מיטוב מלאי לעסקים קטנים כמעט אף פעם לא קשור ל"תוכנה טובה יותר". בדרך כלל מדובר בצמצום הפתעות: המוצר הנמכר מהר שתמיד אזל מהמלאי, והמוצר האיטי שבשקט אוכל לכם את המזומנים ואת שטח המדפים.
המדריך הזה נותן לכם מערכת מעשית שאפשר לנהל עם גיליון אלקטרוני וטלפון: תיקונים תפעוליים מהירים, נוסחה שימושית אחת (נקודת הזמנה מחדש) ושגרת מדדי ביצוע שבועית קצרה.
התחילו עם שתי העלויות שאתם כבר משלמים
כל בעיית מלאי היא פשרה בין חוסרים במלאי (מכירות אבודות, לקוחות כועסים, כיבוי שריפות) ועודף מלאי (מזומנים כלואים, אי-סדר, נזק, התיישנות).
עודף מלאי כואב יותר ממה שרוב בעלי העסקים מודים, כי החזקת מלאי אינה חינמית. כלל אצבע נפוץ מעמיד את עלויות החזקת מלאי בסביבות 15-25% בשנה, וחלק מההערכות מגיעות לטווח של 20-30% בהתאם לעסק ולמה שנכלל בחישוב.
אז אם אתם יושבים על מלאי עודף של 50,000 דולר "ליתר ביטחון", העלות השנתית השקטה יכולה להיות 7,500-12,500 דולר לפני שמכרתם יחידה אחת.
אם המספרים של המלאי הזמין שלכם שגויים, אף נוסחה לא תציל אתכם. תקנו קודם את הקבלה, התיוג והספירה הבסיסית. אחר כך מטבו.
שיפורים מהירים (היום) לפני שנוגעים בנוסחאות
מיטוב מתחיל במשמעת. השינויים האלה לא דורשים כלים חדשים, רק עקביות.
רשימת שיפורים מהירים
- תנו שם לכל מיקום:אפילו מחסן קטן צריך מדפים, תאים ואזורים מסומנים (A-01, A-02...). "שם" זו הדרך שבה מלאי נעלם.
- תייגו SKU ומיקומים:אם אי אפשר לסרוק את זה, אי אפשר לסמוך על זה. התחילו עם תיוגי SKU ומיקומים עקביים. ראו את שיטות העבודה המומלצות לתיוג ברקוד.
- תקנו את תהליך הקבלה:ודאו כמויות, התאימו להזמנת הרכש והניחו פריטים במיקום הנכון לפני שמגיעים לרצפת המכירה.
- צמצמו SKU כפולים:שני מספרי חלק לאותו פריט מבטיחים רכישת יתר. מזגו כפילויות ובחרו SKU אחד.
- הפכו התאמות למכוונות:כל התאמת מלאי צריכה סיבה (נזק, גניבה, טעות ליקוט, חוסר משלוח ספק). אחרת אתם מסתירים את שורשי הבעיה.
- בצעו ספירות מיקרו שבועיות:ספרו 20 SKU בעלי תנועה מהירה כל שבוע. אם אתם צריכים קצב, השתמשו בשגרת ספירה מחזורית קלה.
נקודת הזמנה מחדש: הנוסחה היחידה שבאמת צריך
נקודת הזמנה מחדש עונה על שאלה פשוטה: באיזה רמת מלאי זמין צריך לבצע את ההזמנה הבאה כדי לא להגיע לאפס לפני שהמשלוח מגיע?
ROP = (שימוש יומי ממוצע × זמן אספקה בימים) + מלאי ביטחון.
התחילו עם הנתונים הטובים ביותר שיש לכם: 30-90 הימים האחרונים של מכירות/שימוש וזמן האספקה הרגיל מהספק. אתם לא צריכים שלמות, אתם צריכים קו בסיס שאפשר לכוונן.
דוגמה (מספרים קטנים, השפעה אמיתית)
אתם מוכרים 4 יחידות ביום. זמן האספקה מהספק הוא 10 ימים. זה 40 יחידות של ביקוש צפוי במהלך זמן האספקה. אם אתם שומרים 10 יחידות כמלאי ביטחון למשאיות מאחרות וקפיצות בביקוש, נקודת ההזמנה מחדש שלכם היא 50 יחידות.
כשהמלאי הזמין מגיע ל-50, אתם מזמינים מחדש. לא כש"מרגישים שנגמר".
מינימום/מקסימום: הפכו נקודות הזמנה מחדש להרגל רכישה שגרתי
נקודת הזמנה מחדש אומרת לכם מתי להזמין. מינימום/מקסימום אומר לכם כמה להזמין בלי לחשוב יותר מדי.
קבעו מינימום = ROP. כשהמלאי הזמין ≤ מינימום, זה מפעיל הזמנת רכש.
