شما به تازگی آخرین جعبه در راهرو 4، سطل C را اسکن کردید. سیستم شما میگوید باید 147 واحد وجود داشته باشد. شما 132 واحد شمردید. یک شکاف 15 واحدی وجود دارد، و انگشت شما روی دکمه "تنظیم" معلق است. بهروزرسانی عدد و ادامه دادن کار خیلی آسان خواهد بود.
اما مشکل اینجاست: تنظیم شمارش، علامت را برطرف میکند، نه بیماری را. آن موجودی گمشده در هوا ناپدید نشده است. اشتباه برداشته شده، اشتباه دریافت شده، اشتباه برچسب زده شده یا اشتباه ثبت شده است. اگر متوجه نشوید کدام یک بوده، دوباره اتفاق میافتد. و دوباره. و در نهایت، آن نشتیهای کوچک کشتی را غرق میکنند.
این راهنما به شما میآموزد که چگونه مغایرتهای موجودی را مانند یک کارآگاه بررسی کنید، نه یک کارمند داده. یاد خواهید گرفت چه زمانی عمیقتر شوید، چه سوالاتی بپرسید و چگونه هر اختلاف را به یک بهبود فرآیند تبدیل کنید.
چرا بررسی مهم است: علائم در مقابل بیماری
اکثر تیمهای انبار با مغایرتها مانند غلط املایی رفتار میکنند. آنها را اصلاح میکنند و فراموش میکنند. اما هر مغایرت یک سرنخ است. به شما میگوید فرآیند شما کجا خراب میشود.
این را در نظر بگیرید: اگر همان SKU هر هفته 10 واحد انحراف داشته باشد، شما مشکل موجودی ندارید. شما مشکل فرآیند دارید. شاید برچسب سطل کمرنگ شده باشد. شاید دو محصول مشابه کنار هم چیده شده باشند. شاید یک جمعکننده مدام جعبه اشتباه را برمیدارد. تنظیم هفتگی شمارش، علامت را درمان میکند. پیدا کردن علت اصلی، بیماری را درمان میکند.
تحقیقات نشان میدهد که 58 درصد از خردهفروشان جهانی به دلیل دادههای پراکنده و فرآیندهای قدیمی، موجودی نادرست دارند. راه حل شمارش بیشتر نیست. بررسیهای بهتر است.
تریاژ مغایرت: چه زمانی تنظیم کنیم در مقابل چه زمانی بررسی کنیم
هر مغایرتی سزاوار یک ممیزی پزشکی قانونی نیست. شما به یک سیستم تریاژ نیاز دارید که نویز را از سیگنال جدا کند.
آستانههای تحمل را تعیین کنید
قوانین روشنی را برای آنچه به طور خودکار تنظیم میشود و آنچه بررسی میشود تعریف کنید. یک چارچوب رایج عبارت است از:
مغایرت ≤ 2 درصد یا ارزش ≤ 50 دلار. بازشماری را بپذیرید، سیستم را بهروز کنید، کد دلیل (مثلاً آسیب دیده، موجودی پیدا شده) را ثبت کنید و ادامه دهید.
مغایرت > 2 درصد و ≤ 5 درصد، یا ارزش 50 تا 500 دلار. بازشماری دوم را توسط شخص دیگری آغاز کنید. اگر بازشماری مغایرت را تایید کرد، بررسی کنید.
مغایرت > 5 درصد یا ارزش > 500 دلار. توقف کنید. فوراً بازشماری کنید. تراکنشها را بررسی کنید. یک سرپرست را درگیر کنید. همه چیز را مستند کنید.
این آستانهها را برای اقلام A (SKUهای با ارزش بالا) سختتر کنید و برای اقلام C (فله کم ارزش) آنها را شل کنید. مغایرت 5 درصدی در یک لپتاپ 2000 دلاری یک پرچم قرمز است. مغایرت 5 درصدی در واشرهای 0.10 دلاری نویز آماری است.
همیشه هر مغایرتی را که از آستانه دلار شما فراتر میرود بررسی کنید، حتی اگر درصد آن کم باشد. مغایرت 1 درصدی در یک پالت 10,000 دلاری همچنان 100 دلار ضرر است.
کتابچه راهنمای تحقیقات: 4 مرحله برای کشف حقیقت
وقتی یک مغایرت وارد قلمرو بررسی میشود، این جریان کاری را دنبال کنید. هر مرحله شواهد ایجاد میکند.
