این سرقت یکباره نیست که باید از آن بترسید. نشت آهسته 'فقط یک جعبه' است که ۱۰۰۰ بار تکرار میشود. ناپدید شدن یک پالت لپتاپ در طول شب تیتر خبرها میشود. گم شدن یک واحد هر هفته به مدت یک سال؟ این نامرئی است - تا زمانی که شمارش سالانه شما یک سیاهچاله ۵۰,۰۰۰ دلاری را آشکار کند.
سرقت کارکنان تخلیه خاموش دقت موجودی و سودآوری است. در سال ۲۰۲۲، خردهفروشان ایالات متحده ۱۱۲.۱ میلیارد دلار به دلیل کاهش موجودی از دست دادند و سرقت کارکنان ۲۸.۵٪ از آن را تشکیل میداد - نزدیک به ۲۷ میلیارد دلار. اما پارادوکس اینجاست: موثرترین استراتژیهای پیشگیری شامل دوربین در هر گوشه یا رفتار با تیم شما مانند جنایتکاران نیست. آنها شامل سیستمهای هوشمند، اعتماد و غیرقابل پیشبینی بودن هستند.
چرا افراد خوب دزدی میکنند: مثلث تقلب
بیشتر سرقتهای کارکنان توسط جنایتکاران حرفهای انجام نمیشود. این کار توسط افراد عادی انجام میشود که با ترکیب مناسبی از سه عامل روبرو هستند که به عنوان مثلث تقلب شناخته میشود:
فشار مالی (قبوض پزشکی، بدهی، دستمزد پایین) انگیزه ایجاد میکند. کارگران خردهفروشی و انبار ممکن است نسبت به ارزشی که روزانه جابجا میکنند، احساس کنند دستمزد کمی دریافت میکنند.
کنترلهای ضعیف سرقت را آسان میکند. اگر دوربینی در انبار نباشد، شمارش دورهای وجود نداشته باشد و تفکیک وظایف نباشد، فرصت کاملاً باز است.
کارکنان این عمل را توجیه میکنند. 'شرکت میتواند هزینه آن را بپردازد.' 'من فقط آنچه حقم است را میگیرم.' 'همه این کار را میکنند.' وقتی آن را توجیه کردند، مانع ذهنی از بین میرود.
مطالعات نشان میدهد که ۸۰٪ افراد ممکن است مرتکب تقلب شوند اگر ترکیب مناسبی از فشار، فرصت و توجیه وجود داشته باشد. وظیفه شما این نیست که فرض کنید همه دزد هستند. وظیفه شما این است که با حذف فرصت و غیرممکن کردن توجیه، مثلث را فرو بریزید.
آناتومی نشت
سرقت کارکنان به ندرت شبیه یک سرقت هالیوودی است. اینگونه به نظر میرسد:
- یک جمعکننده یک واحد اضافی 'برای یک دوست' در طول شیفت خود برمیدارد.
- یک کارمند دریافت، محمولهای را که سالم است به عنوان آسیبدیده علامتگذاری میکند و سپس آن را به خانه میبرد.
- یک سرپرست تراکنشی را باطل میکند و کالا را در جیب میگذارد.
- کسی با اقلام کوچک و با ارزش بالا (لوازم آرایشی، الکترونیک، ابزار) که پنهان کردن آنها آسان است، خارج میشود.
این الگو تدریجی است و فعالیت عادی را تقلید میکند. به همین دلیل است که اقدامات امنیتی سنتی - دوربینها، نگهبانان، بازرسی کیف - اغلب آن را از دست میدهند. شما به کنترلهای سیستماتیک نیاز دارید که اختلافات را قبل از تبدیل شدن به فاجعه شناسایی کنند.
استراتژی ۱: اعتماد بسازید، نه یک حکومت پلیسی
بنیاد پیشگیری از سرقت فناوری نیست. فرهنگ است. کارکنانی که احساس ارزشمندی، احترام و جبران منصفانه میکنند، کمتر احتمال دارد دزدی کنند. اما فرهنگ به معنای سادهلوحی نیست - به معنای طراحی هوشمند است.
