Skannasit juuri viimeisen laatikon käytävällä 4, hyllyssä C. Järjestelmäsi sanoo, että siellä pitäisi olla 147 yksikköä. Laskit 132. Siinä on 15 yksikön aukko, ja sormesi leijuu "Säädä"-painikkeen päällä. Olisi niin helppoa vain päivittää numero ja jatkaa eteenpäin.
Mutta tässä on ongelma: laskennan säätäminen korjaa oireen, ei tautia. Tuo puuttuva varasto ei kadonnut ilmaan. Se kerättiin väärin, vastaanotettiin väärin, merkittiin väärin tai kirjattiin väärin. Jos et selvitä kumpaa, se tapahtuu uudelleen. Ja uudelleen. Ja lopulta nuo pienet vuodot upottavat laivan.
Tämä opas opettaa sinulle, kuinka tutkia varastosaldon poikkeamia kuin etsivä, ei tietojenkäsittelijä. Opit milloin kaivaa syvemmälle, mitä kysymyksiä kysyä ja kuinka muuttaa jokainen ristiriita prosessin parannukseksi.
Miksi tutkimuksella on väliä: oireet vs. tauti
Useimmat varastotiimit käsittelevät poikkeamia kuin kirjoitusvirheitä. He korjaavat ne ja unohtavat ne. Mutta jokainen poikkeama on vihje. Se kertoo sinulle, missä prosessisi hajoaa.
Harkitse tätä: jos sama SKU heittää 10 yksiköllä joka viikko, sinulla ei ole varasto-ongelmaa. Sinulla on prosessiongelma. Ehkä hyllyn etiketti on haalistunut. Ehkä kaksi samanlaista tuotetta on hyllytetty vierekkäin. Ehkä yksi keräilijä ottaa johdonmukaisesti väärän laatikon. Laskennan säätäminen viikoittain hoitaa oiretta. Juurisyyn löytäminen parantaa taudin.
Tutkimukset osoittavat, että 58 prosentilla maailmanlaajuisista jälleenmyyjistä on epätarkka varasto hajanaisten tietojen ja vanhentuneiden prosessien vuoksi. Korjaus ei ole enemmän laskentaa. Se on parempia tutkimuksia.
Poikkeamien luokittelu: milloin säätää vs. milloin tutkia
Jokainen poikkeama ei ansaitse rikosteknistä tarkastusta. Tarvitset luokittelujärjestelmän, joka erottaa kohinan signaalista.
Aseta toleranssirajat
Määritä selkeät säännöt sille, mikä säädetään automaattisesti ja mitä tutkitaan. Yleinen kehys on:
Poikkeama ≤ 2 prosenttia tai ≤ $50 arvo. Hyväksy uusintalaskenta, päivitä järjestelmä, kirjaa syykoodi (esim. vahingoittunut, löytynyt varasto) ja jatka eteenpäin.
Poikkeama > 2 prosenttia ja ≤ 5 prosenttia, tai $50 - $500 arvo. Käynnistä toinen uusintalaskenta eri henkilön toimesta. Jos uusintalaskenta vahvistaa poikkeaman, tutki.
Poikkeama > 5 prosenttia tai > $500 arvo. Pysähdy. Laske uudelleen välittömästi. Tarkista tapahtumat. Ota esimies mukaan. Dokumentoi kaikki.
Kiristä näitä rajoja A-tuotteille (korkean arvon SKU:t) ja löysää niitä C-tuotteille (pienen arvon irtotavara). 5 prosentin poikkeama 2 000 dollarin kannettavassa tietokoneessa on punainen lippu. 5 prosentin poikkeama 0,10 dollarin aluslevyissä on tilastollista kohinaa.
Tutki aina kaikki poikkeamat, jotka ylittävät dollariarvon rajasi, vaikka prosenttiosuus olisi pieni. 1 prosentin poikkeama 10 000 dollarin lavassa on silti 100 dollarin tappio.
Tutkimuskäsikirja: 4 askelta totuuden löytämiseen
Kun poikkeama ylittää tutkimusalueen rajan, seuraa tätä työnkulkua. Jokainen askel rakentaa todisteita.
Vaihe 1: Laske ensin uudelleen, kysy kysymyksiä toiseksi
Ennen kuin sukellat tapahtumalokeihin, varmista, että laskenta on todellinen. Inhimillinen virhe on yleisin syy ristiriitoihin.