קבעו מקסימום לכיסוי מחזור הזמנה מלא בתוספת זמן אספקה (או פשוט "כמה נוח לכם להחזיק"). כמות ההזמנה בדרך כלל = מקסימום - מלאי זמין (פחות בהזמנה אם אתם עוקבים).
אם אתם מזמינים שבועית, שמרו על השגרה השבועית. הזמנות קטנות ותכופות מנצחות הזמנות גדולות ואקראיות, במיוחד לצוותים קטנים עם תזרים מזומנים הדוק.
ימי כיסוי: מדד ביצוע פשוט שתופס בעיות מוקדם
ימי כיסוי (נקראים גם ימי מלאי זמין) עונים על: כמה ימים אפשר להמשיך למכור לפני שהפריט הזה נגמר?
ימי כיסוי = מלאי זמין ÷ שימוש יומי ממוצע. אם אתם מעדיפים את הגרסה החשבונאית, ימי מכירות מלאי (DSI) הוא מדד קרוב.
אם הביקוש לא אחיד (סופי שבוע, שיאים עונתיים), השתמשו בממוצע שבועי ובדקו מול המבצע הגדול הבא או תקופת השיא.
שגרת מדדי הביצוע השבועית (5 מספרים)
מיטוב מלאי עובד כשמתייחסים אליו כבדיקת בריאות שבועית, לא כפרויקט רבעוני.
ספרו מדגם קטן (20 SKU). אחוז דיוק = ספירות נכונות ÷ סך הנספרים. אם הדיוק יורד, הפסיקו למטב ותקנו את התהליך.
כמה SKU הגיעו לאפס בזמן שהיה ביקוש? חוסר אחד יכול להיות מזל רע. חוסרים חוזרים אומרים שנקודות ההזמנה מחדש שבורות או שזמני האספקה לא אמינים.
רשימה קצרה של "מתחת לנקודת הזמנה מחדש" זה כל העניין. בדקו שבועית, בצעו הזמנות והמשיכו הלאה.
מלאי ללא תנועה ביותר מ-90 יום הוא לא נכס, הוא מלכודת מזומנים. בדקו חודשית והחליטו: הנחה, חבילה, החזרה או מחיקה.
עקבו אחרי האם ספקים עומדים בתאריכים שהבטיחו. אם זמן האספקה לא יציב, מלאי הביטחון שלכם צריך להיות גבוה יותר, או שאתם צריכים ספק טוב יותר.
טעויות נפוצות שהופכות מלאי "ממוטב" לגרוע יותר
- התעלמות ממלאי בדרך: אם אתם מזמינים מחדש בלי להתחשב בהזמנות רכש נכנסות, תקנו יותר מדי.
- כמויות מינימום להזמנה ואריזות: נקודת ההזמנה מחדש אולי אומרת "קנו 12", אבל הספק מחייב "קנו 48". התאימו את המקסימום ותכננו מבצעים או תחליפים.
- יותר מדי SKU: כל וריאנט נוסף מכפיל את עבודת החיזוי והספירה. גזמו בנחישות.
- אין משמעת מיקום: אם פריטים קופצים בין מדפים, המערכת שלכם הופכת לבדיון.
- אף פעם לא בודקים פרמטרים: נקודות הזמנה מחדש הן לא "קבע ושכח". בדקו מוצרים מובילים חודשית ואיטיים רבעונית.
כלים שמתאימים לצוות קטן
- גיליון אלקטרוני בסיסי: עקבו אחרי SKU, ספק, זמן אספקה, שימוש יומי ממוצע, ROP, מינימום, מקסימום וימי כיסוי.
- תהליכי עבודה מבוססי ברקוד: הדפיסו תיוגי SKU ומיקום כך שקבלה וליקוט יהיו מונחי סריקה, לא מונחי זיכרון. אם אתם צריכים מחולל תוויות חינמי, נסו את LabelCodes.com.
- סריקה ניידת: סורק מבוסס טלפון בדרך כלל מספיק לצוותים קטנים, במיוחד לקבלה, התאמות וספירות מחזוריות מהירות.
הצעד הבא: מטבו קודם את 20 ה-SKU המובילים
אל תנסו למטב הכל. בחרו את 20 ה-SKU המובילים לפי מכירות, סדרו את המיקומים והתיוגים שלהם, קבעו נקודת הזמנה מחדש בסיסית והתחילו את שגרת מדדי הביצוע השבועית.
השגרה שלכם ליום שני ב-30 דקות
- ספרו 20 SKU במהירות:תקנו שגיאות מלאי זמין בולטות לפני שקונים.
- בדקו את רשימת מתחת ל-ROP:בצעו את ההזמנות הבודדות שמונעות את החוסר הבא.
- בדקו זמני אספקה:עדכנו כל ספק שסטה (עיכובי אספקה משנים הכל).
- סמנו מלאי מת:בחרו פעולה אחת (הנחה, חבילה, החזרה) ובצעו אותה.