کنترلهای فرهنگی که کار میکنند
- منصفانه پرداخت کنید.دستمزدهای پایین کارخانه توجیه هستند. اگر روزانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار موجودی را جابجا میکنید و ساعتی ۱۵ دلار درآمد دارید، رنجش ایجاد میشود.
- کار خوب را تشخیص دهید.کارکنانی که احساس نامرئی بودن میکنند بیشتر احتمال دارد سرقت را توجیه کنند. دیدهشدن و قدردانی توجیه را کاهش میدهد.
- انتظارات را به وضوح بیان کنید.از روز اول روشن کنید: سرقت به معنای اخراج است، بدون استثنا. هیچ منطقه خاکستری وجود ندارد.
- الگو باشید.اگر مدیران قوانین را زیر پا بگذارند، کارکنان نیز چنین خواهند کرد. صداقت از بالا شروع میشود.
یک محیط کاری مثبت نارضایتی شغلی را کاهش میدهد - محرک رایج سرقت. اما فرهنگ به تنهایی کافی نیست. شما به سیستم نیاز دارید.
استراتژی ۲: از فناوری به عنوان شریک خاموش استفاده کنید
بهترین ابزارهای پیشگیری از سرقت احساس نظارت نمیدهند. آنها مانند ارتقاء کارایی هستند که اتفاقاً مسیرهای حسابرسی ایجاد میکنند.
اسکن بارکد: بازدارنده نامرئی
اسکنرهای بارکد هر حرکتی را ردیابی میکنند. دریافت، انبار کردن، جمعآوری، بستهبندی - هر اسکن یک رکورد با مهر زمانی ایجاد میکند که به شناسه کاربر متصل است. این دو کار انجام میدهد:
- سرقت فرصتطلبانه را باز میدارد: کارکنان میدانند که اقدامات آنها ثبت میشود. 'برداشتن نامرئی جعبه' پرخطر میشود.
- الگوها را آشکار میکند: اگر همان کارمند به طور مداوم در منطقه خود اختلاف داشته باشد، شما یک سرنخ دارید.
سیستمهای بارکد درباره تماشای مردم نیستند. آنها درباره دانستن این هستند که چه چیزی، چه زمانی و توسط چه کسی جابجا شده است - بنابراین اختلافات سوال ایجاد میکنند، نه اتهام.
شمارش کور: وسوسه جعل را از بین ببرید
شمارش کور به این معنی است که شمارشگر مقدار مورد انتظار سیستم را نمیبیند. آنها آنچه را که میبینند میشمارند، تمام. این سوگیری تأیید را از بین میبرد و 'تنظیم' اعداد برای پنهان کردن سرقت را دشوارتر میکند.
بهترین روش: از تیمهای دو نفره برای شمارش کور استفاده کنید. یکی میشمارد، یکی تایید میکند. اگر هر دو با هم دزدی کنند، مشکلات بزرگتری دارید - اما این نادر است.
تیمهای شمارش خود را بچرخانید. اجازه ندهید یک نفر هر هفته همان منطقه را بشمارد. تصادفی بودن تبانی را مختل میکند و از یادگیری زمانهای 'امن' برای عمل توسط کارکنان جلوگیری میکند.
کنترلهای دسترسی: محدود کنید چه کسی به چه چیزی دست میزند
همه به دسترسی به همه چیز نیاز ندارند. از کنترلهای دسترسی مبتنی بر نقش استفاده کنید:
- جمعکنندگان میتوانند جمعآوری کنند، اما نمیتوانند تراکنشها را باطل کنند.
- کارمندان دریافت میتوانند محمولهها را ثبت کنند، اما نمیتوانند موجودی را بدون تأیید مدیر تنظیم کنند.
- مناطق با ارزش بالا (الکترونیک، جواهرات، ابزار) نیاز به دسترسی با نشان مدیر دارند.