Uusintalaskentaprotokolla
- Käytä eri laskijaa:Määritä joku, joka ei suorittanut ensimmäistä laskentaa, poistaaksesi vahvistusharhan.
- Suorita sokkolaskenta:Älä kerro toiselle laskijalle, mitä järjestelmä sanoo tai mitä ensimmäinen laskija löysi. Anna heidän laskea itsenäisesti.
- Tarkista koko sijainti:Varmista, ettei laatikoita ole piilotettu muun varaston taakse, työnnetty taakse tai loju lattialla ilman etikettiä.
- Vahvista SKU:Vahvista, että lasket oikeaa tuotetta. Samannäköiset SKU:t ovat yleinen syyllinen.
Jos uusintalaskenta vastaa alkuperäistä poikkeamaa, olet vahvistanut todellisen ristiriidan. Nyt etsivän työ alkaa.
Vaihe 2: Tarkista viimeaikaiset tapahtumat
Vedä SKU:n ja sijainnin tapahtumahistoria esiin. Etsi vihjeitä viimeisten 7–14 päivän ajalta.
Tapahtumien tarkistuslista
- Vastaanottolokit:Vastaanotettiinko SKU äskettäin? Vahvistiko tiimi määrän vai hyväksyivätkö he pakkausluettelon sokeasti?
- Keräilytietueet:Kerättiinkö SKU tilausta varten? Vahvistettiinko keräily viivakoodiskannauksella vai manuaalisella syötöllä?
- Siirrot:Siirrettiinkö varastoa sijaintien välillä? Kirjattiinko siirto sekä "mistä"- että "mihin"-hyllyihin?
- Palautukset:Palauttiko asiakas tämän tuotteen? Hyllytettiinkö se oikeaan paikkaan?
- Säädöt:Onko tätä SKU:ta säädetty manuaalisesti äskettäin? Kuka sen hyväksyi ja miksi?
Etsi ajoituskuvioita. Jos poikkeama ilmestyi samana päivänä kuin suuri vastaanotto, juurisyy on todennäköisesti vastaanottovirhe. Jos se ilmestyi keräilyaallon jälkeen, epäile keräilyvirhettä.
Vaihe 3: 5 Miksi-kysymystä (juurisyyanalyysi)
Kun sinulla on tapahtumatiedot, poraudu juurisyyhyn käyttämällä 5 Miksi-kysymystä -tekniikkaa. Tämä Toyotan kehittämä menetelmä pakottaa sinut siirtymään pintapuolisten selitysten ohi.
Tässä on esimerkki todellisesta maailmasta:
Miksi laskenta heittää 15 yksiköllä? Koska fyysinen laskenta on pienempi kuin järjestelmän kirjaus. Miksi fyysinen laskenta on pienempi? Koska 15 yksikköä lähetettiin väärälle asiakkaalle. Miksi ne lähetettiin väärälle asiakkaalle? Koska keräilijä otti väärän laatikon hyllystä C. Miksi keräilijä otti väärän laatikon? Koska kaksi samannäköistä SKU:ta varastoidaan vierekkäin, ja hyllyetiketit ovat identtisiä kooltaan ja väriltään. Miksi hyllyetiketit ovat identtisiä? Koska merkintäjärjestelmämme ei erota visuaalisesti samanlaisia SKU:ita. Juurisyy: Riittämätön visuaalinen erottelu hyllymerkinnöissä samannäköisille tuotteille.
Huomaa, kuinka tutkimus siirtyi mitä tapahtui (väärä laatikko lähetetty) siihen miksi järjestelmä salli sen tapahtua (huono etikettisuunnittelu). Se on juurisyyanalyysin voima.
Vaihe 4: Dokumentoi kaikki
Jokaisen poikkeamatutkimuksen tulisi luoda kirjausketju. Tulevaisuuden sinä (ja tarkastajasi) kiittävät sinua.
Dokumentointivaatimukset
- Poikkeaman tiedot:SKU, sijainti, odotettu määrä, laskettu määrä, poikkeaman määrä, poikkeamaprosentti, dollariarvo.
- Kuka ja milloin:Alkuperäisen laskijan nimi, uusintalaskijan nimi, kunkin laskennan päivämäärä ja aika.