مرحله 1: اول بازشماری کنید، دوم سوال کنید
قبل از اینکه در گزارشهای تراکنش غوطه ور شوید، بررسی کنید که شمارش واقعی است. خطای انسانی شایعترین علت اختلافات است.
پروتکل بازشماری
- از شمارشگر متفاوتی استفاده کنید:کسی را که شمارش اول را انجام نداده است، تعیین کنید تا سوگیری تأیید را از بین ببرید.
- یک شمارش کور انجام دهید:به شمارشگر دوم نگویید سیستم چه میگوید یا شمارشگر اول چه پیدا کرده است. اجازه دهید آنها به طور مستقل بشمارند.
- کل مکان را بررسی کنید:اطمینان حاصل کنید که هیچ جعبهای پشت موجودی دیگر پنهان نشده، به عقب هل داده نشده یا بدون برچسب روی زمین ننشسته است.
- SKU را تأیید کنید:تأیید کنید که محصول درست را میشمارید. SKUهای مشابه یک مقصر مکرر هستند.
اگر بازشماری با مغایرت اصلی مطابقت داشته باشد، شما یک اختلاف واقعی را تأیید کردهاید. حالا کار کارآگاهی شروع میشود.
مرحله 2: بررسی تراکنشهای اخیر
تاریخچه تراکنشها را برای SKU و مکان بیرون بکشید. به دنبال سرنخها در 7 تا 14 روز گذشته باشید.
چک لیست بررسی تراکنش
- گزارشهای دریافت:آیا SKU اخیراً دریافت شده است؟ آیا تیم مقدار را تأیید کرده است یا برگه بستهبندی را کورکورانه پذیرفته است؟
- سوابق برداشت:آیا SKU برای یک سفارش برداشته شده است؟ آیا برداشت با اسکن بارکد یا ورود دستی تأیید شده است؟
- انتقالها:آیا موجودی بین مکانها جابجا شده است؟ آیا انتقال در هر دو سطل "از" و "به" ثبت شده است؟
- مرجوعیها:آیا مشتری این مورد را برگردانده است؟ آیا در مکان صحیح دوباره انبار شده است؟
- تنظیمات:آیا این SKU اخیراً به صورت دستی تنظیم شده است؟ چه کسی آن را تأیید کرده و چرا؟
به دنبال الگوهای زمانبندی باشید. اگر مغایرت در همان روز دریافت بزرگ ظاهر شد، علت اصلی احتمالاً خطای دریافت است. اگر بعد از موجی از برداشتها ظاهر شد، به خطای برداشت مشکوک شوید.
مرحله 3: 5 چرا (تحلیل علت اصلی)
هنگامی که دادههای تراکنش را دارید، با استفاده از تکنیک 5 چرا به علت اصلی برسید. این روش که توسط تویوتا توسعه یافته است، شما را مجبور میکند از توضیحات سطحی عبور کنید.
اینجا یک مثال واقعی است:
چرا شمارش 15 واحد اشتباه است؟ زیرا شمارش فیزیکی کمتر از رکورد سیستم است. چرا شمارش فیزیکی کمتر است؟ زیرا 15 واحد برای مشتری اشتباه ارسال شده است. چرا آنها برای مشتری اشتباه ارسال شدند؟ زیرا جمعکننده جعبه اشتباه را از سطل C برداشت. چرا جمعکننده جعبه اشتباه را برداشت؟ زیرا دو SKU مشابه در کنار یکدیگر ذخیره شدهاند و برچسبهای سطل از نظر اندازه و رنگ یکسان هستند. چرا برچسبهای سطل یکسان هستند؟ زیرا سیستم برچسبگذاری ما از نظر بصری بین SKUهای مشابه تمایز قائل نمیشود. علت اصلی: تمایز بصری ناکافی در برچسبگذاری سطل برای محصولات مشابه.
توجه کنید که چگونه تحقیقات از آنچه اتفاق افتاده (جعبه اشتباه ارسال شده) به چرا سیستم اجازه داد این اتفاق بیفتد (طراحی بد برچسب) تغییر کرد. این قدرت تحلیل علت اصلی است.
مرحله 4: همه چیز را مستند کنید
هر بررسی مغایرت باید یک دنباله ممیزی ایجاد کند. خود آینده شما (و ممیزان شما) از شما تشکر خواهند کرد.
الزامات مستندسازی
- جزئیات مغایرت:SKU، مکان، مقدار مورد انتظار، مقدار شمارش شده، مقدار مغایرت، درصد مغایرت، ارزش دلار.