کنترل دسترسی درباره بیاعتمادی نیست. این درباره تفکیک وظایف است - یک کنترل اساسی که از داشتن قدرت کامل یک فرد بر یک تراکنش جلوگیری میکند.
استراتژی ۳: قدرت تصادفی بودن
پیشبینیپذیری دشمن پیشگیری از سرقت است. اگر کارکنان بدانند که شما راهرو A را هر دوشنبه میشمارید و هرگز به راهرو D دست نمیزنید، حدس بزنید نشتها کجا اتفاق میافتد؟
شمارش دورهای تصادفی: دوربین امنیتی که هرگز پلک نمیزند
شمارش دورهای منظم به عنوان یک بازدارنده عمل میکند زیرا غیرقابل پیشبینی است. کارکنان نمیدانند چه زمانی منطقه آنها شمارش خواهد شد، بنابراین خطر گرفتار شدن دائمی است.
بهترین روشهای تصادفی بودن
- زمانبندی را تصادفی کنید.هر هفته در یک زمان مشخص مناطق یکسان را نشمارید.
- شمارشگر را تصادفی کنید.اگر کارمندی معمولاً در یک منطقه کار نمیکند، او را برای شمارش آن تعیین کنید. چشمان تازه بیشتر میبینند.
- گاهی اوقات خارج از ساعات کاری بشمارید.اگر سرقت پس از تعطیلی اتفاق میافتد، یک حسابرسی غافلگیرانه آخر هفته آن را فاش خواهد کرد.
سازمانهایی که حسابرسیهای غافلگیرانه انجام میدهند، میانگین ضرر ۷۵,۰۰۰ دلار را گزارش میکنند، در مقایسه با ۲۰۰,۰۰۰ دلار برای آنهایی که انجام نمیدهند - کاهش ۶۳٪. طرحهای کلاهبرداری در سازمانهای بدون حسابرسی غافلگیرانه به طور متوسط ۱۸ ماه شناسایی نمیشوند. با حسابرسیهای غافلگیرانه؟ نه ماه.
غیرقابل پیشبینی بودن مانع از پوشاندن ردپا توسط دزدان میشود. آنها نمیتوانند سوابق را از بین ببرند، گزارشها را تغییر دهند یا شواهد را پنهان کنند اگر ندانند حسابرسی در راه است.
استراتژی ۴: کانالهای امن برای گزارشدهی ایجاد کنید
بیشتر کارکنان دزد نیستند. و بسیاری از آنها میدانند چه کسی هست. اما اگر از انتقام بترسند یا به اقدام مدیریت اعتماد نداشته باشند، صحبت نخواهند کرد. اینجاست که گزارشدهی ناشناس وارد میشود.
خطوط داغ ناشناس و کانالهای دیجیتال
خطوط داغ افشاگران از ناشناس ماندن کارکنانی که سرقت، کلاهبرداری، آزار و اذیت یا نقض ایمنی را گزارش میدهند، محافظت میکند. مطالعات نشان میدهد که افشاگران بیش از دو برابر کلاهبرداری را کشف میکنند که حسابرسان حرفهای پیدا میکنند.
نکات پیادهسازی:
- از یک سرویس شخص ثالث (مانند خطوط داغ ۱-۸۰۰ یا پورتالهای وب) برای اطمینان از ناشناس ماندن واقعی استفاده کنید.
- خط داغ را در اتاقهای استراحت، مواد استخدام و کتابچههای راهنمای کارکنان تبلیغ کنید.
- هر گزارش را فوراً بررسی کنید و (بدون فاش کردن جزئیات) اطلاع دهید که گزارشها جدی گرفته میشوند.
- هرگز انتقام نگیرید. یک عمل تلافیجویانه اعتماد را میکشد و گزارشدهی را برای همیشه متوقف میکند.
وقتی کارکنان میدانند راه امنی برای گزارش نگرانیها وجود دارد، فرهنگ از 'همه نگاهشان را برمیگردانند' به 'ما یکدیگر را پاسخگو میدانیم' تغییر میکند. این تغییر بیش از هر دوربین امنیتی ارزش دارد.