- Juurisyy:Selkeä, yhden lauseen selitys sille, miksi poikkeama tapahtui (esim. "Vastaanottotiimi hyväksyi pakkausluettelon määrän ilman fyysistä vahvistusta").
- Korjaava toimenpide:Mitä teit korjataksesi sen (esim. "Koulutettiin vastaanottotiimi uudelleen sokkovastaanottoprotokollassa").
- Ennaltaehkäisevä toimenpide:Mitä muutit estääksesi toistumisen (esim. "Päivitettiin SOP vaatimaan viivakoodiskannauksen vahvistus kaikille yli 50 yksikön vastaanotoille").
Tallenna tämä dokumentaatio WMS-järjestelmääsi tai jaettuun poikkeamalokiin. Siitä tulee perusta kuvioiden tunnistamiselle.
Yleiset syylliset: mistä etsiä ensin
Tietyntyyppiset virheet aiheuttavat suurimman osan varastosaldon poikkeamista. Kun aloitat tutkimuksen, tarkista nämä tavalliset epäillyt ensin.
Toimittaja lähetti 100 yksikköä, mutta vastaanottotiimisi kirjasi 120, koska he luottivat pakkausluetteloon laskemisen sijaan. Tai he laskivat laatikoita mutta syöttivät kappaleita. Vahvista kuitit aina fyysisesti, varsinkin sesonkiaikana, kun tilapäiset työntekijät kiirehtivät.
Keräilijä nappasi Tuotteen A Tuotteen B sijaan, koska ne näyttävät identtisiltä tai ne on sijoitettu vierekkäin. Järjestelmäsi luulee, että Tuote B lähti rakennuksesta, mutta se on edelleen hyllyssä. Käytä viivakoodiskannausta manuaalisten valintavirheiden poistamiseksi.
Varasto laitettiin hyllyyn C, mutta järjestelmä sanoo hylly D. Tai se siirrettiin siivouksen aikana eikä koskaan siirretty WMS:ssä. Tämä luo haamuvarastoa (järjestelmä sanoo sen olevan siellä, mutta se ei ole) ja löydettyä varastoa (se on siellä, mutta järjestelmä ei tiedä).
Vastaanottotiimi laski 10 laatikkoa ja syötti 10 kappaletta. Tai he laskivat kappaleita, kun järjestelmä odotti lavoja. UOM-virheet luovat massiivisia poikkeamia, jotka kertaantuvat ajan myötä. Luo viiteopas ja valvo sitä.
Joku kirjoitti 150 eikä 15, tai vaihtoi numeroiden paikkaa (132 vs. 123). Manuaalinen syöttö on tarkkuuden vihollinen. Automatisoi aina kun mahdollista.
Laatikko saapui vahingoittuneena, ja tiimi hävitti sen kirjaamatta säätöä. Tai asiakaspalautus hyväksyttiin, mutta sitä ei koskaan hyllytetty uudelleen. Vahingot ja palautukset tarvitsevat saman työnkulun kurinalaisuuden kuin myynti.
Kuvioiden tunnistaminen: todellinen etsivän työ
Yksittäiset poikkeamat ovat datapisteitä. Kuviot ovat oivalluksia. Tässä siirryt reaktiivisesta tulipalojen sammuttamisesta proaktiiviseen ennaltaehkäisyyn.
Etsi toistuvia laukaisimia
Suorita poikkeamaraportti ja suodata:
- Sama SKU toistuvasti väärin: Tuote itsessään on ongelma. Onko pakkaus hämmentävä? Onko viivakoodi vahingoittunut? Palautetaanko sitä usein?
- Sama sijainti toistuvasti väärin: Hylly on ongelma. Onko etiketti haalistunut? Onko se liian korkealla tai liian matalalla näkyäkseen selvästi? Onko se vilkkaalla alueella, jossa varastoa tönitään?
- Sama keräilijä toistuvasti väärin: Henkilö on ongelma. Tarvitsevatko he uudelleenkoulutusta? Kiirehtivätkö he? Ovatko he uusia ja tuntemattomia SKU-sijaintien kanssa?
- Sama vuorokauden-/viikonaika: Prosessi on ongelma. Lisääntyvätkö poikkeamat vuoronvaihtojen aikana? Tilausvolyymin huipun aikana? Kun tilapäiset työntekijät työskentelevät ilman valvontaa?
Jos sama SKU heittää kahdesti kuukaudessa, lopeta laskeminen ja aloita ratkaiseminen. Käsittele sitä prosessivirheenä, ei varaston häiriönä.