- چه کسی و چه زمانی:نام شمارشگر اصلی، نام بازشمار، تاریخ و زمان هر شمارش.
- علت اصلی:توضیحی واضح و یک جملهای در مورد اینکه چرا مغایرت رخ داده است (مثلاً "تیم دریافت مقدار برگه بستهبندی را بدون تأیید فیزیکی پذیرفت").
- اقدام اصلاحی:کاری که برای رفع آن انجام دادید (مثلاً "بازآموزی تیم دریافت در پروتکل دریافت کور").
- اقدام پیشگیرانه:تغییری که برای جلوگیری از تکرار ایجاد کردید (مثلاً "بهروزرسانی SOP برای الزام تأیید اسکن بارکد برای همه دریافتهای بالای 50 واحد").
این مستندات را در WMS یا گزارش مغایرت مشترک خود ذخیره کنید. این پایه و اساس تشخیص الگو میشود.
مقصران رایج: کجا اول نگاه کنیم
انواع خاصی از خطاها دلیل اکثر مغایرتهای موجودی هستند. وقتی تحقیقات را شروع میکنید، ابتدا این مظنونین همیشگی را بررسی کنید.
تامینکننده 100 واحد ارسال کرد، اما تیم دریافت شما 120 واحد ثبت کرد زیرا به جای شمارش به برگه بستهبندی اعتماد کردند. یا کارتنها را شمردند اما قطعات را وارد کردند. همیشه رسیدها را به صورت فیزیکی تأیید کنید، به خصوص در فصل اوج که نیروهای موقت عجله دارند.
یک جمعکننده محصول A را به جای محصول B برداشت زیرا آنها یکسان به نظر میرسند یا در کنار یکدیگر قرار دارند. سیستم شما فکر میکند محصول B ساختمان را ترک کرده است، اما هنوز در قفسه است. برای از بین بردن خطاهای انتخاب دستی از اسکن بارکد استفاده کنید.
موجودی در سطل C گذاشته شد، اما سیستم میگوید سطل D. یا در حین تمیز کردن جابجا شد و هرگز در WMS جابجا نشد. این موجودی فانتوم (سیستم میگوید آنجاست، اما نیست) و موجودی پیدا شده (آنجاست، اما سیستم نمیداند) ایجاد میکند.
تیم دریافت 10 کارتن را شمرد و 10 قطعه وارد کرد. یا وقتی سیستم انتظار پالت داشت، دانهای شمردند. خطاهای UOM مغایرتهای عظیمی ایجاد میکنند که با گذشت زمان ترکیب میشوند. یک راهنمای مرجع ایجاد کنید و آن را اجرا کنید.
کسی 150 را به جای 15 تایپ کرد، یا ارقام را جابجا کرد (132 در مقابل 123). ورود دستی دشمن دقت است. هر جا ممکن است خودکار کنید.
یک جعبه آسیب دیده رسید و تیم بدون ثبت تنظیم آن را دور انداخت. یا مرجوعی مشتری پذیرفته شد اما هرگز دوباره انبار نشد. آسیب و مرجوعی نیاز به همان دقت جریان کاری فروش دارد.
تشخیص الگو: کار کارآگاهی واقعی
مغایرتهای فردی نقاط داده هستند. الگوها بینش هستند. این جایی است که شما از آتشنشانی واکنشی به پیشگیری فعال حرکت میکنید.
به دنبال محرکهای تکراری باشید
یک گزارش مغایرت اجرا کنید و فیلتر کنید بر اساس:
- همان SKU مکرراً اشتباه است: خود محصول مشکل است. آیا بستهبندی گیجکننده است؟ آیا بارکد آسیب دیده است؟ آیا مرتباً مرجوع میشود؟
- همان مکان مکرراً اشتباه است: سطل مشکل است. آیا برچسب کمرنگ شده است؟ آیا خیلی بالا یا خیلی پایین است که به وضوح دیده شود؟ آیا در منطقه پرترافیکی است که موجودی ضربه میخورد؟
- همان جمعکننده مکرراً اشتباه است: شخص مشکل است. آیا نیاز به بازآموزی دارند؟ آیا عجله دارند؟ آیا آنها جدید هستند و با مکانهای SKU ناآشنا هستند؟
- همان زمان روز/هفته: فرآیند مشکل است. آیا مغایرتها در طول تغییر شیفت افزایش مییابد؟ در طول حجم اوج سفارش؟ وقتی نیروهای موقت بدون نظارت کار میکنند؟
اگر همان SKU دو بار در ماه انحراف داشت، شمارش را متوقف کنید و شروع به حل کنید. با آن به عنوان یک شکست فرآیند رفتار کنید، نه یک اشکال موجودی.