استراتژی ۵: آنچه مهم است را اندازهگیری کنید
شما نمیتوانید چیزی را که اندازهگیری نمیکنید بهبود بخشید. این KPIها را دنبال کنید تا بدانید آیا استراتژیهای پیشگیری از سرقت شما کار میکنند:
محاسبه کنید: (موجودی ثبت شده - موجودی واقعی) / موجودی ثبت شده. ماهانه پیگیری کنید. نرخ فزاینده نشاندهنده یک مشکل است.
کدام راهروها یا بخشها بیشترین تناقضات را نشان میدهند؟ تلاشهای پیشگیری را آنجا متمرکز کنید.
اگر منطقه یک کارمند به طور مداوم کمبود نشان میدهد، تحقیق کنید. ممکن است شکست فرآیند باشد - یا سرقت.
آیا شمارشها را طبق برنامه انجام میدهید؟ اگر انطباق کاهش یابد، بازدارندگی نیز کاهش مییابد.
چه درصدی از موجودی شما با سوابق سیستم مطابقت دارد؟ هدف ۹۸٪+ باشد. هر چیزی کمتر سرقت و هرج و مرج عملیاتی را دعوت میکند.
این معیارها را سه ماهه با تیم رهبری خود بررسی کنید. به دنبال الگوها باشید. یک اختلاف واحد یک نقطه داده است. یک روند یک سیگنال است.
برنامه اقدام صبح دوشنبه
نیازی نیست عملیات خود را یک شبه دگرگون کنید. با این سه اقدام در این هفته شروع کنید:
کارهای این هفته
- شمارش کور را اجرا کنید.یک منطقه را انتخاب کنید. آن را کور بشمارید. با سیستم مقایسه کنید. هر گونه اختلاف بالای ۲٪ را بررسی کنید.
- یک شمارش دورهای را تصادفی کنید.آن را اعلام نکنید. منطقهای را انتخاب کنید که مدتی شمارش نشده است. از شمارشگر متفاوتی نسبت به معمول استفاده کنید.
- نرخ کاهش خود را بررسی کنید.آن را برای ماه گذشته محاسبه کنید. اگر بیش از ۱.۵٪ است، در اختلافات بر اساس منطقه و شیفت دقیق شوید.
سپس، در طول ۹۰ روز آینده:
- یک کانال گزارشدهی ناشناس راهاندازی کنید (حتی یک فرم ساده گوگل بدون نیاز به ایمیل به عنوان شروع کار میکند).
- کنترلهای دسترسی را بررسی کنید: چه کسی میتواند تراکنشها را باطل کند؟ چه کسی میتواند موجودی را تنظیم کند؟ مجوزها را سختگیرانه کنید.
- تیم خود را در مورد روشهای جدید شمارش آموزش دهید و توضیح دهید چرا آنها مهم هستند (دقت، نه نظارت).
نتیجهگیری: اعتماد کنید، اما راستیآزمایی کنید
هدف دستگیری دزدان نیست. هدف این است که سرقت را آنقدر دشوار، پرخطر و غیرقابل پیشبینی کنید که در وهله اول اتفاق نیفتد. شما این کار را با حذف فرصت، ایجاد پاسخگویی و ساختن فرهنگی انجام میدهید که در آن سرقت توجیه نمیشود.
بیشتر تیم شما صادق هستند. با آنها همانطور رفتار کنید. اما سیستمهای خود را طوری طراحی کنید که انگار همه ممکن است لغزش کنند - زیرا تحت فشار مناسب، هر کسی ممکن است. مثلث تقلب زمانی فرو میریزد که فرصت را حذف کنید. فرصت را حذف کنید، و نشت را متوقف خواهید کرد.
این هفته شروع کنید. کور بشمارید. تصادفی بشمارید. اختلاف را اندازه بگیرید. و تماشا کنید که نشت آهسته به قطره تبدیل میشود و سپس متوقف میشود.