Jos SKU, sijainti tai keräilijä laukaisee poikkeamatutkimuksen kahdesti 30 päivän sisällä, eskaloi CAPA (Korjaava ja ennaltaehkäisevä toimenpide) -tarkastukseen. Määritä omistaja ja määräpäivä taustalla olevan ongelman korjaamiseksi.
Poikkeamanratkaisutyönkulun luominen
Ad-hoc-tutkimukset epäonnistuvat. Tarvitset dokumentoidun työnkulun, jota jokainen tiimin jäsen noudattaa joka kerta.
Vakiomuotoinen poikkeamanratkaisutyönkulku
- Poikkeama havaittu:Kiertolaskenta tai fyysinen auditointi tunnistaa rajan ylittävän ristiriidan.
- Uusintalaskenta käynnistetty:Järjestelmä tai esimies määrittää toisen laskijan sokeaan uusintalaskentaan.
- Poikkeama vahvistettu:Jos uusintalaskenta vastaa alkuperäistä, poikkeama on todellinen. Jos ei, hyväksy uusintalaskenta ja sulje.
- Tutkimus avattu:Esimies tarkistaa tapahtumahistorian ja määrittää tutkimuksen asianmukaiselle tiimille (vastaanotto, keräily jne.).
- Juurisyy tunnistettu:Tiimi suorittaa 5 Miksi-kysymystä -analyysin ja dokumentoi löydökset.
- Korjaava toimenpide:Välitön korjaus otetaan käyttöön (esim. kouluta keräilijä uudelleen, merkitse hylly uudelleen, siirrä SKU).
- Ennaltaehkäisevä toimenpide:Prosessimuutos toteutetaan (esim. päivitä SOP, lisää viivakoodiskannausvaatimus).
- Säätö hyväksytty:Esimies tai johtaja tarkistaa dokumentaation ja hyväksyy järjestelmän säädön.
- Poikkeama suljettu:Säätö kirjataan ja tapaus arkistoidaan täydellisellä kirjausketjulla.
Monet WMS-alustat tukevat hyväksymistyönkulkuja. Määritä ne valvomaan tätä prosessia automaattisesti.
Poikkeamien muuttaminen prosessin parannuksiksi
Lopullinen tavoite ei ole tulla paremmaksi tutkimaan poikkeamia. Se on lopettaa poikkeamien syntyminen alun perin.
Käytä poikkeamalokiasi jatkuvan parantamisen moottorina:
- Kuukausittainen tarkistus: Vedä raportti kaikista poikkeamista. Mitkä ovat top 5 juurisyytä? Mitkä ovat top 5 SKU:ta? Mitkä ovat top 5 sijaintia?
- Neljännesvuosittainen syväsukellus: Tuo vastaanotto-, keräily- ja varastotiimit yhteen. Jaa tiedot. Ideoi korjauksia.
- Vuosittainen auditointi: Mittaa poikkeamaprosenttiasi vuositasolla. Terveen toiminnan pitäisi nähdä poikkeamatiheyden laskevan ajan myötä prosessien kypsyessä.
Jokaisen poikkeamatutkimuksen tulisi kysyä kaksi kysymystä:
1. Mitä minun on korjattava juuri nyt korjatakseni tämän ristiriidan? 2. Mitä minun on muutettava pysyvästi, jotta tämä ei koskaan tapahdu uudelleen?
Ensimmäinen kysymys korjaa oireen. Toinen kysymys parantaa taudin.
Johtopäätös: tulipalojen sammuttamisesta ennaltaehkäisyyn
Poikkeaman löytäminen on helppoa. Mikä tahansa kunnollinen kiertolaskentaohjelma tuo esiin ristiriitoja. Mutta sen löytäminen, miksi se tapahtui, ja sen toistumisen estäminen erottaa maailmanluokan toiminnot keskinkertaisista.
Käsittele jokaista poikkeamaa oppimishetkenä. Kysy miksi. Kaiva syvemmälle. Dokumentoi löydöksesi. Etsi kuvioita. Korjaa juurisyy, älä numeroa.
Ajan myötä poikkeamaprosenttisi laskee. Tarkkuutesi nousee. Ja tiimisi lopettaa tulipalojen sammuttamisen ja aloittaa ennaltaehkäisyn. Se on tavoite.