اگر یک SKU، مکان یا جمعکننده دو بار در عرض 30 روز بررسی مغایرت را فعال کرد، به بررسی CAPA (اقدام اصلاحی و پیشگیرانه) ارتقا دهید. یک مالک و تاریخ سررسید برای رفع مشکل اساسی تعیین کنید.
ایجاد جریان کاری حل مغایرت
تحقیقات موردی شکست میخورند. شما به یک جریان کاری مستند نیاز دارید که هر عضو تیم هر بار آن را دنبال کند.
جریان کاری استاندارد حل مغایرت
- مغایرت شناسایی شد:شمارش چرخهای یا ممیزی فیزیکی اختلافی را که از آستانه فراتر میرود شناسایی میکند.
- بازشماری فعال شد:سیستم یا سرپرست شمارشگر دوم را برای بازشماری کور تعیین میکند.
- مغایرت تأیید شد:اگر بازشماری با اصلی مطابقت داشته باشد، مغایرت واقعی است. اگر نه، بازشماری را بپذیرید و ببندید.
- بررسی باز شد:سرپرست تاریخچه تراکنشها را بررسی میکند و بررسی را به تیم مناسب (دریافت، برداشت و غیره) محول میکند.
- علت اصلی شناسایی شد:تیم تحلیل 5 چرا را تکمیل میکند و یافتهها را مستند میکند.
- اقدام اصلاحی:اصلاح فوری اعمال میشود (مثلاً بازآموزی جمعکننده، برچسبگذاری مجدد سطل، جابجایی SKU).
- اقدام پیشگیرانه:تغییر فرآیند اجرا میشود (مثلاً بهروزرسانی SOP، افزودن الزام اسکن بارکد).
- تنظیم تأیید شد:سرپرست یا مدیر مستندات را بررسی میکند و تنظیم سیستم را تأیید میکند.
- مغایرت بسته شد:تنظیم ارسال میشود و پرونده با دنباله ممیزی کامل بایگانی میشود.
بسیاری از پلتفرمهای WMS از جریانهای کاری تأیید پشتیبانی میکنند. آنها را پیکربندی کنید تا این فرآیند را به صورت خودکار اجرا کنند.
تبدیل مغایرتها به بهبود فرآیند
هدف نهایی این نیست که در بررسی مغایرتها بهتر شوید. این است که در وهله اول مغایرت نداشته باشید.
از گزارش مغایرت خود به عنوان موتور بهبود مستمر استفاده کنید:
- بررسی ماهانه: گزارشی از تمام مغایرتها بگیرید. 5 علت اصلی برتر کدامند؟ 5 SKU برتر کدامند؟ 5 مکان برتر کدامند؟
- غواصی عمیق سه ماهه: تیمهای دریافت، برداشت و موجودی را دور هم جمع کنید. دادهها را به اشتراک بگذارید. طوفان فکری برای اصلاحات.
- ممیزی سالانه: نرخ مغایرت خود را سال به سال اندازهگیری کنید. یک عملیات سالم باید ببیند که فرکانس مغایرت با بلوغ فرآیندها در طول زمان کاهش مییابد.
هر بررسی مغایرت باید دو سوال بپرسد:
1. چه چیزی را باید همین الان اصلاح کنم تا این اختلاف را تصحیح کنم؟ 2. چه چیزی را باید به طور دائم تغییر دهم تا این اتفاق دیگر هرگز نیفتد؟
سوال اول علامت را برطرف میکند. سوال دوم بیماری را درمان میکند.
نتیجهگیری: از آتشنشانی تا پیشگیری
پیدا کردن مغایرت آسان است. هر برنامه شمارش چرخهای مناسبی اختلافات را آشکار میکند. اما پیدا کردن چرایی وقوع آن و جلوگیری از تکرار آن، عملیات در سطح جهانی را از معمولی جدا میکند.
با هر مغایرت به عنوان یک لحظه آموزشی رفتار کنید. بپرسید چرا. عمیقتر شوید. یافتههای خود را مستند کنید. به دنبال الگوها باشید. علت اصلی را برطرف کنید، نه عدد را.
با گذشت زمان، نرخ مغایرت شما کاهش مییابد. دقت شما بالا میرود. و تیم شما آتشنشانی را متوقف میکند و پیشگیری را شروع میکند. این هدف است.