दी पकड़ता है
डेज़ ऑफ़ कवर (जिसे डेज़ इन्वेंटरी ऑन हैंड भी कहते हैं) इस सवाल का जवाब देता है: यह आइटम खत्म होने से पहले आप कितने दिन बेचना जारी रख सकते हैं?
डेज़ ऑफ़ कवर = ऑन-हैंड ÷ औसत दैनिक उपयोग। अगर आप अकाउंटिंग वर्ज़न पसंद करते हैं, तो डेज़ सेल्स ऑफ़ इन्वेंटरी (DSI) एक निकट संबंधित मेट्रिक है।
अगर मांग असमान है (वीकेंड, मौसमी उछाल), तो साप्ताहिक औसत का उपयोग करें और अगले बड़े प्रोमो या व्यस्त अवधि से क्रॉस-चेक करें।
साप्ताहिक KPI रूटीन (5 नंबर)
इन्वेंटरी अनुकूलन तब काम करता है जब आप इसे साप्ताहिक स्वास्थ्य जांच की तरह मानते हैं, न कि तिमाही प्रोजेक्ट की तरह।
एक छोटा सैंपल गिनें (20 SKU)। सटीकता % = सही गिनती ÷ कुल गिने गए। अगर सटीकता गिरती है, तो अनुकूलन रोकें और प्रक्रिया ठीक करें।
कितने SKU शून्य पर पहुंच गए जबकि मांग थी? एक स्टॉकआउट बदकिस्मती हो सकता है। बार-बार स्टॉकआउट का मतलब है टूटे हुए रीऑर्डर पॉइंट या अविश्वसनीय लीड टाइम।
एक छोटी "रीऑर्डर पॉइंट से नीचे" सूची ही असली मकसद है। इसे साप्ताहिक रिव्यू करें, ऑर्डर दें, और आगे बढ़ें।
90+ दिनों से बिना मूवमेंट वाली इन्वेंटरी एसेट नहीं है, यह कैश ट्रैप है। मासिक रिव्यू करें और तय करें: डिस्काउंट, बंडल, वापसी, या राइट ऑफ़।
ट्रैक करें कि सप्लायर वादा की गई तारीखों को पूरा करते हैं या नहीं। अगर लीड टाइम अस्थिर है, तो आपका सुरक्षा स्टॉक ज़्यादा होना चाहिए, या आपको बेहतर सप्लायर चाहिए।
सामान्य गलतियां जो "अनुकूलित" इन्वेंटरी को और खराब करती हैं
- ऑन-ऑर्डर स्टॉक को नज़रअंदाज़ करना: अगर आप इनबाउंड PO को ध्यान में रखे बिना रीऑर्डर करते हैं, तो आप ज़रूरत से ज़्यादा खरीदेंगे।
- MOQ और केस पैक: आपका रीऑर्डर पॉइंट कह सकता है "12 खरीदें," लेकिन आपका सप्लायर "48 खरीदें" पर मजबूर करता है। Max एडजस्ट करें और प्रमोशन या विकल्प की योजना बनाएं।
- बहुत ज़्यादा SKU: हर अतिरिक्त वेरिएंट फ़ोरकास्टिंग और काउंटिंग का काम बढ़ाता है। आक्रामक रूप से छंटनी करें।
- कोई लोकेशन अनुशासन नहीं: अगर आइटम शेल्फ़ के बीच इधर-उधर होते रहते हैं, तो आपका सिस्टम काल्पनिक हो जाता है।
- पैरामीटर की कभी समीक्षा न करना: रीऑर्डर पॉइंट "सेट करो और भूल जाओ" नहीं हैं। टॉप सेलर्स की मासिक और स्लो मूवर्स की तिमाही समीक्षा करें।
छोटी टीम के लिए उपयुक्त टूल
- स्प्रेडशीट बेसलाइन: SKU, सप्लायर, लीड टाइम, औसत दैनिक उपयोग, ROP, Min, Max, और डेज़ ऑफ़ कवर ट्रैक करें।
- बारकोड-फ़र्स्ट वर्कफ़्लो: SKU और लोकेशन लेबल प्रिंट करें ताकि रिसीविंग और पिकिंग स्कैन-आधारित हो, मेमोरी-आधारित नहीं। अगर आपको मुफ़्त लेबल जेनरेटर चाहिए, तो LabelCodes.com आज़माएं।
- मोबाइल स्कैनिंग: फ़ोन-आधारित स्कैनर छोटी टीमों के लिए अक्सर पर्याप्त होता है, खासकर रिसीविंग, समायोजन और त्वरित साइकल काउंट के लिए।
अगला कदम: पहले अपने टॉप 20 SKU को अनुकूलित करें
सब कुछ अनुकूलित करने की कोशिश न करें। बिक्री के आधार पर अपने टॉप 20 SKU चुनें, उनकी लोकेशन और लेबल साफ़ करें, एक बेसिक रीऑर्डर पॉइंट सेट करें, और साप्ताहिक KPI रूटीन शुरू करें।
आपकी 30-मिनट सोमवार रूटीन
- 20 SKU की स्पॉट काउंटिंग:खरीदारी से पहले स्पष्ट ऑन-हैंड त्रुटियां ठीक करें।
- ROP से नीचे की सूची रिव्यू करें:वे कुछ ऑर्डर दें जो अगले स्टॉकआउट को रोकेंगे।
- लीड टाइम जांचें:किसी भी सप्लायर को अपडेट करें जिसमें देरी हो रही है (देर से डिलीवरी सब बदल देती है)।
- डेड स्टॉक चिह्नित करें:एक कार्रवाई चुनें (डिस्काउंट, बंडल, वापसी) और उसे अंजाम दें।